Hållbar effektivitet - Pomodoro för produktivitet som inte tar kål på din rygg. merstruktur.se

Du kanske har hört talas om pomodorometoden för ökad produktivitet. Jag har vetat om den i flera år och hört andra rekommendera den men det var inte förrän jag hade pratat med min sjukgymnast som jag beslutade mig för att ge den en ordentlig chans.

Hur fungerar pomodorometoden?

Konceptet innebär att arbeta fokuserat på en uppgift i 25 minuter utan distraktioner, sedan ta en paus på 3-5 minuter för att därefter upprepa. Varje period av fokuserat arbete kallas för en pomodoro, dvs. det italienska ordet för tomat efter den tomatformade äggklockan som Francesco Cirillo använde på 1980-talet när han var universitetsstudent och utvecklade den här metoden.

Efter fyra pomodoros bör du ta en längre paus på minst 15–30 minuter innan du återgår till arbetet igen.

Tidigare har jag testat detta lite halvhjärtat och tyckt att det har fungerat rätt bra för att komma igång med en uppgift. Om jag tvingar mig själv att jobba fokuserat i 25 minuter utan att låta något distrahera mig är jag igång och det är lättare att fortsätta. 

Sedan har jag inte brytt mig så mycket om att ta pauser var tjugofemte minut och ofta har jag heller inte varit särskilt duktig på att stänga av e-postprogram och telefonljud under arbetstiden.

Nu har jag dock bestämt mig för att återuppta det här igen, dels för att jag har otroligt mycket att göra nu när jag går en litteraturkurs på distans samtidigt som jag jobbar på med bloggande och andra projekt, dels för att metoden passar väldigt bra ihop med det som min sjukgymnast har ordinerat.

Hur min sjukgymnast fick mig att börja med pomodoro (utan att veta om det)

I januari i år hade jag riktigt jobbiga problem med nacke, axlar och rygg och jag insåg, med vissa påtryckningar från familjen, att det var dags att söka hjälp. Därför bokade jag tid hos en sjukgymnast för att få veta vad jag kunde göra åt problemen. 

Jag var medveten om att min stillasittande vardag med läsning och kontorsarbete mest troligt var orsaken till mina problem och ville därför få veta vad jag kunde göra för att fortsätta få saker gjorda men inte felbelasta min kropp lika mycket.

Sjukgymnasten gav mig fyra saker att jobba på:

  1. Genomföra ett träningsprogram med specialutformade övningar 2-3 gånger per vecka.
  2. Fokusera på att ha bra hållning när jag arbetar.
  3. Röra på mig minst en timme varje dag, t.ex. två halvtimmespromenader eller en timme på gymmet.
  4. Ta pauser efter 20-25 minuter av arbete för att göra benböj, tåhävningar, gå omkring inomhus eller röra på mig på något annat sätt för att bryta den statiska arbetsställningen.

När jag hörde den fjärde punkten tänkte jag direkt att det var dags att ge pomodoro en chans igen. Det har jag sedan gjort och använder den både för att öka min produktivitet och för att komma ihåg att ta pauser.

Jag använder en app (Clockwork Tomato men det finns fler) i telefonen som ringer efter 25 minuter och sedan igen efter 5 minuter. Just den appen varnar också en minut före varje byte.

I 25 minuter arbetar jag alltså fokuserat med den uppgift jag har bestämt och när den ringer ställer jag mig upp, gör några övningar och sedan ser jag till att fortsätta vara stående åtminstone tills de fem minuterna är över. 

Ibland tillåter jag mig själv att titta på mobilen i pausen men måste fortsätta vara stående. Jag sätter mobilen i flygplansläge (ljudlöst gör att jag inte hör pomodoro-appen), stänger e-postprogrammet och stänger Facebook-fliken i webbläsaren medan jag arbetar.

Hjälpmedel

Hållbar effektivitet - Pomodoro för produktivitet som inte tar kål på din rygg. merstruktur.seFör att öka min effektivitet har jag tagit fram ett nytt planeringsblad för mig själv och vill såklart dela det med er så att ni också kan få superproduktiva veckor! Klicka på knappen för att få det skickat till dig.

Eftersom jag försöker vara ledig på helgen sträcker sig det här bladet från måndag till fredag och är indelat i halvtimmar. I varje halvtimme ingår 25 minuter effektivt arbete samt 5 minuter paus då jag rör på mig. 

