Gå till innehåll

Effektivt planeringsverktyg - pomodoro - samt kalendrar för varje månad 2019. merstruktur.se

Har du hört talas om Resursbiblioteket? Där finns en mängd gratismaterial som kan hjälpa dig att få mer struktur på ditt liv. Om du redan är uppskriven på nyhetsbrevet kan du logga in här med ett lösenord som finns långt ner i det senaste mailutskicket.

Om du inte är det kan du klicka på knappen här nedanför för att skriva upp dig på nyhetsbrevet och få lösenordet till Resursbiblioteket. Då får du regelbundna uppdateringar när det har hänt något nytt här på bloggen eller i Resursbiblioteket.

Planeringsverktyg

Resursbiblioteket uppdateras kontinuerligt med nytt och gammalt material. I dag har två nygamla material tillkommit i kategorin Planering & listor. Andra kategorier är Mål & måluppfyllelse  och Hemorganisation där du kan hitta många andra fina hjälpmedel.

Effektivt planeringsverktyg - pomodoro - samt kalendrar för varje månad 2019. merstruktur.seUnder varje material finns det en kort beskrivning, en länk att klicka på för att läsa mer om hur du kan använda materialet och en knapp för att ladda hem materialet.

 

Produktiv vecka med pomodorometoden

Effektivt planeringsverktyg - pomodoro - samt kalendrar för varje månad 2019. merstruktur.se

Ett av dagens tillägg är planeringsverktyget som består av fem dagar indelade i halvtimmar som du kan använda för att planera exempelvis din arbetsvecka i detalj. Det är mycket svårare att smita från sin planering om den är inskriven på en viss tid i kalendern!

Här kan du läsa mer om bakgrunden till det materialet. 

Än så länge finns inget likadant material där hela veckan är indelade i halvtimmar men det finns andra material på samma sida i Resursbiblioteket där alla sju dagar är indelade i fyra delar.

Däremot kan du ta en titt på Standardvecka i Excel som har hela veckan indelad i halvtimmar och som dessutom räknar ut mycket automatiskt.

 

Kalenderblad för 2019

Effektivt planeringsverktyg - pomodoro - samt kalendrar för varje månad 2019. merstruktur.se

Om du vill ha månadskalendrar att sätta upp på väggen eller att kombinera med middagsplaneraren så hittar du nu kalendrar för 2019 i Resursbiblioteket. Där finns också kalenderblad från tidigare år.

 

Effektivt planeringsverktyg - pomodoro - samt kalendrar för varje månad 2019. merstruktur.se

Dags att planera 2019! Hjälpsamma verktyg för att strukturera upp 2019 på ett snyggt, enkelt och effektivt sätt.

Det börjar bli kallare, löven faller ner, det är frost på bilrutan på morgonen och vinterkläderna har kommit fram. Då börjar det också vara dags att planera 2019 och planering är min grej!

I dag tänkte jag kortfattat presentera några av mina bästa planeringsverktyg, både gratis- och betalprodukter, så att du kan känna dig trygg inför året som kommer.

Dags att planera 2019! Hjälpsamma verktyg för att strukturera upp 2019 på ett snyggt, enkelt och effektivt sätt.Strukturkalendern 2019

Självklart är Strukturkalendern 2019 överst på min lista! Det är kalendern som jag själv producerar och säljer i webbutiken här.

Den innehåller bl.a. målkalenderar, månadsöversikter och veckolistor för att hålla ordning på allt du vill och behöver göra dag till dag!

Den går nu att förhandsbeställa! Kalendrar som beställs fram till 1 november 2018 kommer att skickas senast 9 november 2018. Leveranstid ca 3 arbetsdagar efter 9 november. Beställningar som läggs senare skickas löpande så långt lagret räcker men för att garantera att du får en så snart som möjligt bör du lägga din beställning senast 1 november.

Här kan du läsa mer, se bilder från insidan och lägga din beställning.

 

Dags att planera 2019! Hjälpsamma verktyg för att strukturera upp 2019 på ett snyggt, enkelt och effektivt sätt.Översiktskalender 2019

Den här är ovärderlig för mig när jag vill få en översikt över året. Den har dels en sida för varje kvartal, dels en sida för varje halvår av 2019:

  • januari-mars
  • april-juni
  • juli-september
  • oktober-december
  • januari-juni
  • juli-december

Nytt för i år är att den är en ifyllnadsbar pdf så att du inte ens behöver skriva ut den om du inte vill!

Den här är helt gratis att ladda hem och använda och du hittar den under Planering och listor i Resursbiblioteket som du får tillgång till genom att skriva upp dig på nyhetsbrevet här.

 

Dags att planera 2019! Hjälpsamma verktyg för att strukturera upp 2019 på ett snyggt, enkelt och effektivt sätt.Checklistor för planering

I Resursbiblioteket finns också mina checklistor för att planera veckan som också är ifyllnadsbara pdf:er som du kan anpassa som du vill.* De kommer med förifyllda förslag men du kan själv ta bort, ändra och lägga till det som passar bäst in i ditt liv.

Checklistorna är gratis att ladda hem och använda och du hittar dem under Planering och listor Resursbiblioteket som du får tillgång till genom att skriva upp dig på nyhetsbrevet här.

*Det gäller Checklista veckoplanering och Checklista planering arbetsveckan, inte Att planera varje dag, vecka och månad.

 

Dags att planera 2019! Hjälpsamma verktyg för att strukturera upp 2019 på ett snyggt, enkelt och effektivt sätt.Standardvecka i Excel

Vill du få en överblick över vad du lägger din tid på och hur du skulle kunna omfördela tiden? Då finns det här verktyget i Excel som du kan köpa för 50 kr i webbutiken. Du kan också köpa Strukturpaketet som innehåller både Strukturkalendern OCH Standardvecka i Excel. Då sparar du ca 10 %.

Här kan du läsa mer och se bilder från Standardvecka i Excel.

 

Vad ska du planera in 2019?

Dags att planera 2019! Hjälpsamma verktyg för att strukturera upp 2019 på ett snyggt, enkelt och effektivt sätt.

 

3 snabba tips för att fokusera och verktyg för att hjälpa dig. merstruktur.se

En sak som jag tror att nutidsmänniskan är sämre på än tidigare generationer är att fokusera på en enskild sak under en längre tidsperiod. Vi får så mycket stimulans från olika håll med ljud, plinganden, ringanden, kontakter, osv. att det är svårt att lägga sin uppmärksamhet på en enda sak.

Därför vill jag ge tre tips för att hålla fokus uppe. Det första handlar om förberedelse, som jag tror är viktig för att inte distraheras under tiden och för att komma tillbaka till uppgiften om någon eller något avbryter dig. De andra två handlar om själva fokussituationen.

Att stänga av notifikationer eller ljud på telefon och dator tror jag inte att jag behöver säga men ta det som ett bonustips i alla fall. Allt som du kan stänga av och ändå göra ditt jobb, bör stängas av.

1. Gör en plan

3 snabba tips för att fokusera och verktyg för att hjälpa dig. merstruktur.se

Mitt första tips för att fokusera är att göra en plan. Gör en plan på vad du ska prioritera och i vilken ordning samt när du ska ta itu med vad. Det här sparar dig mycket tid längre fram eftersom du slipper fundera på vad du ska göra och du kan släppa tankarna på det som du inte gör just nu eftersom du har planerat in när det ska göras.

Det här är väldigt bra att göra om du tänker på massvis med saker samtidigt och har svårt att välja vad du ska börja med.

Eftersom det här är min favoritdel kommer jag att ge lite extra råd på den här punkten. Först kommer några tips på hur du kan gå till väga för att prioritera dina att-göra-punkter steg för steg och sedan tips på hur du kan planera in det i en kalender eller ett tidsschema.

Prioriteringsordning

3 snabba tips för att fokusera och verktyg för att hjälpa dig. merstruktur.se

A. Vad är det du har att göra?
Jag tycker att det är smidigt att skriva upp ALLT som jag vill/behöver göra först för att sedan prioritera punkterna. Skriv både sådant du känner att du måste göra och sådant du vill göra. Allt du kommer på som skulle vara trevligt att göra eller trevligt att ha gjort.

Strukturkalendern - teckenförklaringar. merstruktur.seB. Vad är viktigast?
Tänk på att du inte bara ska tänka på det andra säger är akut och viktigt utan att du ska tänka på vad som är viktigt för dig. Det kan t.ex. innebära återhämtning, tid med familj och vänner eller träning. Skriv ett utropstecken eller en siffra bredvid de viktigaste punkterna (1 = viktigast, 2 = näst viktigast osv.).

Våga sätta utropstecken på det som är roligt och avslappnande, särskilt om du har semester eller är ledig! Återhämtning är viktigt.

C. Vad är det du helst vill slippa göra senare i veckan?
Det här är vad jag kallar grodan. Det kommer från ett gammalt uttryck som lyder ungefär så här: "Om du äter en levande groda det första du gör på morgonen, kan du vara rätt säker på att ingenting annat av vad du möter senare under dagen kommer att vara värre."

Vad är det som du gruvar dig för och förutsätter är jättejobbigt? Planera in det tidigt. Gör det nu direkt om du kan! Du kommer förmodligen att inse att det inte var så jobbigt som du trodde och oavsett kan du njuta resten av veckan av att det där är gjort.

Markera grodan eller grodorna med en stjärna och planera in tidigt.

D. Vad skulle vara trevligt att ha gjort om du hinner?
Markera sakerna som inte är särskilt viktiga på listan men som det skulle vara trevligt att göra om du har tid över. De här punkterna brukar jag markera med ett upp-och-nedvänt U.

Tidsplanering

Strukturkalendern kan hjälpa dig att ta tillbaka kontrollen över din tid och få ordning på alla uppgifter.

Nu har du en prioriteringsordning så tidsplaneringen borde vara rätt lätt att göra! Planera in det viktigaste (inklusive återhämtning) och grodan först och fyll sedan på med övriga punkter.

Jag tycker att Strukturkalendern är ett väldigt bra verktyg för det här. Där kan du fördela ut punkter på olika månader, veckor och dagar. Tänk på att det som är viktigast bör stå på en daglista eftersom det är högst sannolikhet att det blir gjort då.

För att planera upp tiden ännu tydligare tycker jag om de här två gratisverktygen:

Veckoöversikt med avbrott för mat och sömnVeckoöversikt

Här är finns veckans sju dagar med och varje dag är indelad i fyra delar:

  • Förmiddag: frukost-lunch
  • Eftermiddag: lunch-mellanmål
  • Sen eftermiddag: mellanmål-middag
  • Kväll: middag-sömn.

Om du fördelar ut varje arbetsområde eller varje att-göra-punkt på den här listan så är det mycket svårare att smita ifrån någon jobbig groda eftersom du vet att den ska vara klar t.ex. innan du får äta lunch.

Om du dessutom fyller upp de andra rutorna, även om det är med saker som kan räknas till ledighet, så känns det inte lika lätt att skjuta på det där jobbiga för det är fullt i de andra rutorna.

Hållbar effektivitet - Pomodoro för produktivitet som inte tar kål på din rygg. merstruktur.seSuperproduktiv vecka

Den här mallen har fem dagar och är indelad i halvtimmar så att du kan dela upp dagen ännu mer i detalj. Ju mer detaljerad planering, desto svårare att smita undan och tänka "jag gör det senare".

Som du ser på bilden brukar jag färgkoda i min mall och markera hur många halvtimmar jag kan lägga på ett visst projekt.

Det kan vara lättast att börja med att markera när du ska gå och lägga dig, när du ska stiga upp och när du ska äta för att sedan fördela ut att-göra-punkterna där det finns plats.

 

2. Ha något att skriva på i närheten för nya idéer som kommer upp medan du arbetar

3 snabba tips för att fokusera och verktyg för att hjälpa dig. merstruktur.se

Mitt andra tips för att fokusera gäller under arbetets gång. Se till att du har någonting att skriva på i närheten, som inte är din mobiltelefon, för idéer eller tankar som du kommer på medan du jobbar på det du ska göra just nu.

Skriv upp det snabbt och släpp det sedan för att återgå till den nuvarande uppgiften!

3 snabba tips för att fokusera och verktyg för att hjälpa dig. merstruktur.se

I nödfall kan du skriva upp det i mobiltelefonen men det är farligt för det finns så många saker som kan distrahera på den. Innan du har skrivit upp vad du tänkte kan du ha glömt det eftersom reflexen är så stark att hoppa in på Facebook eller Instagram eller titta på alla notiser som har dykt upp sedan du senast höll i den.

Använd i stället: ett tomt papper, en skrivbok, en post-it-lapp, Strukturkalendern eller ett digitalt dokument på datorn om du ändå sitter och jobbar på den.

Se till att du tittar på de här idéerna efteråt och skriver upp dem på ett bra ställe så att du kommer ihåg idén när det är dags att ta itu med den. Om det är en ny att-göra-punkt passar det bra att skriva in den i Strukturkalendern. Om det är något som hör till en viss punkt kanske du kan skriva in det i detaljtidsplaneringen du gjorde tidigare. Om det är något du behöver komma ihåg en viss tid kan du lägga in en påminnelse i telefonen.

Om du ofta kommer på idéer, rekommenderar jag att använda Trello eller en fysisk plastmapp för att spara idéerna. Skriv upp i kalendern att titta där då och då.

OBS! Tänk på att skriva tydligt så att du förstår vad du menade även om du läser det en vecka senare.

 

3. Ställ en timer

3 snabba tips för att fokusera och verktyg för att hjälpa dig. merstruktur.se

Det tredje fokustipset jag tänkte ta upp i dag är att ställa en timer. Sätt en tidsgräns och säg till dig själv "Jag ska arbeta fokuserat med det här X minuter och sedan vila en stund eller gå vidare till något annat."

Det fascinerar mig ständigt hur mycket lättare det är att göra någonting om det finns en deadline eller begränsad tid. Jag får mycket mer gjort då och jag tror att detsamma gäller för dig.

Pomodorometoden är väldigt bra för detta. Den innebär 25 minuters fokuserat arbete och sedan 5 minuters paus. Efter fyra sådana omgångar tar du en längre paus på 15-30 minuter.

Om du sitter ner när du arbetar med uppgiften, tänk på att ställa dig upp och röra dig lite i pausen. Den lilla skillnaden har gjort underverk för min rygg.

Vilka är dina bästa tips för att fokusera? Skriv en kommentar!

3 snabba tips för att fokusera och verktyg för att hjälpa dig. merstruktur.se

Du som har en läsårskalender börjar märka att det inte är så många sidor kvar. Med andra ord är det snart sommar! För att du ska kunna hålla koll på dina uppdrag och mål även nästa läsår behöver du såklart Strukturkalendern 2018-2019!

Om du redan har Strukturkalendern 2017-2018 kan jag glädja dig med att den nya innehåller allt det uppskattade från Strukturkalendern 2017-2018 och lite till:

  • Månadsöversikter
  • Målkalendrar
  • Månadslistor för att-göra-punkter
  • Veckolistor och dagslistor för att-göra-punkter
  • Målplanering så att du kan skriva ner några av dina viktigaste mål och göra en grundläggande plan för att nå dit
  • NYTT: Förenklad navigering med alla månadsöversikter samlade på ett ställe och kantmarkeringar för snabb navigering mellan veckoöversikterna
  • NYTT: Extra anteckningssidor längst bak

Mer strukturs webbutik

För att få tag på denna finfina kalender är det Mer strukturs webbutik du ska ta en titt i och där reas nu Strukturkalendern 2018 ut så att du kan få ett riktigt bra pris på en kalender som fortfarande gäller i mer än åtta månader!

Läs mer om varje produkt här nedanför.

Strukturpaketen

Strukturkalendern 2018-2019 går nu att köpa tillsammans med andra praktiska produkter för att få mer struktur på ditt liv! merstruktur.se

Genom att köpa Strukturkalendern och Standardvecka i Excel i ett paket sparar du ungefär 10 % av den totala kostnaden. Det här är en utmärkt kombination för att planera din tid.

I Excel-mallen beskriver du hur du fördelar din tid just nu och gör en plan för hur din tid ska se ut framöver. Tänk på det som en budget, men för tid.

I Strukturkalendern kan du sedan använda dig av det för att lägga upp din tid genom att skriva in vad du borde göra vilken dag, vecka och månad samt följa upp dina mål i målkalendern.

Strukturkalendern

Strukturkalendern innehåller:

  • Månadsöversikter
  • Daglig målkalender
  • Månadslista för att-göra-punkter
  • Veckolistor och dagslistor för att-göra-punkter
  • Målplanering så att du kan skriva ner några av dina viktigaste mål och göra en grundläggande plan för att nå dit
  • NYTT: Förenklad navigering med alla månadsöversikter samlade på ett ställe och kantmarkeringar för snabb navigering mellan veckoöversikterna
  • NYTT: Extra anteckningssidor längst bak

Målplanering

I början av Strukturkalendern får du möjlighet att skriva upp tre prioriteringar för det kommande året. Det kan t.ex. handla om

  • Personer
  • Uppdrag
  • Drömmar
  • Projekt
  • Träning
  • Familj
  • Vänner
  • Hemmet
  • Specifika mål

Du kanske vill prioritera någon särskild relation, att bli bättre på ditt jobb och en hobby som du länge har drömt om att påbörja.

Genom att skriva ner dina prioriteringar tydliggör du för dig själv vad det är som borde få majoriteten av din tid. Vare sig det är så nu eller inte blir du påmind om vad som egentligen är viktigast. Vad vill du prioritera?

Relaterat: Prioriteringar – Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid?

Det finns också plats för att skriva fyra övergripande mål och sätta en deadline på varje. Under rutan för deadline finns det också en ruta där du kan skriva vilket datum du nådde målet. Se som vanligt till att målet är mätbart så att du vet när det är uppnått.

Som hjälp till att nå målen och hålla dig till dina prioriteringar finns en lista där du kan skriva vad du borde sluta göra eller avsevärt minska på och vad du borde börja göra eller göra oftare. Tänk en att-inte-göra-lista och en att-göra-lista.

Exempel

Mål: Ta 100 kg i bänkpress.
Uppnått senast: 2017-12-31
Sluta göra eller minska: Äta skräpmat.
Börja göra eller öka: Träna 3 ggr/vecka, planera måltider, laga mat hemma, äta bättre.

Den här listan (+ prioriteringar och mål) rekommenderar jag att du tittar på när du sedan förbereder dina målkalendrar.

I likhet med den dagliga målkalendern finns det varje månad en sida för att fylla i din framgång med olika mål och vanor. Kom ihåg att det är vanorna som bestämmer hur ditt liv utvecklar sig!

Relaterat: Rutin - vägen till förändring och 4 steg för att nå dina mål.

Månadsplanering

Månadsöversikt i Strukturkalendern med plats för anteckningar.

Till varje månad finns en månadsöversikt som liknar den på bilden där du har plats att skriva små notiser varje dag som

  • möten
  • middagar
  • födelsedagar
  • osv.

Till höger finns några rader för korta anteckningar.

Mer plats för anteckningar finns på nästa uppslag där det förutom månadens målkalender finns en att-göra-lista för månaden. Perfekt för att skriva in uppgifter som ligger lite längre fram i tiden och som inte behöver göras en specifik vecka.

Veckoplanering

Veckoöversikt i Strukturkalendern med plats för många att-göra-punkter.

Det här är hjärtat i Strukturkalendern, veckoplaneringen. Det är den här som har fått mig att ta fram den här planeraren och gör att jag använder den varje dag.

Till höger finns en veckolista där du skriver upp allt som du behöver eller vill ha gjort den här veckan. Till vänster finns dagliga listor där du kan fördela ut dina uppgifter för att hinna med allt utan att behöva sitta uppe hela natten på söndag.

Tips: Använd en färg för jobbet och en färg för privatlivet.

Läs mer om hur jag använder veckoöversikten här.

Till höger finns också en tom ruta som du får använda till vad du vill. Några exempel:

  • Rita något roligt
  • Skriva ett uppmuntrande citat
  • Påminna dig om vad du borde ha som fokus den här veckan (kanske någon av dina prioriteringar från första sidan)
  • Sätta in en liten post-it-lapp (5 x 5 cm) med teckenförklaringar, t.ex. utropstecken för extra viktiga punkter, stjärnor för det som är dina grodor, pil för det som är delegerat, bock för det som är ifyllt, halv bock för det som är påbörjat osv.
  • Skriva något du är tacksam för den här veckan
  • Skriva något lustigt som någon har sagt den här veckan.

Läs mer om veckoöversikten här.

Standardvecka i Excel

Hur du kan ta kontroll över din tid. Hur mycket kalendern kan påverka ditt liv och ett smidigt verktyg för att planera din tid. merstruktur.se

Med denna mall i Excel kan du enkelt få en översikt över vad du lägger din tid på just nu OCH planera hur du vill använda din tid i framtiden för att nå dina mål och följa dina prioriteringar.

- Räknar automatiskt ut hur många timmar per vecka du lägger på varje aktivitet
- Räknar automatiskt ut hur många timmar det i snitt blir per dag
- Diagrammet gör det enkelt att se vad du lägger mest tid på
- Genom att fylla i båda flikarna kan du tydligt se hur du förändrar ditt liv där den nya fliken berättar vad du lägger mer respektive mindre tid på efter förändringen

Läs mer om hur du kan använda den här.

Klicka här för att komma till webbutiken!


*För att värna om både miljö och så låg kostnad som möjligt kommer läsårskalendrarna att beställas i klump från tryckeriet, vilket innebär att kalendrar beställda från och med nu till 27 maj levereras i mitten av juni. Kalendrar beställda senast 24 juni levereras i mitten av juli. Senare beställningar levereras så snart som möjligt efter beställning beroende på lagerstatus.

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se

Det händer då och då att jag får frågan hur jag planerar min tid och nu när jag har haft Strukturkalendern ett tag känns det lämpligt att skriva ett blogginlägg där jag besvarar den frågan utifrån hur jag använder denna fantastiska planerare.

Det kan låta som om jag gör hur mycket som helst och lägger oändligt med tid på planering men så är det inte. Jag lägger korta stunder varje dag, vecka och månad på att planera så att jag känner mig tryggare och vet att allt som behöver bli gjort hinns med. I dag tänker jag gå igenom vad jag gör och när så att du kan ha något att utgå ifrån när du skapar din egen planeringsrutin. Testa tills du hittar något som fungerar för dig!

Titta in på min butik för att köpa Strukturkalendern.
Om du inte har en strukturkalender och inte är redo att köpa än kan du använda de här planeringsbladen (för dags- och veckolista), den här längre att-göra-listan (för månadslista) och den här målkalendern för att följa samma planeringsmodell.

Om du vill ha hjälp att följa min rutin kan du ladda hem ktivitet-och-listor/veckolista/”min checklista genom att klicka på knappen nedan:

Relaterade blogginlägg: Hur jag planerar min vecka och 5 blogginlägg för att prioritera din tid bättre

Varje dag

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se
I Strukturkalendern finns det en att-göra-lista som har plats för åtta punkter för varje dag.

På morgonen

Varje morgon tar jag en titt på uppgifterna jag har skrivit upp för dagen och börjar med det som är viktigast att hinna göra. Jag tittar också på gårdagens lista för att se om det var något där som inte blev gjort som jag behöver göra i dag.

Om jag blir avbruten mitt i någon uppgift är det skönt att ha listan att gå tillbaka till för att se vad det var jag höll på med. Den gör också att jag inte glömmer något som måste hinnas med.

På kvällen

Varje kväll tittar jag på dagens och morgondagens listor. Om det är något som inte hanns med under dagen funderar jag på hur viktigt det är. Om det är väsentligt att jag får det gjort snart skriver jag ofta upp det på morgondagens lista. I annat fall låter jag det stå kvar på dagens lista utan markering

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se

Jag tittar också på min målkalender och sätter kryss på det jag har gjort den dagen. Mer om målkalendern finns längre ner.

Varje vecka

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se
Till höger om veckans dagslistor finns en längre att-göra-lista för veckan. I den skriver jag in punkter som behöver göras under veckan och sedan fördelar jag ut dem på dagslistorna.

Titta bakåt

I slutet av varje vecka går jag igenom den vecka som har varit och fokuserar på de punkter som inte har blivit gjorda både på veckolistan och på daglistorna. Dessa går jag igenom en efter en och gör något av dessa saker:

  • gör direkt om det går snabbt att göra
  • flyttar över till nästa eller nästnästa veckolista om det är något som fortfarande är viktigt att göra ganska snart
  • flyttar över till en daglista på nästa vecka om det är viktigt att hinna med tidigt under nästa vecka
  • flyttar över till en månadslista om det kan göras längre fram i tiden och har lägre prioritet
  • stryker punkten om den inte är relevant längre
Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se
Så här markerar jag mina att-göra-punkter i Strukturkalendern.

När en punkt är flyttad gör jag en pil i rutan och när jag stryker en punkt gör jag ett stort kryss. På så sätt håller jag koll så att ingen punkt tappas bort mellan veckorna.

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se
Jag använder flyttbara flikar/bokmärken för att snabbt ta mig till de olika sidorna. Orange = nuvarande vecka. Gul = målkalender och månadslista. Grön = nuvarande månad.

När alla punkter är avklarade, hänskjutna eller strukna flyttar jag bokmärket som visar aktuell vecka till nästa vecka. Om jag inte gör min veckoplanering innebär det att jag varje gång jag vill hoppa till nuvarande vecka hamnar en vecka (eller i värsta fall flera veckor) längre bakåt eftersom det är där bokmärket sitter. Då får jag ett extra tillfälle att se de punkter som har lämnats kvar från föregående vecka/veckor och påminns hela tiden om att ta mig tid att gå igenom de gamla punkterna så att jag ska slippa störningsmomentet att komma till fel vecka hela tiden.

Titta framåt

Sedan vänder jag blad till nästa vecka och placerar ut de viktigaste punkterna från veckolistan på olika dagar under veckan. Jag fokuserar på att planera måndag och tisdag för att sedan kunna anpassa under veckan beroende på hur mycket jag hinner. Det viktigaste planerar jag in tidigt under veckan eftersom det är svårt att veta hur många oväntade saker som kommer att dyka upp.

Varje månad

I Strukturkalendern finns det två uppslag för varje månad. Det första är en kalenderöversikt för månaden. Det brukar jag inte använda jättemycket eftersom jag använder Google Calendar för möten osv. men jag tycker ändå om att det finns där för att få en översikt över hur månaden ser ut.

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se
Månadsöversikt i Strukturkalendern.

Utöver det finns det ett uppslag som jag använder desto mer som innehåller en målkalender och en att-göra-lista för månaden. I målkalendern har jag valt ett antal aktiviteter och satt upp ett mål på hur många gånger jag ska göra respektive aktivitet under månaden. Varje dag jag gör den aktiviteten får jag ett kryss.

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se
Målkalender och att-göra-lista för månaden.

Titta bakåt

Som med de andra punkterna tittar jag först på månadslistan. Vad har jag gjort? Vad har jag kvar att göra? Är det jag har kvar att göra fortfarande viktigt? Beroende på hur viktigt det är flyttar jag det antingen till nästa veckolista (viktigt) eller nästa månadslista (mindre viktigt). Om det inte är viktigt alls stryker jag det.

Som på veckolistan gör jag en bock på det som är avklarat, en pil på det som är hänskjutet och ett kryss på det som är struket.

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se
Hopräknad total av antalet kryss på respektive aktivitet i målkalendern. De färgade kryssen under siffrorna representerar hur väl jag har uppnått målet för månaden.

Sedan tittar jag på min målkalender och räknar ihop hur många kryss jag har på respektive aktivitet och hur väl det stämmer överens med den målsättning jag satte i början på månaden.

Under varje totalsiffra sätter jag ett kryss som är rött, gult eller grönt beroende på hur väl det stämmer överens med målet:

  • Rött: mindre än hälften av målet
  • Gult: hälften av målet eller mer
  • Grönt: nästan hela målet, hela målet eller mer än målet

Titta framåt

Sedan är det dags att titta framåt. Vad gäller målkalendern använder jag mig av resultatet från förra månaden för att sätta upp nya mål. Några frågor jag brukar ställa mig själv är:

  • Om jag var långt över målet: Hur mycket högre mål borde jag då sätta för nästa månad?
  • Om jag var långt under målet: Är det realistiskt att behålla samma mål eller är det mer motiverande att sänka målet så att jag lättare kan nå dit? Vad kan jag göra för att bättre motivera mig att nå det här målet, t.ex. skriva in det i almanackan?
  • Om jag inte hade ett enda kryss eller väldigt få: Är det här fortfarande något jag bryr mig om att göra? Är det viktigare att prioritera något annat? Om det fortfarande är viktigt, hur kan jag motivera mig att göra det här till en prioritet i mitt liv?

När jag har fyllt i aktiviteter och mål för nästa månads målkalender tittar jag på månadslistan och fördelar ut de viktigaste punkterna därifrån på lämplig veckolista.

Bäst är att fördela ut alla punkter från månadslistan på en veckolista som jag tittar på oftare men för mig blir det inte alltid gjort. Därför har jag inte lika viktiga punkter på månadslistan. Eftersom månadslistan är på samma uppslag som målkalendern i Strukturkalendern blir det dock naturligt att titta på den då och då. Det gör att jag även under månadens gång kan fördela ut viktiga punkter eller slutföra en punkt när jag har lite tid över.

Sammanfattning

En sammanfattning av hur jag planerar min tid kommer här men om du vill ladda ner den som en checklista kan du klicka på knappen nedan:

Varje vecka

  • Titta på dagens och gårdagens att-göra-lista.
  • Slutföra de punkter som står på dagens lista.
  • Titta på morgondagens lista och förbereda mig för morgondagen.
  • Lägga till punkter på kommande dagar utifrån vad jag har hunnit hittills.
  • Markera i målkalendern.

Varje vecka

  • Gå igenom veckans dagliga listor och veckolistan i jakt på punkter som ej är slutförda för att slutföra, flytta längre fram eller stryka.
  • Planera in punkter från nästa veckas veckolista på lämplig dag under kommande vecka med fokus på måndag och tisdag.

Varje månad

  • Gå igenom månadslistan för att slutföra, hänskjuta eller stryka punkter som inte är gjorda.
  • Planera in punkter från nästa månads att-göra-lista på veckor eller dagar så att de inte glöms bort.
  • Räkna ut totalen på målkalendern och utvärdera hur väl jag har nått mina mål.
  • Skriva in nya mål i nästa månads målkalender.

Är det något du gör regelbundet för att hålla koll på din tid? Skriv en kommentar!

En sista påminnelse om att du kan ladda hem min checklista här:

Relaterade blogginlägg: Hur jag planerar min vecka och 5 blogginlägg för att prioritera din tid bättre

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Känner du igen dig i något av följande påståenden?

  • Jag har tid men jag använder den dåligt.
  • Jag får saker gjorda men det är alltid i sista minuten.
  • Jag har tusen saker att göra men glömmer att göra det viktigaste först.

Om något av detta känns bekant hoppas jag kunna hjälpa dig med dagens inlägg!

Få hjälp med att prioritera din tid och dina uppgifter i denna bloggserie!

Det här är den tredje delen i bloggserien Prioriteringar. Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Tidigare i bloggserien har vi funderat på hur din tid egentligen ser ut och hur du kan få ut mer av varje del av dagen. Dagens inlägg handlar inte så mycket om tid som att prioritera olika uppgifter så att det viktigaste blir gjort först. Till att börja med vill jag berätta varför jag anser att du borde skriva upp allt du har att göra. Sedan kommer jag att ge några olika tips på hur du kan tänka för att identifiera det viktigaste och sedan få det viktigaste gjort först. Vi kör igång!

Skriv upp allt du har att göra

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Det är inte första gången jag skriver om att-göra-listor och hur viktiga de är. Du kan till exempel hoppa tillbaka till det första inlägget i min serie Att göra att-göra-listor där jag berättar att du låter din hjärna slappna av och fokusera om du skriver ner alla uppgifter i stället för att hålla dem i huvudet. Jag tar också upp att hjärnan inte är pålitlig nog att hålla kvar allt så om du inte får ner punkterna på papper är risken stor att något glöms bort.

För mig är det superviktigt att skriva upp allting för att inte glömma någonting och för att få en översikt över vad jag behöver få in i mitt schema. Det är först när jag har skrivit upp allting som jag känner mig redo att göra en plan. Sedan lägger jag till saker hela tiden allteftersom jag kommer på något nytt eller ett nytt uppdrag dyker upp.

Om jag ska sammanfatta varför du borde skriva upp allt, blir det detta:

  1. Du låter hjärnan slappna av eftersom den inte behöver repetera alla uppgifter.
  2. Risken att glömma något blir avsevärt mindre.
  3. Du har all information framför dig när du ska gå vidare till att göra en plan.
  4. Det blir konkret och du kan inte blunda för det (även om det är något som känns jobbigt eller krångligt).

Relaterat: Produktivitet och listor - mallar att använda på dator eller skriva ut och Vad du borde skriva upp på dina listor.

Ät din groda!

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Jag har sagt det förut och jag säger det igen: Ät din groda! Med det menar jag att du ska göra bort det som känns jobbigast först. Uttrycket kommer från en man som sa att om du äter en groda det första du gör på morgonen kan du vara rätt säker på att ingenting av det du möter senare under dagen kommer att vara värre.

För egen del inser jag ofta att det inte alls var så jobbigt som jag hade trott så huvudanledningen för mig att göra bort det värsta (eller det som känns värst) först är att slippa gruva mig. När vi skjuter på någonting är det lätt att föreställa sig det som något värre och värre ju längre tiden går. Det blir alltså bara svårare att ta sig an problemet eller uppgiften för att du har gruvat dig och tänkt att det kommer att bli så hemskt. Gör bort det direkt i stället! Skriv in det i schemat och var orubblig!

Förra veckan hade jag många grodor att äta. Jag skrev in dem i schemat och beslutade när jag skulle ta itu med varje. När den tiden kom gruvade jag mig och försökte komma med ursäkter för mig själv som "det måste inte vara klart i dag" eller "ingen bryr sig ändå om huruvida jag gör det i dag eller inte".

Men, jag visste att om jag inte skulle göra det då skulle plågan finnas kvar till i morgon och jag skulle inte vara sugen på att göra det då heller. Sagt och gjort, jag åt min groda och som vanligt var det inte alls så hemskt som förväntat och det var sååå skönt att ha det gjort!

Relaterat: När ska jag ta itu med mina att-göra-punkter.

Användbara frågor

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

När du har skrivit upp alla saker du har att göra är det dags att prioritera och schemalägga. Använd följande frågor för att identifiera vad som är viktigast. Sätt siffror, stjärnor eller utropstecken bredvid de viktigaste.

  1. Vilken uppgift skulle jag helst slippa göra i morgon? Det här är kanske grodan du bör äta i dag för att ditt framtida jag ska slippa. (Markera med en stjärna.)
  2. Vilken/vilka uppgift/er/ måste göras i veckan? (Markera med utropstecken.)
  3. Om jag bara hann med en sak från min lista i dag, vilken av dessa punkter skulle vara av störst vikt att hinna med? (Markera med siffran 1)
  4. Om jag bara hann med en sak till från min lista i dag, vilken skulle vara viktigast? (Markera med siffran 2 och ställ sedan fler gånger för 3, 4 osv.)

Planera och schemalägg

Att-göra-lista för veckan samt dag för dagNär du har skrivit upp alla punkter och svarat på frågorna har du ett bra utgångsläge för att göra en tydlig plan. På fredagar brukar jag se över nästa vecka och skriva upp vad som ska göras när. Jag använder den här veckolistan för att samla alla punkter (till höger) och sedan fördela ut dem på respektive dag (till vänster). Här kommer en steg-för-steg-instruktion om hur du kan tänka när du gör dina listor:

1. Skriv upp allt du har att göra i den långa att-göra-listan till höger (även det som inte behöver göras den här veckan).

2. Markera eventuella grodor med en stjärna och uppgifter som måste göras i veckan med ett utropstecken (se ovan).

3. Titta i din kalender och skriv upp vilka dagar du har fasta möten, träningspass osv.

4. Schemalägg grodan/grodorna (stjärnmarkerad) tidigt under veckan, om möjligt måndag eller tisdag.

5. Se till att alla uppgifter som du har markerat med utropstecken (fråga 2) schemaläggs på någon dag under veckan (eller flera dagar om det är stora uppgifter).

6. Använd fråga 3 och 4 när du planerar varje dag för att välja ut de absolut viktigaste uppgifterna och gör dem först: Om jag bara hann med en sak från min lista i dag, vilken av dessa punkter skulle vara av störst vikt att hinna med? Välj max 5-7 uppgifter per dag, färre om de är stora.

Veckoöversikt med avbrott för mat och sömn7. Schemalägg i mer detalj genom att bestämma vad du ska arbeta med före lunch, efter lunch, efter mellanmål/eftermiddagsrast och på kvällen. Till det här använder jag den här mallen. Förra veckan var det nödvändigt att lägga in grodorna i ett mer detaljerat schema så att jag inte skulle kunna smita och det fungerade! Jag tycker om att använda den här parallellt med veckolistan så att jag är realistisk med vad jag kan hinna med på en dag. Om jag inte känner att jag rymmer det i veckoöversikten behöver jag minska mängden punkter på den dagen.

8. Följ planen!

9. I slutet av veckan: För över punkter som inte är färdiga från denna veckas lista till nästa, om de fortfarande är aktuella. Fundera på om de är viktiga att få gjorda över huvud taget, om du kan delegera uppgifterna eller om du ska göra dem själv nästa vecka. Planera sedan nästa vecka.

Relaterat: Hur jag planerar min vecka.

Uppdrag för veckan: Skriv en att-göra-lista med allt du vill eller behöver göra. Använd sedan guiden ovan för att schemalägga den kommande veckan.

Var stenhård med dig själv om att följa ditt schema och se hur det fungerar! Ät dina grodor så snart som möjligt och känn hur mycket lättare du blir! Glöm inte att planera in ledig tid också.

Jämför gärna din plan med förra veckans plan över hur många timmar du skulle lägga på respektive aktivitet. (Mallen finns längst ned i det inlägget.) Stämmer de överens? Om inte, vilken av planerna borde justeras?

Hjälpmedel:

Huvudlista för att samla många att-göra-punkter

En ifyllnadsbar att-göra-lista, svartvit eller i färg, för att samla alla dina att-göra-punkter. Den passar bra som en långsiktig lista att utgå ifrån när du gör en lista för veckan eller din dagliga lista.

Huvudlista - färg
Huvudlista - svartvit

Läs mer om huvudlistan här.


Att-göra-lista för veckan samt dag för dag

Den här använder jag varje vecka för att samla allt som behöver göras under veckan samt skriva upp de viktigaste uppgifterna för respektive dag. Den finns både i färg och i svartvitt. Rubriken till vänster går att redigera före utskrift.

Att-göra-lista dag & vecka - svartvit
Att-göra-lista dag & vecka - färg

Ladda hem och läs mer här.


Veckoöversikt med avbrott för mat och sömnEn veckoöversikt med avbrott för mat och sömn som jag använder varje vecka! Rubrik kan läggas till före utskrift. Rutorna är också ifyllnadsbara digitalt. Välj versionen med att-göra-lista eller utan.

Veckoöversikt
Veckoöversikt med att-göra-lista

Läs mer och ladda hem här.

Vilken groda ska du äta den här veckan? Berätta hur det har gått!

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid