Mer struktur | Erika Norberg

Inte fullspäckat – utrymme. Inte balans – harmoni. Inte perfekt – bra nog.

Erika Norberg2018-10-082018-10-03Lämna en kommentar

Dagens blogginlägg kommer från en förebild till mig, Frida Hägglund. Frida är den där glada människan som ger energi, bryr sig om andra och får en att skratta genom att bjuda på sig själv.

Frida är ofta en leende människa men inte en person som har ett påklistrat eller falskt leende. Nej, hon har sagt sanningen och berättat när det har varit jobbigt på samma ärliga och generösa sätt som hon berättat om det roliga.

De senaste åren har vi träffats väldigt sporadiskt men jag har fortsatt att beundra henne på avstånd när hon har hanterat livet, gift sig, börjat arbeta som pastor, skaffat hus och barn och brottats med endometrios.

Som pastor och dessutom kvinna lider man hög risk för utbrändhet och det var med det i bakhuvudet som jag kontaktade Frida om att skriva ett gästinlägg. Hon har mycket att hantera både privat och på jobbet men det verkar som om hon klarar det bra och jag vill veta vilka bakomliggande tankar eller principer som har bidragit till det.

Med de orden lämnar jag över till en av mina stora förebilder, Frida Hägglund:

Jag är ingen strukturmänniska. Inte egentligen. Jag har kläder i högar på golvet och hullerombuller i garderoben. Jag kan låta en väska stå ouppackad i en vecka efter hemkomst. Jag går helst och handlar utan handlarlista och är helt emot att planera en veckomatsedel.

Jag vet att vissa saker skulle bli så mycket enklare om jag gjorde det, men jag gillar friheten och kreativiteten som kan uppstå.

Jag tror inte på balans i livet. Att balansera är svårt, det är lätt att misslyckas. Ett felsteg här och du faller, en stund då du är ofokuserad och balansen är borta.

Ambitiös men bekväm

Jag har två personlighetsdrag som är utmärkande för mig. Jag är å ena sidan ambitiös och har höga krav mig själv. Jag grät när jag fick betygen i ettan på gymnasiet; jag hade misslyckats. I ämnet datakunskap hade jag bara betyget VG, medan det efter de andra ämnena var en fin rad med MVG:n. Högsta betyg i alla ämnen utom ett. Eländiga datakunskap.

Å andra sidan är jag väldigt bekväm och tycker om att ha det ganska lugnt och skönt.

"Sjekamån"

Det måste finnas plats att flytta runt saker i almanackan eftersom jag inte alltid kan räkna med att vara på topp.

Som barn hade jag svår astma och i vuxen ålder fick jag diagnosen endometrios. De båda har bidragit till mitt liv genom att i perioder göra mig oerhört trött. Jag har tvingats planera min kalender så att det finns det som min pappa skulle kalla ”sjekamån”, utrymme. Det måste finnas plats att flytta runt saker i almanackan eftersom jag inte alltid kan räkna med att vara på topp.

Jag har blivit mera av en good enough-människa med åren.

När jag läste på högskolan bestämde jag mig för att ha som riktlinje att inte plugga på kvällstid. Jag förbjöd mig själv att plugga sent innan tentor. Kvällen innan en tenta skulle ägnas åt någon trevligt. För mig var det en skola inför framtiden; livet med familj och barn. Jag kunde inte låta studier svälla ut och uppta hela mitt dygn.

Jag är pastor och har förtroendearbetstid; jag är själv den som lägger mitt schema och planerar mitt arbete. Jag jobbar 75 % vilket ger mig ganska gott om sjekamån. Jag har valt att hellre jobba fler och korta dagar, men det kanske ändras.

Inte balans, men harmoni

Jag tror inte på balans i livet. Att balansera är svårt, det är lätt att misslyckas. Ett felsteg här och du faller, en stund då du är ofokuserad och balansen är borta.

Balans bygger också på motvikter eller motsatser. Arbete - vila. Vara – göra. Ge ut – fylla på. Jag brukar tänka att jag istället för balans i livet vill ha harmoni. Tänk er ett ackord med många toner som harmonierar med varandra; så ska mitt idealliv vara; vila och arbete i samklang. Vila kan vara arbete och arbete kan vara vila.

Jag håller inte stenkoll på ledighet och arbetstid; om någon ringer på min lediga dag svarar jag. Om jag är ofokuserad och trött på arbetet vilar jag i den mån det går.

Jag håller inte stenkoll på ledighet och arbetstid; om någon ringer på min lediga dag svarar jag. Om jag är ofokuserad och trött på arbetet vilar jag i den mån det går, eller byter arbetsuppgift (en välsignelse i mitt yrkesval).

I en harmoni kan det vara mycket av det ena en period och lite av det andra och det är ingen fara.

Livet är inte ett pussel där massa små saker ska pressas in med millimeterpassning. Livet har inget facit. Det finns ingen bild att rätta sig efter. Ditt liv är en upptäcktsfärd; vad innebär det att vara jag? En upptäcktsfärd är en promenad, en löptur, en paus vid ett vattendrag. Ibland är det motigt, riktigt motigt. Och ibland är det paradis.

Livet får vara så. Och vi upptäcker det tillsammans.

Tack, Frida!

Vi behöver inte ha fullspäckade scheman, utan utrymme; inte sträva efter balans utan harmoni; inte vara perfekta, bara bra nog.

Hur du kan göra dina helger mer produktiva

Erika Norberg2018-09-242018-09-19Lämna en kommentar

I dag vill jag presentera två material du kan använda för att få mer gjort på helgen. Det ena tänker jag framförallt är till för enstaka helger då du vill få så mycket gjort som möjligt. Det andra materialet kan du använda varje vecka för att etablera de rutiner du vill i hemmet, både för dig och din familj.

Innan jag sätter igång vill jag understryka att det är extremt viktigt att ta tid till återhämtning på helgen. Gör saker som ger dig energi! Om du jobbar hårt på vardagarna och sliter hemma på helgerna kommer du att gå in i väggen, så planera dina helger med omsorg!

Om du redan är övertygad kan du fylla i formuläret nedan för att få tillgång till materialet. Men om du vill läsa lite först kommer det fler chanser.

Att få mycket gjort på en helg

När du känner att det är dags att göra ett ryck så är det läge att ta fram det här materialet. Det passar fint om du vill:

Rensa flera rum i ditt hem
Storstäda
Packa för flytt
m.m.

Datum och att-göra-lista

Till vänster på bladet har du plats att skriva helgens datum och dina åtta viktigaste att-göra-punkter. Gör gärna en liten notis om hur lång tid du tror att du behöver till varje punkt.

På den här listan tänker jag inte att det behöver vara 15-minuterspunkter som jag i annat fall förespråkar utan på den här listan kan du ha något större punkter som t.ex. rensa köket, gå igenom två kartonger papper, fylla tre flyttkartonger osv.

Tidsplanering

Sedan kommer själva planeringen. Det är här du markerar vad du ska jobba med när och hur lång tid varje punkt får ta. Men innan du gör det vill jag att du sätter ut pauser och sömn så att du inte glömmer bort att äta och sova!

Steg 1: Markera sömn, måltider och pauser

Markera med en färg och/eller med text när du ska sova så att du får minst åtta timmars sömn och skriv sedan in när du ska äta och hur lång tid det ska ta. Jag brukar sätta ut en timme för varje måltid, eventuellt längre för middagen. Om det är du som lagar maten bör du tänka in det också.

Du kommer förmodligen att ha några pass som är några timmar långa mellan måltiderna. Lägg in några pauser också på 15-30 minuter så att du får rensa hjärnan ibland. Om du är en kaffedrickare kan du fundera på vilken tid du brukar behöva en kaffepaus.

Steg 2: Planera in varje att-göra-punkt

Nu är det dags att lägga in dina att-göra-punkter i schemat. Fundera på om det är bäst för dig att hålla på med samma sak en lång period eller om du trivs bättre med att byta aktivitet ofta. Du kan alltså lägga hela lördag förmiddag på att rensa papper om det fungerar för dig men du kan också ta det i pass på 30-60 minuter och varva med att t.ex. städa badrummet.

Kom ihåg att en deadline oftast får dig att jobba snabbare och mer effektivt. Därför är det bra att inte ha alldeles för mycket tid till varje punkt om du vill hinna så mycket som möjligt.

Om du vill hinna gå igenom alla rum i huset på en helg måste du begränsa tiden du lägger i varje rum men det behöver inte vara omöjligt att hinna för det.

Olika sätt att markera

Jag tycker om att färgkoda för att snabbt få en överblick. Gör det om det fungerar bra för dig och du har material till det. Om det inte hjälper dig eller om du hindras av att du inte har rätt pennor hemma, strunta i det!

Du kan:

Färglägga hela rutan
Färglägga en del av rutan
Dra ett streck som visar hur länge samma aktivitet pågår
Göra prickar i olika färger som visar hur länge samma aktivitet pågår
Göra prickar varje gång en ny aktivitet påbörjas

Om du färgkodar i schemat rekommenderar jag att också markera att-göra-punkterna med samma färg.

Du får tag på materialet genom att fylla i formuläret här:

Checklista för helgrutiner

Har du märkt att jag har fastnat för checklistor på sistone? Det är för att jag vill veta att jag har gjort det jag hade tänkt. Jag tycker om att ha en lista att följa för att slippa fundera på vad det var jag skulle göra.

