Jag kan tänka mig att du, liksom jag, har en hel del papper hemma och det kan kännas övermäktigt att få ordning på alla de där papperna men jag har en steg-för-steg-metod som jag själv använder och som jag tror kan hjälpa dig också!
Det här inlägget innehåller affiliate-länkar, vilket innebär att jag får provision när någon utför ett köp via länkarna (utan extra kostnad för dig). Åsikterna är mina egna.
Det här är ett uppdaterad blogginlägg från november 2016.
Du behöver
- En låda, tvättkorg, IKEA-kasse eller annan stor behållare att samla papper i
- Ett bord eller annan yta med plats för minst tre högar
- Post-it-lappar + penna
- Behållare för återvinning
- Behållare för skräp
- BONUS: Dokumentförstörare
- BONUS: En kopp te
Till steg 5 behöver du också pärmar med register eller en liknande lösning men börja med de andra stegen så att du vet hur många pärmar du behöver!
Steg 1: Samla ALLA papper
Det första steget är att samla alla papper, tidningar och kvitton på ett och samma ställe. Hitta en låda, tvättkorg eller en annan stor behållare där du kan samla alla papper du hittar. Gå rum för rum och samla ihop alla lösa papper. Nu har du alla papper på ett och samma ställe så om du söker efter något visst papper har du bara den lådan att leta igenom och du är redo för steg 2!
Steg 2: Grovsortering
I den första sorteringsomgången ligger fokus på att hitta de papper som är viktiga att ta itu med just nu och att rensa bort de papper som kan slängas bort för att göra pappersberget mindre överväldigande. I det här steget brukar jag göra plats för följande kategorier:
- Aktuellt: Papper som jag behöver ta itu med t.ex. räkningar eller papper som handlar om något jag behöver komma ihåg.
- Papper att spara/arkivera: t.ex. ekonomipapper, brev, bilinformation, födelseattester, vigselbevis m.m.
- Övrigt att spara: t.ex. tidningar som jag kommer att läsa inom en snar framtid, fotografier, plastfickor, kollegieblock med tomma sidor kvar. Oftast finns det sådant som inte är vanliga lösa papper som följer med i pappershögen.
- Papper/tidningar att återvinna: Sådant du vill slänga men som inte innehåller känsliga uppgifter.
- Papper att köra genom dokumentförstöraren: De som innehåller personuppgifter, kontouppgifter eller annan känslig information. (Om du har en dokumentförstörare hemma kan du gärna ha den bredvid dig och strimla dokument när du hittar dem.)
- Skräp: Främst kuvert eftersom de inte kan återvinnas pga. limmet. I övrigt rekommenderar jag återvinning men om du bara vill minska på berget kan du ha en hög för blandat skräp som du går igenom och återvinner senare (eller slänger om du bara behöver ta dig framåt).
Något som hjälper mig att slänga mer är frågan "Var skulle jag förvara det här?". Om det inte finns någon plats för det, behöver jag skapa en plats eller borde jag bara slänga det nu i stället för att flytta omkring det?
Tips! Märk upp varje avdelning tydligt så att du inte glömmer bort vad någon hög står för.
Grovsortera allt papper på en gång eller dela upp det så att du tar en del i taget. Jag har gjort ett par omgångar grovsortering och har fortfarande några omgångar kvar (efter att ha tömt skrivbordet i mitt barndomshem från tiden när jag sparade ALLA papper) men det känns otroligt skönt att bli av med alla onödiga papper och tidningar!
Ont om tid?
Om du söker ett eller flera särskilt viktiga papper och har ont om tid kan du nöja dig med två eller tre högar:
- Aktuellt
- Senare
- Valfri: Återvinna/slänga
Skriv in i almanackan när du ska ta nästa varv i "Senare"-högen så att du fortsätter att arbeta framåt med pappersberget i stället för att glömma bort det tills det har växt lika mycket till.
Steg 3: Lösning för aktuella papper
Den professionella organisatören Lisa Woodruff från Organize365 är något av en expert på det här med pappersorganisation och hon har ett koncept som hon kallar Sunday Basket, dvs. söndagskorgen.
