Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Känner du igen dig i något av följande påståenden?

  • Jag har tid men jag använder den dåligt.
  • Jag får saker gjorda men det är alltid i sista minuten.
  • Jag har tusen saker att göra men glömmer att göra det viktigaste först.

Om något av detta känns bekant hoppas jag kunna hjälpa dig med dagens inlägg!

Få hjälp med att prioritera din tid och dina uppgifter i denna bloggserie!

Det här är den tredje delen i bloggserien Prioriteringar. Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Tidigare i bloggserien har vi funderat på hur din tid egentligen ser ut och hur du kan få ut mer av varje del av dagen. Dagens inlägg handlar inte så mycket om tid som att prioritera olika uppgifter så att det viktigaste blir gjort först. Till att börja med vill jag berätta varför jag anser att du borde skriva upp allt du har att göra. Sedan kommer jag att ge några olika tips på hur du kan tänka för att identifiera det viktigaste och sedan få det viktigaste gjort först. Vi kör igång!

Skriv upp allt du har att göra

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Det är inte första gången jag skriver om att-göra-listor och hur viktiga de är. Du kan till exempel hoppa tillbaka till det första inlägget i min serie Att göra att-göra-listor där jag berättar att du låter din hjärna slappna av och fokusera om du skriver ner alla uppgifter i stället för att hålla dem i huvudet. Jag tar också upp att hjärnan inte är pålitlig nog att hålla kvar allt så om du inte får ner punkterna på papper är risken stor att något glöms bort.

För mig är det superviktigt att skriva upp allting för att inte glömma någonting och för att få en översikt över vad jag behöver få in i mitt schema. Det är först när jag har skrivit upp allting som jag känner mig redo att göra en plan. Sedan lägger jag till saker hela tiden allteftersom jag kommer på något nytt eller ett nytt uppdrag dyker upp.

Om jag ska sammanfatta varför du borde skriva upp allt, blir det detta:

  1. Du låter hjärnan slappna av eftersom den inte behöver repetera alla uppgifter.
  2. Risken att glömma något blir avsevärt mindre.
  3. Du har all information framför dig när du ska gå vidare till att göra en plan.
  4. Det blir konkret och du kan inte blunda för det (även om det är något som känns jobbigt eller krångligt).

Relaterat: Produktivitet och listor - mallar att använda på dator eller skriva ut och Vad du borde skriva upp på dina listor.

Ät din groda!

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Jag har sagt det förut och jag säger det igen: Ät din groda! Med det menar jag att du ska göra bort det som känns jobbigast först. Uttrycket kommer från en man som sa att om du äter en groda det första du gör på morgonen kan du vara rätt säker på att ingenting av det du möter senare under dagen kommer att vara värre.

För egen del inser jag ofta att det inte alls var så jobbigt som jag hade trott så huvudanledningen för mig att göra bort det värsta (eller det som känns värst) först är att slippa gruva mig. När vi skjuter på någonting är det lätt att föreställa sig det som något värre och värre ju längre tiden går. Det blir alltså bara svårare att ta sig an problemet eller uppgiften för att du har gruvat dig och tänkt att det kommer att bli så hemskt. Gör bort det direkt i stället! Skriv in det i schemat och var orubblig!

Förra veckan hade jag många grodor att äta. Jag skrev in dem i schemat och beslutade när jag skulle ta itu med varje. När den tiden kom gruvade jag mig och försökte komma med ursäkter för mig själv som "det måste inte vara klart i dag" eller "ingen bryr sig ändå om huruvida jag gör det i dag eller inte".

Men, jag visste att om jag inte skulle göra det då skulle plågan finnas kvar till i morgon och jag skulle inte vara sugen på att göra det då heller. Sagt och gjort, jag åt min groda och som vanligt var det inte alls så hemskt som förväntat och det var sååå skönt att ha det gjort!

Relaterat: När ska jag ta itu med mina att-göra-punkter.

