Gå till innehåll

Prioriteringar - 5 blogginlägg för att prioritera din tid bättre inkl. 8+ hjälpmedel. merstruktur.se

Tidigare i år skrev jag en serie om Prioriteringar efter önskemål från er läsare. Nu har jag uppdaterat vissa av inläggen, lagt till fler och bättre hjälpmedel och vill här ge en sammanfattning av de bästa bitarna ur varje blogginlägg.

Den här serien är lite speciell eftersom jag i varje blogginlägg ger ett uppdrag. Jag rekommenderar att du gör uppdragen i varje blogginlägg för att få ut så mycket som möjligt av det du läser. Ta det hela i din egen takt men om du vill lära dig att prioritera din tid och dina uppgifter bättre tjänar du mycket på att följa de här stegen.

Skriv in i din almanacka eller på din att-göra-lista när du ska göra respektive uppdrag och se hur du närmar dig ett liv där det du säger att du prioriterar faktiskt är det du prioriterar.

Vad prioriterar du just nu?

Till att börja med är det viktigt att ta reda på hur din tid ser ut just nu. Vad prioriterar du? Vad lägger du mest tid på? Vad hinns inte med?

Det första inlägget är därför kortfattat och syftar till att du ska fylla i en (eller flera) av tre mallar för att få en översiktlig bild av hur din tid fördelas i nuläget.

Uppdrag: Fyll i minst en av mallarna om hur din tid ser ut just nu.

Hjälpmedel:

Du har mer tid än du tror

Du har mer tid än du tror. Hur du kan dra nytta av tiden du har och prioritera smartare! Klicka dig vidare för 3 smarta tips! merstruktur.se

Del 2 handlar om att tänka på hur mycket tid en vecka innehåller, ta vara på den dolda tiden och medvetet fördela sin tid på de aktiviteter som känns viktiga. Här ger jag tips på hur du kan få ut mer av din tid genom att göra något produktivt medan du väntar på något annat, förbereda dig mentalt när du duschar och gruppera liknande aktiviteter för ökad effektivitet.

Dessutom ger jag några exempel på vad du skulle kunna lägga din tid på och hur många timmar du då skulle ha kvar på en vecka.

Uppdrag: Välj hur mycket tid varje aktivitet ska få i ditt liv. Avsätt tid för ledighet och för måluppfyllelse.

Hjälpmedel:

Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Efter att ha pratat om prioritering av tid övergår jag i del 3 till att fokusera på specifika uppgifter. Jag ger tips och råd för att identifiera de viktigaste uppgifterna och motiveringar till att ta itu med de viktigaste först. Jag ger också en steg-för-steg-instruktion på hur du kan planera din tid.

Uppdrag: Skriv en att-göra-lista med allt du vill och/eller behöver göra. Använd sedan guiden för att schemalägga den kommande veckan.

Hjälpmedel:

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid?

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

I del 4 berättar jag om Stephen Coveys matris för att sortera olika typer av aktiviteter enligt kategorierna viktigt/inte viktigt och brådskande/inte brådskande. Ofta får det brådskande ta tid från det som vi egentligen tycker är viktigast.

Sammanfattningsvis finns de här kategorierna:

  1. Viktigt och brådskande: bör hanteras snabbt.
  2. Viktigt men inte brådskande: det du borde fokusera på.
  3. Inte viktigt men brådskande: bör undvikas.
  4. Inte viktigt och inte brådskande: bör undvikas.

Exempel på vad varje kategori representeras finns i blogginlägget men det viktiga att lära sig från den här matrisen är att det allra viktigaste (kategori 2) är det som vi borde fokusera på. Det kan t.ex. handla om träning, tid med familj och vänner, måluppfyllelse m.m. men eftersom det inte är brådskande glömmer vi ofta bort det. De här sakerna måste planeras in för att de ska bli av.

Uppdrag: Svara på de fyra frågorna i mallen om vad de olika delarna av matrisen kan representera för dig.

Hjälpmedel:

  • Prioriteringsmatrisen med frågor att svara på för att identifiera vad de olika kategorierna representerar för dig.

Prioriteringar – Hur du kan ta kontroll över din tid

Hur du kan ta kontroll över din tid. Hur mycket kalendern kan påverka ditt liv och ett smidigt verktyg för att planera din tid. merstruktur.se

I del 5 bygger jag vidare på att det som är viktigast måste planeras in och jag ger flera exempel från Bill Hybels som har undersökt hur framgångsrika personer hanterar sin tid. Det han har upptäckt är att våra scheman och rutiner är otroligt inflytelserika på alla aspekter i våra liv.

Genom att ta kontroll över ditt schema kan du därför också ta kontroll över din tid.

I det här blogginlägget går vi in på den andra fliken i schemamallen i Excel och gör ett standardschema att ha som grund när vi planerar vår tid framöver.

Uppdrag: Gör ett exempelschema för en standardvecka och använd det när du planerar dina veckor framöver.

Hjälpmedel:

Sammanfattning

Oavsett om du läser alla blogginläggen i sin helhet eller nöjer dig med den här sammanfattningen vill jag avsluta med några av de viktigaste punkterna för att du ska få ordning på dina prioriteringar och din tid:

  1. Var riktigt ärlig med dig själv om vad du lägger din tid på just nu, dvs. vad du faktiskt prioriterar. (Se del 1)
  2. Bestäm hur mycket tid varje område i ditt liv ska få. (Se del 2)
  3. Lägg lite tid på att ta kontroll över dina uppgifter så att du vet vad du ska göra och när du ska göra det. (Se del 3)
  4. Identifiera (och skriv ned!) vad som är viktigast i ditt liv. (Se del 4)
  5. Använd en almanacka och se till att det som du har sagt är viktigast också får högst prioritet i din almanacka. (Se del 5)

Vad ska du prioritera högre framöver? Skriv gärna i kommentarsfältet!

Prioriteringar - 5 blogginlägg för att prioritera din tid bättre inkl. 8+ hjälpmedel. merstruktur.se

Hur ser det ut att ha koll på livet och hur kan jag nå dit? merstruktur.seDu kanske, liksom jag, har känt att du inte har koll på ditt liv, att du saknar kontrollen eller makten över din vardag. Hemmet blir stökigt direkt efter att du har städat, du har ont om tid och får ingenting gjort av det du hade tänkt.

Jag har nog alltid haft ett ganska stort kontrollbehov och vill verkligen vara den som styr över mitt liv. Ofta har jag sett till att min faktiska tid och det jag har planerat stämmer överens men ibland kommer något annat emellan eller så har orken helt enkelt tagit slut.

Hur ser det ut att ha koll på livet och hur kan jag nå dit? merstruktur.se

Under en period av väldigt låg energinivå där det kändes som jag skulle drunkna i alla uppdrag, kom återigen det där utropet inom mig: Jag vill ha koll på mitt liv! Jag längtade efter att det som jag drömde om faktiskt skulle bli det som jag gjorde i praktiken.

Efter mycket kämpande tror jag att jag har kommit långt till att knäcka koden för att ha koll på livet och det är precis det jag vill dela med dig.

Hur kan jag få koll på mitt liv?

Hur ser det ut att ha koll på livet och hur kan jag nå dit? merstruktur.se

Jag ska vara ärlig med dig: Du kommer inte att få koll på alla delar i ditt liv OCH den du kan kontrollera är dig själv, ingen annan.

Det är också så att det här tar tid. De senaste två åren har jag gjort stora framsteg men det är fortfarande mycket som jag jobbar på så var beredd att lägga ner tid på det här. Det är värt det!

Egentligen handlar hela min blogg om det här så i dagens inlägg kommer jag bara att ta upp två saker:

  1. För att få en hållbar förändring behöver du balansera det energislukande och det energigivande så att du aldrig blir helt tömd på energi.
  2. För att veta hur du ska nå målet måste du först veta vad målet är.

Hur ser det ut att ha koll på livet och hur kan jag nå dit? merstruktur.seArbetsbok: Koll på livet
Till din hjälp har jag tagit fram en arbetsbok som du kan få skickad till dig genom att klicka på knappen nedan:

Energibalans

Hur ser det ut att ha koll på livet och hur kan jag nå dit? merstruktur.se

Det finns vissa aktiviteter, personer och uppgifter som gör dig superglad, taggad och inspirerad. Det här är energigivare som får dig att orka mer, se framemot att stiga upp på morgonen och gör dig mer produktiv.

Sedan finns det aktiviteter, personer och uppgifter som får dig att må dåligt, känns som onödiga tidsslukare eller som inte alls passar ihop med dina talanger och din personlighet. Det här är energislukare som gör dig trött, får dig att oroa dig eller tar bort all tid och energi som du egentligen borde lägga på viktigare uppgifter.

För att må bra och orka mer behöver du ta in mer energi än du gör av med. På webinarierna i morgon och på onsdag kommer jag att berätta mer om det här. Du får också en arbetsbok som vi går igenom tillsammans för att göra en handlingsplan för framtiden. Klicka på bilden nedan för att läsa mer eller klicka på respektive länk under bilden för att ta dig till anmälningsformuläret för den dag som passar dig bäst.

Hållbart liv - 3 steg till mer energi. Webinarium med Erika Norberg. merstruktur.se

Uppdatering: Webinarierna har nu passerat och är inte längre öppna för registrering. Om du vill vara säker på att inte missa nästa chans kan du skriva upp dig på nyhetsbrevet

En del av innehållet i webinarierna kan du också läsa i det här inlägget.

Vad är det att ha koll på mitt liv?

Hur ser det ut att ha koll på livet och hur kan jag nå dit? merstruktur.seFör att veta hur du ska nå målet måste du först ha koll på vad målet är. Hur ser det egentligen ut att ha koll på livet? Som vanligt har jag givetvis tagit fram ett material som ska hjälpa dig att formulera det! I dag kommer jag att fokusera på s. 2 i materialet och på torsdag kommer jag att ta fortsättningen. Ladda hem genom att klicka på knappen:

Jag påminner ofta om hur viktigt det är att skriva ner vad våra mål är för att öka sannolikheten att faktiskt nå dit. Du kanske går runt med några lösa tankar som "Så där skulle jag vilja att mitt hem såg ut" eller "Den där personen tränar regelbundet OCH har barn OCH har ett städat hem. Tänk om jag också kunde ha det så." men om de här tankarna inte skrivs ner är det mycket troligt att ingenting kommer att hända. Du kanske blir avundsjuk på hur andra har det men gör ingenting för att nå dit själv.

Förebilder

Jag tror att det är ganska vanligt att titta på hur andras liv ser ut och undra hur de kan ha så bra koll på livet som de har. Om du skulle veta allt om dem skulle du kanske inse att de själva inte tycker att de har koll. Det kanske till och med är så att de beundrar något i ditt liv som de inte är lika bra på.

Om du beundrar någon för någon aspekt i deras liv, finns det två vägar att gå:

  1. Bli avundsjuk, missunnsam och bitter
  2. Beundra, fråga och lär dig

Jag röstar starkt på alternativ 2! Fråga gärna vad han eller hon gör för att lyckas så bra och sträva efter att komma till den nivån du med.

Är det någon särskild person du har som förebild? Vad är det hos den personen som du beundrar?

Säg det gärna till honom eller henne och fråga hur du kan göra för att bli bättre på just den aspekten. Några exempel:

  • Du har alltid ett städat hem. Hur ser dina rutiner ut för städning?
  • Du lagar alltid mat själv och den blir alltid bra. Hur får du tid och har du några recepttips?
  • Du är så duktig på att prata med dina barn. Kan du ge mig något råd om hur jag ska prata med mina?
  • Du kommer alltid i tid. Hur förbereder du dig för att hinna?
  • Jag kan alltid lita på att du gör det du har sagt att du ska göra. Har du något råd för att jag ska kunna bli likadan?
  • Du är en så bra lyssnare. Vad är hemligheten?
  • Du är så disciplinerad med din träning. Hur motiverar du dig?
  • Du tar alltid tid för dina vänner. Hur får du den tiden?
  • Du och din man/fru har en så bra relation. Hur gör ni för att hålla den så bra?
  • Du har alltid snygga kläder. Hur tänker du när du köper kläder och när du väljer vad du ska ha på dig?
  • Du är så beläst. Har du några boktips till mig och några tips på hur jag kan fokusera länge nog för att komma in i en bok?
  • Vad bra koll du har på... Har du något råd till mig om...?

Uppdraget:

  1. Fyll i s. 2 i arbetsboken.
  2. Fråga någon du beundrar om råd.
  3. Anmäl dig till något av webinarierna och kom dit!

Hur ser det ut att ha koll på livet och hur kan jag nå dit? merstruktur.sePå torsdag kommer jag tillbaka för att berätta om resten av arbetsboken, som handlar om att tydligt formulera hur det ser ut för dig om du har koll på ditt liv.

Arbetsboken kan du ladda hem genom att klicka på knappen:

Skriv gärna i kommentarsfältet vad du beundrar hos andra!

 

Hur ser det ut att ha koll på livet och hur kan jag nå dit? merstruktur.se

Hållbart liv - 3 steg till mer energi. Webinarium med Erika Norberg. merstruktur.se

Känner du ibland att energin tar slut? Känner du att dagarna bara går utan att du egentligen gör något av ditt liv eller att dagarna går utan att du hinner med? Finns det saker du tänker att du ska göra någon gång i framtiden men som du har tänkt så om i flera år? Jag kan definitivt känna igen mig i det.

För ganska exakt ett år sedan sa jag till mig själv att det var dags att sluta leva så. Jag skulle inte längre se på medan dagarna gick och vänta på det där perfekta tillfället att börja med något nytt, svårt och spännande, utan jag skulle faktiskt ta ansvar för min egen tid och se till att det hände.

Orsaken till frustration

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.seI bloggserien som jag precis har avslutat om Fyra principer för bättre tidshantering skriver jag flera gånger att skillnaden mellan det du bryr dig om och det du faktiskt gör blir nivån av frustration i ditt liv. Ju större skillnad, desto mer frustration. Ju mer du gör av det du bryr dig om, desto mindre frustration.

Det är jobbigt att lägga tid på det du inte har något intresse för!

Hur du kan få mer energi i ditt liv

Kortfattat handlar det såklart om att göra mer av det du bryr dig om och mindre av det som du inte bryr dig om men jag vill hjälpa dig mer än så.

Eftersom jag är så mån om att du ska få ett gladare liv (oavsett hur det ser ut nu) har jag bestämt mig för att göra något helt nytt. Nästa vecka kommer jag nämligen att hålla ett webinarium om hur du kan få ett hållbart liv, med mer energi och mer fokus på det som är viktigt. Det innebär att du kommer att kunna se mig live på video och chatta med mig under tiden.

Hållbart liv - 3 steg till mer energi. Webinarium med Erika Norberg. merstruktur.se

Hållbart liv - 3 steg till mer energi. Webinarium med Erika Norberg. merstruktur.seOm du skriver upp dig på webinariet kommer du att få en arbetsbok som enkelt och tydligt hjälper dig att få syn på energislukare och energigivare i din vardag samt göra en grundläggande plan för att få kommande veckor att bli bättre än den förra.