Under veckan lägger hon alla papper som kommer in i huset i sin söndagskorg. När söndagen kommer tar hon ut alla papper ur korgen och frågar sig "Kan det här vänta till nästa söndag?". Om det kan vänta lägger hon tillbaka det och om det inte kan vänta låter hon det vara framme. Sedan tar hon itu med alla papper som finns kvar på bordet och behöver någon åtgärd, t.ex. betalar räkningar, schemalägger uppgifter för veckan, svarar på inbjudningar osv.
Jag tycker att det här är en mycket bra lösning men jag har anpassat den lite. Delvis beror det kanske på att jag inte får hem lika mycket papper längre. Oftast schemalägger jag betalning för räkningar direkt när de kommer (för de som jag inte redan har autogirobetalning på) och skriver upp det som behöver göras i min strukturkalender.
Det som kan vänta lite längre eller papper som är kopplade till punkterna på min att-göra-lista lägger jag i Aktuellt-facket (se bild) som är min motsvarighet till söndagskorgen.
Sedan är det en del av min veckochecklista att gå igenom aktuella papper.
Steg 4: Finsortering
När du har rensat ut de papper som kan återvinnas, slängas eller åka igenom dokumentförstöraren har du förhoppningsvis inte lika mycket papper kvar. Då kan du börja finsortera, dvs. dela upp dina papper i fler kategorier. Mina största kategorier är Ekonomi och Lärarrelaterat (jag jobbar som lärare vid sidan av bloggandet, eller bloggar vid sidan om lärarjobbet, beroende på hur man ser på saken).
Här kan du också slänga dubbletter. Jag försöker se till att jag inte har en mängd kopior av samma sak och om jag har filen på datorn (på ett ställe där jag har en säker backup) behöver jag heller inte spara den fysiska kopian.
Exempel på kategorier kan vara:
- Ekonomi
- Arbete
- Utbildning
- Bil
- Livsstil
- Sjukvård
- Viktiga dokument
- Fotografier och minnen
- Någon annans (märk gärna upp med post-it-lappar så att du vet vems det är)
Se själv efter vilka papper du har många av som kan passa bra att samla i en gemensam pärm eller på en gemensam plats. Det kan räknas som en kategori, med eventuella underkategorier. Några av kategorierna här ovanför kan du samla i en och samma pärm men under olika poster i registret.
På bilden längre upp finns facken Hem & bil, Grupper och Mer struktur. Där har jag plastfickor eller aktmappar med sådant som är sorterat men ännu inte arkiverat. Ibland är det sådant som jag ska arkivera men inte har arkiverat än men i huvudsak handlar det om papper som jag vill ha nära till hands för att använda eller referera till snabbt, t.ex. min veckochecklista. Jag har också mappar där för projekt som för tillfället är vilande.
Det är ett medvetet val att ha fack som inte rymmer för mycket. Det gör att jag måste arkivera eller rensa ganska ofta och inte kan samla på mig hur mycket som helst.
Steg 5: Arkivering
Kortfattat handlar arkivering om att sätta in papper i pärmar eller i hängmappar. Hemma har jag en aktuell ekonomipärm (och några äldre) och sedan har jag flera pärmar som är relaterade till mina universitetsstudier. Jag har också en pärm för Mer struktur (även om det mesta är digitalt). Eftersom jag sätter in så mycket i min ekonomipärm som har med hem, arbete och bil att göra har jag inte så många andra (användbara) pärmar just nu men jag kan erkänna att jag inte har kommit till det här steget med alla mina papper än så det kan bli fler pärmar.
Och jag ska erkänna att jag har en hel del pärmar vars innehåll behöver tittas igenom och förmodligen slängas. Jag har alltid tyckt om pärmar men har inte alltid haft en genomtänkt strategi för att hantera dem så det finns några pärmar som är fulla med vad jag i dag skulle kalla för skräp.
Fotografier och minnen klistrar jag in i en bok som också fungerar som gästbok hos oss eller lägger i min "må-bra-låda" om det är tackkort, grattiskort eller brev som gör mig glad. Tackkort och brev som inte känns betydelsefulla eller som får mig att må dåligt slänger jag.
Förslag på pärmar och innehåll:
Rubriken till vänster tänker jag är namnet på pärmen som står på pärmryggen och punkterna efter är idéer på vad du kan skriva i registret inne i pärmen och därför sortera med.
- Bil(ar)
- Reparationer & service
- Försäkring
- Ägandebevis
- Arbete och utbildning
- CV
- Anställningsbevis och anställningsavtal (efter person)
- Utbildningar (examensbevis m.m.)
- Lönebesked
- Ekonomi
- Kontoutdrag
- Låneinformation
- Kreditkortsinformation
- Hemmet: lån, köpeavtal, inventarier osv.
- Försäkringar
- Fakturor
- Garanti
- Pension
- CSN
- Fonder och aktier
- Skatteverket och deklarationer
- Livsstil
- Barnomsorg
- Klubbar
- Hundträning
- Familjehistoria
- Hälsa, vitaminer, dieter
- Hobby
- Högtider
- Heminredning
- Humor
- Trädgårdsidéer
- Kartor
- Minnen (ev. efter person)
- Menyer
- Scheman
- Resor
- Semesteridéer
- Frivilligarbete
- Önskelista
- Sjukvård
- Journaler (efter person)
- Hälsoförsäkring
- Högkostnadsskydd
- Försäkringar
- Tandvård
- Viktiga dokument
- Adoptionsdokument
- Födelsebevis
- Dödsbevis
- Vigselbevis, äktenskapsförord
- Vårdnad om barn
- Skilsmässohandlingar
- Dopbevis
- Hushållets inventarier
- Försäkringar
- Juridiska dokument
- Fullmakter
- Religiösa dokument
- Innehåll i bankfack
- Testamente
- Pass
- Körkort
- Patientkort
Personligen har jag kombinerat nästan alla kategorier utom Livsstil i en pärm som jag kallar Ekonomi så känn dig definitivt inte låst vid de här kategorierna. Sortera först så att du märker vad du har mycket av och våga byta system om du märker att du har pärmar som nästan är tomma eller pärmar som är överfulla.
Oavsett vilket system du väljer, märk upp allt tydligt! Tänk på att det ska vara lätt både för dig och andra att hitta i pärmarna om något händer och det ska vara lätt för dig att veta var du ska förvara varje papper.
Jag brukar alltid göra mitt eget material men när det gäller att märka upp pärmar har jag det senaste året använt Vivekas mallar. Hon har både etiketter för pärmryggen och försättsblad att skriva ut för register i olika storlekar.
Sammanfattning
De fem stegen för att sortera alla dina papper är alltså:
- Samla ALLA papper
- Grovsortering
- Lösning för aktuella papper
- Finsortering
- Arkivering
OBS! Du behöver inte ha samlat ihop och grovsorterat alla dina papper innan du går vidare till nästa steg. Jag tar det i omgångar men nästan alla mina papper går igenom den här processen.
Det kan faktiskt vara bra att gå igenom hela processen med en del av dina papper först. Att komma till arkiveringsstadiet kan faktiskt göra att du slänger fler papper i grovsorteringen nästa gång eftersom du inser att du inte kommer att ha användning eller plats för alla papper som du tänkte att du skulle kunna spara.
Utmaning: Sortera 10 papper om dagen eller 20 papper i veckan.
Det tar inte lång tid men gör stor skillnad i långa loppet.
För att göra det roligare att sortera papper kan du alltid skaffa Storytelsom har en mängd ljudböcker och e-böcker. De två första veckorna är helt gratis så testa och se om det är något för dig. Ifall du säger upp abonnemanget innan de två veckorna är slut behöver du inte betala någonting alls!
Hur hanterar du de papper som kommer in i ditt hus? Vilka kategorier har du i dina pärmar? Skriv en kommentar!