Den här checklistan har jag försökt göra så anpassningsbar som möjligt för att du och din familj ska kunna använda den på det sätt som passar er. Här kommer några idéer.

Mål & socialt, hem, övrigt

När du laddar hem mallen har den första sidan de här tre rubrikerna:

Mål & socialt
Hemmet
Övrigt

Om du klickar på någon av rubrikerna kan du ändra texten till vad du vill. Det finns också en dold textruta ovanför listorna till höger ifall du vill dela upp varje sida i sex listor.

Mål och socialt handlar om sådant som lätt glöms bort eftersom det inte är brådskande, t.ex. tid med familjen, tid med vänner, träning, aktiviteter m.m. Om det ska bli av är det säkrast att planera in det först.

Hemmet kan till exempel innebära städning av olika slag, sortering, rensning, ta ut sopor, ta ut återvinning, åka till återvinningscentral, renbädda sängar, tvätta, vattna blommor, fylla på toalettpapper och tvål osv.

Övrigt är sådant som du eller familjen vill göra (eller ha gjort) varje helg men som kanske glöms bort, t.ex. planering för veckan, läxor, gå igenom skolpapper, sätta in papper i pärmar, betala räkningar osv. Fyll på med det som passar dig eller din familj bäst och fortsätt skriva in saker på listan om du inser att det är något som borde göras varje vecka som ofta glöms bort.

Andra förslag på kategorier kan vara:

Rörelse
Aktiviteter
Utomhus
Trädgård
Bil & garage
Frivilligarbete

Hela familjen på samma blad

På den andra sidan i mallen är texten grön och har exempelnamn så att upp till sex olika personer kan ha varsin lista med fem punkter. Det kanske är någon i familjen som har ansvar för att ta ut sopor medan en annan har ansvar för att dammsuga. Sedan kanske det finns saker som alla borde göra, t.ex. städa upp i sina egna rum eller på sina egna skrivbord som bör stå på allas listor.

Om ni inte är sex personer i hemmet kan ni också ha en eller flera gemensamma listor som alla hjälps åt med.

Om barnen tycker att det är orättvist att göra samma syssla varje gång kan ni antingen ha flera listor som ni byter mellan eller skriva nummer eller bokstäver i stället för namn. Udda veckor är t.ex Pelle nr 1 och Lisa nr 2 och sedan är det tvärtom på jämna veckor.

Olika färg varannan/var tredje/var fjärde vecka

Den tredje och fjärde sidan är orange respektive lila och kan användas för att variera. Där står det Rubrik som platshållare på alla ställen där det går att skriva in rubriker. Känn dig fri att ta bort den texten och lämna det tomt ifall du inte vill använda alla listor eller om du vill att t.ex. två listor ska ha samma rubrik (se exempelsida 1).

Totalt finns det fyra olika färger som du t.ex. kan använda för att ha olika listor varannan, var tredje eller var fjärde vecka. Det kanske är vissa saker i hemmet som bara behöver ordnas var fjärde vecka medan andra saker behöver göras varje helg.

Du kan också använda de olika färgerna för att ge varje person en egen checklista.

Du får tag på materialet genom att fylla i formuläret här:

Vilka helgrutiner har du eller vilka helgrutiner tänker du försöka etablera? Skriv en kommentar så kan vi inspirera varandra!

Få ordning på alla dina papper

Erika Norberg2018-09-102018-08-31Lämna en kommentar

Jag kan tänka mig att du, liksom jag, har en hel del papper hemma och det kan kännas övermäktigt att få ordning på alla de där papperna men jag har en steg-för-steg-metod som jag själv använder och som jag tror kan hjälpa dig också!

Det här inlägget innehåller affiliate-länkar, vilket innebär att jag får provision när någon utför ett köp via länkarna (utan extra kostnad för dig). Åsikterna är mina egna.

Det här är ett uppdaterad blogginlägg från november 2016.

Du behöver

En låda, tvättkorg, IKEA-kasse eller annan stor behållare att samla papper i
Ett bord eller annan yta med plats för minst tre högar
Post-it-lappar + penna
Behållare för återvinning
Behållare för skräp
BONUS: Dokumentförstörare
BONUS: En kopp te

Till steg 5 behöver du också pärmar med register eller en liknande lösning men börja med de andra stegen så att du vet hur många pärmar du behöver!

Steg 1: Samla ALLA papper

Det första steget är att samla alla papper, tidningar och kvitton på ett och samma ställe. Hitta en låda, tvättkorg eller en annan stor behållare där du kan samla alla papper du hittar. Gå rum för rum och samla ihop alla lösa papper. Nu har du alla papper på ett och samma ställe så om du söker efter något visst papper har du bara den lådan att leta igenom och du är redo för steg 2!

Steg 2: Grovsortering

Få ordning på alla dina papper! En guide om hur du steg för steg kan få ordning på alla papper i ditt hem. merstruktur.se — På stolen till höger står en låda med papper att gå igenom. På bordet finns (förutom tekoppen) tre post-it-lappar med texterna "Aktuellt", "Dokumentförstörare" respektive "Spara/Arkivera". På golvet finns en påse för pappersåtervinning, en för tidningsåtervinning och en papperskorg för skräp. Nu har min återvinningscentral en samlad återvinning för papper och tidningar så de hamnar i samma.

I den första sorteringsomgången ligger fokus på att hitta de papper som är viktiga att ta itu med just nu och att rensa bort de papper som kan slängas bort för att göra pappersberget mindre överväldigande. I det här steget brukar jag göra plats för följande kategorier:

Aktuellt: Papper som jag behöver ta itu med t.ex. räkningar eller papper som handlar om något jag behöver komma ihåg.
Papper att spara/arkivera: t.ex. ekonomipapper, brev, bilinformation, födelseattester, vigselbevis m.m.
Övrigt att spara: t.ex. tidningar som jag kommer att läsa inom en snar framtid, fotografier, plastfickor, kollegieblock med tomma sidor kvar. Oftast finns det sådant som inte är vanliga lösa papper som följer med i pappershögen.
Papper/tidningar att återvinna: Sådant du vill slänga men som inte innehåller känsliga uppgifter.
Papper att köra genom dokumentförstöraren: De som innehåller personuppgifter, kontouppgifter eller annan känslig information. (Om du har en dokumentförstörare hemma kan du gärna ha den bredvid dig och strimla dokument när du hittar dem.)
Skräp: Främst kuvert eftersom de inte kan återvinnas pga. limmet. I övrigt rekommenderar jag återvinning men om du bara vill minska på berget kan du ha en hög för blandat skräp som du går igenom och återvinner senare (eller slänger om du bara behöver ta dig framåt).

Något som hjälper mig att slänga mer är frågan "Var skulle jag förvara det här?". Om det inte finns någon plats för det, behöver jag skapa en plats eller borde jag bara slänga det nu i stället för att flytta omkring det?

Tips! Märk upp varje avdelning tydligt så att du inte glömmer bort vad någon hög står för.

Grovsortera allt papper på en gång eller dela upp det så att du tar en del i taget. Jag har gjort ett par omgångar grovsortering och har fortfarande några omgångar kvar (efter att ha tömt skrivbordet i mitt barndomshem från tiden när jag sparade ALLA papper) men det känns otroligt skönt att bli av med alla onödiga papper och tidningar!

Ont om tid?

Om du söker ett eller flera särskilt viktiga papper och har ont om tid kan du nöja dig med två eller tre högar:

Aktuellt
Senare
Valfri: Återvinna/slänga

Skriv in i almanackan när du ska ta nästa varv i "Senare"-högen så att du fortsätter att arbeta framåt med pappersberget i stället för att glömma bort det tills det har växt lika mycket till.

Steg 3: Lösning för aktuella papper

Få ordning på alla dina papper. merstruktur.se — Papper som hör ihop med något på min att-göra-lista (i Strukturkalendern) läggs i aktuellt-facket högst upp.

Den professionella organisatören Lisa Woodruff från Organize365 är något av en expert på det här med pappersorganisation och hon har ett koncept som hon kallar Sunday Basket, dvs. söndagskorgen.

Under veckan lägger hon alla papper som kommer in i huset i sin söndagskorg. När söndagen kommer tar hon ut alla papper ur korgen och frågar sig "Kan det här vänta till nästa söndag?". Om det kan vänta lägger hon tillbaka det och om det inte kan vänta låter hon det vara framme. Sedan tar hon itu med alla papper som finns kvar på bordet och behöver någon åtgärd, t.ex. betalar räkningar, schemalägger uppgifter för veckan, svarar på inbjudningar osv.

Jag tycker att det här är en mycket bra lösning men jag har anpassat den lite. Delvis beror det kanske på att jag inte får hem lika mycket papper längre. Oftast schemalägger jag betalning för räkningar direkt när de kommer (för de som jag inte redan har autogirobetalning på) och skriver upp det som behöver göras i min strukturkalender.

Det som kan vänta lite längre eller papper som är kopplade till punkterna på min att-göra-lista lägger jag i Aktuellt-facket (se bild) som är min motsvarighet till söndagskorgen.

Sedan är det en del av min veckochecklista att gå igenom aktuella papper.