 Schemat börjar 06:00 och slutar 00:00 varje dag. Om du ska få dina åtta timmar av sömn, vilket jag starkt rekommenderar, bör minst två timmar (dvs. fyra rutor) vara markerade för sömn. 

Relaterat: Mina 5 bästa råd för livet. 

Det är en ifyllnadsbar pdf så du kan använda den digitalt eller skriva ut och använda (som jag gör). 

Det går att lägga till en rubrik där du exempelvis kan skriva vilken vecka den gäller och du kan redigera dagarna för att t.ex. lägga till datum, som Måndag 20/3 i stället för Måndag eller välja vilka fem dagar du vill ha med i schemat. 

Om du arbetar oregelbundna dagar kanske det passar bättre för dig att ha andra dagar än just måndag till fredag.

Om det är saker du alltid gör vissa tider, t.ex. äter middag kan du skriva in det i schemat innan du skriver ut så att du inte behöver skriva samma sak för hand hela tiden och spara schemat så att du enkelt kan skriva ut ett nytt schema för nästa vecka. 

Som vanligt börjar jag med att lägga in det jag vill prioritera som träning och pauser för måltider. Sedan fyller jag på med mer specifika uppgifter. Vissa gånger vet jag att en uppgift kommer att ta tre pomodoros och då markerar jag tre rutor i schemat. Ibland räcker en halvtimme och då får den uppgiften rymmas i en ruta. 

 Relaterat: Hur jag planerar min vecka. 

I kursen jag går är det extremt mycket läsning så att dela upp läsningen på olika dagar och tider hjälper mig att hinna med och inte känna mig så överbelamrad med saker att göra att jag aldrig känner att jag har gjort tillräckligt. 

Det finns alltid mer att läsa men om jag läser det jag har skrivit upp på den dagen kan jag känna mig ganska nöjd. 

Jag har haft svårt för att stänga av mobiltelefonen och inte läsa mail direkt de ramlar in för jag vill inte att människor ska behöva vänta i onödan på att få svar av mig men med den här metoden fungerar det att stänga av notifikationer och sedan se om det har kommit in något när 25 minuter har gått. I stort sett allt kan vänta i 25 minuter.

Skriv gärna en kommentar om hur det går för dig att använda pomodoro-metoden!

Hållbar effektivitet - Pomodoro för produktivitet som inte tar kål på din rygg. merstruktur.se

Rutin - vägen till förändring. Hur dina vanor påverkar ditt liv. merstruktur.seDina rutiner och vanor gör dig till den du är. De formar hur du tänker, dina relationer och till och med ditt utseende. Och vet du en sak? Det är faktiskt du som bestämmer vad du gör och vad som blir en vana i ditt liv.  Ibland får jag en känsla av att ordet rutin har dåligt rykte. Det är många gånger kopplat till att vara fast i samma gamla (negativa och tråkiga) hjulspår men jag tror att rutin är det som förändrar oss, både till det bättre och till det sämre. Du har säkert hört uttrycket:

Det man gör ofta blir man bra på.

Jag har hört det i alla möjliga sammanhang både positivt och negativt och jag tror att det gäller oavsett om det handlar om att spela fotboll, att vara trevlig eller att hålla ordning bland sina saker. Om du gör det ofta och det blir en vana, då blir du bättre på det, och om du håller ut, strävar efter att lära dig mer och disciplinerat håller fast vid det kan du till och med bli bra eller bäst på det.

H.L. Hunt, som under en period var den rikaste miljardären (som själv hade tjänat ihop sin förmögenhet), sa en gång i en intervju:

Det finns bara tre krav för framgång. För det första, bestäm exakt vad du vill ha ut av livet. För det andra, fastställ vilket pris du kommer att behöva betala för att få det du vill ha. Och för det tredje, och det här är viktigast, bestäm dig för att betala det priset.¹

Du kommer inte att nå din målvikt, gå i pension vid 50 eller ha ett välorganiserat drömhem om du inte betalar hela priset, dvs. gör allt som krävs för att nå dit. Det krävs regelbundet hårt arbete. Brian Tracy pratar bland annat om Lagen om orsak och verkan eller Lagen om att så och skörda. Det du sår nu ger skörd i framtiden och om du inte är nöjd med din nuvarande "skörd" behöver du sluta med det som inte leder någonvart och göra mer av det som leder dit du vill. Med andra ord behöver du plantera något nytt, något nytt för att skörda något nytt.

Framgång är inte något som händer av en slump. Det är inte så att vissa bara har tur och får allt de vill. Den stora majoriteten når framgång genom att arbeta hårt, etablera vanor och bestämma sig för att ständigt utvecklas och ständigt kämpa mot sina mål.

Livet är tungt ibland. Vissa gånger är det otroligt jobbigt att kämpa för att nå sina drömmars mål. Det är okej. Men det jag uppmuntrar dig att göra är att kämpa för att ta dig lite framåt hela tiden. Enligt boken Talent Is Overrated [Talang är överskattat] av Geoffrey Colvin lär sig majoriteten av människor sina jobb under det första året i tjänst och sedan blir de aldrig bättre. För mig är det otroligt tragiskt. Du behöver inte bli världskändis, chef över ett internationellt företag eller olympisk mästare men du kan bli lite bättre.

Här finns en samling av material som kan hjälpa dig att precisera och sedan nå dina mål. På torsdag kommer jag att lägga upp ett nytt inlägg som berättar mer om dessa och gör dig redo för dina nyårslöften!

Daglig målkalenderJust nu vill jag slå ett extra slag för den dagliga målkalendern som jag använder för att påminna och peppa mig själv om att ta mig närmare mina mål varje dag. Det finns också många bra appar som peppar dig genom att räkna hur många dagar i rad du har hållit fast vid målet. Sök på Streaks, Habit tracker eller Goal tracker så hittar du en mängd bra appar som gör samma sak. Sträva efter att inte bryta trenden utan hålla igång varje dag. Då blir det snart en vana som påverkar ditt liv till det bättre!

Om du kunde önska dig självdisciplin i ett område av ditt liv, vilket område skulle det vara? Om du skulle välja en sak att göra varje dag resten av ditt liv, vilken vana skulle ha störst positiv effekt på ditt liv?

Skriv in det i målkalendern eller appen och sätt igång!

Rutin - vägen till förändring. Hur dina vanor påverkar ditt liv. merstruktur.se


¹ Ur No Excuses! The Power of Self-Discipline av Brian Tracy. S. 27-28. (Min översättning)

Daglig målkalender | En hjälp för dig att hålla koll på dina mål och etablera nya goda vanor! merstruktur.se

Uppdatering: Det har kommit en senare version av målkalendern som du kan hitta längst ned på denna sida. Upplägget är detsamma men månaderna är uppdaterade.

Som ni kanske har märkt är jag lite insnöad på det här med mål och i dag vill jag ge dig ett verktyg som jag själv använder för att dagligen bli lite mer som den person jag vill vara. Jag tror starkt på att ständigt sträva efter att bli bättre, nå längre och helt enkelt ta itu med sitt liv. Det finns en bok som heter Att vara missnöjd är en bra början av Bill Hybels och den titeln peppar mig till att se missnöje som en drivkraft till förändring. Det handlar framförallt om förändringar i mig själv och mina vanor, vilket lyckligtvis också är det som ligger närmast till hands att göra någonting åt. Det är svårt att få andra att ändra sig, men dig själv kan (och borde) du ständigt utveckla.

Tidigare har jag delat med mig av två dokument för långsiktigt målsättande och beskrivit fyra steg som du kan ta för att nå vilket som helst av dina mål. I dag vill jag dela med mig av det som jag har använt mig av längst och det är vad jag kallar för en daglig målkalender. De engelsktalande bloggarna talar ofta om habit tracker, dvs. vaneövervakare eller något som håller koll på dina vanor, och det är precis vad det handlar om. Du skriver upp olika saker som du vill göra varje dag eller någon gång per vecka och sätter ett kryss (eller någon annan typ av markering) i datumrutan varje gång du har lyckats. På så sätt uppmuntras du till att bilda nya vanor och får en översikt över hur väl du lyckas med ditt mål. Längst ned i inlägget finns förslag på vilka dagliga mål du kan ha.

Ni som följer mig på Instagram kunde se när jag förberedde mig för oktober månad och klistrade in en målkalender i min bullet journal:

Förbereder mig för en ny månad. Är ni intresserade av att se mer av min målkalender?

Ett foto publicerat av Erika Norberg (@merstruktur)

Sedan dess har det tillkommit en hel del kryss och färger. De flesta av målen har jag inte för avsikt att göra varje dag utan kanske tre gånger per vecka eller en gång i veckan. Daglig målkalender | En hjälp för dig att hålla koll på dina mål och etablera nya goda vanor! merstruktur.seFör att det ska bli av brukar jag också planera in vilken dag det ska göras i mina att-göra-listor och veckoscheman samt markera den dagen med gult i målkalendern. Där det är gulmarkerat bör det alltså finnas ett kryss när månaden är slut. De saker som jag vill göra varje dag brukar jag inte gulmarkera.

Sida 1

Daglig målkalender | En hjälp för dig att hålla koll på dina mål och etablera nya goda vanor! merstruktur.se

Dokumentet som du kommer att få ta del av i dag skiljer sig lite från bilderna av det jag har använt tidigare eftersom jag ständigt försöker uppdatera det och få det bättre. På den första sidan skriver du upp respektive mål/uppdrag samt hur många gånger du vill göra det per vecka och per månad. Det finns också rutor för att skriva in vad som är ditt syfte med de olika målen, definitioner av eventuella symboler eller färger, vad som krävs för att få en markering inom respektive kategori (t.ex. vad som räknas som en promenad) och slutligen övriga anteckningar som motivationscitat, idéer eller kanske någon fin teckning.

Sida 2-3

Daglig målkalender | En hjälp för dig att hålla koll på dina mål och etablera nya goda vanor! merstruktur.se

På sidorna 2-3 får du en månadsvy över november respektive december och om du skriver in målen/uppdragen på datorn innan du skriver ut kommer de att synas på varje sida utan att du behöver skriva in dem på nytt. (Min plan är att lägga upp nya månader innan det här året är slut, så skriv upp dig på nyhetsbrevet så att du inte missar det!)

Sida 4

Daglig målkalender | En hjälp för dig att hålla koll på dina mål och etablera nya goda vanor! merstruktur.se

Den fjärde och sista sidan är till för att utvärdera hur det har gått med målen. Varje eller varannan vecka brukar jag gå igenom målkalendern och skriva upp hur många kryss jag har på respektive mål per vecka. En gång per månad ser jag över hur bra månaden har gått på respektive mål och färgmarkerar alla veckor med överstrykningspennor: grön = lika med eller över mål, gul = minst halva målet, rosa = ingenting gjort på målet. Det brukar också finnas några som fortsätter vara vita som är mellan 0 och hälften.

På den sidan finns det också plats för att skriva ner slutsatser och vilka mål du vill ha de följande tre månaderna.

Här kan du ladda hem din egen målkalender att fylla i och skriva ut!

Vilka mål ska jag välja?

Om du har fyllt i den övergripande målplaneringen från det här inlägget har du redan frågat dig själv vad du vill uppnå på lång sikt och vad du kan göra varje dag, vecka och månad för att nå det målet. Använd dig av det för att välja upp till 22 olika saker som du vill mäta eller hålla koll på med den dagliga målkalendern. Jag använder 16 rader just nu och har under året både lagt till och tagit bort mål.

Om du inte vill gå igenom hela den övergripande målplaneringen kan du fråga dig själv:

  1. Vad vill jag lyckas med på lång sikt? Vad kan jag göra varje dag eller varje vecka för att nå det målet?
  2. Vilka vanor vill jag etablera? Hur ofta vill jag göra det?

Några exempel på dagliga/veckovisa mål:

  • Träna (definiera vad som kan räknas som träning, t.ex. att du måste bli svettig, vara på gymmet e. dyl.)
  • Promenad (definiera vad som räknas som en promenad, t.ex. att det måste vara ett visst antal steg, minst en viss tid eller att det måste vara en omväg så att du inte bara går och handlar eller gör ett ärende)
  • Inget onödigt socker (definiera vad du inte får äta, t.ex. om det bara är godis, kakor och läsk eller om också chips och bröd ingår i det)
  • Umgås med andra än min familj
  • Läsa eller lyssna på skönlitteratur
  • Läsa eller lyssna på något som utvecklar mig
  • Diska bort allt samma dag (eller något annat från städlistan)

Här kan du ladda hem din egen målkalender för att genast närma dig dina mål (nov-dec 2016)!

Uppdatering: Här finns den dagliga målkalendern för januari till mars 2017.

Uppdatering 2: Här finns den senaste dagliga målkalendern.

Se också den långsiktiga målkalendern här.

Vilka mål vill du nå innan året tar slut? Hur håller du koll på din utveckling?

Inga ursäkter! Vad självdisciplin är och varför det är nödvändigt för framgång. merstruktur.seBrian Tracy har skrivit över 70 böcker och hållit 5 000 föreläsningar världen över. Han talar om personlig och yrkesmässig utveckling, t.ex. inom ledarskap, mål, självförtroende, kreativitet och framgång. Tack vare att jag prenumererar på hans nyhetsbrev fick jag tillgång till första delen av en av hans böcker gratis: No Excuses! The Power of Self-Discipline, på svenska ungefär: Inga ursäkter! Självdisciplinens makt. Så snart jag såg titeln tänkte jag att jag var tvungen att läsa den och skriva ett eller flera inlägg om innehållet. När jag hade läst introduktionen insåg jag att det här kunde bli många inlägg så jag börjar med en bakgrund om vad jag (och Brian Tracy m.fl.) ser som det viktigaste för att nå sina mål.

Tracy inleder boken med att säga att alla människor längtar efter samma saker: att tillbringa mer tid med sina familjer, vara i bra fysisk form, tjäna mer pengar och bli ekonomiskt oberoende. Det är inte heller bara så att vi vill ha samma saker utan vi vet också vad vi behöver göra för att nå dit och vi har för avsikt att göra de sakerna, någon gång i framtiden.

Problemet är att det där någon gång aldrig inträffar. Jag vet att jag själv och andra flera gånger har tänkt ”nästa år, då ska jag vara vältränad” men om vi inte har någon plan för hur vi ska nå dit och aldrig sätter igång kommer nästa år att vara likadant som det här. Tracy skriver att vi är bra på att drömma om hur det kan bli någon gång i alla olika områden av våra liv och komma på ursäkter för varför vi inte har börjat sträva mot de målen än: jag har inte råd, jag hade en dålig barndom, min chef är för kritisk, mitt äktenskap är dåligt, ingen uppskattar mig, ekonomin är dålig osv. Till det säger Tracy:

Inga fler ursäkter! Gör det eller gör det inte – men kom inte med ursäkter. Sluta använda din fantastiska hjärna för att komma på utstuderade bortförklaringar och rationaliseringar för att inte komma till skott. Gör någonting. Gör vad som helst. Kom igång med det! Upprepa för dig själv: ”Om det ska bli av, är det upp till mig!” (Tracy 2010:3)

Märkte du vad han sa om din hjärna där? Du har en fantastisk, enastående och fenomenal hjärna som du sysselsätter med att komma med ursäkter och bortförklaringar i stället för att använda den till något som ger ett långsiktigt värde. Ett förslag han ger för att testa om din ursäkt är välgrundad är att fråga dig själv om någon annan har samma ursäkt men ändå är framgångsrik. Troligtvis finns det tusentals eller miljontals människor som har haft det ännu sämre men som ändå får fantastiska saker gjorda. Om min ursäkt är trötthet kan jag titta på andra människor som har gått igenom fruktansvärd utmattning och ändå fortsatt framåt. Min ursäkt duger inte.

Vidare går Tracy in på vad som är den viktigaste förutsättningen för framgång. Han mötte författaren Kop Kopmeyer av en slump och efter att de hade samtalat ett tag frågade Tracy vilken framgångsprincip Kopmeyer såg som den viktigaste av alla de principer han hade skrivit om. Kopmeyer sa utan tvekan att självdisciplin var den viktigaste för utan den fungerar ingen av de andra. Han hänvisade också till Elbert Hubbard som hade sagt:

Självdisciplin är förmågan att göra vad du borde göra, när du borde göra det, oavsett om du känner för det eller inte.
(Tracy 2010:7)

Som jag ser det är det hela hemligheten till att nå sina mål. Även om det är viktigt att känna efter så att vi inte utsätter oss själva för mer än vi klarar av, anser jag att vi inte borde känna efter för mycket så att vi kommer med ursäkter i stället för att bara göra det vi borde göra när vi borde göra det. Vuxna människor borde kunna se längre än till vad jag känner för just nu och tänka mer långsiktigt på hur jag vill att mitt liv ska bli. Inga fler ursäkter! Om det ska bli av, är det upp till mig!

Inga ursäkter! Vad självdisciplin är och varför det är nödvändigt för framgång. merstruktur.se


Tracy, Brian. (2010). No Excuses! [Elektronisk resurs] : The Power of Self-Discipline. New York: Vanguard Press.
Översättningarna till svenska är gjorda av mig.