Jag kommer också att presentera ett erbjudande för den som är redo att förbättra sitt liv steg för steg och i detalj.

Tider och anmälan

För att så många som möjligt ska kunna vara med finns det två tillfällen att skriva upp sig på. Innehållet kommer till största del att vara detsamma men beroende på era frågor kan det självklart skilja sig lite grann.

Det är helt gratis att vara med. Klicka på länken nedan för den dag du vill skriva upp dig på. Där kan du också läsa lite mer om vad det handlar om.

Uppdatering: Webinarierna har varit och är inte längre öppna för registrering. Skriv gärna upp dig på nyhetsbrevet för att inte missa nästa chans.

En del av innehållet i webinarierna kan du också läsa i det här inlägget.

Innehåll

Båda webinarierna har samma innehåll:

  • Föredrag på ca 30 min om hur du kan få mer energi i ditt liv.
  • Speciellt erbjudande om du stannar kvar till slutet som kan hjälpa dig att verkligen ta itu med det som vi pratar om på webinariet.
  • Frågestund där du är varmt välkommen att ställa alla dina frågor om ämnet och struktur i allmänhet.

Hållbart liv - 3 steg till mer energi. Webinarium med Erika Norberg. merstruktur.se

Bemyndiga andra som om din framtid hänger på det - för den gör det! Den fjärde principen för effektiv tidshantering. merstruktur.se

Det här är den fjärde och sista delen i bloggserien om Craig Groeschels fyra principer för bättre tidshantering. De tidigare inläggen hittar du här:

Princip 1: Schemalägg dina värderingar

Princip 2: Säg nej till många små saker för att säga ja till några få stora saker

Princip 3: Sätt upp egna deadlines för ökad effektivitet

Förra veckan handlade till viss del om att delegera eftersom deadlines bl.a. leder till att du blir bättre på att delegera det du inte behöver göra själv.

Den här gången är det sida 4 i arbetsboken som är mest aktuell. Du kan ladda hem den genom att klicka på den gröna knappen nedan.

I dag ska jag gå djupare in på det här med att delegera och för många tror jag att det här är ett nytt sätt att se på saken. Det vanliga är nog att delegera ut specifika uppgifter och säga "Det här ska göras och på det här sättet". Craig Groeschel rekommenderar en annan metod och jag håller med om att den är mycket bättre!

Princip 4: Bemyndiga andra som om din framtid hänger på det  för den gör det

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

Craigs podcast riktar sig till ledare av olika slag men jag tycker att den här principen är viktig oavsett i vilken position du är, särskilt om du är stressad över allt du har att göra.

Bemyndiga andra genom att inte bara delegera uppgifter utan också befogenheter. Låt andra ta ansvar för det som du har brukat göra själv. Låt andra bestämma ett eget sätt att lösa problem på.

På arbetsplatsen

Det kan till exempel handla om kollegor eller underordnade på arbetsplatsen som du låter få mer ansvar inom olika områden. Ge dem inte bara uppgifter att genomföra. Då blir de personer som bara gör som de är tillsagda utan att tänka själva. Ge dem i stället ansvar och rätt att ta beslut så att de får utvecklas och utveckla det område de har ansvar för.

Hemma

Det kan också handla om din familj. Kan dina barn ta ansvar för att det finns middag på torsdagar? Ge dem en budget och låt dem (om de är stora nog) planera, handla och tillaga den rätt som de själva väljer.

Kan de ta ansvar för att tvätta sina egna kläder när de själva inser att de börjar ha slut rena kläder? Kan de vika tvätten och få tillåtelse att göra det på sina sätt?

RelateratMer struktur för barn - hushållssysslor.

Kan du ta hjälp av din man eller fru med något som du alltid har brukat göra men som tar för mycket tid för dig? Det kanske handlar om att släppa ansvaret för disken under en viss period, dela på matlagningen eller turas om att klippa gräset.

Finns det något du gör som en vän skulle kunna göra minst lika bra? Fråga om du får överlämna ansvaret för det och kanske byta det mot en uppgift som du hellre skulle göra. Det finns säkert olika saker som ni trivs med att göra och som ni är bäst på.

Du kanske avskyr att tvätta men älskar att laga mat och har en vän som tycker tvärtom. Då kan du förbereda en veckas måltider åt din väns familj medan vännen tvättar och viker din familjs tvätt.

Sammanfattning

Ge andra rättighet att ansvara för något och ta sina egna beslut. inte in och peta i onödan utan låt dem lösa uppgiften på sitt sätt. Det kommer att frigöra så mycket tid för dig och de kan till och med tycka att det är roligt att göra det där som du bävar för!

Steg för steg

  1. Skriv upp allt du har att göra
  2. Markera det som du älskar att göra
  3. Delegera resten

Det kommer troligtvis inte fungera att delegera bort allt direkt. En del personer kan behöva vägledning i början och vissa saker måste du göra själv även om det inte är det roligaste du vet. (Jag har t.ex. accepterat att jag måste duscha minst varannan dag och inte kan delegera bort det även om jag tycker att det är jättetråkigt.)

Sträva efter att alltid lägga din tid på det som har högt värde för dig, det du bryr dig om och är bra på. Då kommer du att vara gladare, effektivare och mer avslappnad.

Tid för handling!

Nu har du läst om de fyra principerna:

  1. Schemalägg dina värderingar
  2. Säg nej till många små saker för att säga ja till några få stora saker
  3. Sätt upp egna deadlines för ökad effektivitet
  4. Bemyndiga andra som om din framtid hänger på det - för den gör det

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.seFör att du inte bara ska glömma den här informationen har jag tagit fram ett material som utgår ifrån de frågor som Craig nämner i slutet av sin podcast. Klicka på knappen nedan för att få materialet skickat till dig, svara på frågorna och konkretisera vad du ska göra för att använda det du har lärt dig!

Bemyndiga andra som om din framtid hänger på det - för den gör det! Den fjärde principen för effektiv tidshantering. merstruktur.se

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

Det här är den tredje delen i bloggserien om Craig Groeschels fyra principer för bättre tidshantering. De två föregående inläggen hittar du här:

Princip 1: Schemalägg dina värderingar

Princip 2: Säg nej till många små saker för att säga ja till några få stora saker

Innan jag går in på dagens tidsprincip skulle jag vilja berätta om en lärdom jag fick häromveckan:

För några veckor sedan gjorde jag min vanliga planering inför kommande vecka och insåg snabbt att veckan efter påsk skulle bli tuff. Det var extremt mycket att läsa samtidigt som jag skulle börja skriva den här bloggserien och hinna med några andra tidsbundna åtaganden.

Veckan började med att min man blev sjuk så att vi inte kunde resa hem den dag vi hade tänkt efter att ha hälsat på släkten under påskhelgen. Jag som hade lämnat min dator hemma.

Tack vare att min familj inte har en brist på datorer kunde jag låna en och kom åt det mesta jag behövde eftersom alla mina filer sparas i en molntjänst. Måndagen var räddad och jag hann med en hel del.

På tisdagen kunde vi åka hem och när vi kommit hem vid 14-tiden satte jag mig för att komma igång med arbetet igen men jag klarade inte av att jobba. Jag hade också blivit sjuk. Därpå följde tre orkeslösa dagar då jag inte klarade av att jobba alls.

När orken sakta kom tillbaka var det dags för en hård prioritering. Vissa saker släppte jag helt och hållet, andra fick justeras, några skjutas på framtiden och slutligen var det några viktiga uppgifter kvar som fick den tid de behövde. Det blev plötsligt tydligt för mig att allt inte var sådär superviktigt som jag hade tänkt och att det fanns saker som det gick bra att släppa eller ta tag i senare.