Steg 4: Finsortering

När du har rensat ut de papper som kan återvinnas, slängas eller åka igenom dokumentförstöraren har du förhoppningsvis inte lika mycket papper kvar. Då kan du börja finsortera, dvs. dela upp dina papper i fler kategorier. Mina största kategorier är Ekonomi och Lärarrelaterat (jag jobbar som lärare vid sidan av bloggandet, eller bloggar vid sidan om lärarjobbet, beroende på hur man ser på saken).

Här kan du också slänga dubbletter. Jag försöker se till att jag inte har en mängd kopior av samma sak och om jag har filen på datorn (på ett ställe där jag har en säker backup) behöver jag heller inte spara den fysiska kopian.

Exempel på kategorier kan vara:

Ekonomi
Arbete
Utbildning
Bil
Livsstil
Sjukvård
Viktiga dokument
Fotografier och minnen
Någon annans (märk gärna upp med post-it-lappar så att du vet vems det är)

Se själv efter vilka papper du har många av som kan passa bra att samla i en gemensam pärm eller på en gemensam plats. Det kan räknas som en kategori, med eventuella underkategorier. Några av kategorierna här ovanför kan du samla i en och samma pärm men under olika poster i registret.

På bilden längre upp finns facken Hem & bil, Grupper och Mer struktur. Där har jag plastfickor eller aktmappar med sådant som är sorterat men ännu inte arkiverat. Ibland är det sådant som jag ska arkivera men inte har arkiverat än men i huvudsak handlar det om papper som jag vill ha nära till hands för att använda eller referera till snabbt, t.ex. min veckochecklista. Jag har också mappar där för projekt som för tillfället är vilande.

Det är ett medvetet val att ha fack som inte rymmer för mycket. Det gör att jag måste arkivera eller rensa ganska ofta och inte kan samla på mig hur mycket som helst.

Steg 5: Arkivering

Kortfattat handlar arkivering om att sätta in papper i pärmar eller i hängmappar. Hemma har jag en aktuell ekonomipärm (och några äldre) och sedan har jag flera pärmar som är relaterade till mina universitetsstudier. Jag har också en pärm för Mer struktur (även om det mesta är digitalt). Eftersom jag sätter in så mycket i min ekonomipärm som har med hem, arbete och bil att göra har jag inte så många andra (användbara) pärmar just nu men jag kan erkänna att jag inte har kommit till det här steget med alla mina papper än så det kan bli fler pärmar.

Och jag ska erkänna att jag har en hel del pärmar vars innehåll behöver tittas igenom och förmodligen slängas. Jag har alltid tyckt om pärmar men har inte alltid haft en genomtänkt strategi för att hantera dem så det finns några pärmar som är fulla med vad jag i dag skulle kalla för skräp.

Fotografier och minnen klistrar jag in i en bok som också fungerar som gästbok hos oss eller lägger i min "må-bra-låda" om det är tackkort, grattiskort eller brev som gör mig glad. Tackkort och brev som inte känns betydelsefulla eller som får mig att må dåligt slänger jag.

Förslag på pärmar och innehåll:

Rubriken till vänster tänker jag är namnet på pärmen som står på pärmryggen och punkterna efter är idéer på vad du kan skriva i registret inne i pärmen och därför sortera med.

Bil(ar)
- Reparationer & service
- Försäkring
- Ägandebevis
Arbete och utbildning
- CV
- Anställningsbevis och anställningsavtal (efter person)
- Utbildningar (examensbevis m.m.)
- Lönebesked
Ekonomi
- Kontoutdrag
- Låneinformation
- Kreditkortsinformation
- Hemmet: lån, köpeavtal, inventarier osv.
- Försäkringar
- Fakturor
- Garanti
- Pension
- CSN
- Fonder och aktier
- Skatteverket och deklarationer
Livsstil
- Barnomsorg
- Klubbar
- Hundträning
- Familjehistoria
- Hälsa, vitaminer, dieter
- Hobby
- Högtider
- Heminredning
- Humor
- Trädgårdsidéer
- Kartor
- Minnen (ev. efter person)
- Menyer
- Scheman
- Resor
- Semesteridéer
- Frivilligarbete
- Önskelista
Sjukvård
- Journaler (efter person)
- Hälsoförsäkring
- Högkostnadsskydd
- Försäkringar
- Tandvård
Viktiga dokument
- Adoptionsdokument
- Födelsebevis
- Dödsbevis
- Vigselbevis, äktenskapsförord
- Vårdnad om barn
- Skilsmässohandlingar
- Dopbevis
- Hushållets inventarier
- Försäkringar
- Juridiska dokument
- Fullmakter
- Religiösa dokument
- Innehåll i bankfack
- Testamente
- Pass
- Körkort
- Patientkort

Personligen har jag kombinerat nästan alla kategorier utom Livsstil i en pärm som jag kallar Ekonomi så känn dig definitivt inte låst vid de här kategorierna. Sortera först så att du märker vad du har mycket av och våga byta system om du märker att du har pärmar som nästan är tomma eller pärmar som är överfulla.

Oavsett vilket system du väljer, märk upp allt tydligt! Tänk på att det ska vara lätt både för dig och andra att hitta i pärmarna om något händer och det ska vara lätt för dig att veta var du ska förvara varje papper.

Jag brukar alltid göra mitt eget material men när det gäller att märka upp pärmar har jag det senaste året använt Vivekas mallar. Hon har både etiketter för pärmryggen och försättsblad att skriva ut för register i olika storlekar.

Sammanfattning

De fem stegen för att sortera alla dina papper är alltså:

Samla ALLA papper
Grovsortering
Lösning för aktuella papper
Finsortering
Arkivering

OBS! Du behöver inte ha samlat ihop och grovsorterat alla dina papper innan du går vidare till nästa steg. Jag tar det i omgångar men nästan alla mina papper går igenom den här processen.

Det kan faktiskt vara bra att gå igenom hela processen med en del av dina papper först. Att komma till arkiveringsstadiet kan faktiskt göra att du slänger fler papper i grovsorteringen nästa gång eftersom du inser att du inte kommer att ha användning eller plats för alla papper som du tänkte att du skulle kunna spara.

Utmaning: Sortera 10 papper om dagen eller 20 papper i veckan.

Det tar inte lång tid men gör stor skillnad i långa loppet.

För att göra det roligare att sortera papper kan du alltid skaffa Storytelsom har en mängd ljudböcker och e-böcker. De två första veckorna är helt gratis så testa och se om det är något för dig. Ifall du säger upp abonnemanget innan de två veckorna är slut behöver du inte betala någonting alls!

Hur hanterar du de papper som kommer in i ditt hus? Vilka kategorier har du i dina pärmar? Skriv en kommentar!

Att göra varje fredag för en mer produktiv arbetsvecka

Erika Norberg2018-08-272018-08-28Lämna en kommentar

För några månader sedan publicerade jag det här blogginlägget med en checklista på vad du borde göra och planera in på din planeringstid varje vecka. Den listan var framförallt framtagen för hemmalivet och fritiden. Snabbt fick jag ett mail från läsaren Liv Thalén som tyckte om listan men också ville ha en checklista för arbetsveckan. Bra idé, tänkte jag och satte igång (med råd från Liv).

I dag ska jag berätta varför du borde planera in planeringstid varje arbetsvecka och vad du kan använda den tiden till. Innan jag börjar vill jag dock tipsa om att du kan beställa Strukturkalendern här som är ett väldigt bra verktyg för att planera både jobb- och hemmaveckan!

Vissa har en strukturkalender för jobbet och en hemma men det går också att göra som jag gör att skriva med en färg för jobbet och en färg för det andra. Du skulle kunna använda ännu fler färger om du kan ha dina pennor nära till hands. Jag använder svart för jobb och rött för allt annat och gillar Frixions suddbara bläckpennor 0,5 (de sponsrar mig inte men jag gillar verkligen deras produkter).

Det här blogginlägget kretsar kring ett gratismaterial i form av en checklista för veckans jobbplanering. Du kan få den genom att fylla i formuläret här nedanför.

Varför du borde planera in planeringstid varje arbetsvecka

Jag ska inte lägga så mycket tid på det här med varför du borde planera utan jag föreslår att du testar det några veckor. Jag har en checklista åt dig att följa för att det ska vara enkelt. Gör sedan planeringen i din vanliga almanacka, i Strukturkalendern eller i något av gratismaterialen som finns på den här sidan.

Om jag ska ge tre argument för att ha en planeringstid varje arbetsvecka (förslagsvis på fredag) skulle det vara detta:

Du sparar tid under den kommande veckan.
Du blir tryggare och mer mentalt förberedd för veckan.
Du minskar risken att glömma bort något viktigt.

Läs mer: Varför borde jag göra att-göra-listor

Vad du kan göra på din planeringstid för att underlätta hela arbetsveckan

Jag har tagit fram ett gratismaterial till dig som kan underlätta och effektivisera din planering varje vecka. Det har tre rubriker: Möten, Planering och Eget arbete. Du kan ladda hem det genom att fylla i formuläret här nedanför.

Under varje rubrik har jag skrivit förslag på punkter du kan ha med men jag vill att du går igenom varje punkt och funderar på om det är något du vill ha på din lista, hur ofta du vill planera in det och om det finns andra saker du vill lägga till.

