Standardvecka i Excel

Hur du kan ta kontroll över din tid. Hur mycket kalendern kan påverka ditt liv och ett smidigt verktyg för att planera din tid. merstruktur.se

Mallen delar in veckan i halvtimmar som du kan fylla med de aktiviteter du vill. Ett tips är att börja med sömn, arbete och måltider. Bra saker med mallen:

  • Den färgkodar automatiskt
  • Den räknar ut hur många timmar du har fördelat av respektive aktivitet på hela veckan och i genomsnitt per dag
  • Den visar också ett diagram över de fördelade timmarna

OBS! För att färgkodningen, uträkningen och diagrammet ska fungera måste texten i schemat vara identisk med texten i kategorikolumnen.
(Läs mer nedan.)

Mallen är i Excel och kan köpas för så lite som 50 kr i min butik.

>> Köp mallen här för 50 kr!

Om du använder den för första gången vill jag berätta lite om hur den fungerar och vad som är lämpligt att göra i vilken ordning:

1. Välj vilka kategorier du vill ha med och vilka färger de ska ha

När du öppnar dokumenten kommer det att se ut som på bilden ovan med färdiga kategorier. Det är dock fritt fram att själv välja vilka kategorier du vill använda. Du kan inte välja färger helt själv utan måste välja bland de färger som finns men du kan till exempel skriva "Studier" i den gula rutan där det nu står "Möten" och på så sätt ändra den gula till att representera "Studier".

De ändringar du gör under den första fliken kommer automatiskt att synas under den andra fliken. Du kan inte ändra kategorier under den andra fliken utan att ta bort bladets skydd.

OBS! Undvik att ha flera rutor helt tomma eftersom de då tillfälligt kommer att ändra färg till att se ut som den tomma rutan som finns längst ned i listan. Om du vill ta bort kategorier är det därför bättre att ha olika platshållare som 1, 2, 3 eller A, B, C för att fortfarande se vilka färger de representerar.

2. Börja med hur nuläget ser ut

Längst ner i Exceldokumentet finns det två flikar:

  • En vanlig vecka i mitt liv där du skriver hur en vanlig vecka ser ut just nu.
  • Min nya standardvecka där du planerar hur en vanlig vecka bör se ut i framtiden.

Börja med den första fliken så att du får grepp om hur din tid fördelas i nuläget. Det kan göra det lättare att se vilken tid du slösar bort och vad du faktiskt är duktig på just nu.

Relaterat: Prioriteringar 1 - Vad prioriterar du just nu?

3. Lägg in aktiviteterna som är tydligast tidsbundna först

Börja t.ex. med "Sömn", sedan "Arbete" och därefter "Måltider". Dessa brukar ha mest tydliga tider och vara lättast att placera in i schemat. För den som har stort eget ansvar över sitt arbete kan jag dock rekommendera att dela in arbetstiden i flera olika kategorier t.ex. förberedelser, efterarbete, möten, föreläsningar, e-post osv.

Följ den här ordningen både på fliken En vanlig vecka i mitt liv och Min nya standardvecka.

OBS! För att färgkodningen, uträkningen och diagrammet ska fungera måste texten i schemat vara identisk med texten i kategorikolumnen.

Ett tips är att kopiera texten från kategorilistan (Ctrl+C för att kopiera och Ctrl+V för att klistra in) i den första rutan (eller cellen) du vill ha den i och sedan använda den lilla svarta fyrkanten i nedre högra hörnet av rutan och dra nedåt till önskad tid. Sedan kan du markera hela raden och dra till höger om du vill ha samma tid flera dagar.

>> Köp mallen här för 50 kr!

4. Var jobbigt ärlig

När du fyller i den första fliken, En vanlig vecka i mitt liv, var riktigt ärlig! Vare sig du sover fem, åtta eller tolv timmar per dygn, skriv sanningen. Om du aldrig tränar men tittar på TV sju timmar per dag, skriv det.

Det hjälper dig inte att ljuga om sanningen. Det hjälper dig att se den i vitögat för att veta vad du vill förändra, vilken tid du kan minska på och vad du behöver lägga till för att nå dina mål och lägga tid på det som egentligen är viktigast.

5. Experimentera med den resterande tiden i ditt nya standardschema

När de obligatoriska och enkla aktiviteterna (t.ex. sömn, arbete, måltider) är inplacerade på den andra fliken, Min nya standardvecka, kan du fylla på med regelbundna aktiviteter och slutligen det du vill ha med i ditt schema för att bli mer som den du önskar vara.

I kolumnerna Tidsbudget ser du hur du har fördelat ut tiden på den andra fliken. Budget handlar om hur vi vill att det ska vara.

Till höger om den ser du Nutid som hämtar information från den första fliken om hur din tid brukar vara fördelad i nuläget.

Längst till höger ser du Skillnaden dem emellan. En röd pil nedåt visar att du har lagt mindre tid på det än du hade tidigare, en grön pil uppåt visar att du har lagt mer tid på det och en gul ruta visar att det inte är någon skillnad eller en väldigt liten skillnad.

Fundera: Hur mycket tid vill du tillbringa med din familj? När passar det bäst att träna? Är det något du vill lära dig som du kan lägga ett par timmar på varje vecka? Lägg in i schemat, flytta om, experimentera och testa. Se sedan om det är grönt på de saker du vill öka och rött på det du vill minska.

Genom att använda det här schemat kom jag exempelvis fram till att jag sov 9,5-10 timmar per natt. Nu sover jag närmare 8-8,5 timme per natt och har mer tid till att träna, vara produktiv och medvetet slappna av. Jag känner mig heller inte lika mosig när jag vaknar.

>> Köp mallen här för 50 kr!

Få hjälp med att prioritera din tid och dina uppgifter i denna bloggserie!

För mer inspiration kan du läsa blogginlägget Hur du kan ta kontroll över din tid. Högt upp i det inlägget finns länkar till de tidigare delarna av bloggserien Prioriteringar som också är intressanta i sammanhanget!

>> Köp mallen här för 50 kr!