Gå till innehåll

Prioriteringar - 5 blogginlägg för att prioritera din tid bättre inkl. 8+ hjälpmedel. merstruktur.se

Tidigare i år skrev jag en serie om Prioriteringar efter önskemål från er läsare. Nu har jag uppdaterat vissa av inläggen, lagt till fler och bättre hjälpmedel och vill här ge en sammanfattning av de bästa bitarna ur varje blogginlägg.

Den här serien är lite speciell eftersom jag i varje blogginlägg ger ett uppdrag. Jag rekommenderar att du gör uppdragen i varje blogginlägg för att få ut så mycket som möjligt av det du läser. Ta det hela i din egen takt men om du vill lära dig att prioritera din tid och dina uppgifter bättre tjänar du mycket på att följa de här stegen.

Skriv in i din almanacka eller på din att-göra-lista när du ska göra respektive uppdrag och se hur du närmar dig ett liv där det du säger att du prioriterar faktiskt är det du prioriterar.

Vad prioriterar du just nu?

Till att börja med är det viktigt att ta reda på hur din tid ser ut just nu. Vad prioriterar du? Vad lägger du mest tid på? Vad hinns inte med?

Det första inlägget är därför kortfattat och syftar till att du ska fylla i en (eller flera) av tre mallar för att få en översiktlig bild av hur din tid fördelas i nuläget.

Uppdrag: Fyll i minst en av mallarna om hur din tid ser ut just nu.

Hjälpmedel:

Du har mer tid än du tror

Du har mer tid än du tror. Hur du kan dra nytta av tiden du har och prioritera smartare! Klicka dig vidare för 3 smarta tips! merstruktur.se

Del 2 handlar om att tänka på hur mycket tid en vecka innehåller, ta vara på den dolda tiden och medvetet fördela sin tid på de aktiviteter som känns viktiga. Här ger jag tips på hur du kan få ut mer av din tid genom att göra något produktivt medan du väntar på något annat, förbereda dig mentalt när du duschar och gruppera liknande aktiviteter för ökad effektivitet.

Dessutom ger jag några exempel på vad du skulle kunna lägga din tid på och hur många timmar du då skulle ha kvar på en vecka.

Uppdrag: Välj hur mycket tid varje aktivitet ska få i ditt liv. Avsätt tid för ledighet och för måluppfyllelse.

Hjälpmedel:

Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Efter att ha pratat om prioritering av tid övergår jag i del 3 till att fokusera på specifika uppgifter. Jag ger tips och råd för att identifiera de viktigaste uppgifterna och motiveringar till att ta itu med de viktigaste först. Jag ger också en steg-för-steg-instruktion på hur du kan planera din tid.

Uppdrag: Skriv en att-göra-lista med allt du vill och/eller behöver göra. Använd sedan guiden för att schemalägga den kommande veckan.

Hjälpmedel:

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid?

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

I del 4 berättar jag om Stephen Coveys matris för att sortera olika typer av aktiviteter enligt kategorierna viktigt/inte viktigt och brådskande/inte brådskande. Ofta får det brådskande ta tid från det som vi egentligen tycker är viktigast.

Sammanfattningsvis finns de här kategorierna:

  1. Viktigt och brådskande: bör hanteras snabbt.
  2. Viktigt men inte brådskande: det du borde fokusera på.
  3. Inte viktigt men brådskande: bör undvikas.
  4. Inte viktigt och inte brådskande: bör undvikas.

Exempel på vad varje kategori representeras finns i blogginlägget men det viktiga att lära sig från den här matrisen är att det allra viktigaste (kategori 2) är det som vi borde fokusera på. Det kan t.ex. handla om träning, tid med familj och vänner, måluppfyllelse m.m. men eftersom det inte är brådskande glömmer vi ofta bort det. De här sakerna måste planeras in för att de ska bli av.

Uppdrag: Svara på de fyra frågorna i mallen om vad de olika delarna av matrisen kan representera för dig.