När livet inte blir som du har tänkt dig blir du tvungen att prioritera. Dagens princip för tidshantering handlar om hur du kan förmå dig att prioritera även utan att yttre omständigheter tvingar dig till det. Principen är: Sätt upp egna deadlines för ökad effektivitet.

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.seSom tidigare kan du gärna använda dig av frågorna i det här arbetsmaterialet för att konkretisera dina tankar om det du lär dig. Klicka på knappen nedan.

Sida 3 handlar om dagens tidsprincip.

 

Princip 3: Sätt upp egna deadlines för ökad effektivitet

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

Även om du inte har en fast deadline från en överordnad kan du skapa egna deadlines som ökar din effektivitet. Det kan handla om delmål som du sätter upp eller en tidigare deadline då ett visst projekt ska vara färdigt eftersom du sedan behöver påbörja ett annat.

Vad är en egen deadline?

Det är helt enkelt en deadline som inte är äkta eller fast uppsatt av någon annan men som du behandlar som om den vore det.

Craig tar exemplet att han predikar varje lördag kväll så deadline är egentligen lördag då han ska gå upp och hålla sin predikan men han ser till att alltid ha den klar till onsdag eftersom det har en hög prioritet och han är inte hjälpsam förrän han har fått den klar.

Relaterat: Ät din groda från Prioriteringar - Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna 

Det här gör jag hela tiden, särskilt när jag gör min veckoplanering. När jag har skrivit in de saker jag har valt att prioritera först, t.ex. träning och tid med vänner, fördelar jag ut mina uppgifter på dagar under veckan och då blir det tydligt att jag måste vara klar med en viss uppgift en viss dag för att hinna med det övriga jag har att göra den veckan.

Om jag exempelvis har en fast deadline om att något ska vara klart på fredag och något annat på tisdag veckan därpå, kan jag behöva bli klar med fredagsuppgiften redan på onsdag för att hinna med alla steg som krävs för att tisdagsjobbet ska bli klart.

Jag försöker se till att vara ledig på helgerna (även från arbete med bloggen), vilket kräver en del förberedelser veckan före för måndags- och tisdagsdeadlines.

Vad tjänar du på att sätta upp egna deadlines?

Craig säger att deadlines ger bättre resultat med mindre ansträngning eftersom de hjälper dig med tre saker:

  1. Att ta beslut snabbare
  2. Att delegera vad andra kan göra
  3. Att ta bort det du ändå inte borde göra

För att illustrera detta använder Craig "semesterprincipen". Tänk dig att du ska åka på semester på onsdag men har en hel veckas arbete att hinna klart. Du ska alltså hinna med fem dagars arbete på tre dagar. Vad gör du då? Jo, du tar beslut snabbare, du delegerar det som någon annan kan göra lika bra och du struntar i att göra det som du ändå inte borde göra.

Om du inte har en deadline är det lätt att skjuta upp att ta beslut dagar, veckor eller månader även om du egentligen vet vad du kommer att besluta eller vad du ska göra. Om du har bestämt dig för en deadline måste du komma igång och ta de besluten nu.

Ett beslut kanske är att du borde delegera en viss uppgift men om du väntar för länge med att sätta igång innebär det kanske att du dröjer för länge med att delegera uppgiften så att den personen inte längre har tid nog att utföra den. Då blir du tvungen att göra det själv, helt i onödan.

Om du har en deadline kan du också inse det jag insåg när jag var sjuk, att vissa saker inte måste göras alls, att en del saker kan göras på ett mer effektivt sätt eller att det går att delegera vissa uppdrag.

Craig lämnar kontoret 15:45 varje dag för att åka till gymmet. Han skulle kunna säga att han stannar kvar tills allt jobb är gjort men har märkt att han är mycket mer effektiv om han har en fast tid att passa. Då tar han beslut, får sitt jobb gjort, delegerar och lägger inte tid på onödiga saker.

Utan en deadline är det lätt att överarbeta något och ständigt peta i detaljer så att uppgiften aldrig blir klar. Sätt i stället en egen deadline så att du kan göra uppgiften och gå vidare. Många gånger blir resultatet till och med bättre än om du lägger alltför mycket fokus på små detaljer. Du får alltså ett bättre resultat med mindre ansträngning.

Nästa vecka kommer jag att prata om att delegera och ett bättre sätt att göra det på än vad du kanske är van. Med den metoden blir det trevligare både för dig och den som tar emot uppgiften.

Men först och främst, vilken egen deadline ska du sätta upp för dig själv i dag?

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.seSkriv gärna en kommentar så att du blir tvingad att ta den på allvar och använd materialet som du får tag på genom att klicka på knappen nedan.

Sida 3 handlar om dagens tidsprincip!

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

Förra veckan påbörjade jag bloggserien Fyra viktiga principer för tidshantering som bygger på Craig Groeschels undervisning i de två podcastavsnitt han har spelat in om tid.

Den första tidsprincipen (länk nedan) handlar om att schemalägga dina värderingar, dvs. att först planera in det som är viktigast, det som inte är förhandlingsbart, och sedan fylla på med andra punkter. Om du inte har läst det tidigare rekommenderar jag att läsa det inlägget först.

Tidsprincip 1: Schemalägg dina värderingar

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.seSamma arbetsbok gäller för det här inlägget men nu är det frågorna på s. 2 som står i fokus. Jag rekommenderar dock att du har fyllt i s. 1 först. Klicka på knappen nedan för att ladda hem den.

Dagens princip har du nog hört förut i någon form. Den handlar om att säga nej. Men observera att det inte är fokus på att säga nej till allt utan på att säga nej för att kunna säga ja.

Princip 2: Säg nej till många små saker för att säga ja till några få stora saker

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

Om du tänker på att principen är att säga nej för att kunna säga ja blir syftet positivt och jag tycker att det bemöter människor i två diken. Som jag ser det finns det nämligen två diken att hamna i:

  • Dike 1: Du säger nej till allt pga. lathet, trötthet, överarbetning, negativ inställning e. dyl.
  • Dike 2: Du säger ja till allt pga. att du inte vill göra någon annan besviken, arg, överarbetad e. dyl.

Det är inte säkert att du är i något av dikena och det är bra men jag vill att du ska vara medveten om att båda de här dikena är lätta att hamna i så att du undviker dem.

För att hålla oss uppe på vägen och undvika dikeskörning behöver vi därför fundera på vad vi säger nej till och vad vi säger ja till: Säg nej till många små saker för att säga ja till några få stora saker.

Vad händer när jag säger ja?

Din tid är begränsad och det är lätt att säga ja till en massa saker för att du vill finnas till hands och inte krångla till något i onödan. Problemet med att säga ja till allt är att du, för varje ja, får mindre tid till varje sak du har sagt ja till. Om du har för många uppgifter blir jobbet du gör på varje uppgift därför inte gjort lika bra eftersom uppgiften inte har din odelade uppmärksamhet och kanske heller inte tillräckligt med tid.

Närhelst du säger ja till någonting, finns det mindre kvar av dig för någonting annat. Se till att ditt ja är värt minskningen.
Louie Giglio

Du känner säkert själv hur du sträcks ut och sträcks ut tills du till slut har så lite ork och tid till varje uppgift att allt får nöja sig med minsta möjliga i stället för det där perfekta som du hade i ditt huvud.

Eller sa du förra veckan att tid med familj eller vänner är det du värderar högst men tar på dig så många andra uppdrag att du inte kan vara fullständigt närvarande när du träffar dina nära och kära?

Se till att det du säger ja till förtjänar din tid och faktiskt ryms i din tidsplan.

Vad ska jag säga nej till?

Träna dig i att vänligt säga nej när kalendern är full för att du har prioriterat de få stora viktiga sakerna först.

Om du har bestämt att du ska träna tre kvällar i veckan eller vara hemma med familjen fyra kvällar i veckan, då är det okej att säga nej till att planera in något där. Ta de sakerna på lika stort allvar som om det var möten med jobbet.

Bara för att du kan göra något
betyder det inte att du borde göra det.
Craig Groeschel

Craig säger att vi inte ska fråga oss om vi kan göra något utan om vi borde göra något. Bara för att det är möjligt för dig att göra en viss sak betyder det inte att du borde göra det. Din tid och din koncentration kanske kommer till bättre användning om du gör något annat.

Säg därför nej till

  • det du inte har tid för
  • det du inte är bra på
  • det som inte står högt på din lista av värderingar

Det kan vara en bra idé att göra en att-inte-göra-lista för att komma ihåg vad det är du har lagt alldeles för mycket tid på som bara tar din energi.

Vad ska jag säga ja till?

Du har nu (förhoppningsvis) sagt nej till en mängd små saker som är ett slöseri med tid, antingen för att det finns någon annan som gör det bättre, att det inte behöver göras alls eller för att du har något som är bättre att lägga din värdefulla tid och expertis på.

Vad du ska säga ja till är egentligen enkelt:

Investera ditt bästa i det som betyder mest.
Craig Groeschel

Det du förra veckan skrev ner som de viktigaste sakerna för dig, det ska du lägga tid på. Du ska lägga tid på det du brinner för, det du är bra på och det som ingen annan kan göra lika bra som du kan.

Säg ja till

  • det du brinner för
  • det du är bra på
  • det som ingen annan kan göra lika bra som du kan

Några exempel:

Du kanske är en (rätt unik) person som tycker om att ta hand om reklamationer på jobbet för att du då kan hjälpa människor att bli nöjda efter att ha varit besvikna. Se då till att du får göra det du brinner för. Andra kanske avskyr den uppgiften och låter bli att ge den till dig för att de inte vill att du ska behöva lida.

Du kanske är lärare och har hört att det är dåligt att ha föreläsningar så du försöker ändra din undervisning så att det inte är någon föreläsning alls men om du är riktigt bra på att föreläsa och har hört andra bekräfta det - gör det du är bra på!

Du kanske jobbar långa dagar för att din familj inte ska sakna något ekonomiskt men det är ingen annan som är lika bra som du på att vara mamma eller pappa till ditt barn.

När det gäller den tredje punkten har vi två diken igen. Du kanske står tryggt i mitten uppe på vägen eller så känner du något av följande:

  • Dike 1: Det finns inget som jag gör bättre än någon annan. Det finns alltid någon som är bättre än mig.
  • Dike 2: Jag kan inte delegera eller säga nej till något för det finns ingen som gör det här lika bra. Jag kan bara lita på att det blir ordentligt gjort om jag gör det själv.

Till dig som känner igen dig i dike 1: Jag är övertygad om att det finns något som du är riktigt bra på men om den tredje punkten skrämmer dig kan du fokusera på den första. Säg ja till det du brinner för, tycker är roligt och givande. Hjälp andra om du har tid till det och kan göra det med glädje men börja med det du värderar högst och ta inte på dig för mycket (men inte heller för lite så att du blir sysslolös).

Till dig som känner igen dig i dike 2: Jag vet hur läskigt det är att släppa ifrån sig något som du vet att du skulle göra bra men om du känner så här har du troligen fullt upp hela tiden. Det är inte värt det. Titta tillbaka på vad du har skrivit att du har värderat högst, planera in det först och våga släppa ifrån dig det andra. Skriv upp allt du brukar göra, markera vad du älskar att göra av det och delegera eller släpp resten.

Jag vet att det inte alltid är upp till dig att välja vilka uppgifter du har att göra på exempelvis jobbet men då har Craig ännu ett tips: att du känner efter vilken tid på dagen du är som mest effektiv och lägger de uppgifter du tycker är viktigast under den tiden och de mindre viktiga uppgifterna under den tid då du är lite mindre effektiv eller kanske oftare blir avbruten.

Låt inte det brådskande ersätta det viktiga

Jag trodde att det här skulle bli ett kort inlägg men jag hade visst mycket att säga. Som slutkläm skulle jag bara vilja påminna om att schemalägga dina värderingar först. I annat fall riskerar du att bli fast i att bara ta hand om brådskande eller akuta ärenden i stället för att prioritera det viktiga.

Fundera på om de där akuta sakerna verkligen är viktigare än de som du har högst på din värderingslista.

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

Jag vill starkt uppmana dig att fylla i svar på de korta frågorna i den här arbetsboken för att få ner på pränt vad du tänker, känner och ska göra framöver. Sida 2 hör ihop med dagens tidsprincip.

 

Har du några tips på hur man kan göra det lättare att säga nej? Skriv gärna en kommentar!

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

I dag skulle jag vilja presentera en ny klok person för dig, nämligen Craig Groeschel från Texas, USA. Han har en podcast om ledarskap (Craig Groeschel Leadership Podcast) som jag tycker är otroligt bra. Det finns mycket jag skulle kunna skriva om den men det som känns mest relevant för dig och den här bloggen är de två avsnitten om tid: It's About Time. Ordvitsen gör sig inte lika bra på svenska men i översättning betyder titeln både Det handlar om tid och Det är på tiden.

I de två avsnitten tar Craig upp fyra superviktiga principer för att hantera din tid väl och jag håller med honom om att det är på tiden att ta kontroll över din tid. Allt du gör handlar om det och ditt liv påverkas helt och hållet av vad du lägger din tid på.

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.seFör att hjälpa dig att göra något konkret av de här fyra principerna har jag gjort ett material utifrån de frågor Craig ställer i sin podcast. I materialet finns också sammanfattningar av de fyra principerna. Klicka på knappen nedan för att få materialet skickat till dig. (Det kommer en till knapp i slutet av inlägget om du vill läsa först.)

Eftersom varje tidsprincip är så viktig och innehållsrik har jag valt att dela upp detta till en serie på fyra delar, dvs. en tidshanteringsprincip i varje inlägg. Materialet behandlar alla fyra delar men du kan gärna börja med att fylla i den första sidan efter att ha läst detta!

Utan mer babblande från min sida ska jag nu ge mig in på den första principen:

Princip 1: Schemalägg dina värderingar

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

Det här handlar om att prioritera det som är viktigast för dig. Du kanske säger att familjen eller att göra ett bra jobb är det viktigaste för dig men när du faktiskt tittar på vad du har lagt din tid på är det inte så det ser ut.

Om jag säger att det är min högsta prioritet att vara duktig på mitt jobb men lägger två timmar av min dagliga arbetstid på att slösurfa på internet, är det dags att se över mina prioriteringar.

Om jag säger att familjen är min högsta prioritet men arbetar sent varje kväll, borde jag se över mina prioriteringar.

Bra tidshantering betyder inte att du gör mer; det betyder att du gör mer av det som betyder mest.
Craig Groeschel

Om du hela tiden känner dig frustrerad är det troligt att du gör mycket av det som inte är viktigt för dig. Därför är det viktigt att schemalägga det som är viktigast för dig först.

Det är lätt att tänka att du inte har tid för det finns så mycket som ska hinnas med under en dag men som jag redan har skrivit har du mer tid än du tror. Craig håller med om mig om det här och säger:

Vi har alla tid för det vi väljer att ha tid för.
Craig Groeschel

Det är du som bestämmer. Hur mycket tid lägger du på att titta på Instagram? Se TV? Om ditt jobb tar för mycket tid kan du faktiskt hitta ett annat jobb eller förhandla om dina arbetstider.