Användbara frågor

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

När du har skrivit upp alla saker du har att göra är det dags att prioritera och schemalägga. Använd följande frågor för att identifiera vad som är viktigast. Sätt siffror, stjärnor eller utropstecken bredvid de viktigaste.

  1. Vilken uppgift skulle jag helst slippa göra i morgon? Det här är kanske grodan du bör äta i dag för att ditt framtida jag ska slippa. (Markera med en stjärna.)
  2. Vilken/vilka uppgift/er/ måste göras i veckan? (Markera med utropstecken.)
  3. Om jag bara hann med en sak från min lista i dag, vilken av dessa punkter skulle vara av störst vikt att hinna med? (Markera med siffran 1)
  4. Om jag bara hann med en sak till från min lista i dag, vilken skulle vara viktigast? (Markera med siffran 2 och ställ sedan fler gånger för 3, 4 osv.)

Planera och schemalägg

Att-göra-lista för veckan samt dag för dagNär du har skrivit upp alla punkter och svarat på frågorna har du ett bra utgångsläge för att göra en tydlig plan. På fredagar brukar jag se över nästa vecka och skriva upp vad som ska göras när. Jag använder den här veckolistan för att samla alla punkter (till höger) och sedan fördela ut dem på respektive dag (till vänster). Här kommer en steg-för-steg-instruktion om hur du kan tänka när du gör dina listor:

1. Skriv upp allt du har att göra i den långa att-göra-listan till höger (även det som inte behöver göras den här veckan).

2. Markera eventuella grodor med en stjärna och uppgifter som måste göras i veckan med ett utropstecken (se ovan).

3. Titta i din kalender och skriv upp vilka dagar du har fasta möten, träningspass osv.

4. Schemalägg grodan/grodorna (stjärnmarkerad) tidigt under veckan, om möjligt måndag eller tisdag.

5. Se till att alla uppgifter som du har markerat med utropstecken (fråga 2) schemaläggs på någon dag under veckan (eller flera dagar om det är stora uppgifter).

6. Använd fråga 3 och 4 när du planerar varje dag för att välja ut de absolut viktigaste uppgifterna och gör dem först: Om jag bara hann med en sak från min lista i dag, vilken av dessa punkter skulle vara av störst vikt att hinna med? Välj max 5-7 uppgifter per dag, färre om de är stora.

Veckoöversikt med avbrott för mat och sömn7. Schemalägg i mer detalj genom att bestämma vad du ska arbeta med före lunch, efter lunch, efter mellanmål/eftermiddagsrast och på kvällen. Till det här använder jag den här mallen. Förra veckan var det nödvändigt att lägga in grodorna i ett mer detaljerat schema så att jag inte skulle kunna smita och det fungerade! Jag tycker om att använda den här parallellt med veckolistan så att jag är realistisk med vad jag kan hinna med på en dag. Om jag inte känner att jag rymmer det i veckoöversikten behöver jag minska mängden punkter på den dagen.

8. Följ planen!

9. I slutet av veckan: För över punkter som inte är färdiga från denna veckas lista till nästa, om de fortfarande är aktuella. Fundera på om de är viktiga att få gjorda över huvud taget, om du kan delegera uppgifterna eller om du ska göra dem själv nästa vecka. Planera sedan nästa vecka.

Relaterat: Hur jag planerar min vecka.

Uppdrag för veckan: Skriv en att-göra-lista med allt du vill eller behöver göra. Använd sedan guiden ovan för att schemalägga den kommande veckan.

Var stenhård med dig själv om att följa ditt schema och se hur det fungerar! Ät dina grodor så snart som möjligt och känn hur mycket lättare du blir! Glöm inte att planera in ledig tid också.

Jämför gärna din plan med förra veckans plan över hur många timmar du skulle lägga på respektive aktivitet. (Mallen finns längst ned i det inlägget.) Stämmer de överens? Om inte, vilken av planerna borde justeras?

Hjälpmedel:

Huvudlista för att samla många att-göra-punkter

En ifyllnadsbar att-göra-lista, svartvit eller i färg, för att samla alla dina att-göra-punkter. Den passar bra som en långsiktig lista att utgå ifrån när du gör en lista för veckan eller din dagliga lista.

Huvudlista - färg
Huvudlista - svartvit

Läs mer om huvudlistan här.


Att-göra-lista för veckan samt dag för dag

Den här använder jag varje vecka för att samla allt som behöver göras under veckan samt skriva upp de viktigaste uppgifterna för respektive dag. Den finns både i färg och i svartvitt. Rubriken till vänster går att redigera före utskrift.

Att-göra-lista dag & vecka - svartvit
Att-göra-lista dag & vecka - färg

Ladda hem och läs mer här.


Veckoöversikt med avbrott för mat och sömnEn veckoöversikt med avbrott för mat och sömn som jag använder varje vecka! Rubrik kan läggas till före utskrift. Rutorna är också ifyllnadsbara digitalt. Välj versionen med att-göra-lista eller utan.

Veckoöversikt
Veckoöversikt med att-göra-lista

Läs mer och ladda hem här.

Vilken groda ska du äta den här veckan? Berätta hur det har gått!

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Hur jag planerar min vecka - steg för steg med praktiska dokument att skriva ut! merstruktur.seSedan jag startade bloggen har jag presenterat en mängd material för er. Många handlar om hur man kan planera sin tid och för att ni ska få några konkreta exempel på hur de kan användas tänkte jag i dag gå igenom hur jag gör när jag planerar min vecka. Som ni kommer att märka har jag gjort de här materialen för att jag själv vill använda dem!

Steg 1: Skriva ut papper eller förbereda en sida

Hur jag planerar min vecka - steg för steg med praktiska dokument att skriva ut! merstruktur.seJag har tidigare skrivit om hur jag använder en Bullet Journal för att samla mina att-göra-listor. Då ritar jag upp vyn som du kan se på bilden med att-göra-listan för veckan till höger och de dagliga att-göra-listorna till vänster.

Uppdatering: Nu använder jag i stället Strukturkalendern som jag har designat och säljer.

För dig som föredrar att skriva dina listor på en dator eller helt enkelt vill slippa rita upp samma sak varje vecka finns den här praktiska listan med samma upplägg (välj svartvit eller i färg):

Hur kan jag samla mina att-göra-listor? Tips på digitala och analoga verktyg för att hantera listor. merstruktur.se
En ifyllnadsbar att-göra-lista för veckan samt dag för dag. Rubriken "Vecka" går att ändra före utskrift. Läs mer här.
Hur kan jag samla mina att-göra-listor? Tips på digitala och analoga verktyg för att hantera listor. merstruktur.se
En svartvit ifyllnadsbar att-göra-lista för veckan samt dag för dag. Rubriken "Vecka" går att ändra före utskrift. Läs mer här.

 

 

 

 

 

 

Utöver dokumentet/uppslaget för att-göra-listor använder jag också ett dokument som ger en översikt över veckan med avbrott för mat och sömn. Jag kommer framöver att kalla det för veckoöversikten:

Hur kan jag samla mina att-göra-listor? Tips på digitala och analoga verktyg för att hantera listor. merstruktur.se
En veckoöversikt med avbrott för mat och sömn. Rubrik kan skrivas in före utskrift. Läs mer och ladda hem här.

Steg 2: Föra över punkter från förra veckans lista eller månadens lista

När jag har förberett de dokument jag behöver tar jag en titt på innevarande veckas lista (eller föregående om det har hunnit bli en ny vecka innan jag påbörjar planeringen) och ser vad som fortfarande är ogjort. De punkter som tar mindre än 5 minuter att genomföra försöker jag göra bort direkt. I checkrutan på de övriga punkterna ritar jag en pil och skriver in dem på den nya veckans lista. Det kan också hända att en del punkter helt enkelt stryks för att de inte är viktiga längre.

Steg 3: Fylla på veckolistan med punkter för den kommande veckan

Sedan fyller jag på veckolistan med punkter som jag vet borde göras den veckan. Ofta har jag redan påbörjat det här genom att skriva in punkter på nästa sida i min Bullet Journal om det dyker upp punkter som kan vänta till nästa vecka.

Steg 4: Skriva in fasta punkter från min kalender

Hur jag planerar min vecka - steg för steg med praktiska dokument att skriva ut! merstruktur.se

Därefter tar jag en titt i min kalender och ser vilka fasta tider jag har att förhålla mig till nästa vecka, t.ex. möten och träffar med vänner. (Den här veckan var ovanligt obokad.) Träffarna skriver jag in både i veckoöversikten och i att-göra-listan.

Steg 5: Fördela ut punkter från veckans lista (och målkalendern) på respektive dag

Hur jag planerar min vecka - steg för steg med praktiska dokument att skriva ut! merstruktur.se

Sedan är det dags att avgöra vilka av punkterna som är viktigast och mest akuta. Om något behöver vara klart till onsdag kanske du borde sätta igång med det på måndag osv. Tänk också på att äta din groda, dvs. göra bort det som är jobbigast direkt så att du slipper gruva dig för det resten av veckan. I det här skedet skriver jag alltså upp de viktigaste sakerna att få gjorda respektive dag och strävar efter att vara realistisk med vad jag hinner med. Jag skriver också in vilka dagar jag borde träna så att jag inte får någon anledning till att "glömma" det.

Steg 6: Planera in när jag ska arbeta med vilken punkt

Hur jag planerar min vecka - steg för steg med praktiska dokument att skriva ut! merstruktur.se

När jag har en plan över vad som borde hinnas med vilken dag (åtminstone i början av veckan) går jag tillbaka till veckoöversikten och fyller i vad jag borde arbeta med vilket pass. Ibland är jag mer övergripande och skriver t.ex. "Bloggarbete" och ibland är jag mer precis och skriver t.ex. "Designa material till torsdagens inlägg". Det är lättare att vara mer detaljerad i början av veckan och mer övergripande senare under veckan. Ofta fortsätter jag att fylla på veckoöversikten och att-göra-listorna under veckan allteftersom jag vet vad jag har hunnit med och vad som är kvar att göra. Därför ser det lite tomt ut torsdag-söndag på den här bilden.

Jag tycker om att färgkoda den här delen så att jag snabbt får en översikt över hur mycket tid jag lägger på blogg m.m. Mina färger är:

Gul - blogg
Grön - träning och mål
Rosa - socialt
Blå - uppdrag

Uppdatering: När jag vill få extra mycket gjort använder jag mallen som du kan hitta i det här inlägget.

Steg 7: Markera i min målkalender

Hur jag planerar min vecka - steg för steg med praktiska dokument att skriva ut! merstruktur.se

I samband med det här gulmarkerar jag också i min målkalender vilka dagar jag planerar att genomföra det målet, t.ex. träning, långpromenad, läsa osv. De mål som jag vill nå varje dag brukar inte få någon markering.

Du kan läsa mer om min målkalender här.

 

Uppdatering: I Strukturkalendern finns en målkalender varje månad som jag använder på samma sätt.

Steg 8: Fylla i middagsplaneraren

Hur jag planerar min vecka - steg för steg med praktiska dokument att skriva ut! merstruktur.seOm ni är flera i hushållet rekommenderar jag att alla samlas och gör det här tillsammans så att alla får vara med och välja vad ni ska äta framöver. Det är lite tomt i början av november på bilden eftersom vi fortfarande använde den gamla prototypen av middagsplaneraren och sedan har jag varit borta ett tag men nu är vi i full gång med den nya och jag är supernöjd!

Läs mer här.

Så ser det ut när jag förbereder min vecka! Det kanske låter invecklat när jag går igenom det så här i detalj men det tar inte särskilt lång tid och sparar mig en massa tid under veckan. Våga testa!

Hur jag planerar min vecka - steg för steg med praktiska dokument att skriva ut! merstruktur.se

Hur gör du för att planera upp din vecka?