Jag har mycket erfarenhet av att lägga upp mitt eget schema och vet att det kan vara utmanande. Å ena sidan kan det kännas som om jag inte gör tillräckligt. Å andra sidan är det lätt hänt att aldrig ha någon riktig ledig tid.
Oavsett om det gäller att studera eller arbeta finns det många sysselsättningar som kräver stort ansvar över det egna schemat. Eftersom jag har haft det tidsansvaret i flera olika miljöer vill jag ge mina tips på hur du kan ha makt över ditt eget schema men ändå leva ett balanserat, framgångsrikt och produktivt liv.
Bakgrund
När jag gick gymnasiet hade vi möjlighet att läsa en avancerad kurs i engelska delvis på distans. Vi var 12-15 elever som påbörjade kursen men det var bara jag som slutförde den. Många av mina klasskamrater var mycket duktiga men bristen på lärarledd tid gjorde kursen för ansträngande.
Det kan absolut vara så att några studenter insåg att det inte var rätt kurs för dem eller att de hade för mycket annat på gång men till stor del tror jag att distansstudier eller studier som kräver mycket egen planering och självdisciplin är otroligt svåra att genomföra utan rätt strategi.
Mina fem år på lärarprogrammet präglades också av få lärarledda timmar och en stor del eget ansvar över studierna.
Efter studierna har jag dels startat och drivit ett eget företag där den här bloggen ingår, dels arbetat som lärare, vilket kräver massvis med egen planering.
Jag gillar att styra mycket över min egen tid men jag kan definitivt sakna tiden i grundskolan och gymnasiet då jag följde någon annans uppsatta plan, gick på lektionerna, gjorde det jag skulle och var ledig på kvällen.
Problemet med ostyrd tid
Det jag tror är det största problemet med att styra sin tid själv är att vi inte tar våra egna regler och deadlines på lika stort allvar som när det är andra som har satt upp dem. Det kan leda till att planer förskjuts och förändrats så mycket att det till slut inte finns någon plan utan bara stress.
Lösningar
Oavsett om du har förtroendetid, oregelbundna arbetstider, studerar eller har mycket eget ansvar över din tid tror jag att de flesta av de här 6 tipsen kan hjälpa dig att få mer struktur på vardagen.
1. Tänk inte på det som ostyrd tid
Ditt tankesätt är viktigt att arbeta på och i det arbetet är en av de absolut viktigaste sakerna att sluta tänka på den här tiden som ostyrd tid. Planera inte in vad som helst när som helst. Gå inte med på att ha möten alla tider på dygnet. Du behöver inte frångå din plan för att passa andra och du har heller inte tillåtelse att frångå din plan för att lata dig. Återhämtning och vila är en sak, men att lata sig när du har bestämt att du ska göra någonting är inte okej.
Gör ett arbetsschema för dig själv där du alltid arbetar vissa tider och är ledig andra tider. Om ditt schema ändras från vecka till vecka kan du göra det arbetsschemat varje vecka men tänk på vilka tider på dygnet du är mest produktiv och lägg in de aktiviteter som kräver mest fokus på de tiderna.
Hjälpmedel:
2. Planera in planering varje vecka
Mitt bästa råd är att planera in planering varje vecka. Det gäller oavsett hur din livssituation ser ut. Gör en grundläggande eller detaljerad plan för veckan beroende på hur dina behov och förutsättningar är, men ta en halvtimme eller timme till planering varje vecka så att du är förberedd och inte glömmer något viktigt.
På planeringstiden:
- Se över vad som inte har blivit gjort under veckan
- Titta på vad som behöver göras nästa vecka
- Fördela ut uppgifterna på lämpliga dagar (i lämpligt stora bitar)
- Planera in en ny planeringstid
- Om du hinner: Gör punkter som går snabbt att göra
Här berättar jag mer om hur och när jag planerar.
Hjälpmedel:
6 kostnadsfria planeringsverktyg
3. Planera in det viktigaste först, inklusive pauser
Om du planerar in allt du måste göra först kommer du inte att ha tid för det du vill och behöver. Det lustiga är att om du börjar med att planera in saker som pauser, träning och tid med familjen så kommer du mest troligt att hinna de där jobbuppgifterna ändå eftersom de har en striktare deadline.
Tänk därför igenom vad det är du tycker är viktigast att hinna med i ditt liv och hur ofta och hur länge du borde ta paus och skriv in det i schemat först. I den här ordningen försöker jag schemalägga min tid:
- Sömn, pauser och mat
- Viktigt men inte brådskande, t.ex. familj, träning, vänner, fortbildning, återhämtning/vila/hobbyer
- Fasta tider och möten
- Övrigt
Relaterat:
Utmattning – hur vi hamnar där och hur vi kan ta oss upp igen
5 blogginlägg för att prioritera din tid bättre
4. Gör tydliga listor och scheman
Var tydlig med exakt vad det är du ska åstadkomma och när. Dela gärna in att-göra-punkterna i steg som tar max 15 minuter att slutföra. Kom också ihåg att skriva att-göra-punkter som du förstår även om du läser dem en vecka senare.
Jag gör en lista för vad jag ska hinna med under veckan, sedan fördelar jag ut punkterna på dagar och om jag har mycket ostyrd tid planerar jag också in vilken del av dagen eller till och med vilken halvtimme under dagen jag ska göra någonting.
Hjälpmedel:
Planeringsmaterial för superproduktiva arbetsveckor
5. Sätt egna deadlines
Som jag skrev tidigare tror jag att det största problemet med ostyrd tid är att vi inte tar våra egna deadlines på lika stort allvar som andras. När det är någon annan som styr är det svårare att kompromissa än om det är jag själv som styr.
Jag har en mycket stark drivkraft att aldrig missa en deadline. Om jag har lovat någon att göra någonting till en viss dag, då håller jag det. Jag är inte riktigt lika bestämd när det är något jag bara har lovat mig själv men jag blir bättre och bättre på det.
Du kanske säger att du inte har någon självdisciplin eller att du inte kan om det inte finns en deadline från någon annan men det är inte sant. Det handlar om träning. Om det hjälper kan du berätta för någon annan att du ska vara klar med något till en viss dag men träna dig själv i att faktiskt lyda dig själv!
Relaterat:
Sätt upp egna deadlines för ökad effektivitet
6. Utvärdera och anpassa
Vid första planeringstillfället kanske du hade avsatt fem timmar till något som du i praktiken gjorde på en halvtimme eller en timme till något som tog flera dagar. Ju mer du planerar desto lättare blir det att avgöra hur lång tid någonting tar och det gör dig mer och mer effektiv. Då kan du planera in lagom mycket på en dag för att känna dig utmanad nog att behöva anstränga dig men inte så överbelamrad att du känner dig besviken över att så mycket inte hanns med.
När du har din planeringstid varje vecka kan du se tillbaka på hur veckan har gått, hur lång tid olika uppgifter tog och vad du därför behöver lägga mer eller mindre tid på nästa vecka.
Här har du också ett utmärkt tillfälle att utvärdera vilken tid på dygnet du jobbar som mest effektivt så att du kan lägga de mest krävande uppgifterna på de tiderna.
Sammanfattning
För att få struktur på din tid när du har förtroendetid, oregelbunden arbetstid, arbetar för dig själv, studerar eller helt enkelt har stor kontroll över din tid bör du alltså följa de här sex tipsen:
- Tänk inte på det som ostyrd tid
- Planera in planering varje vecka
- Planera in det viktigaste först, inklusive pauser
- Gör tydliga listor och scheman
- Sätt egna deadlines
- Utvärdera och anpassa
Om du har en stund för planering varje vecka tror jag att du kommer att fixa detta galant. Om du dessutom har bra verktyg kommer det att gå ännu bättre.
Vad gör du för att ha struktur på din tid eller vad ska du börja göra? Skriv en kommentar!