Steg 1: Identifiera vad som inte är förhandlingsbart

Bli tydlig med dig själv om vad som är viktigast, dina non-negotiables = det som inte är förhandlingsbart. De sakerna ska skrivas in på kalendern först!

För Craig är några av de icke-förhandlingsbara aktiviteterna predikoförberedelser, träning och familjetid. Det innebär att han inte gör någonting annat på jobbet, inte tar några möten, förrän han har skrivit sin predikan, att han lämnar kontoret samma tid varje dag för att träna och att han mycket sällan har möten på kvällen eftersom det är hans familjetid.

Steg 2: Skriv in de sakerna i kalendern först

Jag hade länge tänkt att jag skulle börja träna regelbundet men det var inte förrän jag började göra så här att jag skrev in träningen i almanackan först som det faktiskt hände. Om jag börjar med allt det andra tänker jag att jag inte har tid med träning men nu står träningen där först och då måste det andra anpassa sig efter det.

För att det som du nu har bestämt inte är förhandlingsbart ska få tid, måste det skrivas in i kalendern först. De aktiviteterna är oftast inte brådskande så de får automatiskt en låg prioritet när det handlar om att skriva in dem i kalendern. Skriv in dem först och låt det övriga anpassa sig så ska du se att du blir mycket nöjdare med ditt liv.

Om du planerar in de saker som du har bestämt är viktigast först kommer du att lägga mest tid på det som du bryr dig mest om och bli mindre frustrerad. Frustrationen minskar eftersom du inte längre behöver gräma dig för att så mycket av det du vet är viktigast faller mellan stolarna.

 

Dags att bli konkret!

För att det här inte bara ska vara något som du glömmer direkt har jag tagit fram ett material som utgår ifrån de frågor som Craig nämner i slutet av sin podcast. Klicka på knappen nedan för att få materialet skickat till dig, svara på frågorna och konkretisera vad du ska göra för att använda dig av det du har lärt dig!

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

I materialet och i bilden längst ned i detta inlägg kan du få en förhandstitt på de tre resterande tidsprinciperna om du är nyfiken. Den första sidan i materialet handlar om det jag har tagit upp i dagens blogginlägg och de övriga handlar om de kommande veckornas tidsprinciper.

Relaterade inlägg:

Prioriteringar – Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid?

Om att identifiera det viktigaste genom att sortera in aktiviteter i kategorierna viktigt/inte viktigt och brådskande/inte brådskande.

Prioriteringar – Hur du kan ta kontroll över din tid

Om varför de viktigaste aktiviteterna inte görs automatiskt, varför din almanacka är ditt viktigaste verktyg för att få kontroll över ditt liv och hur du kan få en översikt över din tid.

Prioriteringar – Du har mer tid än du tror

Om hur du kan hitta den dolda tiden i vardagen och hur du kan få en översikt över hur mycket tid du faktiskt har.

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

Välkommen till den fjärde delen i bloggserien Prioriteringar. Om du har missat någon del finns länkar till de övriga här:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Seriens första del handlade om att undersöka nuläget: vad du lägger tid på just nu. Den andra delen handlade om sätt att få ut mer av din tid och konkreta tidsexempel på hur mycket tid du har på en vecka. Det förra inlägget lämnade till viss del tidsaspekten för att gå in mer konkret på uppgifter och hur du kan identifiera vilka som är viktigast och vad du bör tänka på för att tackla dem i rätt prioriteringsordning.

I dag vill jag ge dig ett annat verktyg som du kan använda för att prioritera både uppgifter och aktiviteter. Jag tycker att det är ett bra sätt att få sig en tankeställare om vilka aktiviteter som är givande och värdefulla och vilka som bara tar upp onödig tid.

Verktyget jag rekommenderar är Stephen Coveys modell med fyra olika rutor (se bild nedan). De två rutorna på den övre raden inbegriper viktiga aktiviteter medan de på den nedre raden representerar de aktiviteter som inte är viktiga. Innehållet i rutorna till vänster är brådskande medan rutorna till höger inte är det. Se över de olika aktiviteter du ägnar dig åt och fundera på i vilken kategori de passar in. Nedanför bilden berättar jag mer om varje kategori och ger exempel.

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

1. Viktigt och brådskande (HANTERA SNABBT)

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

När du tar kontroll över din tid kommer du att få färre punkter i den här rutan men se alltid till att ha lite tid över för att kunna hantera brådskande ärenden som uppstår. Det här är uppgifter som har en deadline snart så att du måste ta itu med dem omedelbart eller akuta krissituationer.

Exempel: Krissituationer, skrikande bäbisar, möten, sista-minuten-förberedelser, fasta deadlines och saker du har skjutit upp för att du har haft för mycket att göra (eller prioriterat annat). 

2. Viktigt men inte brådskande (FOKUSERA PÅ)

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.seAktiviteter och uppgifter i den här rutan bör vara det som du fokuserar på i ditt liv. Det är saker som du tycker är viktiga men som inte behöver göras omedelbart, så de är (förhoppningsvis) inte stressande (men skulle kunna bli om du ignorerar dem för länge). Sträva efter att fylla din tid med mer av det som passar i den här kategorin. Eftersom det inte är brådskande måste du välja att prioritera de här sakerna. Tänk på vad du skulle vilja lägga tid på om det inte fanns något du var tvungen att göra.

Exempel: Planering, förberedelser, träning, familj, relationer, arbete, återhämtning m.m.

3. Brådskande men inte viktigt (UNDVIK eller DELEGERA)

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.seDet här är uppgifter som är eller känns brådskande men inte viktiga. Det är ofta sådant som avbryter dig i det viktigare du håller på med. Försök undvika de här punkterna. Du kanske kan delegera vissa av dem eller sätta upp en telefontid då du kan ta emot samtal för att slippa vara kontaktbar hela tiden.

Exempel: Vissa telefonsamtal eller mail, vissa möten, vissa aktiviteter m.m.

4. Inte brådskande och inte viktigt (UNDVIK)

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.seDet här är sådant som helt enkelt slösar din tid. Det är varken brådskande eller viktigt och bör inte få fokus i ditt liv. Troligen har du inte skrivit upp det på din att-göra-lista men om du fyllde i mall 2 i den här bloggseriens första inlägg är det mycket möjligt att den visade att du använde tid till detta. Den här tiden kan ibland se ut som avslappnande återhämtningstid men är i stället slöseri med tid eftersom du snarare känner dig mer stressad efteråt för att en massa tid har gått utan att du har tänkt på det och utan att du har presterat något produktivt. Att slösurfa på internet under arbetstid är ett typiskt exempel.

Exempel: Skräppost, tanklöst surfande eller TV-tittande, vissa samtal eller meddelanden m.m.

Uppdrag för veckan: Svara på de fyra frågorna i mallen om vad de olika delarna av matrisen kan representera för dig.

Ladda hem mallen genom att högerklicka på länken nedan och välja "Spara som..."

Fundera särskilt på skillnaden mellan givande återhämtning (2) och slöseri med tid (4).

Vilka aktiviteter kan du lägga mindre tid på framöver och vilka förtjänar mer tid?

Relaterat: Utmattning – hur vi hamnar där och hur vi kan ta oss upp igen

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Få hjälp med att prioritera din tid och dina uppgifter i denna bloggserie!Detta är den andra delen i bloggserien Prioriteringar och det handlar om tid. De övriga delarna i den här serien kan du hitta här:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Förra veckan handlade framförallt om att du själv skulle få upptäcka vad du använder din tid till just nu. Jag hoppas att du gjorde spännande upptäckter! Du kanske lägger mer tid än du trodde på någon aktivitet eller inte alls gör något ur en viss kategori. Du kanske har upptäckt att du har mer tid än du trodde. Du kanske är upprörd på det här inlägget redan innan du har läst det eftersom rubriken säger att du har mer tid än du tror.