Hjälpmedel:

  • Prioriteringsmatrisen (ny!) med frågor att svara på för att identifiera vad de olika kategorierna representerar för dig.

Prioriteringar – Hur du kan ta kontroll över din tid

Hur du kan ta kontroll över din tid. Hur mycket kalendern kan påverka ditt liv och ett smidigt verktyg för att planera din tid. merstruktur.se

I del 5 bygger jag vidare på att det som är viktigast måste planeras in och jag ger flera exempel från Bill Hybels som har undersökt hur framgångsrika personer hanterar sin tid. Det han har upptäckt är att våra scheman och rutiner är otroligt inflytelserika på alla aspekter i våra liv.

Genom att ta kontroll över ditt schema kan du därför också ta kontroll över din tid.

I det här blogginlägget går vi in på den andra fliken i schemamallen i Excel och gör ett standardschema att ha som grund när vi planerar vår tid framöver.

Uppdrag: Gör ett exempelschema för en standardvecka och använd det när du planerar dina veckor framöver.

Hjälpmedel:

Sammanfattning

Oavsett om du läser alla blogginläggen i sin helhet eller nöjer dig med den här sammanfattningen vill jag avsluta med några av de viktigaste punkterna för att du ska få ordning på dina prioriteringar och din tid:

  1. Var riktigt ärlig med dig själv om vad du lägger din tid på just nu, dvs. vad du faktiskt prioriterar. (Se del 1)
  2. Bestäm hur mycket tid varje område i ditt liv ska få. (Se del 2)
  3. Lägg lite tid på att ta kontroll över dina uppgifter så att du vet vad du ska göra och när du ska göra det. (Se del 3)
  4. Identifiera (och skriv ned!) vad som är viktigast i ditt liv. (Se del 4)
  5. Använd en almanacka och se till att det som du har sagt är viktigast också får högst prioritet i din almanacka. (Se del 5)

Vad ska du prioritera högre framöver? Skriv gärna i kommentarsfältet!

Prioriteringar - 5 blogginlägg för att prioritera din tid bättre inkl. 8+ hjälpmedel. merstruktur.se

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

Välkommen till den fjärde delen i bloggserien Prioriteringar. Om du har missat någon del finns länkar till de övriga här:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Seriens första del handlade om att undersöka nuläget: vad du lägger tid på just nu. Den andra delen handlade om sätt att få ut mer av din tid och konkreta tidsexempel på hur mycket tid du har på en vecka. Det förra inlägget lämnade till viss del tidsaspekten för att gå in mer konkret på uppgifter och hur du kan identifiera vilka som är viktigast och vad du bör tänka på för att tackla dem i rätt prioriteringsordning.

I dag vill jag ge dig ett annat verktyg som du kan använda för att prioritera både uppgifter och aktiviteter. Jag tycker att det är ett bra sätt att få sig en tankeställare om vilka aktiviteter som är givande och värdefulla och vilka som bara tar upp onödig tid.

Verktyget jag rekommenderar är Stephen Coveys modell med fyra olika rutor (se bild nedan). De två rutorna på den övre raden inbegriper viktiga aktiviteter medan de på den nedre raden representerar de aktiviteter som inte är viktiga. Innehållet i rutorna till vänster är brådskande medan rutorna till höger inte är det. Se över de olika aktiviteter du ägnar dig åt och fundera på i vilken kategori de passar in. Nedanför bilden berättar jag mer om varje kategori och ger exempel.

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

1. Viktigt och brådskande (HANTERA SNABBT)

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

När du tar kontroll över din tid kommer du att få färre punkter i den här rutan men se alltid till att ha lite tid över för att kunna hantera brådskande ärenden som uppstår. Det här är uppgifter som har en deadline snart så att du måste ta itu med dem omedelbart eller akuta krissituationer.

Exempel: Krissituationer, skrikande bäbisar, möten, sista-minuten-förberedelser, fasta deadlines och saker du har skjutit upp för att du har haft för mycket att göra (eller prioriterat annat). 

2. Viktigt men inte brådskande (FOKUSERA PÅ)

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.seAktiviteter och uppgifter i den här rutan bör vara det som du fokuserar på i ditt liv. Det är saker som du tycker är viktiga men som inte behöver göras omedelbart, så de är (förhoppningsvis) inte stressande (men skulle kunna bli om du ignorerar dem för länge). Sträva efter att fylla din tid med mer av det som passar i den här kategorin. Eftersom det inte är brådskande måste du välja att prioritera de här sakerna. Tänk på vad du skulle vilja lägga tid på om det inte fanns något du var tvungen att göra.

Exempel: Planering, förberedelser, träning, familj, relationer, arbete, återhämtning m.m.

3. Brådskande men inte viktigt (UNDVIK)

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.seDet här är uppgifter som är eller känns brådskande men inte viktiga. Det är ofta sådant som avbryter dig i det viktigare du håller på med. Försök undvika de här punkterna. Du kanske kan delegera vissa av dem eller sätta upp en telefontid då du kan ta emot samtal för att slippa vara kontaktbar hela tiden.

Exempel: Vissa telefonsamtal eller mail, vissa möten, vissa aktiviteter m.m.

4. Inte brådskande och inte viktigt (UNDVIK)

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.seDet här är sådant som helt enkelt slösar din tid. Det är varken brådskande eller viktigt och bör inte få fokus i ditt liv. Troligen har du inte skrivit upp det på din att-göra-lista men om du fyllde i mall 2 i den här bloggseriens första inlägg är det mycket möjligt att den visade att du använde tid till detta. Den här tiden kan ibland se ut som avslappnande återhämtningstid men är i stället slöseri med tid eftersom du snarare känner dig mer stressad efteråt för att en massa tid har gått utan att du har tänkt på det och utan att du har presterat något produktivt. Att slösurfa på internet under arbetstid är ett typiskt exempel.

Exempel: Skräppost, tanklöst surfande eller TV-tittande, vissa samtal eller meddelanden m.m.

Uppdrag för veckan: Svara på de fyra frågorna i mallen om vad de olika delarna av matrisen kan representera för dig.

Ladda hem mallen genom att högerklicka på länken nedan och välja "Spara som..."

Fundera särskilt på skillnaden mellan givande återhämtning (2) och slöseri med tid (4).

Vilka aktiviteter kan du lägga mindre tid på framöver och vilka förtjänar mer tid?

Relaterat: Utmattning – hur vi hamnar där och hur vi kan ta oss upp igen

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Känner du igen dig i något av följande påståenden?

  • Jag har tid men jag använder den dåligt.
  • Jag får saker gjorda men det är alltid i sista minuten.
  • Jag har tusen saker att göra men glömmer att göra det viktigaste först.

Om något av detta känns bekant hoppas jag kunna hjälpa dig med dagens inlägg!

Få hjälp med att prioritera din tid och dina uppgifter i denna bloggserie!

Det här är den tredje delen i bloggserien Prioriteringar. Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Tidigare i bloggserien har vi funderat på hur din tid egentligen ser ut och hur du kan få ut mer av varje del av dagen. Dagens inlägg handlar inte så mycket om tid som att prioritera olika uppgifter så att det viktigaste blir gjort först. Till att börja med vill jag berätta varför jag anser att du borde skriva upp allt du har att göra. Sedan kommer jag att ge några olika tips på hur du kan tänka för att identifiera det viktigaste och sedan få det viktigaste gjort först. Vi kör igång!

Skriv upp allt du har att göra

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Det är inte första gången jag skriver om att-göra-listor och hur viktiga de är. Du kan till exempel hoppa tillbaka till det första inlägget i min serie Att göra att-göra-listor där jag berättar att du låter din hjärna slappna av och fokusera om du skriver ner alla uppgifter i stället för att hålla dem i huvudet. Jag tar också upp att hjärnan inte är pålitlig nog att hålla kvar allt så om du inte får ner punkterna på papper är risken stor att något glöms bort.