Det är en ifyllnadsbar pdf så du kan redigera texten som står på raderna, ta bort det som inte passar dig och lägga till egen text på de tomma raderna innan du skriver ut checklistan eller använder den på datorn.

Om texten inte syns i filen, testa att öppna den i Adobe Acrobat Reader. Du kan hämta det gratis här om du inte har det.

På bilden nedan kan du se hur checklistan ser ut och jag ska nu gå igenom mina tankar med varje del.

Ladda hem materialet här:

Möten

För att möten på arbetsplatsen ska vara effektiva krävs det att alla inblandade förbereder det de borde förbereda inför mötet, planerar in nästa möte i sina personliga kalendrar så att mötet inte glöms bort och gör det efterarbete de har lovat eller blivit tilldelade.

Den här checklistan kan göra dig till den bästa anställda på jobbet för att du alltid kommer ihåg det du har lovat och alltid kommer förberedd till möten.

Exempel från möteslistan:

Uppföljning från tidigare möten
Planera in kommande möten
Skriva dagordning
Skicka ut kallelse
Planera in mötesförberedelse

Fundera på vad som brukar vara din uppgift när det kommer till möten. Uppföljning och mötesförberedelse tycker jag att alla bör ha på sin checklista för att inte glömma sina uppdrag. Vissa veckor kanske du inte har något att planera in här men om du har det på checklistan får du en anledning att fundera på om det var något du skulle göra.

Om du är den som kallar till möten och/eller skriver dagordning kan det vara bra att ha kvar de punkterna. Du skulle också kunna ha en punkt om att skicka ut en fråga till andra om de har något de vill ta upp på mötet.

Ladda hem materialet här:

Planering

Den här delen av checklistan är nästan exakt likadan som checklistan för hemmaplanering men med ett tillägg: Fortbildning/utveckling.

Fortbildning och utveckling

På samma sätt som att jag rekommenderar att du planerar in dina mål först i ditt hemmaliv har jag satt in fortbildning och utveckling först på planeringschecklistan. Det här är för att du regelbundet ska tänka till på vad du vill eller behöver göra för att bli bättre på ditt jobb.

Vad skulle jag vara hjälpt av att veta mer om för att utföra mitt jobb eller utföra mitt jobb bättre?
Vilken kompetens saknar jag som jag behöver?
Vilken kompetens skulle jag vilja utvecka?
Vilka kurser skulle jag vilja gå?
Vad har hänt under veckan som har visat mig att jag har brister inom vissa områden? Är det något jag kan lämna över till någon som gör det bättre eller är det något jag kan utveckla på något sätt? Vilken hjälp behöver jag för att utveckla det?
Vilken position vill jag ha på det här företaget i framtiden, vad behöver jag utveckla för att nå dit och hur kan jag göra det?

Det kan vara alltifrån att lägga 15 minuter på att läsa på om någonting på Google till att fråga din chef om du får åka på en dyr fortbildning.

När du har planerat in eventuell fortbildning eller utveckling (eller bestämt att du inte gör något åt det den här veckan) är det dags för den övriga planeringen. Här utgår jag ifrån att du redan har en att-göra-lista. Om du inte har det kan du börja med att skriva upp allt du skulle vilja eller behöva göra inom ramen för ditt arbete.

Jag använder Strukturkalendern och jag rekommenderar verkligen den för att hålla ordning på dina att-göra-punkter utan att bli distraherad av att gå in i datorn eller mobilen för att hitta din planering.

Exempel från planeringslistan:

I det här blogginlägget har jag en tydlig genomgång över hur du kan identifiera och planera in de viktigaste uppgifterna på din att-göra-lista. Den föreslår jag att du läser men här kommer en snabbgenomgång av det som står i checklistan som du kan ladda hem. OBS! Innan du gör det här hoppas jag att du har planerat in din fortbildning/utveckling så att du inte tränger ut den med detta!

Slutföra snabba punkter: De punkter du hinner slutföra på 1-5 minuter rekommenderar jag att du slutför nu på din planeringstid.
Flytta eller stryka punkter som inte blev gjorda föregående vecka: I Strukturkalendern har du en veckolista varje vecka. Titta i den och i dina daglistor för veckan som gått och se vad som inte har hunnits med. Flytta över det till nästa veckas veckolista.
Jämföra med kalendern: Se vilka möten och andra aktiviteter du har inplanerade nästa vecka. Skriv gärna in det i listan i Strukturkalendern så att du har allt på ett ställe och kan förbereda dig mentalt. Fundera också på om det är något du behöver göra inför de aktiviteterna som du borde planera in.
Prioritera på veckolistan: Markera grodan, dvs. det som känns jobbigast att göra (läs mer här), med en stjärna och viktiga punkter med siffror efter prioritering eller utropstecken om de är viktiga. Du behöver inte numrera alla punkter men gör en markering på de allra viktigaste punkterna så att du inte missar dem.
Planera in grodan: Det där som du måste göra men som du skjuter upp för att det känns jättejobbigt (förmodligen jobbigare än vad det är) kallas grodan. Genom att planera in (och göra det) tidigt under veckan slipper du gå och tänka på det och göra det ännu värre i huvudet än vad det skulle vara att göra det. Du kan läsa mer om grodan och varför den kallas just så här.
Planera in högprioriterade punkter: Se till att de punkter du har skrivit som viktigast skrivs in på en specifik dag.
Planera in övriga punkter: Om du tror att du hinner mer under veckan, planera in fler av veckans punkter på olika dagar under veckan.

Tänk på att det alltid händer oväntade saker så du kan inte planera in för mycket varje dag. Jag brukar planera måndag och tisdag extra noggrant och sedan uppdatera daglistorna allteftersom jag ser vad jag har hunnit och vad som finns kvar.

Ladda hem materialet genom att fylla i formuläret:

Fler tips om planering:

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad

Hur jag planerar min vecka

Eget arbete

Den tredje och sista delen kallar jag eget arbete och det här handlar mer om saker att göra på själva planeringstiden än saker att planera in. Fundera på vad du vill ha gjort innan du lämnar kontoret på fredag eftermiddag (eller när din arbetsvecka tar slut).

Exempel från Eget arbete-listan

E-postkontroll: Läs igenom och svara på alla e-postmeddelanden du kan så att du kan starta en ny vecka med rensad inkorg. Om det är något du inte kan svara på nu, skicka ett svar om när du återkommer och planera in din kalender att ta reda på svaret. (Fler tips om e-postkommunikation här.)

Arkivera/strimla/återvinn papper: Sätt in papper i pärmar om de ska vara kvar, strimla det som inte ska vara kvar men som innehåller personuppgifter eller andra känsliga uppgifter och lägg andra oviktiga papper i pappersåtervinningen.
Städa skrivbordet: Ta en liten stund till att ordna upp på skrivbordet så att det ser fint ut när du kommer tillbaka till jobbet igen. Det här gör jag varje dag och det är värt det lilla besväret!

Är det något mer du har behov av att göra varje vecka som inte tar så lång tid? Fylla i tidrapporter, signera dokument, plocka fram material till måndag osv.

Du kan också skriva upp saker som tar längre tid förutsatt att du planerar in en längre tid till denna planeringsstund, t.ex. fyra timmar efter lunch eller hela fredagen. Det beror på vad du har för arbete och vilken typ av uppgifter du har.

Tänk helt enkelt på vad du inte vill glömma att göra varje vecka (eller åtminstone tänka över varje vecka) och skriv in det på checklistan.

Checklista för att planera din arbetsvecka

Nu har du läst mina tankar bakom checklistan så det är bara att ladda hem den, titta igenom den, testa att använda den, skriva in dina egna punkter och göra den till din egen. Lycka till med att få mer struktur på dina arbetsveckor!

Du laddar hem materialet genom att klicka på den gröna knappen och fylla i dina uppgifter. Då skriver du också upp dig på nyhetsbrevslistan om du inte redan har gjort det.

Vad ska du skriva in på din checklista? Skriv en kommentar för att inspirera andra!

Roterande mat- och handlarlistor

Erika Norberg2018-08-132018-08-07Lämna en kommentar

I det här blogginlägget nämnde jag att ha roterande mat- och handlarlistor för att slippa planera middagar vecka till vecka men nu har jag använt roterande mat- och handlarlistor ordentligt och vill berätta hur jag gör.

Innan jag börjar vill jag bara säga att det här är en av de bästa sakerna jag har gjort för att strukturera upp mitt liv. Varje vecka är jag så nöjd när jag veckohandlar och inte behöver tänka utan bara följer listan och sedan har mat så det räcker för veckan. Och det är så skönt att slippa tänka ”Vad ska vi äta i dag?” för det är alltid planerat!

Som hjälp har jag tagit fram ett planeringsverktyg som du kan ladda hem gratis för att planera dina mat- och handlarlistor. Klicka på den gröna knappen och fyll i dina uppgifter för att ta del av det.

Vad innebär roterande mat- och handlarlistor?

Det jag menar med roterande mat- och handlarlistor är att du eller din familj planerar ett antal middagar, förslagsvis för 4-6 veckor (mer om ni orkar), och sedan använder det matschemat om och om igen. När ni har följt matschemat alla veckor börjar ni helt enkelt om på den första veckan igen.

Handlarlistorna följer matschemat så att du handlar allt du behöver till de måltiderna. Jag brukar ha handlarlistor för varje vecka men jag vet också att en del månadshandlar och då skulle listorna kunna täcka in fyra veckor. Välj det som känns bäst för dig men jag tänker att 1-4 veckor i taget är rimligt.

Det jag tycker om med att handla varje vecka är att jag kan handla mat som inte håller sig längre än en vecka, t.ex. mjölk, fil och grönsaker, och slipper kompletteringshandla.

Att skapa matschemat

Att välja måltider

Använd en eller flera av följande metoder för att välja måltider:

Skriv upp de måltider du/ni brukar eller vill äta (ha gärna med hela familjen på detta om ni är flera i hushållet)
Använd förslagen i middagsplaneraren - det finns 85 blandade förslag på måltider (recept till de flesta finns på ica.se) och 85 vegetariska förslag (recept till de flesta finns på coop.se) att välja mellan för att få inspiration
Ta hjälp av en dietist, någon du känner eller något hjälpmedel för att hitta bra måltider
Leta recept du vill testa

Att lägga in i ett schema

Här finns ett planeringsverktyg som du kan använda för att göra ett standardschema för maträtter som kan sitta på kylskåpet eller där det passar bäst för er familj. Jag brukar markera den aktuella veckan med en liten klisterpil som går att flytta. Det går att köpa på de flesta ställen där man köper post-it-lappar. Det finns också större post-it-lappar som är formade som pilar m.m. En klädnypa eller ett gem fungerar också fint.

Du laddar hem planeringsverktyget genom att klicka på den gröna knappen och fylla i dina uppgifter:

I planeringsverktyget kan du ha 3-6 veckor på samma sida. Om du börjar att fylla i på treveckorsschemat och sedan upptäcker att ni har fler förslag än så är det bara att fortsätta på nästa sida där de första tre redan är ifyllda. På samma sätt kan du börja fylla i på sidorna med fler veckor och gå tillbaka till något av de tidigare schemana ifall du märker att ni inte hade så många förslag som du trodde. Det du ändrar på en sida uppdateras på alla.

Några tips när du skapar schemat

Fundera på om ni ska ha någon dag för rester, valfritt eller äta ute i schemat.
Tänk på vilka dagar ni har mest respektive minst tid till att laga mat.
Se till att liknande maträtter inte ligger för nära varandra. Jag ser t.ex. till att inte ha kyckling två dagar i rad på matschemat.

Att skapa handlarlistan

I planeringsverktyget du kan ladda hem genom att klicka på knappen nedan finns det plats för att göra en handlarlista. Jag kommer också att nämna hur du kan göra en handlarlista i Google Keep eller med hjälp av Coop och ICA:s tjänster. Först vill jag ge några tips som gäller oberoende av vilket verktyg du använder:

Kom ihåg det du köper regelbundet, t.ex. mjölk, fil, flingor, bröd, pålägg, sallad, så att du inte bara handlar för middagarna och sedan måste åka till affären igen för att du inte har någon frukost.
Gå igenom varje maträtt i matschemat och skriv upp vad du behöver köpa. Tänk på att slå ihop allt som är samma typ av mat. Om du behöver 500 g morötter till ett recept och 250 g till ett annat slår du ihop det till 750 g i handlarlistan.
Ordna handlarlistan efter kategorier och helst efter hur de är placerade i butiken där du vanligtvis handlar.

Planeringsverktyget

Så här ser handlarlistan ut i planeringsverktyget du kan ladda hem genom att fylla i formuläret här nedanför. Det är en ifyllnadsbar pdf så att du kan fylla i den på datorn innan du skriver ut eller skriva ut och fylla i för hand.

Den är indelad i kategorier men du kan ändra kategorierna så att det passar bättre för det du handlar mest av eller hur din butik är utformad.

Google Keep

På bilden till höger kan du se hur en av mina matlistor i Google Keep ser ut på en mobiltelefon. Jag skriver rubriker med versaler och har tre streck på vardera sida om rubriken. Det här började jag med innan de införde underordnade punkter så att de under är en liten bit till höger. För att flytta något längre in håller du in och drar det till höger.

Fördelen med att ha en digital handlarlista är att den går att dela med andra i hushållet så att ni enkelt kan hjälpas åt med att handla.

Här kan du läsa en steg-för-steg-beskrivning med bilder om hur du gör listor i Google Keep.

ICA:s eller Coops matplanering och handlarlista

Både ICA och Coop har recept på sina hemsidor och där kan man lägga in recepten i inköpslistor. Om du är inloggad på hemsidan eller i appen när du gör det kan du spara listorna och komma åt dem från både hemsida och app när du är på affären.

På bilden ovanför ser du hur det ser ut på Coops hemsida när du har klickat på ett recept. Dit pilen pekar finns en knapp med texten Lägg i inköpslista.

Längst ner i sidfoten finns det en länk till Mitt Coop och om du klickar på den kommer du till en sida med en ny meny långt upp på sidan. Till höger finns Mina inköpslistor och där hittar du det du har lagt till i inköpslistan. Du kan också spara recept och då hamnar de under Mina recept.

Coop sorterar automatiskt ingredienserna efter kategorier och längst ner i inköpslistan kan du se vilka recept som ingår.

På bilden ovanför ser du hur det ser ut på ICA:s hemsida när du har klickat på ett recept. Dit pilen pekar finns en knapp med texten Lägg i inköpslistan.

När du klickar på den får du välja om du ska lägga till receptet i en lista du redan har eller skapa en ny lista och vad den i så fall ska heta.

För att hitta listan klickar du på ditt namn i övre högra hörnet och på Inköpslistor. Du kan också klicka på Recept för att se recept du har sparat.

Liksom Coop sorterar ICA varorna efter kategori och här kan du också välja vilken butik du handlar på så att de kommer i rätt ordning för just din butik.

Några tips för användning av dina roterande mat- och handlarlistor

Gå igenom handlarlistan innan du åker till affären: Jag brukar göra det på lördag eftermiddag/kväll så att jag bockar av det jag redan har hemma och sedan åker vi och handlar på söndag.
Jämför med en fysisk handlarlista: Om ni har en handlarlista på papper där ni skriver upp sådant ni märker är slut, skriv in det på listan när du går igenom vad som finns hemma. Jag rekommenderar att ha en sådan lapp! Om du använder Google Keep föreslår jag att du markerar de här sakerna med en stjärna (*) eller liknande så att du vet att det här förmodligen inte är något du behöver handla varje gång och kan ta bort det helt från listan när du är klar.
Ta med handlarpåsar, gärna tygpåsar.
Ordna bärhjälp om du har långt att gå med påsarna (ta med någon till affären eller se till att någon möter dig när du ska bära hem påsarna).
Följ handlarlistan på affären
Betala, ta hem varorna, förvara på angivet sätt (kyl, frys, skafferi osv.) och var nöjd.

Bonus: Gör en förberedelselista

Det här är nästa steg som jag har tänkt börja med när semestern är slut så att varken jag eller min man har lika mycket tid till matlagning (innan vi känner oss utsvultna efter att ha kommit hem från jobbet), nämligen att göra en förberedelselista.

Skriv upp vad du kan förbereda till varje maträtt så att du kan göra mycket i förväg, t.ex. på helgen eller kvällen före så att själva matlagningen tar så lite tid som möjligt när du är hungrig. Det kan t.ex. vara saker att hacka, marinera, tina osv.

I planeringsverktyget som du kan ladda hem genom att klicka på knappen nedan finns det plats för att skriva upp vad som kan förberedas till varje rätt.

Utvärdera regelbundet

Vi har redan gjort flera ändringar i vår matlista för att någonting inte fungerar särskilt bra eller tar för lång tid när vi jobbar. Skriv upp eller markera det som inte fungerar och håll utkik efter nya recept som du vill testa.

Fundera på:

Finns det rätter jag skulle vilja byta ut mot nyttigare alternativ?
Finns det något som tar alldeles för lång tid att laga och borde tas bort eller flyttas till helgen?
Finns det rätter som jag har tröttnat på?
Finns det rätter som inte fungerar av någon annan anledning?

Kom ihåg att uppdatera både handlarlistan och förberedelselistan när du ändrar något i matschemat!

Planeringsverktyget för mat- och handlarlistor

Nu har du fått se bilder från planeringsverktyget och om du inte har gjort det redan kan du klicka på den gröna knappen och fylla i dina uppgifter för att ladda hem det:

Planeringsverktyget innehåller:

Standardschema för 3-6 veckor

Här skriver du in dina middagar och väljer själv om ditt schema ska rotera på tre, fyra, fem eller sex veckor. Ifall du vill ha fler veckor än så rekommenderar jag att kopiera filen så att du har två olika.

Det du fyller i på en av sidorna uppdateras på alla så om du kommer på att du vill lägga till eller ta bort en vecka kan du bläddra till sidan efter respektive före.

Det här gäller självklart bara om du fyller i på datorn. Du kan också skriva ut materialet och fylla i det helt för hand.

Översiktssida för varje vecka med plats för handlarlista och förberedelselista

Efter de fyra bladen med standardschema för middagar finns sex översiktssidor för varje vecka. Högst upp står det Vecka A, B, C osv. och det hör ihop med bokstaven längst till vänster på standardschemat.

Middagar

Om du fyller i på datorn uppdateras spalten längst till vänster automatiskt med de middagar du har skrivit in tidigare.

Förberedelser

Till höger om den har du en lista för förberedelser där du kan skriva in vad du kan förbereda under helgen, kvällen före eller tidigare på dagen så att du kan lägga så lite tid som möjligt på matlagningen när du är som hungrigast.

Handlarlista

Längst till höger finns en handlarlista med sex olika rubriker. Rubrikerna går att ändra så att de passar bättre för ordningen i din matvarubutik eller efter vad du handlar mest av. Observera att rubrikerna ändras på alla sidor om du ändrar på en sida.

Under rubrikerna skriver du helt enkelt vad du ska handla inom den kategorin. Tänk på att skriva hur mycket du behöver av varje sak!

Sedan skriver du ut listan och tar med den när du handlar! Laminera gärna listan och bocka av med en whiteboardpenna så att du kan använda den om och om igen.

Vilka favoriträtter ska du skriva in på din roterande matlista? Skriv en kommentar och inspirera andra!

Mer strukturs resursbibliotek med hjälpsamma material

Erika Norberg2018-08-062018-08-02Lämna en kommentar

Nu är det hög tid att få mer struktur på Mer strukturs hjälpsamma material. Därför har jag de senaste veckorna jobbat bakom kulisserna med Mer strukturs resursbibliotek som ersätter materialsidan.

Här finns listor, kalendrar, planerare, verktyg för att sätta upp och nå mål, middagsplanering, städtips, städlistor, rensarpaketet m.m.

I nuläget finns det tre kategorier: Planering & listor, Mål & måluppfyllelse samt Hemorganisation. Fler kategorier är på gång men dessa tre representerar Mer strukturs huvudfokus.

Klicka på den gröna knappen för att få tillgång till resursbiblioteket gratis.

Majoriteten av filerna du kan ladda ner är PDF-filer. För att de ska se ut och fungera som det är tänkt rekommenderar vi att du öppnar filen i Adobe Acrobat Reader som du kan ladda hem gratis här. Programmet finns också som app till de flesta enheter.

Planering och listor

För att strukturera upp ditt liv behöver du struktur på din tid. Det kan du bl.a. få genom kalendrar, planerare och listor. I kategorin Planering och listor hittar du bland annat:

Huvudlista för många att-göra-punkter
Att-göra-lista för vecka och dag
Veckoöversikt
Personligt schema
Kalenderblad
Översiktskalender

Mål och måluppfyllelse

För att ändra något i ditt liv behöver du tydliga och nedskrivna mål med en plan. Här finns material för att skapa just det. I kategorin Mål och måluppfyllelse hittar du bland annat:

22 snygga sätt att nå dina mål (bonus som bara personer på nyhetsbrevet har sett)
Den dagliga målkalendern
Den långsiktiga målkalendern
Huvudmål med plan
Bucket list-mall
Från dröm till mål

Hemorganisation

Det är svårare att hålla ordning i huvudet om hemmet är oordnat. Därför har Mer struktur tagit fram olika material för att planera måltider, rensa i hemmet, städning, ekonomi m.m. I kategorin Hemorganisation hittar du bland annat:

Middagsplaneraren (med färdiga middagsförslag och plats för egna)
Rensarpaketet
Vad du borde städa och när
Städschema på post-it-lappar
Budgetöversikt
Hushållssysslor för barn

Hur kommer jag åt resursbiblioteket?

Det enda du behöver göra är att skriva upp dig på Mer strukturs nyhetsbrev genom att klicka på knappen nedan och fylla i dina uppgifter. Då får du lösenordet och kan ladda hem och använda allt material du önskar!

Om du redan är med på Mer strukturs nyhetsbrevslista har du fått ett mail med lösenordet och kan gå direkt till resursbiblioteket.

Allt material i resursbiblioteket kan du ladda hem gratis. Du får självklart inte sälja materialet vidare men berätta gärna om materialet och hänvisa till den här sidan.

10 tips för kommunikation via mail och telefon

Erika Norberg2018-07-302018-07-29Lämna en kommentar

Nuförtiden sker mycket kontakt över mail och jag har några principer, tankar och idéer om mail- och telefonkommunikation som jag skulle vilja dela med mig av för att underlätta både för dig och den du kommunicerar med.

1. Svara på mail regelbundet men inte konstant

Se till att ha tider då du läser och svarar på dina mail men du behöver inte vara kontaktbar hela tiden. Stäng av notifikationer så att du inte blir avbruten i ditt arbete. Avbrotten när något plingar stör mer än du tror. Ställ hellre larm som ringer under specifika tider för att du då ska övergå till mailhantering.

2. Ring aldrig någon före nio eller efter nio

Ring aldrig någon före kl. 9:00 eller efter 21:00 om ni inte har kommit överens om något annat. Från en yrkesperson till en annan yrkesperson kan det vara möjligt att ringa före klockan nio på morgonen men om det inte är mycket akut (objektivt akut, inte bara som det känns för dig) kan det vänta.

3. Du behöver inte svara på privata meddelanden eller telefonsamtal när du är på jobbet

Egentligen bör du kanske inte svara på privata meddelanden eller telefonsamtal när du är på jobbbet. Vissa gånger kan det vara viktigt, t.ex. om det gäller dina barn men i många fall, förmodligen de flesta, kan du vänta med att svara eller ge besked tills du kommer hem. Det är inte ett krav att vara nåbar när du jobbar för under den tiden har du betalt för att fokusera på ditt arbete.

4. Var trevlig men också tydlig

En del har tendensen att skriva så många trevligheter i ett mail så att poängen med meddelandet drunknar i alla artighetsfraser. Jag tycker absolut att man ska vara trevlig och visa uppskattning för att personen tar sig tid att läsa och svara men respektera också personens tid med att gå rakt på sak. Om du vill ha svar på en fråga, var övertydlig.

Det kan vara en bra idé att ha själva frågan i ett helt eget stycke med en tom rad både före och efter så att det inte finns någon tvekan om vad du vill ha svar på.

5. Be om bekräftelse

Be alltid om bekräftelse på att personen har läst och/eller ett svar om det är viktigt att veta det. Sätt gärna en deadline, t.ex. ”Skicka ett svar när du har läst” eller ”Skicka ett svar så snart du kan men senast fredag 15/3”.

6. Håll den tidsram du har lovat

Om du har lovat att återkomma eller ge besked inom en viss tid, hör alltid av dig inom den tiden! Gör det även om du inte har ett fullständigt svar än så att personen vet att du inte har glömt bort det. Ett svar där du skriver att du har skickat vidare frågan till någon annan eller ett svar med en ny tidsram är också ett svar. Håll personen uppdaterad om vad som händer.

7. Använd tydliga koder i ämnesraden

Om ni kommer överens om det på din arbetsplats eller inom din familj kan det vara användbart med koder i ämnesraden så att personen vet hur bråttom det är att svara.

Några förslag på koder är:
BSI = Behöver svar idag
BSNA = Behöver svar nästa arbetsdag
BSIV = Behöver svar i veckan
FK = För kännedom, behöver inte svar utan är bara bra att personen får veta (FYI = For your information används också)

8. Om du har flera frågor i samma mail, numrera!

Det är farligt att skriva flera frågor i samma mail och tro att du ska få svar på allt. För att maximera dina chanser att få svar, gör en numrerad lista med alla frågor så att det är tydligt att du har flera frågor du vill ha svar på.

9. Skriv hellre flera mail än att ta upp för mycket i samma

Som jag skrev tidigare är det svårt att få svar på flera saker i ett mail. Om du har flera frågor till samma person är det oftast bättre att skicka flera mail. Någon kanske tycker att det är jobbigt att få många mail men det är tydligare. Många använder mailprogrammet för att hålla koll på vad de har kvar att göra och då är det enklast för dem att ha en fråga eller uppgift per mail så att de kan markera vad som är gjort och inte.

10. Läs ALLTID igenom innan du skickar

Läs alltid igenom hela meddelandet innan du skickar, oavsett om du skriver ett jobbmail, ett sms till en kompis eller en statusuppdatering på Facebook. Det kommer att spara dig många bekymmer och missförstånd. Försök läsa med ett neutralt tonfall för alla kommer inte att tänka in de känslor och intonationer som du hade när du skrev meddelandet. Om det är kort kan du också försöka läsa med både ett argt och ett glatt tonfall. Det visar om du behöver ändra något för att inte göra läsaren upprörd i onödan.

Har du fler tips för mail- eller telefonkommunikation? Skriv en kommentar!

3 snabba tips för att fokusera

Erika Norberg2018-07-232018-07-20Lämna en kommentar

En sak som jag tror att nutidsmänniskan är sämre på än tidigare generationer är att fokusera på en enskild sak under en längre tidsperiod. Vi får så mycket stimulans från olika håll med ljud, plinganden, ringanden, kontakter, osv. att det är svårt att lägga sin uppmärksamhet på en enda sak.

Därför vill jag ge tre tips för att hålla fokus uppe. Det första handlar om förberedelse, som jag tror är viktig för att inte distraheras under tiden och för att komma tillbaka till uppgiften om någon eller något avbryter dig. De andra två handlar om själva fokussituationen.

Att stänga av notifikationer eller ljud på telefon och dator tror jag inte att jag behöver säga men ta det som ett bonustips i alla fall. Allt som du kan stänga av och ändå göra ditt jobb, bör stängas av.

1. Gör en plan

Mitt första tips för att fokusera är att göra en plan. Gör en plan på vad du ska prioritera och i vilken ordning samt när du ska ta itu med vad. Det här sparar dig mycket tid längre fram eftersom du slipper fundera på vad du ska göra och du kan släppa tankarna på det som du inte gör just nu eftersom du har planerat in när det ska göras.

Det här är väldigt bra att göra om du tänker på massvis med saker samtidigt och har svårt att välja vad du ska börja med.

Eftersom det här är min favoritdel kommer jag att ge lite extra råd på den här punkten. Först kommer några tips på hur du kan gå till väga för att prioritera dina att-göra-punkter steg för steg och sedan tips på hur du kan planera in det i en kalender eller ett tidsschema.

Prioriteringsordning

A. Vad är det du har att göra?
Jag tycker att det är smidigt att skriva upp ALLT som jag vill/behöver göra först för att sedan prioritera punkterna. Skriv både sådant du känner att du måste göra och sådant du vill göra. Allt du kommer på som skulle vara trevligt att göra eller trevligt att ha gjort.

B. Vad är viktigast?
Tänk på att du inte bara ska tänka på det andra säger är akut och viktigt utan att du ska tänka på vad som är viktigt för dig. Det kan t.ex. innebära återhämtning, tid med familj och vänner eller träning. Skriv ett utropstecken eller en siffra bredvid de viktigaste punkterna (1 = viktigast, 2 = näst viktigast osv.).

Våga sätta utropstecken på det som är roligt och avslappnande, särskilt om du har semester eller är ledig! Återhämtning är viktigt.

C. Vad är det du helst vill slippa göra senare i veckan?
Det här är vad jag kallar grodan. Det kommer från ett gammalt uttryck som lyder ungefär så här: "Om du äter en levande groda det första du gör på morgonen, kan du vara rätt säker på att ingenting annat av vad du möter senare under dagen kommer att vara värre."

Vad är det som du gruvar dig för och förutsätter är jättejobbigt? Planera in det tidigt. Gör det nu direkt om du kan! Du kommer förmodligen att inse att det inte var så jobbigt som du trodde och oavsett kan du njuta resten av veckan av att det där är gjort.

Markera grodan eller grodorna med en stjärna och planera in tidigt.

D. Vad skulle vara trevligt att ha gjort om du hinner?
Markera sakerna som inte är särskilt viktiga på listan men som det skulle vara trevligt att göra om du har tid över. De här punkterna brukar jag markera med ett upp-och-nedvänt U.

Tidsplanering

Nu har du en prioriteringsordning så tidsplaneringen borde vara rätt lätt att göra! Planera in det viktigaste (inklusive återhämtning) och grodan först och fyll sedan på med övriga punkter.

Jag tycker att Strukturkalendern är ett väldigt bra verktyg för det här. Där kan du fördela ut punkter på olika månader, veckor och dagar. Tänk på att det som är viktigast bör stå på en daglista eftersom det är högst sannolikhet att det blir gjort då.

För att planera upp tiden ännu tydligare tycker jag om de här två gratisverktygen:

Veckoöversikt

Här är finns veckans sju dagar med och varje dag är indelad i fyra delar:

Förmiddag: frukost-lunch
Eftermiddag: lunch-mellanmål
Sen eftermiddag: mellanmål-middag
Kväll: middag-sömn.

Om du fördelar ut varje arbetsområde eller varje att-göra-punkt på den här listan så är det mycket svårare att smita ifrån någon jobbig groda eftersom du vet att den ska vara klar t.ex. innan du får äta lunch.

Om du dessutom fyller upp de andra rutorna, även om det är med saker som kan räknas till ledighet, så känns det inte lika lätt att skjuta på det där jobbiga för det är fullt i de andra rutorna.

Superproduktiv vecka

Den här mallen har fem dagar och är indelad i halvtimmar så att du kan dela upp dagen ännu mer i detalj. Ju mer detaljerad planering, desto svårare att smita undan och tänka "jag gör det senare".

Som du ser på bilden brukar jag färgkoda i min mall och markera hur många halvtimmar jag kan lägga på ett visst projekt.

Det kan vara lättast att börja med att markera när du ska gå och lägga dig, när du ska stiga upp och när du ska äta för att sedan fördela ut att-göra-punkterna där det finns plats.

2. Ha något att skriva på i närheten för nya idéer som kommer upp medan du arbetar

Mitt andra tips för att fokusera gäller under arbetets gång. Se till att du har någonting att skriva på i närheten, som inte är din mobiltelefon, för idéer eller tankar som du kommer på medan du jobbar på det du ska göra just nu.

Skriv upp det snabbt och släpp det sedan för att återgå till den nuvarande uppgiften!

I nödfall kan du skriva upp det i mobiltelefonen men det är farligt för det finns så många saker som kan distrahera på den. Innan du har skrivit upp vad du tänkte kan du ha glömt det eftersom reflexen är så stark att hoppa in på Facebook eller Instagram eller titta på alla notiser som har dykt upp sedan du senast höll i den.

Använd i stället: ett tomt papper, en skrivbok, en post-it-lapp, Strukturkalendern eller ett digitalt dokument på datorn om du ändå sitter och jobbar på den.

Se till att du tittar på de här idéerna efteråt och skriver upp dem på ett bra ställe så att du kommer ihåg idén när det är dags att ta itu med den. Om det är en ny att-göra-punkt passar det bra att skriva in den i Strukturkalendern. Om det är något som hör till en viss punkt kanske du kan skriva in det i detaljtidsplaneringen du gjorde tidigare. Om det är något du behöver komma ihåg en viss tid kan du lägga in en påminnelse i telefonen.

Om du ofta kommer på idéer, rekommenderar jag att använda Trello eller en fysisk plastmapp för att spara idéerna. Skriv upp i kalendern att titta där då och då.

OBS! Tänk på att skriva tydligt så att du förstår vad du menade även om du läser det en vecka senare.

3. Ställ en timer

Det tredje fokustipset jag tänkte ta upp i dag är att ställa en timer. Sätt en tidsgräns och säg till dig själv "Jag ska arbeta fokuserat med det här X minuter och sedan vila en stund eller gå vidare till något annat."

Det fascinerar mig ständigt hur mycket lättare det är att göra någonting om det finns en deadline eller begränsad tid. Jag får mycket mer gjort då och jag tror att detsamma gäller för dig.

Pomodorometoden är väldigt bra för detta. Den innebär 25 minuters fokuserat arbete och sedan 5 minuters paus. Efter fyra sådana omgångar tar du en längre paus på 15-30 minuter.

Om du sitter ner när du arbetar med uppgiften, tänk på att ställa dig upp och röra dig lite i pausen. Den lilla skillnaden har gjort underverk för min rygg.

Vilka är dina bästa tips för att fokusera? Skriv en kommentar!

Ha en smidig och delbar önskelista året om

Erika Norberg2018-07-162018-07-05Lämna en kommentar

Du kanske har läst på andra sidor eller lärt dig av erfarenhet att det är bra att ha en handlarlista att skriva upp saker på när du inser att något är slut men du kanske inte har en önskelista igång året om.

Jag är 28 år och på min senaste födelsedag bjöd jag in ett gäng vänner och sa ”Presenter undanbedes” men det vägrade de acceptera och tvingade mig till slut att berätta vad jag ville ha. Visst, jag hade kunnat insistera mer på att jag inte ville ha någonting men jag förstod på deras ihärdighet att de skulle ge mig något ändå och eftersom jag inte tycker om att fylla mitt hem med saker jag inte använder tänkte jag att det bästa var att faktiskt skicka över min önskelista.

I ganska många år nu har jag haft en önskelista i ett Googledokument som jag uppdaterar så fort jag kommer på någonting jag skulle vilja ha - i alla prisklasser. Ibland kanske jag köper det till mig själv, ibland står det där flera år men då och då får jag också någon present som är precis det som jag vill ha för att någon har läst min önskelista.

Varför du borde ha en önskelista

Du kanske tycker att du är för gammal för det och inte behöver någonting men jag tycker ändå att det är en bra idé att ha en för att:

Det finns troligtvis personer som vill ge dig presenter
Du kan få det du vill ha och behöver utan att betala för det
Du slipper fylla ditt hem med presenter som du inte vill ha, inte använder men inte vill göra dig av med eftersom det var en present
Du glömmer inte bort vad du önskar dig för du vet var du ska skriva upp det

Visst, ibland är det roligt att få presenter utan att ha någon aning om vad det kan vara men jag tycker att det är ännu bättre att få något som jag kommer att ha användning för.

Fördelar med att ha en önskelista i ett Googledokument

Du kan uppdatera den från alla enheter med en internetuppkoppling, som mobiltelefon, surfplatta och dator.
Du kan enkelt dela listan med alla du vill ska ha den. Med rätt inställningar kan du göra så att alla som har länken kan se den även om de inte är inloggade på ett Googlekonto. (Se nedan)
Du kan välja vem som kan redigera listan så att du kan ha en gemensam lista med din sambo/man/fru om det finns saker ni vill ha gemensamt och att båda kan lägga in saker de kommer på.
Du kan lägga till länkar till sidor där man kan köpa just den saken.
Du kan lägga till bilder för att se till att det blir precis rätt.

Hur du gör för att skapa och dela en önskelista i ett Googledokument

Gå in på drive.google.com.
Logga in på ditt konto eller skapa ett om du inte redan är inloggad.
Klicka på plustecknet där det står Nytt. (På dator är det uppe till vänster. På andra enheter kan det vara nere till höger och bara ett plustecken.)
Välj Google Dokument.
Klicka där det står Namnlöst dokument och välj ett namn, t.ex. Önskelista Erika.
Klicka på Dela uppe i högra hörnet.
Klicka på Hämta länk som kan delas.
Se till att det står Alla med länken får visa.
Kopiera länken och skicka till de du vill eller lägg till personer i rutan längre ner. Klicka då på pennan och välj vilken behörighet de ska ha.
Klicka på Klart och börja skriva vad du önskar dig i den stora vita rutan.

Fler tips

Skapa en genväg direkt till önskelistan på hemskärmen på din mobiltelefon.

Skapa en genväg direkt till dokumentet på hemskärmen på din mobiltelefon. Då går det snabbt att lägga till något du kommer på att du vill ha eller ta bort något du har fått eller köpt. (Ladda hem appen Google Dokument och gå sedan till att lägga till Widget.)
Skapa önskelistor för dina barn. Då kan du skriva upp saker de nämner att de vill ha (eller låta dem själva skriva om de kan) och dela med släkt och vänner.
Gör en delad Google Drive-mapp med släkten eller kompisgänget där alla kan lägga in sina önskelistor så att det är lätt att hitta när någon fyller år eller kring jul. (Det här har min släkt och jag har fått ganska många att haka på!) I mappen kan man också dela bilder, adressuppgifter eller andra dokument.

Dumma tankar som hindrar mig från att vara välorganiserad

Erika Norberg2018-07-092018-08-24Lämna en kommentar

Gör det bara!

I sommar skriver jag blogginlägg om något enkelt strukturtips och den här veckans tips skulle kunna sammanfattas med: Gör det bara! Eller Nikes slogan ”Just do it”.

Du har kanske varit med om att, liksom jag, få rätt många tankar varje dag som kommer från lathet: ”Jag orkar inte nu”, ”Jag kan göra det senare” eller ”Någon annan kan göra det”. Men egentligen är det verkligen inte jobbigt att göra det nu och oftast har du tid. Jag ska ge några exempel på dumma tankar jag har som hindrar mig från att vara välorganiserad och förklara varför de är så onödiga.

1. Jag behöver inte sätta toalettpappret i hållaren just nu. Det kan jag göra senare.

Dumma tankar jag har som hindrar mig från att vara välorganiserad. merstruktur.se — Att sätta toapappret i hållaren tar bara 6 sekunder.

Men egentligen, hur lång tid tar det? Jag tog tid! Att ta ut toapappret från badrumsskåpet och ställa det bredvid toalettstolen tog 4 sekunder. Om jag dessutom satte rullen på hållaren och stängde badrumsskåpet tog det totalt 10 sekunder. Jag har 6 sekunder över. Om jag gör det direkt slipper jag gå och störa mig på att det inte är gjort och tänka samma dumma tanke om och om igen tills jag till slut gör det.

6 sekunder = sätta toapappersrullen på hållaren - Gör det bara!

2. Jag har egentligen ingenting för mig men jag kan ställa disken på köksbänken ovanför diskmaskinen istället för i diskmaskinen.

Det här gör jag ofta utan att tänka på saken. Även om diskmaskinen är tömd och redo för smutsig disk gör jag det här hela tiden. Ibland kan jag skylla på att jag inte vet om den är igång eller inte eftersom vi har en inbyggd diskmaskin som oftast är tyst även om den kör men ärligt talat vet jag nästan alltid hur läget är; jag gör det bara inte.

Så, jag tog tid! Att ta disk som står på köksbänken, sätta in det i maskinen och stänga luckan igen tar 8 sekunder. Om jag skulle göra det direkt skulle jag säkert spara mer än 8 sekunder för att jag tar bort tiden att ställa ner och plocka upp.

Visst, ibland kan det vara rimligt att ta allt från bordet till köksbänken för att sedan ställa in allt i maskinen på samma gång men när jag bär min egen tallrik, mina bestick och mitt glas kan jag faktiskt lägga 8 sekunder på att ställa in det i maskinen.

8 sekunder = ställa in något i diskmaskinen - Gör det bara!

3. Jag kan läsa allt på Facebook och Instagram en gång till medan jag väntar i stället för att t.ex. plocka ur diskmaskinen.

Har du varit med om det eller är det bara jag? Vid minsta känsla av uttråkning är mobilen plötsligt i min hand och jag är inne på Facebook och Instagram där jag inser att jag har redan har läst allting flera gånger i dag.

Om jag t.ex. väntar på att vatten ska börja koka eller att något ska värmas i mikrovågsugnen skulle jag istället kunna diska en matlåda, stekpanna eller plocka ur diskmaskinen. Häromdagen tog jag tid när jag plockade ur diskmaskinen och även om jag inte skyndade mig var jag klar på 3 minuter och 50 sekunder. Ibland vet jag att jag har hunnit det medan något har varit i mikron i 2 minuter och 30 sekunder så ibland går det till och med snabbare.

Istället för att tänka på hur jobbigt det är att plocka i och ur diskmaskinen borde du tänka på hur fantastiskt det är att ha en diskmaskin (om du har en) och glädjas åt att du på mindre än 10 minuter kan ha tömt, fyllt och startat maskinen.

3 minuter 50 sekunder = plocka ur diskmaskinen - Gör det bara!

4. Det är jobbigt att torka bordet så jag kan lida av hur smuligt/smutsigt/kladdigt det är istället för att göra något åt det.

Jag jobbar aktivt på att träna in vanan att alltid stöka av och torka bordet efter en måltid men fortfarande kämpar jag emot den här tanken. Okej, jag formulerar den inte så i mitt huvud. Det är snarare ”Jag orkar inte nu” eller att jag bara glömmer det och börjar göra något annat.

För att övertyga mig själv om att det här inte är en så stor grej tog jag tid. Att ta trasan, blöta den, krama ur den, gå till bordet, torka bordet, gå tillbaka, skölja ur trasan och hänga tillbaka den tog 36 sekunder. Då var det vardagsrumsbordet jag torkade så det skulle nog ta ännu mindre tid att torka köksbordet eftersom det är närmare. Hur som helst är 36 sekunder praktiskt taget ingenting.

36 sekunder = torka av bordet - Gör det bara!

5. Det är jobbigt att lyfta locket på tvättkorgen så jag kan lägga tvätt på eller bredvid.

Det här har jag nästan tränat bort. Ibland kan dock tvätt ligga på golvet bredvid sängen alldeles för länge. Jag försöker lägga undan tvätt och hänga upp halvanvända kläder på kvällen men jag är inte mitt smartaste jag den tiden på dygnet då det kräver lite mer träning.

Oavsett mina bortförklaringar kan jag berätta att det tar 5 sekunder att lyfta tvätt från golvet, gå två meter, lyfta på locket till tvättkorgen och lägga i tvätten.

5 sekunder = lägga tvätt i tvättkorgen - Gör det bara!

6. Sängen kan vara obäddad jämt för det är tråkigt att bädda den.

När jag har bäddat sängen blir jag glad. Rummet ser genast mycket mer städat ut och om det var städat innan ser det inte städat ut förrän sängen är bäddad. Dessutom berättar exempelvis boken The Power of Habit att vanan att bädda sängen varje dag kan kopplas till hur framgångsrik en människa är.

Ja, du kan gissa vad jag ska säga härnäst. Jag tog tid när jag bäddade sängen och att bädda en dubbelsäng med två täcken och två överkast (tips: om du har två för små överkast som är olika men matchar kan du lägga dem på tvären så ser det genomtänkt ut) tog 1 minut och 30 sekunder. Inte lång tid.

1 minut 30 sekunder = bädda en dubbelsäng - Gör det bara!

7. Jag kan diska stekpannan senare.

För det första blir det svårare att diska stekpannan om du väntar och för det andra tar det inte lång tid - 1 minut för att vara exakt. Det är det värt.

1 minut = diska en stekpanna - Gör det bara!

Sammanfattning

När de där tankarna kommer - säg emot och gör det bara! På mindre än 10 minuter kan du göra allt det här direkt och få ett mycket snyggare hem:

6 sekunder - byta papper i toapappershållaren
8 sekunder - ställa in något i diskmaskinen
3 minuter 50 sekunder - tömma diskmaskinen och ställa in i skåp
36 sekunder - torka av bordet
5 sekunder - lägga tvätt i tvättkorgen
1 minut 30 sekunder - bädda en dubbelsäng
1 minut - diska en stekpanna

= 7 minuter 15 sekunder

(Jag har inte skyndat mig när jag har tagit tid utan försökt göra som jag brukar.)

Vilka tankar har du som hindrar dig från att vara välorganiserad?