Det händer då och då att jag får frågan hur jag planerar min tid och nu när jag har haft Strukturkalendern ett tag känns det lämpligt att skriva ett blogginlägg där jag besvarar den frågan utifrån hur jag använder denna fantastiska planerare.
Det kan låta som om jag gör hur mycket som helst och lägger oändligt med tid på planering men så är det inte. Jag lägger korta stunder varje dag, vecka och månad på att planera så att jag känner mig tryggare och vet att allt som behöver bli gjort hinns med. I dag tänker jag gå igenom vad jag gör och när så att du kan ha något att utgå ifrån när du skapar din egen planeringsrutin. Testa tills du hittar något som fungerar för dig!
Titta in på min butik för att köpa Strukturkalendern.
Om du inte har en strukturkalender och inte är redo att köpa än kan du använda de här planeringsbladen (för dags- och veckolista), den här längre att-göra-listan (för månadslista) och den här målkalendern för att följa samma planeringsmodell.
Om du vill ha hjälp att följa min rutin kan du ladda hem min checklista genom att klicka på knappen nedan:
Relaterade blogginlägg: Hur jag planerar min vecka och 5 blogginlägg för att prioritera din tid bättre
Varje dag
På morgonen
Varje morgon tar jag en titt på uppgifterna jag har skrivit upp för dagen och börjar med det som är viktigast att hinna göra. Jag tittar också på gårdagens lista för att se om det var något där som inte blev gjort som jag behöver göra i dag.
Om jag blir avbruten mitt i någon uppgift är det skönt att ha listan att gå tillbaka till för att se vad det var jag höll på med. Den gör också att jag inte glömmer något som måste hinnas med.
På kvällen
Varje kväll tittar jag på dagens och morgondagens listor. Om det är något som inte hanns med under dagen funderar jag på hur viktigt det är. Om det är väsentligt att jag får det gjort snart skriver jag ofta upp det på morgondagens lista. I annat fall låter jag det stå kvar på dagens lista utan markering
Jag tittar också på min målkalender och sätter kryss på det jag har gjort den dagen. Mer om målkalendern finns längre ner.
Varje vecka
Titta bakåt
I slutet av varje vecka går jag igenom den vecka som har varit och fokuserar på de punkter som inte har blivit gjorda både på veckolistan och på daglistorna. Dessa går jag igenom en efter en och gör något av dessa saker:
- gör direkt om det går snabbt att göra
- flyttar över till nästa eller nästnästa veckolista om det är något som fortfarande är viktigt att göra ganska snart
- flyttar över till en daglista på nästa vecka om det är viktigt att hinna med tidigt under nästa vecka
- flyttar över till en månadslista om det kan göras längre fram i tiden och har lägre prioritet
- stryker punkten om den inte är relevant längre
När en punkt är flyttad gör jag en pil i rutan och när jag stryker en punkt gör jag ett stort kryss. På så sätt håller jag koll så att ingen punkt tappas bort mellan veckorna.
När alla punkter är avklarade, hänskjutna eller strukna flyttar jag bokmärket som visar aktuell vecka till nästa vecka. Om jag inte gör min veckoplanering innebär det att jag varje gång jag vill hoppa till nuvarande vecka hamnar en vecka (eller i värsta fall flera veckor) längre bakåt eftersom det är där bokmärket sitter. Då får jag ett extra tillfälle att se de punkter som har lämnats kvar från föregående vecka/veckor och påminns hela tiden om att ta mig tid att gå igenom de gamla punkterna så att jag ska slippa störningsmomentet att komma till fel vecka hela tiden.
Titta framåt
Sedan vänder jag blad till nästa vecka och placerar ut de viktigaste punkterna från veckolistan på olika dagar under veckan. Jag fokuserar på att planera måndag och tisdag för att sedan kunna anpassa under veckan beroende på hur mycket jag hinner. Det viktigaste planerar jag in tidigt under veckan eftersom det är svårt att veta hur många oväntade saker som kommer att dyka upp.
Varje månad
I Strukturkalendern finns det två uppslag för varje månad. Det första är en kalenderöversikt för månaden. Det brukar jag inte använda jättemycket eftersom jag använder Google Calendar för möten osv. men jag tycker ändå om att det finns där för att få en översikt över hur månaden ser ut.
Utöver det finns det ett uppslag som jag använder desto mer som innehåller en målkalender och en att-göra-lista för månaden. I målkalendern har jag valt ett antal aktiviteter och satt upp ett mål på hur många gånger jag ska göra respektive aktivitet under månaden. Varje dag jag gör den aktiviteten får jag ett kryss.
Titta bakåt
Som med de andra punkterna tittar jag först på månadslistan. Vad har jag gjort? Vad har jag kvar att göra? Är det jag har kvar att göra fortfarande viktigt? Beroende på hur viktigt det är flyttar jag det antingen till nästa veckolista (viktigt) eller nästa månadslista (mindre viktigt). Om det inte är viktigt alls stryker jag det.
Som på veckolistan gör jag en bock på det som är avklarat, en pil på det som är hänskjutet och ett kryss på det som är struket.
Sedan tittar jag på min målkalender och räknar ihop hur många kryss jag har på respektive aktivitet och hur väl det stämmer överens med den målsättning jag satte i början på månaden.
Under varje totalsiffra sätter jag ett kryss som är rött, gult eller grönt beroende på hur väl det stämmer överens med målet:
- Rött: mindre än hälften av målet
- Gult: hälften av målet eller mer
- Grönt: nästan hela målet, hela målet eller mer än målet
Titta framåt
Sedan är det dags att titta framåt. Vad gäller målkalendern använder jag mig av resultatet från förra månaden för att sätta upp nya mål. Några frågor jag brukar ställa mig själv är:
- Om jag var långt över målet: Hur mycket högre mål borde jag då sätta för nästa månad?
- Om jag var långt under målet: Är det realistiskt att behålla samma mål eller är det mer motiverande att sänka målet så att jag lättare kan nå dit? Vad kan jag göra för att bättre motivera mig att nå det här målet, t.ex. skriva in det i almanackan?
- Om jag inte hade ett enda kryss eller väldigt få: Är det här fortfarande något jag bryr mig om att göra? Är det viktigare att prioritera något annat? Om det fortfarande är viktigt, hur kan jag motivera mig att göra det här till en prioritet i mitt liv?
När jag har fyllt i aktiviteter och mål för nästa månads målkalender tittar jag på månadslistan och fördelar ut de viktigaste punkterna därifrån på lämplig veckolista.
Bäst är att fördela ut alla punkter från månadslistan på en veckolista som jag tittar på oftare men för mig blir det inte alltid gjort. Därför har jag inte lika viktiga punkter på månadslistan. Eftersom månadslistan är på samma uppslag som målkalendern i Strukturkalendern blir det dock naturligt att titta på den då och då. Det gör att jag även under månadens gång kan fördela ut viktiga punkter eller slutföra en punkt när jag har lite tid över.
Sammanfattning
En sammanfattning av hur jag planerar min tid kommer här men om du vill ladda ner den som en checklista kan du klicka på knappen nedan:
Varje vecka
- Titta på dagens och gårdagens att-göra-lista.
- Slutföra de punkter som står på dagens lista.
- Titta på morgondagens lista och förbereda mig för morgondagen.
- Lägga till punkter på kommande dagar utifrån vad jag har hunnit hittills.
- Markera i målkalendern.
Varje vecka
- Gå igenom veckans dagliga listor och veckolistan i jakt på punkter som ej är slutförda för att slutföra, flytta längre fram eller stryka.
- Planera in punkter från nästa veckas veckolista på lämplig dag under kommande vecka med fokus på måndag och tisdag.
Varje månad
- Gå igenom månadslistan för att slutföra, hänskjuta eller stryka punkter som inte är gjorda.
- Planera in punkter från nästa månads att-göra-lista på veckor eller dagar så att de inte glöms bort.
- Räkna ut totalen på målkalendern och utvärdera hur väl jag har nått mina mål.
- Skriva in nya mål i nästa månads målkalender.
Är det något du gör regelbundet för att hålla koll på din tid? Skriv en kommentar!
En sista påminnelse om att du kan ladda hem min checklista här:
Relaterade blogginlägg: Hur jag planerar min vecka och 5 blogginlägg för att prioritera din tid bättre
