Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se

Det händer då och då att jag får frågan hur jag planerar min tid och nu när jag har haft Strukturkalendern ett tag känns det lämpligt att skriva ett blogginlägg där jag besvarar den frågan utifrån hur jag använder denna fantastiska planerare.

Det kan låta som om jag gör hur mycket som helst och lägger oändligt med tid på planering men så är det inte. Jag lägger korta stunder varje dag, vecka och månad på att planera så att jag känner mig tryggare och vet att allt som behöver bli gjort hinns med. I dag tänker jag gå igenom vad jag gör och när så att du kan ha något att utgå ifrån när du skapar din egen planeringsrutin. Testa tills du hittar något som fungerar för dig!

Titta in på min butik för att köpa Strukturkalendern.
Om du inte har en strukturkalender och inte är redo att köpa än kan du använda de här planeringsbladen (för dags- och veckolista), den här längre att-göra-listan (för månadslista) och den här målkalendern för att följa samma planeringsmodell.

Om du vill ha hjälp att följa min rutin kan du ladda hem ktivitet-och-listor/veckolista/”min checklista genom att klicka på knappen nedan:

Relaterade blogginlägg: Hur jag planerar min vecka och 5 blogginlägg för att prioritera din tid bättre

Varje dag

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se
I Strukturkalendern finns det en att-göra-lista som har plats för åtta punkter för varje dag.

På morgonen

Varje morgon tar jag en titt på uppgifterna jag har skrivit upp för dagen och börjar med det som är viktigast att hinna göra. Jag tittar också på gårdagens lista för att se om det var något där som inte blev gjort som jag behöver göra i dag.

Om jag blir avbruten mitt i någon uppgift är det skönt att ha listan att gå tillbaka till för att se vad det var jag höll på med. Den gör också att jag inte glömmer något som måste hinnas med.

På kvällen

Varje kväll tittar jag på dagens och morgondagens listor. Om det är något som inte hanns med under dagen funderar jag på hur viktigt det är. Om det är väsentligt att jag får det gjort snart skriver jag ofta upp det på morgondagens lista. I annat fall låter jag det stå kvar på dagens lista utan markering

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se

Jag tittar också på min målkalender och sätter kryss på det jag har gjort den dagen. Mer om målkalendern finns längre ner.

Varje vecka

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se
Till höger om veckans dagslistor finns en längre att-göra-lista för veckan. I den skriver jag in punkter som behöver göras under veckan och sedan fördelar jag ut dem på dagslistorna.

Titta bakåt

I slutet av varje vecka går jag igenom den vecka som har varit och fokuserar på de punkter som inte har blivit gjorda både på veckolistan och på daglistorna. Dessa går jag igenom en efter en och gör något av dessa saker:

  • gör direkt om det går snabbt att göra
  • flyttar över till nästa eller nästnästa veckolista om det är något som fortfarande är viktigt att göra ganska snart
  • flyttar över till en daglista på nästa vecka om det är viktigt att hinna med tidigt under nästa vecka
  • flyttar över till en månadslista om det kan göras längre fram i tiden och har lägre prioritet
  • stryker punkten om den inte är relevant längre
Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se
Så här markerar jag mina att-göra-punkter i Strukturkalendern.

När en punkt är flyttad gör jag en pil i rutan och när jag stryker en punkt gör jag ett stort kryss. På så sätt håller jag koll så att ingen punkt tappas bort mellan veckorna.

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se
Jag använder flyttbara flikar/bokmärken för att snabbt ta mig till de olika sidorna. Orange = nuvarande vecka. Gul = målkalender och månadslista. Grön = nuvarande månad.

När alla punkter är avklarade, hänskjutna eller strukna flyttar jag bokmärket som visar aktuell vecka till nästa vecka. Om jag inte gör min veckoplanering innebär det att jag varje gång jag vill hoppa till nuvarande vecka hamnar en vecka (eller i värsta fall flera veckor) längre bakåt eftersom det är där bokmärket sitter. Då får jag ett extra tillfälle att se de punkter som har lämnats kvar från föregående vecka/veckor och påminns hela tiden om att ta mig tid att gå igenom de gamla punkterna så att jag ska slippa störningsmomentet att komma till fel vecka hela tiden.

Titta framåt

Sedan vänder jag blad till nästa vecka och placerar ut de viktigaste punkterna från veckolistan på olika dagar under veckan. Jag fokuserar på att planera måndag och tisdag för att sedan kunna anpassa under veckan beroende på hur mycket jag hinner. Det viktigaste planerar jag in tidigt under veckan eftersom det är svårt att veta hur många oväntade saker som kommer att dyka upp.

Varje månad

I Strukturkalendern finns det två uppslag för varje månad. Det första är en kalenderöversikt för månaden. Det brukar jag inte använda jättemycket eftersom jag använder Google Calendar för möten osv. men jag tycker ändå om att det finns där för att få en översikt över hur månaden ser ut.

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se
Månadsöversikt i Strukturkalendern.

Utöver det finns det ett uppslag som jag använder desto mer som innehåller en målkalender och en att-göra-lista för månaden. I målkalendern har jag valt ett antal aktiviteter och satt upp ett mål på hur många gånger jag ska göra respektive aktivitet under månaden. Varje dag jag gör den aktiviteten får jag ett kryss.

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se
Målkalender och att-göra-lista för månaden.

Titta bakåt

Som med de andra punkterna tittar jag först på månadslistan. Vad har jag gjort? Vad har jag kvar att göra? Är det jag har kvar att göra fortfarande viktigt? Beroende på hur viktigt det är flyttar jag det antingen till nästa veckolista (viktigt) eller nästa månadslista (mindre viktigt). Om det inte är viktigt alls stryker jag det.

Som på veckolistan gör jag en bock på det som är avklarat, en pil på det som är hänskjutet och ett kryss på det som är struket.

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se
Hopräknad total av antalet kryss på respektive aktivitet i målkalendern. De färgade kryssen under siffrorna representerar hur väl jag har uppnått målet för månaden.

Sedan tittar jag på min målkalender och räknar ihop hur många kryss jag har på respektive aktivitet och hur väl det stämmer överens med den målsättning jag satte i början på månaden.

Under varje totalsiffra sätter jag ett kryss som är rött, gult eller grönt beroende på hur väl det stämmer överens med målet:

  • Rött: mindre än hälften av målet
  • Gult: hälften av målet eller mer
  • Grönt: nästan hela målet, hela målet eller mer än målet

Titta framåt

Sedan är det dags att titta framåt. Vad gäller målkalendern använder jag mig av resultatet från förra månaden för att sätta upp nya mål. Några frågor jag brukar ställa mig själv är:

  • Om jag var långt över målet: Hur mycket högre mål borde jag då sätta för nästa månad?
  • Om jag var långt under målet: Är det realistiskt att behålla samma mål eller är det mer motiverande att sänka målet så att jag lättare kan nå dit? Vad kan jag göra för att bättre motivera mig att nå det här målet, t.ex. skriva in det i almanackan?
  • Om jag inte hade ett enda kryss eller väldigt få: Är det här fortfarande något jag bryr mig om att göra? Är det viktigare att prioritera något annat? Om det fortfarande är viktigt, hur kan jag motivera mig att göra det här till en prioritet i mitt liv?

När jag har fyllt i aktiviteter och mål för nästa månads målkalender tittar jag på månadslistan och fördelar ut de viktigaste punkterna därifrån på lämplig veckolista.

Bäst är att fördela ut alla punkter från månadslistan på en veckolista som jag tittar på oftare men för mig blir det inte alltid gjort. Därför har jag inte lika viktiga punkter på månadslistan. Eftersom månadslistan är på samma uppslag som målkalendern i Strukturkalendern blir det dock naturligt att titta på den då och då. Det gör att jag även under månadens gång kan fördela ut viktiga punkter eller slutföra en punkt när jag har lite tid över.

Sammanfattning

En sammanfattning av hur jag planerar min tid kommer här men om du vill ladda ner den som en checklista kan du klicka på knappen nedan:

Varje vecka

  • Titta på dagens och gårdagens att-göra-lista.
  • Slutföra de punkter som står på dagens lista.
  • Titta på morgondagens lista och förbereda mig för morgondagen.
  • Lägga till punkter på kommande dagar utifrån vad jag har hunnit hittills.
  • Markera i målkalendern.

Varje vecka

  • Gå igenom veckans dagliga listor och veckolistan i jakt på punkter som ej är slutförda för att slutföra, flytta längre fram eller stryka.
  • Planera in punkter från nästa veckas veckolista på lämplig dag under kommande vecka med fokus på måndag och tisdag.

Varje månad

  • Gå igenom månadslistan för att slutföra, hänskjuta eller stryka punkter som inte är gjorda.
  • Planera in punkter från nästa månads att-göra-lista på veckor eller dagar så att de inte glöms bort.
  • Räkna ut totalen på målkalendern och utvärdera hur väl jag har nått mina mål.
  • Skriva in nya mål i nästa månads målkalender.

Är det något du gör regelbundet för att hålla koll på din tid? Skriv en kommentar!

En sista påminnelse om att du kan ladda hem min checklista här:

Relaterade blogginlägg: Hur jag planerar min vecka och 5 blogginlägg för att prioritera din tid bättre

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad för att ha koll på min tid och mina uppgifter. merstruktur.se

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Känner du igen dig i något av följande påståenden?

  • Jag har tid men jag använder den dåligt.
  • Jag får saker gjorda men det är alltid i sista minuten.
  • Jag har tusen saker att göra men glömmer att göra det viktigaste först.

Om något av detta känns bekant hoppas jag kunna hjälpa dig med dagens inlägg!

Få hjälp med att prioritera din tid och dina uppgifter i denna bloggserie!

Det här är den tredje delen i bloggserien Prioriteringar. Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Tidigare i bloggserien har vi funderat på hur din tid egentligen ser ut och hur du kan få ut mer av varje del av dagen. Dagens inlägg handlar inte så mycket om tid som att prioritera olika uppgifter så att det viktigaste blir gjort först. Till att börja med vill jag berätta varför jag anser att du borde skriva upp allt du har att göra. Sedan kommer jag att ge några olika tips på hur du kan tänka för att identifiera det viktigaste och sedan få det viktigaste gjort först. Vi kör igång!

Skriv upp allt du har att göra

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Det är inte första gången jag skriver om att-göra-listor och hur viktiga de är. Du kan till exempel hoppa tillbaka till det första inlägget i min serie Att göra att-göra-listor där jag berättar att du låter din hjärna slappna av och fokusera om du skriver ner alla uppgifter i stället för att hålla dem i huvudet. Jag tar också upp att hjärnan inte är pålitlig nog att hålla kvar allt så om du inte får ner punkterna på papper är risken stor att något glöms bort.

För mig är det superviktigt att skriva upp allting för att inte glömma någonting och för att få en översikt över vad jag behöver få in i mitt schema. Det är först när jag har skrivit upp allting som jag känner mig redo att göra en plan. Sedan lägger jag till saker hela tiden allteftersom jag kommer på något nytt eller ett nytt uppdrag dyker upp.

Om jag ska sammanfatta varför du borde skriva upp allt, blir det detta:

  1. Du låter hjärnan slappna av eftersom den inte behöver repetera alla uppgifter.
  2. Risken att glömma något blir avsevärt mindre.
  3. Du har all information framför dig när du ska gå vidare till att göra en plan.
  4. Det blir konkret och du kan inte blunda för det (även om det är något som känns jobbigt eller krångligt).

Relaterat: Produktivitet och listor - mallar att använda på dator eller skriva ut och Vad du borde skriva upp på dina listor.

Ät din groda!

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Jag har sagt det förut och jag säger det igen: Ät din groda! Med det menar jag att du ska göra bort det som känns jobbigast först. Uttrycket kommer från en man som sa att om du äter en groda det första du gör på morgonen kan du vara rätt säker på att ingenting av det du möter senare under dagen kommer att vara värre.

För egen del inser jag ofta att det inte alls var så jobbigt som jag hade trott så huvudanledningen för mig att göra bort det värsta (eller det som känns värst) först är att slippa gruva mig. När vi skjuter på någonting är det lätt att föreställa sig det som något värre och värre ju längre tiden går. Det blir alltså bara svårare att ta sig an problemet eller uppgiften för att du har gruvat dig och tänkt att det kommer att bli så hemskt. Gör bort det direkt i stället! Skriv in det i schemat och var orubblig!

Förra veckan hade jag många grodor att äta. Jag skrev in dem i schemat och beslutade när jag skulle ta itu med varje. När den tiden kom gruvade jag mig och försökte komma med ursäkter för mig själv som "det måste inte vara klart i dag" eller "ingen bryr sig ändå om huruvida jag gör det i dag eller inte".

Men, jag visste att om jag inte skulle göra det då skulle plågan finnas kvar till i morgon och jag skulle inte vara sugen på att göra det då heller. Sagt och gjort, jag åt min groda och som vanligt var det inte alls så hemskt som förväntat och det var sååå skönt att ha det gjort!

Relaterat: När ska jag ta itu med mina att-göra-punkter.

Användbara frågor

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

När du har skrivit upp alla saker du har att göra är det dags att prioritera och schemalägga. Använd följande frågor för att identifiera vad som är viktigast. Sätt siffror, stjärnor eller utropstecken bredvid de viktigaste.