För mig är det superviktigt att skriva upp allting för att inte glömma någonting och för att få en översikt över vad jag behöver få in i mitt schema. Det är först när jag har skrivit upp allting som jag känner mig redo att göra en plan. Sedan lägger jag till saker hela tiden allteftersom jag kommer på något nytt eller ett nytt uppdrag dyker upp.

Om jag ska sammanfatta varför du borde skriva upp allt, blir det detta:

  1. Du låter hjärnan slappna av eftersom den inte behöver repetera alla uppgifter.
  2. Risken att glömma något blir avsevärt mindre.
  3. Du har all information framför dig när du ska gå vidare till att göra en plan.
  4. Det blir konkret och du kan inte blunda för det (även om det är något som känns jobbigt eller krångligt).

Relaterat: Produktivitet och listor - mallar att använda på dator eller skriva ut och Vad du borde skriva upp på dina listor.

Ät din groda!

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Jag har sagt det förut och jag säger det igen: Ät din groda! Med det menar jag att du ska göra bort det som känns jobbigast först. Uttrycket kommer från en man som sa att om du äter en groda det första du gör på morgonen kan du vara rätt säker på att ingenting av det du möter senare under dagen kommer att vara värre.

För egen del inser jag ofta att det inte alls var så jobbigt som jag hade trott så huvudanledningen för mig att göra bort det värsta (eller det som känns värst) först är att slippa gruva mig. När vi skjuter på någonting är det lätt att föreställa sig det som något värre och värre ju längre tiden går. Det blir alltså bara svårare att ta sig an problemet eller uppgiften för att du har gruvat dig och tänkt att det kommer att bli så hemskt. Gör bort det direkt i stället! Skriv in det i schemat och var orubblig!

Förra veckan hade jag många grodor att äta. Jag skrev in dem i schemat och beslutade när jag skulle ta itu med varje. När den tiden kom gruvade jag mig och försökte komma med ursäkter för mig själv som "det måste inte vara klart i dag" eller "ingen bryr sig ändå om huruvida jag gör det i dag eller inte".

Men, jag visste att om jag inte skulle göra det då skulle plågan finnas kvar till i morgon och jag skulle inte vara sugen på att göra det då heller. Sagt och gjort, jag åt min groda och som vanligt var det inte alls så hemskt som förväntat och det var sååå skönt att ha det gjort!

Relaterat: När ska jag ta itu med mina att-göra-punkter.

Användbara frågor

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

När du har skrivit upp alla saker du har att göra är det dags att prioritera och schemalägga. Använd följande frågor för att identifiera vad som är viktigast. Sätt siffror, stjärnor eller utropstecken bredvid de viktigaste.

  1. Vilken uppgift skulle jag helst slippa göra i morgon? Det här är kanske grodan du bör äta i dag för att ditt framtida jag ska slippa. (Markera med en stjärna.)
  2. Vilken/vilka uppgift/er/ måste göras i veckan? (Markera med utropstecken.)
  3. Om jag bara hann med en sak från min lista i dag, vilken av dessa punkter skulle vara av störst vikt att hinna med? (Markera med siffran 1)
  4. Om jag bara hann med en sak till från min lista i dag, vilken skulle vara viktigast? (Markera med siffran 2 och ställ sedan fler gånger för 3, 4 osv.)

Planera och schemalägg

Att-göra-lista för veckan samt dag för dagNär du har skrivit upp alla punkter och svarat på frågorna har du ett bra utgångsläge för att göra en tydlig plan. På fredagar brukar jag se över nästa vecka och skriva upp vad som ska göras när. Jag använder den här veckolistan för att samla alla punkter (till höger) och sedan fördela ut dem på respektive dag (till vänster). Här kommer en steg-för-steg-instruktion om hur du kan tänka när du gör dina listor:

1. Skriv upp allt du har att göra i den långa att-göra-listan till höger (även det som inte behöver göras den här veckan).

2. Markera eventuella grodor med en stjärna och uppgifter som måste göras i veckan med ett utropstecken (se ovan).

3. Titta i din kalender och skriv upp vilka dagar du har fasta möten, träningspass osv.

4. Schemalägg grodan/grodorna (stjärnmarkerad) tidigt under veckan, om möjligt måndag eller tisdag.

5. Se till att alla uppgifter som du har markerat med utropstecken (fråga 2) schemaläggs på någon dag under veckan (eller flera dagar om det är stora uppgifter).

6. Använd fråga 3 och 4 när du planerar varje dag för att välja ut de absolut viktigaste uppgifterna och gör dem först: Om jag bara hann med en sak från min lista i dag, vilken av dessa punkter skulle vara av störst vikt att hinna med? Välj max 5-7 uppgifter per dag, färre om de är stora.

Veckoöversikt med avbrott för mat och sömn7. Schemalägg i mer detalj genom att bestämma vad du ska arbeta med före lunch, efter lunch, efter mellanmål/eftermiddagsrast och på kvällen. Till det här använder jag den här mallen. Förra veckan var det nödvändigt att lägga in grodorna i ett mer detaljerat schema så att jag inte skulle kunna smita och det fungerade! Jag tycker om att använda den här parallellt med veckolistan så att jag är realistisk med vad jag kan hinna med på en dag. Om jag inte känner att jag rymmer det i veckoöversikten behöver jag minska mängden punkter på den dagen.

8. Följ planen!

9. I slutet av veckan: För över punkter som inte är färdiga från denna veckas lista till nästa, om de fortfarande är aktuella. Fundera på om de är viktiga att få gjorda över huvud taget, om du kan delegera uppgifterna eller om du ska göra dem själv nästa vecka. Planera sedan nästa vecka.

Relaterat: Hur jag planerar min vecka.

Uppdrag för veckan: Skriv en att-göra-lista med allt du vill eller behöver göra. Använd sedan guiden ovan för att schemalägga den kommande veckan.

Var stenhård med dig själv om att följa ditt schema och se hur det fungerar! Ät dina grodor så snart som möjligt och känn hur mycket lättare du blir! Glöm inte att planera in ledig tid också.

Jämför gärna din plan med förra veckans plan över hur många timmar du skulle lägga på respektive aktivitet. (Mallen finns längst ned i det inlägget.) Stämmer de överens? Om inte, vilken av planerna borde justeras?

Hjälpmedel:

Huvudlista för att samla många att-göra-punkter

En ifyllnadsbar att-göra-lista, svartvit eller i färg, för att samla alla dina att-göra-punkter. Den passar bra som en långsiktig lista att utgå ifrån när du gör en lista för veckan eller din dagliga lista.

Huvudlista - färg
Huvudlista - svartvit

Läs mer om huvudlistan här.


Att-göra-lista för veckan samt dag för dag

Den här använder jag varje vecka för att samla allt som behöver göras under veckan samt skriva upp de viktigaste uppgifterna för respektive dag. Den finns både i färg och i svartvitt. Rubriken till vänster går att redigera före utskrift.

Att-göra-lista dag & vecka - svartvit
Att-göra-lista dag & vecka - färg

Ladda hem och läs mer här.


Veckoöversikt med avbrott för mat och sömnEn veckoöversikt med avbrott för mat och sömn som jag använder varje vecka! Rubrik kan läggas till före utskrift. Rutorna är också ifyllnadsbara digitalt. Välj versionen med att-göra-lista eller utan.

Veckoöversikt
Veckoöversikt med att-göra-lista

Läs mer och ladda hem här.

Vilken groda ska du äta den här veckan? Berätta hur det har gått!

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid