produktivitet-arkiv | Mer struktur

3 snabba tips för att fokusera

Erika Norberg2018-07-232018-07-20Lämna en kommentar

En sak som jag tror att nutidsmänniskan är sämre på än tidigare generationer är att fokusera på en enskild sak under en längre tidsperiod. Vi får så mycket stimulans från olika håll med ljud, plinganden, ringanden, kontakter, osv. att det är svårt att lägga sin uppmärksamhet på en enda sak.

Därför vill jag ge tre tips för att hålla fokus uppe. Det första handlar om förberedelse, som jag tror är viktig för att inte distraheras under tiden och för att komma tillbaka till uppgiften om någon eller något avbryter dig. De andra två handlar om själva fokussituationen.

Att stänga av notifikationer eller ljud på telefon och dator tror jag inte att jag behöver säga men ta det som ett bonustips i alla fall. Allt som du kan stänga av och ändå göra ditt jobb, bör stängas av.

1. Gör en plan

Mitt första tips för att fokusera är att göra en plan. Gör en plan på vad du ska prioritera och i vilken ordning samt när du ska ta itu med vad. Det här sparar dig mycket tid längre fram eftersom du slipper fundera på vad du ska göra och du kan släppa tankarna på det som du inte gör just nu eftersom du har planerat in när det ska göras.

Det här är väldigt bra att göra om du tänker på massvis med saker samtidigt och har svårt att välja vad du ska börja med.

Eftersom det här är min favoritdel kommer jag att ge lite extra råd på den här punkten. Först kommer några tips på hur du kan gå till väga för att prioritera dina att-göra-punkter steg för steg och sedan tips på hur du kan planera in det i en kalender eller ett tidsschema.

Prioriteringsordning

A. Vad är det du har att göra?
Jag tycker att det är smidigt att skriva upp ALLT som jag vill/behöver göra först för att sedan prioritera punkterna. Skriv både sådant du känner att du måste göra och sådant du vill göra. Allt du kommer på som skulle vara trevligt att göra eller trevligt att ha gjort.

B. Vad är viktigast?
Tänk på att du inte bara ska tänka på det andra säger är akut och viktigt utan att du ska tänka på vad som är viktigt för dig. Det kan t.ex. innebära återhämtning, tid med familj och vänner eller träning. Skriv ett utropstecken eller en siffra bredvid de viktigaste punkterna (1 = viktigast, 2 = näst viktigast osv.).

Våga sätta utropstecken på det som är roligt och avslappnande, särskilt om du har semester eller är ledig! Återhämtning är viktigt.

C. Vad är det du helst vill slippa göra senare i veckan?
Det här är vad jag kallar grodan. Det kommer från ett gammalt uttryck som lyder ungefär så här: "Om du äter en levande groda det första du gör på morgonen, kan du vara rätt säker på att ingenting annat av vad du möter senare under dagen kommer att vara värre."

Vad är det som du gruvar dig för och förutsätter är jättejobbigt? Planera in det tidigt. Gör det nu direkt om du kan! Du kommer förmodligen att inse att det inte var så jobbigt som du trodde och oavsett kan du njuta resten av veckan av att det där är gjort.

Markera grodan eller grodorna med en stjärna och planera in tidigt.

D. Vad skulle vara trevligt att ha gjort om du hinner?
Markera sakerna som inte är särskilt viktiga på listan men som det skulle vara trevligt att göra om du har tid över. De här punkterna brukar jag markera med ett upp-och-nedvänt U.

Tidsplanering

Nu har du en prioriteringsordning så tidsplaneringen borde vara rätt lätt att göra! Planera in det viktigaste (inklusive återhämtning) och grodan först och fyll sedan på med övriga punkter.

Jag tycker att Strukturkalendern är ett väldigt bra verktyg för det här. Där kan du fördela ut punkter på olika månader, veckor och dagar. Tänk på att det som är viktigast bör stå på en daglista eftersom det är högst sannolikhet att det blir gjort då.

För att planera upp tiden ännu tydligare tycker jag om de här två gratisverktygen:

Veckoöversikt

Här är finns veckans sju dagar med och varje dag är indelad i fyra delar:

Förmiddag: frukost-lunch
Eftermiddag: lunch-mellanmål
Sen eftermiddag: mellanmål-middag
Kväll: middag-sömn.

Om du fördelar ut varje arbetsområde eller varje att-göra-punkt på den här listan så är det mycket svårare att smita ifrån någon jobbig groda eftersom du vet att den ska vara klar t.ex. innan du får äta lunch.

Om du dessutom fyller upp de andra rutorna, även om det är med saker som kan räknas till ledighet, så känns det inte lika lätt att skjuta på det där jobbiga för det är fullt i de andra rutorna.

Superproduktiv vecka

Den här mallen har fem dagar och är indelad i halvtimmar så att du kan dela upp dagen ännu mer i detalj. Ju mer detaljerad planering, desto svårare att smita undan och tänka "jag gör det senare".

Som du ser på bilden brukar jag färgkoda i min mall och markera hur många halvtimmar jag kan lägga på ett visst projekt.

Det kan vara lättast att börja med att markera när du ska gå och lägga dig, när du ska stiga upp och när du ska äta för att sedan fördela ut att-göra-punkterna där det finns plats.

2. Ha något att skriva på i närheten för nya idéer som kommer upp medan du arbetar

Mitt andra tips för att fokusera gäller under arbetets gång. Se till att du har någonting att skriva på i närheten, som inte är din mobiltelefon, för idéer eller tankar som du kommer på medan du jobbar på det du ska göra just nu.

Skriv upp det snabbt och släpp det sedan för att återgå till den nuvarande uppgiften!

I nödfall kan du skriva upp det i mobiltelefonen men det är farligt för det finns så många saker som kan distrahera på den. Innan du har skrivit upp vad du tänkte kan du ha glömt det eftersom reflexen är så stark att hoppa in på Facebook eller Instagram eller titta på alla notiser som har dykt upp sedan du senast höll i den.

Använd i stället: ett tomt papper, en skrivbok, en post-it-lapp, Strukturkalendern eller ett digitalt dokument på datorn om du ändå sitter och jobbar på den.

Se till att du tittar på de här idéerna efteråt och skriver upp dem på ett bra ställe så att du kommer ihåg idén när det är dags att ta itu med den. Om det är en ny att-göra-punkt passar det bra att skriva in den i Strukturkalendern. Om det är något som hör till en viss punkt kanske du kan skriva in det i detaljtidsplaneringen du gjorde tidigare. Om det är något du behöver komma ihåg en viss tid kan du lägga in en påminnelse i telefonen.

Om du ofta kommer på idéer, rekommenderar jag att använda Trello eller en fysisk plastmapp för att spara idéerna. Skriv upp i kalendern att titta där då och då.

OBS! Tänk på att skriva tydligt så att du förstår vad du menade även om du läser det en vecka senare.

3. Ställ en timer

Det tredje fokustipset jag tänkte ta upp i dag är att ställa en timer. Sätt en tidsgräns och säg till dig själv "Jag ska arbeta fokuserat med det här X minuter och sedan vila en stund eller gå vidare till något annat."

Det fascinerar mig ständigt hur mycket lättare det är att göra någonting om det finns en deadline eller begränsad tid. Jag får mycket mer gjort då och jag tror att detsamma gäller för dig.

Pomodorometoden är väldigt bra för detta. Den innebär 25 minuters fokuserat arbete och sedan 5 minuters paus. Efter fyra sådana omgångar tar du en längre paus på 15-30 minuter.

Om du sitter ner när du arbetar med uppgiften, tänk på att ställa dig upp och röra dig lite i pausen. Den lilla skillnaden har gjort underverk för min rygg.

Vilka är dina bästa tips för att fokusera? Skriv en kommentar!

Fyra viktiga principer om tidshantering – del 4

Erika Norberg2017-05-152017-05-06Lämna en kommentar

Det här är den fjärde och sista delen i bloggserien om Craig Groeschels fyra principer för bättre tidshantering. De tidigare inläggen hittar du här:

Princip 1: Schemalägg dina värderingar

Princip 2: Säg nej till många små saker för att säga ja till några få stora saker

Princip 3: Sätt upp egna deadlines för ökad effektivitet

Förra veckan handlade till viss del om att delegera eftersom deadlines bl.a. leder till att du blir bättre på att delegera det du inte behöver göra själv.

Den här gången är det sida 4 i arbetsboken som är mest aktuell. Du kan ladda hem den genom att klicka på den gröna knappen nedan.

I dag ska jag gå djupare in på det här med att delegera och för många tror jag att det här är ett nytt sätt att se på saken. Det vanliga är nog att delegera ut specifika uppgifter och säga "Det här ska göras och på det här sättet". Craig Groeschel rekommenderar en annan metod och jag håller med om att den är mycket bättre!

Princip 4: Bemyndiga andra som om din framtid hänger på det – för den gör det

Craigs podcast riktar sig till ledare av olika slag men jag tycker att den här principen är viktig oavsett i vilken position du är, särskilt om du är stressad över allt du har att göra.

Bemyndiga andra genom att inte bara delegera uppgifter utan också befogenheter. Låt andra ta ansvar för det som du har brukat göra själv. Låt andra bestämma ett eget sätt att lösa problem på.

På arbetsplatsen

Det kan till exempel handla om kollegor eller underordnade på arbetsplatsen som du låter få mer ansvar inom olika områden. Ge dem inte bara uppgifter att genomföra. Då blir de personer som bara gör som de är tillsagda utan att tänka själva. Ge dem i stället ansvar och rätt att ta beslut så att de får utvecklas och utveckla det område de har ansvar för.

Hemma

Det kan också handla om din familj. Kan dina barn ta ansvar för att det finns middag på torsdagar? Ge dem en budget och låt dem (om de är stora nog) planera, handla och tillaga den rätt som de själva väljer.

Kan de ta ansvar för att tvätta sina egna kläder när de själva inser att de börjar ha slut rena kläder? Kan de vika tvätten och få tillåtelse att göra det på sina sätt?

Relaterat: Mer struktur för barn - hushållssysslor.

Kan du ta hjälp av din man eller fru med något som du alltid har brukat göra men som tar för mycket tid för dig? Det kanske handlar om att släppa ansvaret för disken under en viss period, dela på matlagningen eller turas om att klippa gräset.

Finns det något du gör som en vän skulle kunna göra minst lika bra? Fråga om du får överlämna ansvaret för det och kanske byta det mot en uppgift som du hellre skulle göra. Det finns säkert olika saker som ni trivs med att göra och som ni är bäst på.

Du kanske avskyr att tvätta men älskar att laga mat och har en vän som tycker tvärtom. Då kan du förbereda en veckas måltider åt din väns familj medan vännen tvättar och viker din familjs tvätt.

Sammanfattning

Ge andra rättighet att ansvara för något och ta sina egna beslut. Gå inte in och peta i onödan utan låt dem lösa uppgiften på sitt sätt. Det kommer att frigöra så mycket tid för dig och de kan till och med tycka att det är roligt att göra det där som du bävar för!

Steg för steg

Skriv upp allt du har att göra
Markera det som du älskar att göra
Delegera resten

Det kommer troligtvis inte fungera att delegera bort allt direkt. En del personer kan behöva vägledning i början och vissa saker måste du göra själv även om det inte är det roligaste du vet. (Jag har t.ex. accepterat att jag måste duscha minst varannan dag och inte kan delegera bort det även om jag tycker att det är jättetråkigt.)

Sträva efter att alltid lägga din tid på det som har högt värde för dig, det du bryr dig om och är bra på. Då kommer du att vara gladare, effektivare och mer avslappnad.

Tid för handling!

Nu har du läst om de fyra principerna:

För att du inte bara ska glömma den här informationen har jag tagit fram ett material som utgår ifrån de frågor som Craig nämner i slutet av sin podcast. Klicka på knappen nedan för att få materialet skickat till dig, svara på frågorna och konkretisera vad du ska göra för att använda det du har lärt dig!

Fyra viktiga principer om tidshantering – del 2

Erika Norberg2017-05-012017-05-01Lämna en kommentar

Förra veckan påbörjade jag bloggserien Fyra viktiga principer för tidshantering som bygger på Craig Groeschels undervisning i de två podcastavsnitt han har spelat in om tid.

Den första tidsprincipen (länk nedan) handlar om att schemalägga dina värderingar, dvs. att först planera in det som är viktigast, det som inte är förhandlingsbart, och sedan fylla på med andra punkter. Om du inte har läst det tidigare rekommenderar jag att läsa det inlägget först.

Tidsprincip 1: Schemalägg dina värderingar

Samma arbetsbok gäller för det här inlägget men nu är det frågorna på s. 2 som står i fokus. Jag rekommenderar dock att du har fyllt i s. 1 först. Klicka på knappen nedan för att ladda hem den.

Dagens princip har du nog hört förut i någon form. Den handlar om att säga nej. Men observera att det inte är fokus på att säga nej till allt utan på att säga nej för att kunna säga ja.

Princip 2: Säg nej till många små saker för att säga ja till några få stora saker

Om du tänker på att principen är att säga nej för att kunna säga ja blir syftet positivt och jag tycker att det bemöter människor i två diken. Som jag ser det finns det nämligen två diken att hamna i:

Dike 1: Du säger nej till allt pga. lathet, trötthet, överarbetning, negativ inställning e. dyl.
Dike 2: Du säger ja till allt pga. att du inte vill göra någon annan besviken, arg, överarbetad e. dyl.

Det är inte säkert att du är i något av dikena och det är bra men jag vill att du ska vara medveten om att båda de här dikena är lätta att hamna i så att du undviker dem.

För att hålla oss uppe på vägen och undvika dikeskörning behöver vi därför fundera på vad vi säger nej till och vad vi säger ja till: Säg nej till många små saker för att säga ja till några få stora saker.

Vad händer när jag säger ja?

Din tid är begränsad och det är lätt att säga ja till en massa saker för att du vill finnas till hands och inte krångla till något i onödan. Problemet med att säga ja till allt är att du, för varje ja, får mindre tid till varje sak du har sagt ja till. Om du har för många uppgifter blir jobbet du gör på varje uppgift därför inte gjort lika bra eftersom uppgiften inte har din odelade uppmärksamhet och kanske heller inte tillräckligt med tid.

Närhelst du säger ja till någonting, finns det mindre kvar av dig för någonting annat. Se till att ditt ja är värt minskningen.
Louie Giglio

Du känner säkert själv hur du sträcks ut och sträcks ut tills du till slut har så lite ork och tid till varje uppgift att allt får nöja sig med minsta möjliga i stället för det där perfekta som du hade i ditt huvud.

Eller sa du förra veckan att tid med familj eller vänner är det du värderar högst men tar på dig så många andra uppdrag att du inte kan vara fullständigt närvarande när du träffar dina nära och kära?

Se till att det du säger ja till förtjänar din tid och faktiskt ryms i din tidsplan.

Vad ska jag säga nej till?

Träna dig i att vänligt säga nej när kalendern är full för att du har prioriterat de få stora viktiga sakerna först.

Om du har bestämt att du ska träna tre kvällar i veckan eller vara hemma med familjen fyra kvällar i veckan, då är det okej att säga nej till att planera in något där. Ta de sakerna på lika stort allvar som om det var möten med jobbet.

Bara för att du kan göra något
betyder det inte att du borde göra det.
Craig Groeschel

Craig säger att vi inte ska fråga oss om vi kan göra något utan om vi borde göra något. Bara för att det är möjligt för dig att göra en viss sak betyder det inte att du borde göra det. Din tid och din koncentration kanske kommer till bättre användning om du gör något annat.

Säg därför nej till

det du inte har tid för
det du inte är bra på
det som inte står högt på din lista av värderingar

Det kan vara en bra idé att göra en att-inte-göra-lista för att komma ihåg vad det är du har lagt alldeles för mycket tid på som bara tar din energi.

Vad ska jag säga ja till?

Du har nu (förhoppningsvis) sagt nej till en mängd små saker som är ett slöseri med tid, antingen för att det finns någon annan som gör det bättre, att det inte behöver göras alls eller för att du har något som är bättre att lägga din värdefulla tid och expertis på.

Vad du ska säga ja till är egentligen enkelt:

Investera ditt bästa i det som betyder mest.
Craig Groeschel

Det du förra veckan skrev ner som de viktigaste sakerna för dig, det ska du lägga tid på. Du ska lägga tid på det du brinner för, det du är bra på och det som ingen annan kan göra lika bra som du kan.

Säg ja till

det du brinner för
det du är bra på
det som ingen annan kan göra lika bra som du kan

Några exempel:

Du kanske är en (rätt unik) person som tycker om att ta hand om reklamationer på jobbet för att du då kan hjälpa människor att bli nöjda efter att ha varit besvikna. Se då till att du får göra det du brinner för. Andra kanske avskyr den uppgiften och låter bli att ge den till dig för att de inte vill att du ska behöva lida.

Du kanske är lärare och har hört att det är dåligt att ha föreläsningar så du försöker ändra din undervisning så att det inte är någon föreläsning alls men om du är riktigt bra på att föreläsa och har hört andra bekräfta det - gör det du är bra på!

Du kanske jobbar långa dagar för att din familj inte ska sakna något ekonomiskt men det är ingen annan som är lika bra som du på att vara mamma eller pappa till ditt barn.

När det gäller den tredje punkten har vi två diken igen. Du kanske står tryggt i mitten uppe på vägen eller så känner du något av följande:

Dike 1: Det finns inget som jag gör bättre än någon annan. Det finns alltid någon som är bättre än mig.
Dike 2: Jag kan inte delegera eller säga nej till något för det finns ingen som gör det här lika bra. Jag kan bara lita på att det blir ordentligt gjort om jag gör det själv.

Till dig som känner igen dig i dike 1: Jag är övertygad om att det finns något som du är riktigt bra på men om den tredje punkten skrämmer dig kan du fokusera på den första. Säg ja till det du brinner för, tycker är roligt och givande. Hjälp andra om du har tid till det och kan göra det med glädje men börja med det du värderar högst och ta inte på dig för mycket (men inte heller för lite så att du blir sysslolös).

Till dig som känner igen dig i dike 2: Jag vet hur läskigt det är att släppa ifrån sig något som du vet att du skulle göra bra men om du känner så här har du troligen fullt upp hela tiden. Det är inte värt det. Titta tillbaka på vad du har skrivit att du har värderat högst, planera in det först och våga släppa ifrån dig det andra. Skriv upp allt du brukar göra, markera vad du älskar att göra av det och delegera eller släpp resten.

Jag vet att det inte alltid är upp till dig att välja vilka uppgifter du har att göra på exempelvis jobbet men då har Craig ännu ett tips: att du känner efter vilken tid på dagen du är som mest effektiv och lägger de uppgifter du tycker är viktigast under den tiden och de mindre viktiga uppgifterna under den tid då du är lite mindre effektiv eller kanske oftare blir avbruten.

Låt inte det brådskande ersätta det viktiga

Jag trodde att det här skulle bli ett kort inlägg men jag hade visst mycket att säga. Som slutkläm skulle jag bara vilja påminna om att schemalägga dina värderingar först. I annat fall riskerar du att bli fast i att bara ta hand om brådskande eller akuta ärenden i stället för att prioritera det viktiga.

Fundera på om de där akuta sakerna verkligen är viktigare än de som du har högst på din värderingslista.

Jag vill starkt uppmana dig att fylla i svar på de korta frågorna i den här arbetsboken för att få ner på pränt vad du tänker, känner och ska göra framöver. Sida 2 hör ihop med dagens tidsprincip.

Har du några tips på hur man kan göra det lättare att säga nej? Skriv gärna en kommentar!

Hållbar effektivitet med pomodoro-metoden 1

Erika Norberg2017-03-202017-03-201 kommentar

Du kanske har hört talas om pomodorometoden för ökad produktivitet. Jag har vetat om den i flera år och hört andra rekommendera den men det var inte förrän jag hade pratat med min sjukgymnast som jag beslutade mig för att ge den en ordentlig chans.

Hur fungerar pomodorometoden?

Konceptet innebär att arbeta fokuserat på en uppgift i 25 minuter utan distraktioner, sedan ta en paus på 3-5 minuter för att därefter upprepa. Varje period av fokuserat arbete kallas för en pomodoro, dvs. det italienska ordet för tomat efter den tomatformade äggklockan som Francesco Cirillo använde på 1980-talet när han var universitetsstudent och utvecklade den här metoden.

Efter fyra pomodoros bör du ta en längre paus på minst 15–30 minuter innan du återgår till arbetet igen.

Tidigare har jag testat detta lite halvhjärtat och tyckt att det har fungerat rätt bra för att komma igång med en uppgift. Om jag tvingar mig själv att jobba fokuserat i 25 minuter utan att låta något distrahera mig är jag igång och det är lättare att fortsätta.

Sedan har jag inte brytt mig så mycket om att ta pauser var tjugofemte minut och ofta har jag heller inte varit särskilt duktig på att stänga av e-postprogram och telefonljud under arbetstiden.

Nu har jag dock bestämt mig för att återuppta det här igen, dels för att jag har otroligt mycket att göra nu när jag går en litteraturkurs på distans samtidigt som jag jobbar på med bloggande och andra projekt, dels för att metoden passar väldigt bra ihop med det som min sjukgymnast har ordinerat.

Hur min sjukgymnast fick mig att börja med pomodoro (utan att veta om det)

I januari i år hade jag riktigt jobbiga problem med nacke, axlar och rygg och jag insåg, med vissa påtryckningar från familjen, att det var dags att söka hjälp. Därför bokade jag tid hos en sjukgymnast för att få veta vad jag kunde göra åt problemen.

Jag var medveten om att min stillasittande vardag med läsning och kontorsarbete mest troligt var orsaken till mina problem och ville därför få veta vad jag kunde göra för att fortsätta få saker gjorda men inte felbelasta min kropp lika mycket.

Sjukgymnasten gav mig fyra saker att jobba på:

Genomföra ett träningsprogram med specialutformade övningar 2-3 gånger per vecka.
Fokusera på att ha bra hållning när jag arbetar.
Röra på mig minst en timme varje dag, t.ex. två halvtimmespromenader eller en timme på gymmet.
Ta pauser efter 20-25 minuter av arbete för att göra benböj, tåhävningar, gå omkring inomhus eller röra på mig på något annat sätt för att bryta den statiska arbetsställningen.

När jag hörde den fjärde punkten tänkte jag direkt att det var dags att ge pomodoro en chans igen. Det har jag sedan gjort och använder den både för att öka min produktivitet och för att komma ihåg att ta pauser.

Jag använder en app (Clockwork Tomato men det finns fler) i telefonen som ringer efter 25 minuter och sedan igen efter 5 minuter. Just den appen varnar också en minut före varje byte.

I 25 minuter arbetar jag alltså fokuserat med den uppgift jag har bestämt och när den ringer ställer jag mig upp, gör några övningar och sedan ser jag till att fortsätta vara stående åtminstone tills de fem minuterna är över.

Ibland tillåter jag mig själv att titta på mobilen i pausen men måste fortsätta vara stående. Jag sätter mobilen i flygplansläge (ljudlöst gör att jag inte hör pomodoro-appen), stänger e-postprogrammet och stänger Facebook-fliken i webbläsaren medan jag arbetar.

Hjälpmedel

För att öka min effektivitet har jag tagit fram ett nytt planeringsblad för mig själv och vill såklart dela det med er så att ni också kan få superproduktiva veckor! Klicka på knappen för att få det skickat till dig.

Eftersom jag försöker vara ledig på helgen sträcker sig det här bladet från måndag till fredag och är indelat i halvtimmar. I varje halvtimme ingår 25 minuter effektivt arbete samt 5 minuter paus då jag rör på mig.

Schemat börjar 06:00 och slutar 00:00 varje dag. Om du ska få dina åtta timmar av sömn, vilket jag starkt rekommenderar, bör minst två timmar (dvs. fyra rutor) vara markerade för sömn.

Relaterat: Mina 5 bästa råd för livet.

Det är en ifyllnadsbar pdf så du kan använda den digitalt eller skriva ut och använda (som jag gör).

Det går att lägga till en rubrik där du exempelvis kan skriva vilken vecka den gäller och du kan redigera dagarna för att t.ex. lägga till datum, som Måndag 20/3 i stället för Måndag eller välja vilka fem dagar du vill ha med i schemat.

Om du arbetar oregelbundna dagar kanske det passar bättre för dig att ha andra dagar än just måndag till fredag.

Om det är saker du alltid gör vissa tider, t.ex. äter middag kan du skriva in det i schemat innan du skriver ut så att du inte behöver skriva samma sak för hand hela tiden och spara schemat så att du enkelt kan skriva ut ett nytt schema för nästa vecka.

Som vanligt börjar jag med att lägga in det jag vill prioritera som träning och pauser för måltider. Sedan fyller jag på med mer specifika uppgifter. Vissa gånger vet jag att en uppgift kommer att ta tre pomodoros och då markerar jag tre rutor i schemat. Ibland räcker en halvtimme och då får den uppgiften rymmas i en ruta.

Relaterat: Hur jag planerar min vecka.

I kursen jag går är det extremt mycket läsning så att dela upp läsningen på olika dagar och tider hjälper mig att hinna med och inte känna mig så överbelamrad med saker att göra att jag aldrig känner att jag har gjort tillräckligt.

Det finns alltid mer att läsa men om jag läser det jag har skrivit upp på den dagen kan jag känna mig ganska nöjd.

Jag har haft svårt för att stänga av mobiltelefonen och inte läsa mail direkt de ramlar in för jag vill inte att människor ska behöva vänta i onödan på att få svar av mig men med den här metoden fungerar det att stänga av notifikationer och sedan se om det har kommit in något när 25 minuter har gått. I stort sett allt kan vänta i 25 minuter.

Skriv gärna en kommentar om hur det går för dig att använda pomodoro-metoden!

Prioriteringar – Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid?

Erika Norberg2017-02-062022-06-26Lämna en kommentar

Välkommen till den fjärde delen i bloggserien Prioriteringar. Om du har missat någon del finns länkar till de övriga här:

Vad prioriterar du just nu?
Du har mer tid än du tror
Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
Hur du kan ta kontroll över din tid

Seriens första del handlade om att undersöka nuläget: vad du lägger tid på just nu. Den andra delen handlade om sätt att få ut mer av din tid och konkreta tidsexempel på hur mycket tid du har på en vecka. Det förra inlägget lämnade till viss del tidsaspekten för att gå in mer konkret på uppgifter och hur du kan identifiera vilka som är viktigast och vad du bör tänka på för att tackla dem i rätt prioriteringsordning.

I dag vill jag ge dig ett annat verktyg som du kan använda för att prioritera både uppgifter och aktiviteter. Jag tycker att det är ett bra sätt att få sig en tankeställare om vilka aktiviteter som är givande och värdefulla och vilka som bara tar upp onödig tid.

Verktyget jag rekommenderar är Stephen Coveys modell med fyra olika rutor (se bild nedan). De två rutorna på den övre raden inbegriper viktiga aktiviteter medan de på den nedre raden representerar de aktiviteter som inte är viktiga. Innehållet i rutorna till vänster är brådskande medan rutorna till höger inte är det. Se över de olika aktiviteter du ägnar dig åt och fundera på i vilken kategori de passar in. Nedanför bilden berättar jag mer om varje kategori och ger exempel.

1. Viktigt och brådskande (HANTERA SNABBT)

När du tar kontroll över din tid kommer du att få färre punkter i den här rutan men se alltid till att ha lite tid över för att kunna hantera brådskande ärenden som uppstår. Det här är uppgifter som har en deadline snart så att du måste ta itu med dem omedelbart eller akuta krissituationer.

Exempel: Krissituationer, skrikande bäbisar, möten, sista-minuten-förberedelser, fasta deadlines och saker du har skjutit upp för att du har haft för mycket att göra (eller prioriterat annat).

2. Viktigt men inte brådskande (FOKUSERA PÅ)

Aktiviteter och uppgifter i den här rutan bör vara det som du fokuserar på i ditt liv. Det är saker som du tycker är viktiga men som inte behöver göras omedelbart, så de är (förhoppningsvis) inte stressande (men skulle kunna bli om du ignorerar dem för länge). Sträva efter att fylla din tid med mer av det som passar i den här kategorin. Eftersom det inte är brådskande måste du välja att prioritera de här sakerna. Tänk på vad du skulle vilja lägga tid på om det inte fanns något du var tvungen att göra.

Exempel: Planering, förberedelser, träning, familj, relationer, arbete, återhämtning m.m.

3. Brådskande men inte viktigt (UNDVIK eller DELEGERA)

Det här är uppgifter som är eller känns brådskande men inte viktiga. Det är ofta sådant som avbryter dig i det viktigare du håller på med. Försök undvika de här punkterna. Du kanske kan delegera vissa av dem eller sätta upp en telefontid då du kan ta emot samtal för att slippa vara kontaktbar hela tiden.

Exempel: Vissa telefonsamtal eller mail, vissa möten, vissa aktiviteter m.m.

4. Inte brådskande och inte viktigt (UNDVIK)

Det här är sådant som helt enkelt slösar din tid. Det är varken brådskande eller viktigt och bör inte få fokus i ditt liv. Troligen har du inte skrivit upp det på din att-göra-lista men om du fyllde i mall 2 i den här bloggseriens första inlägg är det mycket möjligt att den visade att du använde tid till detta. Den här tiden kan ibland se ut som avslappnande återhämtningstid men är i stället slöseri med tid eftersom du snarare känner dig mer stressad efteråt för att en massa tid har gått utan att du har tänkt på det och utan att du har presterat något produktivt. Att slösurfa på internet under arbetstid är ett typiskt exempel.

Exempel: Skräppost, tanklöst surfande eller TV-tittande, vissa samtal eller meddelanden m.m.

Uppdrag för veckan: Svara på de fyra frågorna i mallen om vad de olika delarna av matrisen kan representera för dig.

Ladda hem mallen genom att högerklicka på länken nedan och välja "Spara som..."

Ifyllnadsbar pdf att skriva ut eller fylla i digitalt.

Fundera särskilt på skillnaden mellan givande återhämtning (2) och slöseri med tid (4).

Vilka aktiviteter kan du lägga mindre tid på framöver och vilka förtjänar mer tid?

Relaterat: Utmattning – hur vi hamnar där och hur vi kan ta oss upp igen

Mer i prioriteringsserien:

Vad prioriterar du just nu?
Du har mer tid än du tror
Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
Hur du kan ta kontroll över din tid

Prioriteringar – Du har mer tid än du tror

Erika Norberg2017-01-232017-08-05Lämna en kommentar

Detta är den andra delen i bloggserien Prioriteringar och det handlar om tid. De övriga delarna i den här serien kan du hitta här:

Vad prioriterar du just nu?
Du har mer tid än du tror
Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
Hur du kan ta kontroll över din tid

Förra veckan handlade framförallt om att du själv skulle få upptäcka vad du använder din tid till just nu. Jag hoppas att du gjorde spännande upptäckter! Du kanske lägger mer tid än du trodde på någon aktivitet eller inte alls gör något ur en viss kategori. Du kanske har upptäckt att du har mer tid än du trodde. Du kanske är upprörd på det här inlägget redan innan du har läst det eftersom rubriken säger att du har mer tid än du tror.

"Vad vet den där Erika om mitt liv egentligen?" kanske du tänker.

Det är sant att jag inte vet hur din specifika situation ser ut men i dag vill jag ge dig två tips på hur du kan utnyttja små stunder av tid som dyker upp under dagen och sedan avsluta med några räkneexempel på hur din tid skulle kunna se ut om du tar kontrollen!

Gör något produktivt medan du väntar

Vad kan du göra medan du väntar på kaffebryggaren? Vad kan du tänka ut när du står i duschen? Vad kan du få gjort när du väntar på något eller någon annan?

Medan du väntar i köket

Nu är jag inne i en period av att äta fil och flingor varje morgon men under en lång tid gjorde jag gröt i mikrovågsugnen till frukost, vilket gav mig 2,5 minut av väntan medan gröten var på värmning och kanske en liten stund till medan den svalnade. Det blev snabbt en vana för mig att plocka ur eller i diskmaskinen under den tiden. Då var det gjort samtidigt som jag egentligen gjorde något annat. Det var ett sätt för mig att utnyttja väntetid till något produktivt i stället för att ta fram mobiltelefonen.

I köket blir det ofta väntetid. När du lagar mat är det ofta något som ska koka upp eller puttra ett tag och då kan du t.ex. diska, plocka i eller ur diskmaskinen eller gå igenom en låda.

Medan du duschar

En annan tid att utnyttja är den då du duschar. Jag är en person som verkligen inte tycker om att duscha men som avskyr att ha smutsigt hår. Det är mycket sällan jag blir arg men när jag är oduschad är jag lättretlig och grinig. Alltså, ser jag till att duscha trots att jag inte tycker om det men det känns som ett stort slöseri med tid att behöva göra det minst varannan dag. Nyligen läste jag dock om en person (jag har tyvärr glömt vem det var) som använde tiden i duschen till att planera och förbereda sig.

Medan du duschar kan du till exempel:

Öva på en presentation du ska hålla
Planera din kommande vecka
Utvärdera den föregående veckan, månaden eller året
Lyssna på en podcast eller ljudbok
Bara njuta

Vi behöver tid av både produktivitet och avslappning men om du är som jag och tycker att duschandet är nästintill outhärdligt skulle du kunna använda tiden till något mer!

Fundera på hur du kan använda de här små stunderna av väntan eller monotona sysslor till att utveckla dig själv eller göra något produktivt för att få mer gjort på kortare tid. Jag rekommenderar till exempel Lisa Woodruffs podcast Organize 365 för att få ett mer strukturerat tankesätt om ditt hem, dina papper och din tid.

Det är lätt att välja att göra "ingenting" när du får lite tid över ("ingenting" kanske är att se TV eller surfa på mobilen) men tänk så skönt det är att få bort de där tunga uppgifterna så att du sedan kan vara ledig på riktigt!

Relaterat: Hur du kan börja längta efter hushållsarbete.

Gruppera liknande aktiviteter

På industrier har man länge haft koll på att det är mer effektivt om en person sköter en och samma uppgift hela tiden i stället för att samma person ska göra alla delar i en kedja. Det är till exempel mer effektivt att en person sköter all kapning och sedan lämnar vidare till nästa person som utför en annan uppgift i stället för att samma person ska gå mellan maskiner för att kapa, sedan fräsa och därefter måla för att slutligen gå tillbaka till början av ledet igen och börja om.

På ett liknande sätt kan du gruppera liknande aktiviteter så att du inte hoppar mellan olika typer av uppgifter hela tiden. Du kan avsätta en viss tid till att läsa och svara på alla mail och en viss tid till att gå igenom en avdelning av din garderob och en viss tid till att leta recept, planera middagar och storhandla.

Alternativet är att du konstant avbryts i det du gör av att nya mail ramlar in och bryter din koncentration, att du plötsligt måste avbryta din garderobssortering med alla plagg utspridda på sängen för att du måste handla så att ni ska få någon mat i dag och sedan måste handla dagen därpå igen för att du inte hade planerat längre än till den dagen.

Avsätt i stället några gånger under arbetsdagen då du svarar på mail och stäng av notiser annan tid. Ta itu med en lagom stor del av garderoben när du har tid att rensa ordentligt, sortera ut det som inte används och sätta tillbaka det som ska vara kvar.

Jag tror inte att jag är ensam om att skyffla högar ner på golvet eller in i en skrubb på kvällen för att jag då är för trött för att göra klart det ordentligt (och behöver min säng för att sova).

Planera inköp i förväg så att du sparar pengar av att inte göra impulsköp och har mat nog att klara dig ett bra tag utan att behöva lägga tid på att springa till affären varje dag.

Du som har läst mina inlägg tidigare vet att jag är en stark förespråkare för att planera kvällen före så att du vet vad som väntar nästa dag. Då kan du också tänka ut vilka uppgifter som är lätta att gruppera för att spara tid och energi.

Relaterat: Enkel och fungerande middagsplanering och Hur jag planerar min vecka.

Ta kontroll över din tid

Nu har du fått två tips på hur du kan hitta den där "gömda" tiden i din dag. Då tycker jag att det är dags att ta itu med den stora bilden. Ta gärna fram mallen du fyllde i från förra veckan och fundera på hur det här stämmer in på din tid.

Laura Vanderkamp har skrivit en bok som heter 168 Hours You Have More Time Than You Think (168 timmar: Du har mer tid än du tror). Som titeln säger har vi 168 timmar varje vecka och det är ganska mycket tid att fylla även om vi räknar bort sömn och arbetstid.

Tänk t.ex. att du sover åtta timmar per natt (vilket jag rekommenderar) och arbetar 40 timmar per vecka + pendlar en halvtimme till och från jobbet, dvs. 10 timmar till per vecka. Då har vi 106 timmar använda som vi inte kan göra så mycket åt, men 62 timmar kvar!

56 h sömn (8 timmar/natt)
50 h arbete + pendling
= 106 timmar använda, 62 timmar kvar

Enligt Lisa Woodruff lägger en familj 28 timmar på att ta hand om barn och hushåll, inkl. tvätt, matlagning osv. Om du inte har några barn eller delar ansvaret att ta hand om dem och hushållet med någon annan kan det vara mindre men vi säger att du tar hand om barnen och allt i hushållet:

106 h sömn, arbete och pendling
28 h hushållssysslor och att ta hand om andra
= 134 timmar använda, 34 timmar kvar

Okej, vi har arbetat, sovit, tagit hand om hemmet och barnen men vi har fortfarande 34 timmar kvar att använda. Du har nästan tid med ett heltidsjobb till! Tiden ovan kan du kanske inte göra så mycket åt. Du behöver ha en inkomst, sova och se till att du och din familj får mat och har rena kläder men när allt det obligatoriska är gjort har du 34 timmar kvar.

Du kan t.ex. titta på TV och hänga på sociala medier 2 timmar per dag (14 timmar) och ändå ha 20 timmar kvar på veckan till att utveckla dig själv, träna, ta tid för din respektive och kämpa för dina mål. Det är nästan tre timmar om dagen! Tänk då om du inte behöver slötitta på TV två timmar per dag och kan få hjälp med hushållssysslorna. Då har du hur mycket tid som helst!

Nu är det upp till dig att bestämma vad du gör med den här informationen. Du behöver verkligen inte vara produktiv hela dagen. Jag rekommenderar att du alltid lägger in tid i ditt schema då du får göra precis vad du vill, slappa och ladda batterierna.

Däremot vill jag uppmuntra dig att också planera in tid för att nå dina mål. Ta dig framåt. Sluta låta omständigheterna bestämma och bara svepa med dig. Nu är det dags för dig att välja hur du vill att ditt liv ska vara!

Uppdrag för veckan: Välj hur mycket tid varje aktivitet ska få i ditt liv. Avsätt tid för ledighet och för måluppfyllelse.

För att göra det kan du gärna använda den här mallen i Google Drive för att fördela din tid och få en tydlig översikt över hur mycket tid du lägger eller vill lägga på respektive aktivitet. Jämför med mallen du fyllde i förra veckan och bestäm vad du vill behålla och vad du vill ändra på.

I mallen finns det förslag på aktiviteter (t.ex. arbete, hushållssysslor, sociala medier, familj) men du kan ändra dem som du vill. Skriv sedan in hur många timmar du tänker lägga per vecka på respektive aktivitet.

Det finns också en spalt för att skriva hur viktig du tycker att varje aktivitet är 1-4 (1=mycket viktigt, 4=inte viktigt). Använd dig av prioriteringarna för att tänka på varifrån du kan ta tid för att få tid för det som är viktigast!

Medan du fyller i räknar mallen automatiskt ut hur många av veckans timmar du har fördelat ut och hur många du har kvar att fördela. Den visar också vad "Timmar per vecka" i genomsnitt blir per dag, t.ex. sömn 56 timmar per vecka = 8 timmar per dag.

Vad har du upptäckt de här två veckorna om din tid och prioriteringar?

Mer i prioriteringsserien:

Vad prioriterar du just nu?
Du har mer tid än du tror
Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
Hur du kan ta kontroll över din tid

Mina 5 bästa råd för livet

Erika Norberg2017-01-092017-01-09Lämna en kommentar

Det kan vara så att jag tar mig vatten över huvudet eller lovar för mycket men jag tror att jag i dag ska kunna ge dig fem råd som kommer att ge dig ett gladare, mer strukturerat och mer produktivt liv samtidigt som du blir mer omtyckt av människorna runtomkring dig. Är inte det en bra start på det nya året? Fem tankesätt eller principer som kan förvandla ditt liv. Är du redo?

1. Tänk på ditt framtida jag

Har du tänkt på att ditt framtida jag också är du? Ni är samma person och du borde ta hand om dig själv. Det är inte en jättebra idé att skjuta upp det som du kan göra i dag så att du måste ta itu med det i framtiden i stället. Den bistra sanningen är att du kanske måste tvinga dig själv att göra något nu för att du ska slippa göra det i morgon. Tänk på ditt framtida jag och var produktiv direkt. Kom ihåg att det som är gjort i dag inte behöver göras i morgon! Använd gärna min inspirationsaffisch "Det som är gjort i dag är gjort i dag" för att påminna dig själv och läs det här inlägget om självdisciplin. Ditt framtida jag kommer att tacka dig!

2. Missa aldrig en deadline

Är du en person som ser "sista inlämningsdag" eller "förfallodag" som rekommendationer eller som stenhårda deadlines? Min starka uppmaning till dig är att ta varje deadline på stort allvar och alltid lämna in uppgifter, slutföra uppdrag och betala räkningar i tid. Det får konsekvenser för dig själv och andra om det inte görs och den kanske jobbigaste konsekvensen är att du då står med en icke slutförd uppgift och utan en deadline att sträva mot.

De flesta (eller kanske alla) jag känner arbetar bättre om det finns en deadline, ett slutdatum, då uppgiften ska vara slutförd. Det är något att sikta mot, efter det datumet eller klockslaget vet jag att jag får pusta ut och om det är klart till den tiden har jag fullföljt min plikt (stor eller liten). Vissa börjar i god tid och andra börjar kvällen före men alla påverkas och motiveras av en deadline.

Om du då inte hinner klart i tid känner du dig misslyckad och vet inte längre vad du ska sträva mot. Det kan resultera i att du aldrig färdigställer uppgiften bara för att du inte har någon fast gräns att kämpa mot. Du känner säkert många som inte har gjort klart sina utbildningar för att de missade någon inlämning eller inte hann klart med examensarbetet. Sedan finns det ingen uppsatt deadline då kompletteringen ska vara gjord och de har därför inte gjort den.

Missa aldrig en deadline! Det är mitt bästa råd till elever och studenter men jag tror att det underlättar alla andra områden av livet också. Visa att du är en pålitlig person som får saker gjorda när du har sagt att de ska vara gjorda och rädda dig själv från den skavande känslan av att ha något ogjort.

OBS! Om du går igenom en depression eller sorg är det okej att missa en deadline. Var så tydlig du orkar med människorna runtomkring så att de vet vad som pågår och kan underlätta på bästa sätt.

3. Kompromissa inte med sömn

Det finns en mängd undersökningar som visar att brist på sömn, även en liten brist, påverkar vår prestationsförmåga i hög utsträckning. Det finns en anledning till att du kan räknas som rattfull om du kör bil när du är för trött. När vi sover för lite blir vi mer impulsiva och mindre skärpta, dummare helt enkelt. Det är inte det bästa tillståndet att vara i för att ta kloka beslut och göra sitt bästa.

Du kanske tänker att rådet om att inte kompromissa med sömn fullständigt motsäger rådet om att aldrig missa en deadline men tro mig, det går. Jag har alltid lagt stor vikt vid att få mina åtta timmar av sömn och jag tror inte att jag har lämnat in någon uppgift sent vare sig i grundskola, gymnasium eller på universitetet (utom en uppgift som varken jag eller mina kurskamrater visste att vi hade som kom in en dag sent).

Det handlar om planering och tankesätt. Jag har tränat mig själv i att tänka bort tiden på natten när jag planerar och ofta även helger eftersom jag alltid har haft många ideella åtaganden helgtid. Om jag helt enkelt inte ser natt, helg och vissa kvällar som tid måste jag utföra mina uppgifter dagtid och utvalda kvällar för att hinna klart i tid. Det kan innebära att jag måste börja tidigare än vad andra gör och arbeta mer fokuserat men det bidrar till att jag kan vara utvilad, skärpt och avslappnad när jag är involverad i något annat eller är ledig. Jag kan med andra ord vara fullständigt närvarande i det som pågår just nu. Det är värt det!

Parentes: Om du har småbarn, gör så gott du kan med sömnen. Jag har hört att livet blir lättare när de blir äldre.

4. Gör något som ger dig energi varje dag

Ibland är livet verkligen fullproppat men prioritera att varje dag göra någonting som ger dig energi. Det kan vara något enkelt som att gå ut på en fem minuters promenad eller ringa en god vän men sträva efter varje dag göra någonting energigivande som får dig att känna dig ledig. Även om du arbetar konstiga tider eller har en stressig period, planera in lite tid till att ladda batterierna. Du kanske gärna tar en lång frukost på morgonen eller sitter en halvtimme med en bra bok på kvällen. Vad det än är, gör det! Ett hett tips är att göra någonting utomhus för att få frisk luft, röra dig och verkligen känna att du har gjort något den dagen.

Här kan du läsa mer om det som ger och tar energi.

5. Lyssna ordentligt

Lyssna på föreläsningar, genomgångar, vänner, instruktioner, presentationer, förklaringar, predikningar, nyheter osv. Lyssna ordentligt! Anteckna gärna när det är lämpligt. Det är så lätt att låta tankarna vandra iväg och sedan har du missat vad någon sa att den hette eller vad som var det viktigaste att komma ihåg från föreläsningen eller vad din vän kämpar med just nu. Om du lyssnar ordentligt på lektioner, föreläsningar och seminarium behöver du inte plugga lika hårt efteråt. Om du lyssnar på (eller läser) nyheter ordentligt behöver du inte gå omkring och vara irriterad över något som du missförstod för att du missade ett "inte" eller bara läste rubriken. Om du verkligen lyssnar på vad andra människor säger kommer du att märka hur mycket intressant det finns i världen och du kommer att bli mycket mer omtyckt för att andra märker att du bryr dig!

Lyssnandet är min största utmaning just nu men jag kämpar på. Min bästa lösning hittills är att anteckna allt som sägs (när det inte är opassande, vilket det kan vara i samtal med vänner). När jag antecknar måste jag vara fokuserad hela tiden för att få med allt och då hinner inte tankarna vandra iväg. I andra situationer försöker jag verkligen anstränga mig för att vara koncentrerad på det som sägs.

Några tips om att fokusera finns här.

Sammanfattning

Mina fem bästa råd för livet är alltså:

Tänk på ditt framtida jag: Gör bort vad du kan i dag för att underlätta för dig själv i framtiden. Middag före efterrätt. Jobb före belöning.
Missa aldrig en deadline: Ta alla deadlines på största ansvar så att du visar att du går att lita på och slipper känna ångest över det du redan borde ha gjort.
Kompromissa inte med sömn: Planera din tid väl så att du alltid hinner sova dina åtta timmar. Du sparar verkligen inte tid på lång sikt genom sömnbrist.
Gör något som ger dig energi varje dag: Gå på en promenad, läs en god bok eller hitta på något med vänner men gör något som du får energi och blir glad av. Det här gör att varje dag känns mer meningsfull.
Lyssna ordentligt: Om du lyssnar ordentligt på föreläsningar behöver du inte plugga lika hårt och en lyssnande vän är en bättre vän.

Vilket av råden tycker du är svårast att följa? Håller du ändå med om att det är viktigt?

Det som är gjort i dag är gjort i dag

Erika Norberg2016-12-012016-11-28Lämna en kommentar

För några veckor sedan tog jag upp en Erikaism, dvs. ett uttryck som jag själv ofta säger och som jag tror att det är jag som har myntat. I dagens blogginlägg tänker jag ta upp ännu en Erikaism, nämligen:

Det som är gjort i dag är gjort i dag.
(Erika Norberg)

Med detta (något redundanta) talesätt vill jag påminna mig själv (och andra) om att göra bort det jag kan från min att-göra-lista redan i dag. Om det är gjort i dag behöver jag inte göra det i morgon. För mig ger citatet också en lättnad ifall jag inte har hunnit med allt jag hade tänkt eftersom det poängterar att det som jag har lyckats göra i dag är värt någonting tack vare att det blev gjort.

Som tidigare får du tillgång till citatet som en affisch att skriva ut och som en skrivbordsbakgrund att använda på din dator. Jag tycker om bilden som ligger bakom citatet eftersom den visar att det som du har gjort i dag kan vara en grund för något nytt och ännu bättre att växa fram.

Affisch att skriva ut

Klicka på bilden eller länken nedan för att komma till pdf-filen som du kan skriva ut och sätta upp där den inspirerar dig som mest!

Affisch - Det som är gjort i dag är gjort i dag

Skrivbordsbakgrund

Här kommer samma affisch men som en bakgrundsbild till skrivbordet på din dator. För att ladda hem och använda bilden som skrivbordsbakgrund:

Högerklicka på bilden.
Välj Spara bild som...
Välj i vilken mapp du vill spara bilden.
Öppna mappen där du sparade bilden.
Högerklicka på bilden/filen.
Välj Använd som skrivbordsbakgrund (på min dator står det näst högst upp, dvs. precis under Öppna).

Vad kan du göra i dag så att ditt framtida jag slipper göra det? Vad har du gjort i dag som du kan vara stolt över?

Hur jag planerar min vecka

Erika Norberg2016-11-212017-11-18Lämna en kommentar

Sedan jag startade bloggen har jag presenterat en mängd material för er. Många handlar om hur man kan planera sin tid och för att ni ska få några konkreta exempel på hur de kan användas tänkte jag i dag gå igenom hur jag gör när jag planerar min vecka. Som ni kommer att märka har jag gjort de här materialen för att jag själv vill använda dem!

Steg 1: Skriva ut papper eller förbereda en sida

Jag har tidigare skrivit om hur jag använder en Bullet Journal för att samla mina att-göra-listor. Då ritar jag upp vyn som du kan se på bilden med att-göra-listan för veckan till höger och de dagliga att-göra-listorna till vänster.

Uppdatering: Nu använder jag i stället Strukturkalendern som jag har designat och säljer.

För dig som föredrar att skriva dina listor på en dator eller helt enkelt vill slippa rita upp samma sak varje vecka finns den här praktiska listan med samma upplägg (välj svartvit eller i färg):

Hur kan jag samla mina att-göra-listor? Tips på digitala och analoga verktyg för att hantera listor. merstruktur.se — En ifyllnadsbar att-göra-lista för veckan samt dag för dag. Rubriken "Vecka" går att ändra före utskrift. Läs mer här.

Utöver dokumentet/uppslaget för att-göra-listor använder jag också ett dokument som ger en översikt över veckan med avbrott för mat och sömn. Jag kommer framöver att kalla det för veckoöversikten:

Steg 2: Föra över punkter från förra veckans lista eller månadens lista

När jag har förberett de dokument jag behöver tar jag en titt på innevarande veckas lista (eller föregående om det har hunnit bli en ny vecka innan jag påbörjar planeringen) och ser vad som fortfarande är ogjort. De punkter som tar mindre än 5 minuter att genomföra försöker jag göra bort direkt. I checkrutan på de övriga punkterna ritar jag en pil och skriver in dem på den nya veckans lista. Det kan också hända att en del punkter helt enkelt stryks för att de inte är viktiga längre.

Steg 3: Fylla på veckolistan med punkter för den kommande veckan

Sedan fyller jag på veckolistan med punkter som jag vet borde göras den veckan. Ofta har jag redan påbörjat det här genom att skriva in punkter på nästa sida i min Bullet Journal om det dyker upp punkter som kan vänta till nästa vecka.

Steg 4: Skriva in fasta punkter från min kalender

Därefter tar jag en titt i min kalender och ser vilka fasta tider jag har att förhålla mig till nästa vecka, t.ex. möten och träffar med vänner. (Den här veckan var ovanligt obokad.) Träffarna skriver jag in både i veckoöversikten och i att-göra-listan.

Steg 5: Fördela ut punkter från veckans lista (och målkalendern) på respektive dag

Sedan är det dags att avgöra vilka av punkterna som är viktigast och mest akuta. Om något behöver vara klart till onsdag kanske du borde sätta igång med det på måndag osv. Tänk också på att äta din groda, dvs. göra bort det som är jobbigast direkt så att du slipper gruva dig för det resten av veckan. I det här skedet skriver jag alltså upp de viktigaste sakerna att få gjorda respektive dag och strävar efter att vara realistisk med vad jag hinner med. Jag skriver också in vilka dagar jag borde träna så att jag inte får någon anledning till att "glömma" det.

Steg 6: Planera in när jag ska arbeta med vilken punkt

När jag har en plan över vad som borde hinnas med vilken dag (åtminstone i början av veckan) går jag tillbaka till veckoöversikten och fyller i vad jag borde arbeta med vilket pass. Ibland är jag mer övergripande och skriver t.ex. "Bloggarbete" och ibland är jag mer precis och skriver t.ex. "Designa material till torsdagens inlägg". Det är lättare att vara mer detaljerad i början av veckan och mer övergripande senare under veckan. Ofta fortsätter jag att fylla på veckoöversikten och att-göra-listorna under veckan allteftersom jag vet vad jag har hunnit med och vad som är kvar att göra. Därför ser det lite tomt ut torsdag-söndag på den här bilden.

Jag tycker om att färgkoda den här delen så att jag snabbt får en översikt över hur mycket tid jag lägger på blogg m.m. Mina färger är:

Gul - blogg
Grön - träning och mål
Rosa - socialt
Blå - uppdrag

Uppdatering: När jag vill få extra mycket gjort använder jag mallen som du kan hitta i det här inlägget.

Steg 7: Markera i min målkalender

I samband med det här gulmarkerar jag också i min målkalender vilka dagar jag planerar att genomföra det målet, t.ex. träning, långpromenad, läsa osv. De mål som jag vill nå varje dag brukar inte få någon markering.

Du kan läsa mer om min målkalender här.

Uppdatering: I Strukturkalendern finns en målkalender varje månad som jag använder på samma sätt.

Steg 8: Fylla i middagsplaneraren

Om ni är flera i hushållet rekommenderar jag att alla samlas och gör det här tillsammans så att alla får vara med och välja vad ni ska äta framöver. Det är lite tomt i början av november på bilden eftersom vi fortfarande använde den gamla prototypen av middagsplaneraren och sedan har jag varit borta ett tag men nu är vi i full gång med den nya och jag är supernöjd!

Läs mer här.

Så ser det ut när jag förbereder min vecka! Det kanske låter invecklat när jag går igenom det så här i detalj men det tar inte särskilt lång tid och sparar mig en massa tid under veckan. Våga testa!

Hur gör du för att planera upp din vecka?

Hur du kan börja längta efter hushållsarbete 2

Erika Norberg2016-10-242018-12-062 kommentarer

Det finns en sak som får mig att längta efter att göra hushållsarbete som att diska, städa eller vika tvätt och jag tror att den kan hjälpa dig med. Den är dessutom så bra att den fungerar lika bra när du går på promenad, tränar eller klipper gräset. Det handlar inte om att få det övriga livet att vara så hemskt att du längtar efter något annat eller om att belöna dig själv efteråt. Det är faktiskt en belöning konstant medan du arbetar.

Hemligheten är att lyssna på en bra bok eller en podcast och jag tror att bok är extra bra av de två alternativen för när jag har kommit in i en bok längtar jag verkligen efter att fortsätta läsa eller lyssna och det finns mer av samma berättelse att komma djupare in i än med en podcast. Jag lyssnar dagligen och när jag gör något duktigt hemma eller något träningsrelaterat känns det helt okej att unna mig en god bok i ljudformat.

Det har verkligen blivit så att jag, åtminstone i perioder, längtar efter att diska eller göra fint i här hemma för att jag då får höra fortsättningen samtidigt som jag inte bara slösar bort tid eftersom jag också gör någonting duktigt.

Det kan vara värt att investera i en ljudboksprenumeration när du märker hur mycket annat du kan få gjort (med glädje!) medan du njuter av en riktigt bra bok. Ibland har bibliotek också gratis utlåning av ljudböcker.

Vad du kan göra medan du lyssnar

Här kommer 20 förslag på vad du kan göra medan du lyssnar på en ljudbok eller podcast (som inte är att köra bil eller resa):

Diska
Jogga
Pyssla
Tvätta
Virka
Teckna
Städa
Spela datorspel
Sortera papper
Sticka
Laga mat
Brodera
Måla/tapetsera
Gå på promenad
Snickra
Klippa gräset/skotta snö
Gymma
Rensa garderoben
Gå igenom foton
Vika tvätt

Boktips:

The Power of Habit - Charles Duhigg (finns nu på svenska: Vanans makt : varför vi gör som vi gör och hur vi kan ändra på det)
David Copperfield - Charles Dickens
Harry Potter - J.K. Rowling
Brott och straff - Fjodor Dostojevskij
Frankenstein (den är inte som man tror) - Mary Shelley

(Jag är lite svag för 1800-talslitteratur men jag försökte komma på några bra i andra kategorier också.)

Podcasttips:

Har du något du brukar göra medan du lyssnar på en ljudbok? Har du några tips på extra bra böcker eller podcasts att lyssna på? Jag lyssnar mest på engelska podcasts och böcker så tar gärna bra tips på svenska versioner!