  1. Vilken uppgift skulle jag helst slippa göra i morgon? Det här är kanske grodan du bör äta i dag för att ditt framtida jag ska slippa. (Markera med en stjärna.)
  2. Vilken/vilka uppgift/er/ måste göras i veckan? (Markera med utropstecken.)
  3. Om jag bara hann med en sak från min lista i dag, vilken av dessa punkter skulle vara av störst vikt att hinna med? (Markera med siffran 1)
  4. Om jag bara hann med en sak till från min lista i dag, vilken skulle vara viktigast? (Markera med siffran 2 och ställ sedan fler gånger för 3, 4 osv.)

Planera och schemalägg

Att-göra-lista för veckan samt dag för dagNär du har skrivit upp alla punkter och svarat på frågorna har du ett bra utgångsläge för att göra en tydlig plan. På fredagar brukar jag se över nästa vecka och skriva upp vad som ska göras när. Jag använder den här veckolistan för att samla alla punkter (till höger) och sedan fördela ut dem på respektive dag (till vänster). Här kommer en steg-för-steg-instruktion om hur du kan tänka när du gör dina listor:

1. Skriv upp allt du har att göra i den långa att-göra-listan till höger (även det som inte behöver göras den här veckan).

2. Markera eventuella grodor med en stjärna och uppgifter som måste göras i veckan med ett utropstecken (se ovan).

3. Titta i din kalender och skriv upp vilka dagar du har fasta möten, träningspass osv.

4. Schemalägg grodan/grodorna (stjärnmarkerad) tidigt under veckan, om möjligt måndag eller tisdag.

5. Se till att alla uppgifter som du har markerat med utropstecken (fråga 2) schemaläggs på någon dag under veckan (eller flera dagar om det är stora uppgifter).

6. Använd fråga 3 och 4 när du planerar varje dag för att välja ut de absolut viktigaste uppgifterna och gör dem först: Om jag bara hann med en sak från min lista i dag, vilken av dessa punkter skulle vara av störst vikt att hinna med? Välj max 5-7 uppgifter per dag, färre om de är stora.

Veckoöversikt med avbrott för mat och sömn7. Schemalägg i mer detalj genom att bestämma vad du ska arbeta med före lunch, efter lunch, efter mellanmål/eftermiddagsrast och på kvällen. Till det här använder jag den här mallen. Förra veckan var det nödvändigt att lägga in grodorna i ett mer detaljerat schema så att jag inte skulle kunna smita och det fungerade! Jag tycker om att använda den här parallellt med veckolistan så att jag är realistisk med vad jag kan hinna med på en dag. Om jag inte känner att jag rymmer det i veckoöversikten behöver jag minska mängden punkter på den dagen.

8. Följ planen!

9. I slutet av veckan: För över punkter som inte är färdiga från denna veckas lista till nästa, om de fortfarande är aktuella. Fundera på om de är viktiga att få gjorda över huvud taget, om du kan delegera uppgifterna eller om du ska göra dem själv nästa vecka. Planera sedan nästa vecka.

Relaterat: Hur jag planerar min vecka.

Uppdrag för veckan: Skriv en att-göra-lista med allt du vill eller behöver göra. Använd sedan guiden ovan för att schemalägga den kommande veckan.

Var stenhård med dig själv om att följa ditt schema och se hur det fungerar! Ät dina grodor så snart som möjligt och känn hur mycket lättare du blir! Glöm inte att planera in ledig tid också.

Jämför gärna din plan med förra veckans plan över hur många timmar du skulle lägga på respektive aktivitet. (Mallen finns längst ned i det inlägget.) Stämmer de överens? Om inte, vilken av planerna borde justeras?

Hjälpmedel:

Huvudlista för att samla många att-göra-punkter

En ifyllnadsbar att-göra-lista, svartvit eller i färg, för att samla alla dina att-göra-punkter. Den passar bra som en långsiktig lista att utgå ifrån när du gör en lista för veckan eller din dagliga lista.

Huvudlista - färg
Huvudlista - svartvit

Läs mer om huvudlistan här.


Att-göra-lista för veckan samt dag för dag

Den här använder jag varje vecka för att samla allt som behöver göras under veckan samt skriva upp de viktigaste uppgifterna för respektive dag. Den finns både i färg och i svartvitt. Rubriken till vänster går att redigera före utskrift.

Att-göra-lista dag & vecka - svartvit
Att-göra-lista dag & vecka - färg

Ladda hem och läs mer här.


Veckoöversikt med avbrott för mat och sömnEn veckoöversikt med avbrott för mat och sömn som jag använder varje vecka! Rubrik kan läggas till före utskrift. Rutorna är också ifyllnadsbara digitalt. Välj versionen med att-göra-lista eller utan.

Veckoöversikt
Veckoöversikt med att-göra-lista

Läs mer och ladda hem här.

Vilken groda ska du äta den här veckan? Berätta hur det har gått!

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid