Om du är som jag har du fått en lägre mängd papper i ditt liv men en större mängd filer på din dator de senaste åren. Kanske har du haft kontroll på papperna så länge de har varit fysiska och varit duktig på att sätta in dem i pärmar. Med datorn blir systemet annorlunda men kanske inte så annorlunda som du tror.
I dag vill jag dela med mig av mina bästa tips för att hålla ordning på dina digitala filer så att du direkt kan hitta det du söker.
Sökfunktionen i all ära men liksom dina fysiska saker borde alla digitala filer ha sin egen plats, du borde veta var den är och samla alla liknande saker på samma ställe.
Börja nu! Du kanske tänker att det är ett oöverstigligt berg eller att du ska ta det "senare någon gång" men du och jag vet båda två att det troligtvis inte blir gjort om du inte sätter igång nu eller skriver in det på almanackan direkt. Börja nu! Jag ska berätta hur.
Först och främst kommer jag med mina tre tips för att hålla ordning på filerna på dator sedan kommer jag att ge dig tre överkomliga steg för att få struktur på dina filer om de är i kaos nu.
1. Använd mappar och undermappar
Måste jag säga det här? Ja! Du måste använda mappar för att hålla ordning på dina filer. Om du har alla filer lösa i Dokument-mappen eller, ännu värre, på Skrivbordet kommer du inte att hitta någonting utan sökfunktionen och då måste du veta vad du ska söka på och kanske ändå inte hittar.
Släng inte allt på golvet!
I många år har jag försökt få min mamma att använda mappar. Hon använder datorn mycket och har många filer att hålla reda på men hon har sparat allt i Dokument-mappen utan några undermappar.
Pappa har också försökt och han kom på den bra jämförelsen att se mappar som pärmar. På pärmryggen skriver du den överordnade kategorin och inuti har du ett register med underkategorier. Pärmryggen är mappnamnet och registret innehåller undermapparna.
Det hjälpte ganska bra och mamma, som är duktig på att sätta in fysiska papper i pärmar, förstod jämförelsen. Det var dock många dokument och det tog tid att komma framåt.
En dag när hon förgäves sökte någon fil utropade jag:
Att ha alla filer lösa i Dokument är som att ha alla papper utslängda på golvet i stället för att sätta in dem i pärmar!
Då förstod hon varför jag och pappa tyckte att det var så jobbigt att hon inte använde mappar och nu är hon mycket bättre på det. Så, släng inte dina dokument "på golvet" utan sätt in dem i digitala "pärmar".
Överordnade kategorier
Om du har Windows kommer du automatiskt att ha de här fyra kategorierna:
- Dokument
- Bilder
- Filmer
- Musik
Dokument är den vi kommer att fokusera på mest i dag och där rekommenderar jag att du förvarar alla filer som inte är bilder, filmer eller musik.
Något kort om de andra tre: I Bilder och Filmer rekommenderar jag att ha datum på mapparna och en kort men tydlig rubrik som säger vad den mappen innehåller. Musik brukar jag kategorisera efter artist och inuti artistmapparna ha separata mappar för varje album.
Överordnade mappar i Dokument
Tänk på Dokument som bokhyllan där du förvarar dina pärmar. Här tycker jag om att ha mappar som täcker in ganska stora områden och om jag ska jämföra med pärmar är det här snarare färgen på pärmen. I min fysiska bokhylla har jag t.ex. en färg för ekonomipärmar, en färg för franska och en för svenska (franska och svenska är de ämnen jag är lärare i). Varje kategori/färg har i sin tur flera pärmar beroende på område eller år.
Några av mina överordnade mappar på datorn är:
- Arbete
- Blogg
- Certifikat och intyg
- Design
- E-böcker
- Ekonomi
- Hem
- Presenter och projekt
- Studier
- Översättningar
Undermappar
Här börjar det bli svårare att ge exempel eftersom det är så individuellt. Här kan du antingen tänka på vad du skulle skriva på pärmryggen eller i pärmregistret. Akta dig för att dela in i för många nivåer av undermappar så att det tar lång tid att hitta vad du söker men var inte rädd för att göra undermappar om det hjälper dig att hitta bättre.
Några exempel på undermappar:
- Arbete: Jobbansökningar, Anställningsavtal, Lönespecifikationer. (Lägg till mer specifika mappar ifall du har samma dator hemma och på arbetet.)
- Ekonomi: Fakturor, Kvitton/garantier, Kontoutdrag, Budget och resultat.
- Hem: Planering, Städning, Husinformation/Lägenhetsinformation (kan namnges med adressen på hemmet ifall du vill spara information från flera ställen där ni har bott). Här passar många av materialen från Mer struktur in.
I vissa fall kan det passa bra att ha undermappar baserade på datum medan det i andra fall blir helt förvirrande. Inom överkategorin Bilder brukar jag alltid inleda mappnamnet med det datum då jag laddade upp bilderna i datorn ÅÅÅÅ-MM-DD och sedan en kort rubrik som säger vad mappen innehåller, t.ex. Sommar i stugan, Bröllop, Vinterutflykt osv.
2. Skriv smarta filnamn
För att hitta dina filer är det en bra idé att ha ett fungerande mappsystem och att ha smarta namn på filerna. Dokument 220 är inte ett särskilt hjälpsamt filnamn.
På bilden kan du se ett exempel på hur jag har sorterat anteckningar från litteraturkursen som jag har gått den här terminen.
På bilden är vi inne i överkategorin Dokument med huvudmappen Studier. Där har jag en särskild mapp som heter Litteratur VT17 där jag lägger allt som är kopplat till kursen i Litteraturvetenskap som jag går den här terminen, dvs. vårterminen 2017.
I den mappen har jag t.ex. mapparna Diskussionsfrågor och instuderingsfrågor, Examination, Föreläsningar, Kursinformation och Litteratur och texter.
Bilden är från mappen Föreläsningar där jag sparar alla mina föreläsningsanteckningar och eventuella filer som lärarna ger ut i anslutning till föreläsningen. Anteckningarna får alltid namnet:
ÅÅÅÅ-MM-DD Namnet på föreläsningen.docx.
Genom att börja med datum blir anteckningarna automatiskt sorterade efter när jag lyssnade på föreläsningen och eftersom jag har rubriken på föreläsningen i filnamnet är det lätt att veta vad det handlar om.
Att tänka på när du väljer filnamn:
- Välj tydliga namn så att du förstår även om det har gått flera år sedan du skrev det.
- Skriv datum i början av filnamnet om det är lämpligt att filerna sorteras efter datum.
- Var konsekvent med stora och små bokstäver. Jag har i regel alltid stor bokstav (versal) i början på både mappar och filer om det inte är så att det är något som ska laddas upp på internet. Då använder jag bara små bokstäver i filnamnet (gemener), bindestreck i stället för mellanslag och inga å, ä, ö för att minska risken för problem vid upp- och nedladdning.
- Undvik specialtecken. Specialtecken går oftast inte att använda i filnamn så det är lika bra att undvika. Du klarar dig långt med bindestrecket.
3. Spara på rätt ställe och med rätt namn direkt
Om du sparar filer på rätt ställe och med rätt namn direkt sparar du en massa tid och kommer att ha mycket lättare att hitta dina filer i framtiden. Det här gäller både när du skapar en ny fil och när du laddar hem en fil eller tar emot en fil från någon annan.
Nytt dokument
När jag gör ett nytt dokument tycker jag om att spara det på sin plats direkt, även innan jag har börjat skriva. Då kan jag sedan snabbklicka på Ctrl+S för att spara under tiden och inte gå miste om några ändringar ifall datorn skulle krångla.
Klicka på Arkiv och sedan Spara som för att välja var du vill spara filen. Spara den direkt i den mapp där den hör hemma och om det inte finns en naturlig plats för den, skapa en ny mapp!
Tänk också på att ha ett tydligt filnamn direkt och att följa det system du har bestämt!
Hämtade filer
När du laddar hem någonting från internet, från ett e-postmeddelande eller från en chatt hamnar det ofta i mappen Hämtade filer eller på Skrivbordet automatiskt. Då brukar jag direkt klicka på Visa i mapp om jag får det alternativet eller gå till Hämtade filer och flytta filen till den mapp där den hör hemma.
Det gör det mycket lättare att hitta den igen!
Något jag är sämre på är att byta namn på filen om filnamnet inte är särskilt tydligt eller inte passar in i mitt system men det är enkelt att göra det samtidigt. Högerklicka på filen och välj Byt namn eller markera filen och klicka på F2 för att byta till ett bättre filnamn.
Var ska jag börja?
Om du känner att det här är överväldigande för att du har alla dina filer "utslängda på golvet" rekommenderar jag följande:
1. Gör ett grundläggande mappsystem
Börja med att göra ett grundläggande mappsystem. Titta på exemplen jag har skrivit ovan och fundera på vad du behöver av det. Det här kommer du sedan att kunna utveckla allteftersom men det underlättar att ha en grund påbörjad.
Om det hjälper dig kan du göra en "mappkarta" i ett separat dokument som visar vilka mappar och undermappar du har och eventuellt specificerar vad som ska vara i vilken mapp. Mappkartan är den enda filen som får ligga utanför mapparna i Dokument när du är klar. Det kan också gå att spara den på Skrivbordet.
2. Var noggrann med alla nya filer
Alla nya filer som du skapar eller laddar hem från och med nu bör få rätt namn och placeras i rätt mapp direkt. Bestäm dig för att hålla dig till det och tänk på hur mycket tid du sparar ditt framtida jag. Om du lägger filerna på rätt ställe med rätt namn direkt kommer du att
- hitta dina filer mycket snabbare
- veta vad som finns i varje fil
- slippa "städa" upp senare när du har en mängd filer på fel ställe
3. Sortera 10-20 filer om dagen
Sätt upp ett mål som är rimligt för dig om 10-20 filer om dagen eller 50 filer per vecka. Gå igenom din osorterade digitala hög med filer och lägg filerna i rätt mapp. Under tiden kommer du att upptäcka att du behöver nya mappar för filer som inte har någon plats än. Skapa då den mappen eller undermappen och lägg filen där.
Det kommer att variera hur lång tid det här tar. En del filer har du redan ett bra namn på så att du direkt vet var den hör hemma medan andra måste öppnas och kanske få ett nytt namn för att du ska veta var den ska placeras och lätt hitta den igen.
Om du har haft ett system för filnamn kanske det går bra att söka efter ett visst sökord och hitta alla filer som ska till samma mapp. När du har gjort detta med alla som är enkla behöver du förmodligen gå igenom de som är kvar uppifrån och ner. Ta filerna en och en och lägg dem rätt.
Du kommer att upptäcka dubbletter och filer som du inte behöver spara, som kanske bara har en mening i sig, och då kan du rensa.
Vilka namn brukar du ge dina filer?