Du har mer tid än du tror. Hur du kan dra nytta av tiden du har och prioritera smartare! Klicka dig vidare för 3 smarta tips! merstruktur.se

"Vad vet den där Erika om mitt liv egentligen?" kanske du tänker.

Det är sant att jag inte vet hur din specifika situation ser ut men i dag vill jag ge dig två tips på hur du kan utnyttja små stunder av tid som dyker upp under dagen och sedan avsluta med några räkneexempel på hur din tid skulle kunna se ut om du tar kontrollen!

Gör något produktivt medan du väntar

Du har mer tid än du tror. Hur du kan dra nytta av tiden du har och prioritera smartare! Klicka dig vidare för 3 smarta tips! merstruktur.se

Vad kan du göra medan du väntar på kaffebryggaren? Vad kan du tänka ut när du står i duschen? Vad kan du få gjort när du väntar på något eller någon annan?

Medan du väntar i köket

Nu är jag inne i en period av att äta fil och flingor varje morgon men under en lång tid gjorde jag gröt i mikrovågsugnen till frukost, vilket gav mig 2,5 minut av väntan medan gröten var på värmning och kanske en liten stund till medan den svalnade. Det blev snabbt en vana för mig att plocka ur eller i diskmaskinen under den tiden. Då var det gjort samtidigt som jag egentligen gjorde något annat. Det var ett sätt för mig att utnyttja väntetid till något produktivt i stället för att ta fram mobiltelefonen.

I köket blir det ofta väntetid. När du lagar mat är det ofta något som ska koka upp eller puttra ett tag och då kan du t.ex. diska, plocka i eller ur diskmaskinen eller gå igenom en låda.

Medan du duschar

En annan tid att utnyttja är den då du duschar. Jag är en person som verkligen inte tycker om att duscha men som avskyr att ha smutsigt hår. Det är mycket sällan jag blir arg men när jag är oduschad är jag lättretlig och grinig. Alltså, ser jag till att duscha trots att jag inte tycker om det men det känns som ett stort slöseri med tid att behöva göra det minst varannan dag. Nyligen läste jag dock om en person (jag har tyvärr glömt vem det var) som använde tiden i duschen till att planera och förbereda sig.

Medan du duschar kan du till exempel:

  • Öva på en presentation du ska hålla
  • Planera din kommande vecka
  • Utvärdera den föregående veckan, månaden eller året
  • Lyssna på en podcast eller ljudbok
  • Bara njuta

Vi behöver tid av både produktivitet och avslappning men om du är som jag och tycker att duschandet är nästintill outhärdligt skulle du kunna använda tiden till något mer!

Fundera på hur du kan använda de här små stunderna av väntan eller monotona sysslor till att utveckla dig själv eller göra något produktivt för att få mer gjort på kortare tid. Jag rekommenderar till exempel Lisa Woodruffs podcast Organize 365 för att få ett mer strukturerat tankesätt om ditt hem, dina papper och din tid.

Det är lätt att välja att göra "ingenting" när du får lite tid över ("ingenting" kanske är att se TV eller surfa på mobilen) men tänk så skönt det är att få bort de där tunga uppgifterna så att du sedan kan vara ledig på riktigt!

Relaterat: Hur du kan börja längta efter hushållsarbete.

Gruppera liknande aktiviteter

Du har mer tid än du tror. Hur du kan dra nytta av tiden du har och prioritera smartare! Klicka dig vidare för 3 smarta tips! merstruktur.se

På industrier har man länge haft koll på att det är mer effektivt om en person sköter en och samma uppgift hela tiden i stället för att samma person ska göra alla delar i en kedja. Det är till exempel mer effektivt att en person sköter all kapning och sedan lämnar vidare till nästa person som utför en annan uppgift i stället för att samma person ska gå mellan maskiner för att kapa, sedan fräsa och därefter måla för att slutligen gå tillbaka till början av ledet igen och börja om.

På ett liknande sätt kan du gruppera liknande aktiviteter så att du inte hoppar mellan olika typer av uppgifter hela tiden. Du kan avsätta en viss tid till att läsa och svara på alla mail och en viss tid till att gå igenom en avdelning av din garderob och en viss tid till att leta recept, planera middagar och storhandla.

Alternativet är att du konstant avbryts i det du gör av att nya mail ramlar in och bryter din koncentration, att du plötsligt måste avbryta din garderobssortering med alla plagg utspridda på sängen för att du måste handla så att ni ska få någon mat i dag och sedan måste handla dagen därpå igen för att du inte hade planerat längre än till den dagen.

Avsätt i stället några gånger under arbetsdagen då du svarar på mail och stäng av notiser annan tid. Ta itu med en lagom stor del av garderoben när du har tid att rensa ordentligt, sortera ut det som inte används och sätta tillbaka det som ska vara kvar.

Jag tror inte att jag är ensam om att skyffla högar ner på golvet eller in i en skrubb på kvällen för att jag då är för trött för att göra klart det ordentligt (och behöver min säng för att sova).

Planera inköp i förväg så att du sparar pengar av att inte göra impulsköp och har mat nog att klara dig ett bra tag utan att behöva lägga tid på att springa till affären varje dag.

Du som har läst mina inlägg tidigare vet att jag är en stark förespråkare för att planera kvällen före så att du vet vad som väntar nästa dag. Då kan du också tänka ut vilka uppgifter som är lätta att gruppera för att spara tid och energi.

Relaterat: Enkel och fungerande middagsplanering och Hur jag planerar min vecka.

Ta kontroll över din tid

Nu har du fått två tips på hur du kan hitta den där "gömda" tiden i din dag. Då tycker jag att det är dags att ta itu med den stora bilden. Ta gärna fram mallen du fyllde i från förra veckan och fundera på hur det här stämmer in på din tid.

Du har mer tid än du tror. Hur du kan dra nytta av tiden du har och prioritera smartare! Klicka dig vidare för 3 smarta tips! merstruktur.se

Laura Vanderkamp har skrivit en bok som heter 168 Hours You Have More Time Than You Think (168 timmar: Du har mer tid än du tror). Som titeln säger har vi 168 timmar varje vecka och det är ganska mycket tid att fylla även om vi räknar bort sömn och arbetstid.

Tänk t.ex. att du sover åtta timmar per natt (vilket jag rekommenderar) och arbetar 40 timmar per vecka + pendlar en halvtimme till och från jobbet, dvs. 10 timmar till per vecka. Då har vi 106 timmar använda som vi inte kan göra så mycket åt, men 62 timmar kvar!

56 h sömn (8 timmar/natt)
50 h arbete + pendling
= 106 timmar använda, 62 timmar kvar

Enligt Lisa Woodruff lägger en familj 28 timmar på att ta hand om barn och hushåll, inkl. tvätt, matlagning osv. Om du inte har några barn eller delar ansvaret att ta hand om dem och hushållet med någon annan kan det vara mindre men vi säger att du tar hand om barnen och allt i hushållet:

106 h sömn, arbete och pendling
28 h   hushållssysslor och att ta hand om andra
= 134 timmar använda, 34 timmar kvar

Okej, vi har arbetat, sovit, tagit hand om hemmet och barnen men vi har fortfarande 34 timmar kvar att använda. Du har nästan tid med ett heltidsjobb till! Tiden ovan kan du kanske inte göra så mycket åt. Du behöver ha en inkomst, sova och se till att du och din familj får mat och har rena kläder men när allt det obligatoriska är gjort har du 34 timmar kvar.

Du kan t.ex. titta på TV och hänga på sociala medier 2 timmar per dag (14 timmar) och ändå ha 20 timmar kvar på veckan till att utveckla dig själv, träna, ta tid för din respektive och kämpa för dina mål. Det är nästan tre timmar om dagen! Tänk då om du inte behöver slötitta på TV två timmar per dag och kan få hjälp med hushållssysslorna. Då har du hur mycket tid som helst!

Nu är det upp till dig att bestämma vad du gör med den här informationen. Du behöver verkligen inte vara produktiv hela dagen. Jag rekommenderar att du alltid lägger in tid i ditt schema då du får göra precis vad du vill, slappa och ladda batterierna.

Däremot vill jag uppmuntra dig att också planera in tid för att nå dina mål. Ta dig framåt. Sluta låta omständigheterna bestämma och bara svepa med dig. Nu är det dags för dig att välja hur du vill att ditt liv ska vara!

Uppdrag för veckan: Välj hur mycket tid varje aktivitet ska få i ditt liv. Avsätt tid för ledighet och för måluppfyllelse.

För att göra det kan du gärna använda den här mallen i Google Drive för att fördela din tid och få en tydlig översikt över hur mycket tid du lägger eller vill lägga på respektive aktivitet. Jämför med mallen du fyllde i förra veckan och bestäm vad du vill behålla och vad du vill ändra på.

Du har mer tid än du tror. Hur du kan dra nytta av tiden du har och prioritera smartare! Klicka dig vidare för 3 smarta tips! merstruktur.se

I mallen finns det förslag på aktiviteter (t.ex. arbete, hushållssysslor, sociala medier, familj) men du kan ändra dem som du vill. Skriv sedan in hur många timmar du tänker lägga per vecka på respektive aktivitet.

Det finns också en spalt för att skriva hur viktig du tycker att varje aktivitet är 1-4 (1=mycket viktigt, 4=inte viktigt). Använd dig av prioriteringarna för att tänka på varifrån du kan ta tid för att få tid för det som är viktigast!

Medan du fyller i räknar mallen automatiskt ut hur många av veckans timmar du har fördelat ut och hur många du har kvar att fördela. Den visar också vad "Timmar per vecka" i genomsnitt blir per dag, t.ex. sömn 56 timmar per vecka = 8 timmar per dag.

Vad har du upptäckt de här två veckorna om din tid och prioriteringar?

Du har mer tid än du tror. Hur du kan dra nytta av tiden du har och prioritera smartare! Klicka dig vidare för 3 smarta tips! merstruktur.se

Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Få hjälp med att prioritera din tid och dina uppgifter i denna bloggserie!

Känner du att du inte har kontroll över vad som händer i ditt liv? Rinner tiden i väg utan att du har hunnit med det du tänkte? Har du svårt att hinna med familj och vänner? Är du för stressad för att vara närvarande? Har du egentligen tid men prioriterar annat?

I enkätundersökningen jag gjorde för några veckor sedan framgick det att många av er vill ha hjälp med att prioritera. Därför har jag beslutat att göra en serie blogginlägg om prioriteringar. Målet med serien är att du ska få bättre kunskap om vad som faktiskt händer med din tid, verktyg för att återta kontrollen över ditt liv och mallar för att prioritera dina uppgifter. Skriv gärna en kommentar eller skicka ett mail om vad du helst vill ha hjälp att prioritera!

Du får göra vad du vill med din tid så länge du är medveten om vad du väljer och vad du väljer bort.

I dagens inlägg vill jag börja med nuläget, dvs. vad du lägger din tid på just nu. Oavsett hur din tid och dina prioriteringar ser ut just nu har jag inget intresse av att döma eller säga att du borde lägga mer eller mindre tid på det ena eller det andra.

Sociala medier ses av många som ett dåligt tidsfördriv men jag lägger mycket tid på det varje dag. En del är relaterat till bloggen eller andra uppdrag medan annat helt enkelt är för mitt nöjes skull.

Så länge jag får mina viktigare uppgifter gjorda den dagen skäms jag inte för att jag har lagt mycket tid på Facebook eller Instagram. Du får göra vad du vill med din tid så länge du är medveten om vad du väljer och vad du väljer bort. Kom ihåg det under den här bloggserien.

Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Hur ska jag få veta vad som händer med min tid?

I stora drag tror jag att du egentligen vet vad du lägger din tid på men för att verkligen förstå och göra det konkret vill jag att du skriver ner det. Jag har tre mallar till din hjälp och du får använda alla tre men välj åtminstone en att göra under den här veckan för att förbereda dig inför nästa veckas inlägg då jag kommer att berätta mer om hur du kan använda den här informationen till din fördel.

Mall 1: En vecka i översikt

Den här mallen passar bäst om det är fritiden du vill prioritera och i stora drag få koll på din tid. Den har rutor för varje timme under veckan där du kan fylla i vilken typ av aktivitet du huvudsakligen brukar göra under den timmen med följande förslag på kategorier:

  • Arbete/studier
  • Restid (t.ex. pendling, resor till affärer osv.)
  • Ärenden (t.ex. handla)
  • Möten
  • Sociala medier
  • Måltider
  • Förbereda måltider
  • Hushållssysslor
  • Läsning
  • TV-tittande
  • Träning
  • Vänner
  • Familj
  • Sömn
  • Övrigt

Ladda hem genom att högerklicka på länken nedan och välja "Spara som..."

  • Ifyllnadsbar pdf att skriva ut eller fylla i digitalt. Skriv gärna ut och markera med olika färger eller mönster.

Mall 2: En dag i detalj

Lär dig vad som händer med din tid genom två gratisverktyg! merstruktur.se

Den här mallen passar bäst om du vill få en verklig och mer detaljrik bild av en vanlig dag. I den här fyller du i vad du i huvudsak har gjort varje halvtimme under en specifik dag. Ta gärna med dig pappret hela dagen så att du kan hålla den uppdaterad med sanningsenliga uppgifter. I slutet av dagen (eller nästa dag) ser du över vad du har skrivit och antecknar vilka aktiviteter du tycker förtjänar mer tid och vilka som förtjänar mindre tid.

Ladda hem genom att högerklicka på länken nedan och välja "Spara som..."

Mall 3: En vanlig vecka - i Excel

Hur du kan ta kontroll över din tid. Hur mycket kalendern kan påverka ditt liv och ett smidigt verktyg för att planera din tid. merstruktur.se

Om du har Excel och 50 kr över rekommenderar jag att köpa den här mallen som jag har tagit fram specifikt för den här bloggserien. Den kommer också att användas i del 5 och har hjälpt mig mycket i att både utvärdera och planera min tid.

>> Här kan du köpa den för 50 kr.

I den här mallen är veckan indelad i halvtimmar och du har samma kategorier som i mall 1 att använda dig av men kan också ändra kategorierna till något som stämmer bättre för just dig. Den räknar automatiskt ut hur mycket tid du lägger på varje aktivitet och visar det i ett lättöverskådligt diagram.

Här kan du läsa mer om hur den här mallen fungerar. Det är första fliken vi kommer att använda den här veckan.

>> Här kan du köpa den för 50 kr.

Uppdrag för veckan: Fyll i minst en av mallarna ovan, sanningsenligt!

Om du gör förberedelserna blir kommande veckor ännu bättre och kom ihåg att målet är att få kontroll över din tid och ditt liv! Det kan du investera tid i!

Vad vill du helst ha hjälp med att prioritera?

Lär dig vad som händer med din tid genom två gratisverktyg! merstruktur.se

Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid