arbete-arkiv | Mer struktur

Om du är missnöjd – gör en förändring

Erika Norberg2020-01-202025-02-12Lämna en kommentar

Jag tror att vi alla känner någon eller har jobbat med någon som klagar på sitt jobb dag ut och dag in och det kan vara lätt att dras med i den jargongen. Innerst inne vet vi att ingenting blir bättre av att gå och muttra bakom chefens rygg och sprida dålig stämning bland kollegorna, snarare tvärtom, men ändå är det alltför vanligt.

Jag är en stark förespråkare för att göra något åt problem istället för att älta dem, men jag vet mycket väl att det är lättare sagt än gjort och jag har också halkat med i det negativa pratet. För att göra det lättare för både mig och andra att förändra jobbiga situationer istället för att bara klaga skulle jag vilja ge fyra förslag på hur man kan gå till väga.

Exempel på missnöje

Innan jag ger mig in på lösningar vill jag ge några exempel på vilka typer av situationer det är jag pratar om som jag tror skulle kunna lösas med en eller flera av de här strategierna.

I första hand kommer jag att prata om missnöjessituationer på arbetsplatsen men det mesta kan också stämma in på situationer i hemmet, föreningar eller andra grupper.

Vanligtvis är det andra inblandade men det kan också hända att det är på dig själv du är irriterad.

Några exempel på situationer:

Dålig struktur
Dålig kommunikation
Otydlighet
Tung stämning
För hög press
För lite stimulans

1. Leta det positiva

Även om problemen kan vara jobbiga i sig är det enkelt att också fastna i negativa tankebanor, vilka i slutändan leder till att tankar på problemet upptar mycket av din tid, ork och ditt humör. Då rekommenderar jag den här strategin (och den kan med fördel kombineras med de andra vid behov).

När man pratar om det negativa hela tiden och vanan har blivit att det negativa är vad man tar upp med kollegor, familjemedlemmar och vänner, är det svårt att bryta det. Det kan vara svårt att komma på något annat att prata om.

Då är min utmaning denna: Skriv ner 1-3 positiva saker varje dag i en vecka.

Exempel på positiva saker:

Någon annan hade fyllt på papper i skrivaren idag.
Förmiddagsmötet höll tiden och var relevant för mig.
Min kollega hälsade glatt på mig på morgonen.
Det här var en rolig arbetsuppgift.
Det här gick över förväntan.

Det kan kännas fånigt i början men det som händer när du gör detta är att du tvingas att leta efter det som är positivt i situationen där du vanligtvis brukar leta efter det negativa för att ha någonting att säga i fikarummet.

Testa och se vad som händer!

Bonus: Några extra steg om du vill ta utmaningen ett steg längre:

Ta upp minst en av de positiva sakerna med dina kollegor.
Låt bli att klaga en hel vecka.
Försök vända andras klagomål till något positivt eller föreslå konstruktiva lösningar på problemen.

2. Identifiera problemet och lös det

Ofta räcker det inte att enbart ändra sin inställning utan det kan behövas faktiska åtgärder för att det här inte ska fortsätta irritera dig. Många gånger går det faktiskt att lösa problemet själv - gör i så fall det!

Många gånger räcker det med att du sätter ord på problemet och ställer dig själv frågan vad som skulle krävas för att problemet skulle försvinna. Då kommer du säkert på en lösning.

Utmaning: Lös problemet på egen hand (utan att klaga).

Exempel:

Problem: Du dricker te på jobbet och tycker att det är tråkigt att det bara finns en sort att välja på. Lösning: Ta reda på vem som beställer te till fikarummet och föreslå vilka andra sorter som ni vill ha.
Problem: Du har för tredje året i rad blivit schemalagd för att arbeta på precis den där dagen på året som du vill vara ledig. Lösning: Fråga en eller flera kollegor om någon skulle kunna tänka sig att byta arbetspass med dig.
Problem: Det är ingen som städar det där smutsiga stället som du passerar varje dag på jobbet. Lösning: Ta helt enkelt en trasa och städa själv. Det tar troligtvis mindre tid än den tid som du spenderar på en vecka på att störa dig på problemet. (Du kan också prata med städpersonalen så att de får veta att det där är ett område som ofta glöms bort.)

Om du har ett problem som känns för svårt att lösa själv kan du gärna skriva en kommentar så kan vi hjälpas åt eller skicka en fråga till min och André Kikuchis podcast Strukturpodden så gör vi vårt bästa för att hjälpa till. Beskriv situationen så detaljerat som möjligt för bästa chans att få användbara råd. Skriv om du vill vara anonym ifall vi tar upp rådet i podden.

3. Ta upp problemet och föreslå lösningar

På arbetsplatsen kan det ibland vara så att den lösning du tänker ut kräver andras godkännande, andras hjälp eller ekonomiska resurser. Då kan du behöva gå till en chef för att lösa problemet. Våga göra det!

Utmaning: Gå till en överordnad med problemet och försök hitta en lösning.

Några råd när du går till chefen:

Lämna ditt gnälliga tonfall utanför mötet. Tänk på att du ska vara konstruktiv, inte klagande; då är det troligare att personen vill hjälpa dig.
Var tydlig men kortfattad om vad problemet är och varför det skulle behöva lösas. Du kan ge fler detaljer om det efterfrågas.
Ge gärna förslag på lösningar och, om möjligt, en sammanställning av vad lösningarna skulle kosta eller kräva.

Exempel:

Jag vill gärna vara kvar på den här arbetsplatsen men jag känner att jag har mer att ge och skulle vilja utmanas mer. Finns det någon uppgift som jag skulle kunna ta ansvar för? Jag har t.ex. funderat på … som jag tror skulle passa mig bra eftersom …
Det är viktigt för mig att göra ett bra jobb och att göra rätt men ibland skulle jag behöva tydligare direktiv för att lyckas med det. För mig skulle det vara jättebra om vi kunde ta fram en checklista på hur man ska göra … så att jag kommer ihåg allt som ska göras och kan göra på rätt sätt.
För att vi ska kunna göra … anser jag att vi behöver nya … Jag har kollat upp vad tre … skulle kosta och det ligger på … kr. Den kostnaden skulle vi spara igen eftersom vi skulle bli mycket mer effektiva och dessutom slippa frustrationen som har uppstått i samband med det ständiga krånglet med de gamla.

4. Byt jobb/situation

Om du vantrivs på din arbetsplats och du har försökt lösa problemen, både på egen hand och i samråd med kollegor och överordnade, leta ett annat jobb! Det finns rätt bra med jobb nu om man är flexibel och det finns goda möjligheter att vidareutbilda sig på distans eller på plats. Tänk vilken lyx att vi får utbilda oss gratis i Sverige.

Stanna inte på en plats där du inte trivs; det är inte bra för dig, personerna du jobbar med eller personerna du har runt dig på fritiden. Försök hitta en plats som passar bra för dig! Det finns säkert jobb som du inte ens har tänkt på att de finns. Fundera på vad dina styrkor är och vad som är viktigt för dig på en arbetsplats.

Några råd när du söker jobb:

Anpassa ditt CV och personliga brev efter den specifika jobbannonsen. Lägg märke till vilka egenskaper de efterfrågar och beskriv hur du passar in på de punkterna. Kopiera inte samma brev till alla jobb utan gör åtminstone små justeringar. För en del jobb kan det passa att ta upp erfarenheter du har utanför arbetslivet, t.ex. ideella engagemang, medan det på andra är viktigare att trycka på en specifik tjänst du har haft och vad du gjorde i det arbetet.
Intervjua tillbaka. Det är inte bara arbetsplatsen som ska fråga ut dig; du har också chansen att intervjua dem för att se om det här kan vara en plats där du kan trivas. Fråga gärna om det finns en eller flera anställda du skulle kunna få prata med för att höra hur det verkligen är på arbetsplatsen.
Våga tänka nytt. Anledningen till att du vill byta jobb kanske är för att du har hamnat i fel bransch. Det kanske inte är det lättaste att byta men det går och om du tänker på hur många timmar du lägger på arbetet så är det förmodligen värt besväret. Skriv gärna ner vad du har gillat och vad du absolut vill undvika, vad gäller exempelvis arbetsuppgifter, arbetsmiljö, arbetstider, företagsstruktur och villkor. Du kanske till och med landar i att starta eget?

Fler tips här om att anpassa sitt CV.

Har du gjort någon förändring eller fått idéer till en? Skriv gärna en kommentar!

Sluta jobba ihjäl dig!

Erika Norberg2019-09-162021-10-10Lämna en kommentar

Om hur du kan identifiera när du är i riskzonen och stoppa överarbetningen innan det är för sent. merstruktur.se

I början av 2015 firade den 24-åriga Matsuri Takahashi att hon fått drömjobbet på en japansk reklambyrå. Åtta månader senare var hon död. De sista månaderna i livet jobbade Matsuri över 105 övertidstimmar per månad (!) och sov bara två timmar per natt. På juldagen orkade hon inte mer och tog livet av sig.

Den här sortens tragedi är så vanlig i Japan att de har ett verb för att ”jobba ihjäl sig”, nämligen karoshi. I Sverige är händelseförloppen sällan lika dramatiska eller uppmärksammade som Matsuri Takahashis fall, men läget är allvarligt.

Jobbstress är dödligt

Stressrelaterade sjukdomar har fördubblats de senaste tio åren i Sverige, vilket slagit hårdast mot kvinnor inom vård, skola och omsorg. Men även om du undgår en sjukskrivning, så ökar din dödlighet av stress på jobbet (enligt forskning från Stanford och Harvard som publicerats i Behavioral Science & Policy).

>> Att jobba övertid höjer din dödlighet med uppemot 20 procent. Om du jobbar 55 timmar i veckan istället för 40 timmar löper du hög risk att dö betydligt tidigare.

>> Några faktorer som skadar din hälsa är

att jobba för många timmar
skiftarbete
konflikter med familjen om arbetet
för höga krav på jobbet
att sakna inflytande över arbetet

Och innerst inne vet vi alla sanningen. På dödsbädden kommer ingen säga ”åh, vad jag önskar att jag hade jobbat mer”. Samtidigt kan många av oss erkänna oss skyldiga till att jobba för mycket. Ibland beror det på att jobbet är inkräktande, ibland är vi hemligt förtjusta i rollen som jobbmartyrer.

Relaterat: 3 saker vi kan lära oss av Aviciis död

Här kommer tips och råd för att bättre balansera jobb och fritid.

Jobb: oväntat beroendeframkallande

Vi människor vill vara till nytta och värde, det är lätt att njuta av känslan att vara duktig. De flesta vet att alkohol, mat, sex och numera mobilen triggar hjärnans belöningssystem, men även ditt jobb kan skapa precis samma effekt. Här är några typiska tecken på att du blivit arbetsnarkoman:

>> Du känner jobbabstinens på kvällar, helger och under semestern – om du jobbar några timmar känns det bättre.

>> När du upplever jobbiga känslor brukar du gärna slukas upp av arbetet för att glömma obehaget.

>> Jobbet går oftast före familjen, vännerna och fritidsintressen.

>> Du älskar bekräftelsen du får i form av högre lön, ryggdunkningar och befordringar.

>> Om du inte är produktiv känner du dig osäker, så du ökar arbetsmängden för att känna välbehag.

Arbetsnarkomaner har ofta en gemensam nämnare: den underliggande drivkraften är låg självkänsla. Istället för villkorslös kärlek under barnaåren kanske du bara fick beröm när du var duktig. Därför använder du jobbet för att bevisa ditt människovärde, men sanningen är att ditt värde inte avgörs av din position på arbetsmarknaden. Fråga din familj eller dina bästa vänner, så kommer du få en mer nyanserad bild.

Och missa inte lästipsen längst ner på sidan, som hjälper dig stärka självkänslan och vara vänligare mot dig själv.

Mindre jobb med bra rutiner

Är du redo att skrida till handling för en bättre balans mellan jobb och fritid? Ta gärna fram anteckningsblock och penna. Fundera sedan på vilket pris du betalar för arbetssituationen du har just nu. Ledtråd: de vanligaste offerlammen är hälsa och relationer.

Du blir som du umgås

Du blir som du umgås. Runt många svenska fikabord skryter arbetsmartyrer (med illa dold förtjusning) om fulltecknade kalendrar; det anses fint att vara överbelastad. Därför är det viktigt att skaffa positiva förebilder, det finns gott om människor som gör ett utmärkt jobb utan att förstöra hälsa eller relationer. Jämför med en negativ förebild, kanske känner du någon som hamnat i sjukskrivning eller skilsmässa till följd av arbetsmängden.

Odla andra intressen

Minska risken för att göra jobbet till hela din identitet genom att odla vänskap och intressen som inte har med ditt jobb att göra. När du har en matlagningskurs, träningsgrupp eller teaterföreställning att se fram emot är det lättare att säga nej och stämpla ut i tid.

Arbeta effektivt när du arbetar

Handen på hjärtat. Kanske beror din arbetsmängd på att du slösar bort många timmar på jobbet? Vad bra att du är här! Mer struktur är en kunskapsbank som hjälper dig öka din produktivitet och effektivitet, vilket i sin tur leder till att du undviker övertidstimmarna. Det ger bättre mående, bättre energi och bättre idéer. Spana t.ex. in den här checklistan eller 3 tips för att fokusera.

Ta hjälp högre upp

Fritidsintressen, gränsdragningar och produktivitetsknep i all ära, på många arbetsplatser är man maktlös. När chefen har kniven mot din strupe, så att balans mellan arbete och fritid är omöjligt, är det dags att ta hjälp utifrån. Det är arbetsgivarens skyldighet att arbetsmiljön inte är skadlig för dig. Om du inte får gehör hos chefen, kontakta arbetsmiljöombudet. Om det inte finns en på arbetsplatsen så finns lokala och regionala ombud.

Och du – tveka inte att byta jobb om du mår dåligt på arbetsplatsen.

Få perspektiv på livet

Det är vanligt att livsperspektiven kommer i form av trauma. Allvarliga sjukdomar, olyckor och dödsfall hjälper dig inse att livet är för kort och värdefullt för att dedikeras till arbetet.

Kanske är det så att du varit förskonad från bryska påminnelser om livets förgänglighet, och att starka försvarsmekanismer hindrar dig från att själv skåda döden i vitögat. Misströsta inte, det finns lindrigare sätt att få perspektiv på ditt arbetsliv. Testa att ifrågasätta själva normen om att tillbringa minst hälften av dygnets vakna timmar med att jobba.

>> 40 timmars arbetsvecka är oförändrad norm i Sverige sedan 1901. På 70-talet blev fyra semesterveckor fem, men nu har arbetstiden stått stilla i 50 år. I exempelvis Frankrike är arbetsveckan 35 timmar.

>> Historieforskarna har sett att jägare-samlare jobbade fem timmar per dag. De svenska försöken med sex timmars arbetsdag visar strålande resultat för välmående och produktivitet.

>> Tänk på det orättvisa i att vi ofta jobbar ihjäl oss för att möta vinstkrav som gynnar pyramidens topp.

Gör istället allt det där du drömt om. Kanske vill du vara en mer närvarande förälder, träna tre gånger i veckan, bestiga Kilimanjaro, lära dig spela piano eller plöja tre pocketböcker i veckan.

Det är okej att älska ditt jobb – men det ska inte vara det viktigaste du har i livet. Lycka till!

Mer läsning

Att stärka självkänslan hjälper dig att säga nej och sluta med arbetsnarkomanin. Här är strategierna som faktiskt fungerar (artikeln är på engelska).

Ducka för övertidstimmarna genom att minska dötiden på jobbet, läs tidigare inlägg om produktivitetsknep.

Om du är en bokmal som vill syna din relation till jobbet, läs romanerna Meningen med hela skiten av Nina Åkestam och Bränn alla broar av Siri Helle.

Den högpresterande perfektionisten kan bekanta sig med forskaren och föreläsaren Brené Brown, läs Våga vara operfekt eller se hennes Netflixdokumentär The Call to Change.

Du som känner att stressmonstret hänger över dig i läsande stund, här får du strategier som ger dig andrum.

Om du tänker ”ja det här var ju bra idéer, men jag ska först bara uppnå X, sen kan jag bli lycklig”, se denna korta föreläsning. Svenska undertexter finns.

Och har det redan gått för långt för dig eller någon i din närhet - läs då detta tidigare inlägg om hur du kan hjälpa dig själv eller någon närstående att komma tillbaka från utbrändheten.

Av Josefin Strang

Återta ordningen efter den korta sjukskrivningen

Erika Norberg2019-02-252019-02-06Lämna en kommentar

Att vara hemma från jobbet pga. sjukdom eller VAB kan sätta alla rutiner ur spel. Här får du tips på hur du kan komma tillbaka både hemma och på jobbet. merstruktur.se

Februari och mars är månaderna då flest av oss ser febertermometern blinka över 39 grader, sitter dubbelvikta i badrummet med vinterkräksjuka, eller vabbar än en gång för att snart insjukna i samma envisa förskoleförkylning. Ja, även en strukturerad person kan bli avväpnad av vinterns virus! Här kommer du få tips på hur du får ordning på tillvaron efter en kortare sjukfrånvaro.

När du återuppstått ur sjukdimmorna är det vanligt att hamna på hög stressväxel, eftersom du vill ta ikapp uppgifterna som samlades på hög under sjukskrivningen. Om du faller för frestelsen att ”jäkta ikapp” efter sjukskrivningen hamnar du i ett högt spel. Din kropp har varit med om en pärs, dina energinivåer är därför lägre än vanligt och stress gör det enklare för förkylningsvirusen att lyckas få fäste i din kropp igen. Risken är stor att du åker på ett bakslag.

Stopp och belägg, kanske du tänker nu. Det här är inte logiskt. Hur ska jag kunna ta ikapp missade arbetsuppgifter om jag inte raskar på? Jo, planering och delegering är dina bästa vänner när du ska komma på banan igen.

Om du är planeringsnybörjare som känner dig vilse bland bullet journals, appar och Excelmallar, förlita dig på en vanlig hederlig att göra-lista. Börja med att fastslå vilka övergripande områden du vill få ordning på. En vanlig uppdelning är fritiden, hemmet och jobbet. Ordningen är ingen tillfällighet; de flesta av oss är skyldiga till att prioritera jobbet mer än det förtjänar.

Här nedan kommer tre övergripande områden, med tre viktiga tumregler för att smidigt återställa ordningen efter sjukskrivningen.

Fritiden

1. Planera in återhämtning med samma bestämdhet som en jobbdeadline.

2. Rörelse är en mirakelmedicin mot stress. Planera in en promenad eller minst en nypa frisk luft.

3. Bestäm ett klockslag för läggdags. När du är stressad är det lätt att frestas av att snåla på sömnen, men av det finns inget att vinna. Här kan du läsa varför.

Hemmet

1. Hemmet har störst potential när det kommer till delegering och prioritering. Använd det!

2. Efter dagar av hostningar och nysningar behöver huset en rejäl städrunda. Ta chansen att upptäcka och använda ”dötiden” i vardagen till att kasta in febersvettiga sängkläder i tvättmaskinen.

3. Ditt immunförsvar och batteri behöver näring. Bra mat ska vara en prioritet. Här finns tips på hur du optimerar din matplanering.

Jobbet

1. Är du frisk men orken har fastnat i ett gränsland? Undersök möjligheten att jobba en eller två halvdagar. Ju mindre tid du är borta, desto lättare kommer du tillbaka i rutinerna.

2. När du är tillbaka på arbetsplatsen: börja med en avstämning med chef och kollegor. Var tydlig med vad du orkar och hinner, sätt gärna ribban i underkant.

3. Medan du kommer på fötterna efter sjukdagarna, undvik deadlines, tidspress och arbetsuppgifter utan avgränsning. Här får du en planeringsguide för arbetsveckan.

Att komma igång med strukturer och rutiner när du däremot varit långtidssjukskriven består av lite andra strategier. Är det något du vill läsa mer om? Lämna gärna en kommentar här nedanför!

Josefin Strang

Att göra varje fredag för en mer produktiv arbetsvecka

Erika Norberg2018-08-272018-08-28Lämna en kommentar

För några månader sedan publicerade jag det här blogginlägget med en checklista på vad du borde göra och planera in på din planeringstid varje vecka. Den listan var framförallt framtagen för hemmalivet och fritiden. Snabbt fick jag ett mail från läsaren Liv Thalén som tyckte om listan men också ville ha en checklista för arbetsveckan. Bra idé, tänkte jag och satte igång (med råd från Liv).

I dag ska jag berätta varför du borde planera in planeringstid varje arbetsvecka och vad du kan använda den tiden till. Innan jag börjar vill jag dock tipsa om att du kan beställa Strukturkalendern här som är ett väldigt bra verktyg för att planera både jobb- och hemmaveckan!

Vissa har en strukturkalender för jobbet och en hemma men det går också att göra som jag gör att skriva med en färg för jobbet och en färg för det andra. Du skulle kunna använda ännu fler färger om du kan ha dina pennor nära till hands. Jag använder svart för jobb och rött för allt annat och gillar Frixions suddbara bläckpennor 0,5 (de sponsrar mig inte men jag gillar verkligen deras produkter).

Det här blogginlägget kretsar kring ett gratismaterial i form av en checklista för veckans jobbplanering. Du kan få den genom att fylla i formuläret här nedanför.

Varför du borde planera in planeringstid varje arbetsvecka

Jag ska inte lägga så mycket tid på det här med varför du borde planera utan jag föreslår att du testar det några veckor. Jag har en checklista åt dig att följa för att det ska vara enkelt. Gör sedan planeringen i din vanliga almanacka, i Strukturkalendern eller i något av gratismaterialen som finns på den här sidan.

Om jag ska ge tre argument för att ha en planeringstid varje arbetsvecka (förslagsvis på fredag) skulle det vara detta:

Du sparar tid under den kommande veckan.
Du blir tryggare och mer mentalt förberedd för veckan.
Du minskar risken att glömma bort något viktigt.

Läs mer: Varför borde jag göra att-göra-listor

Vad du kan göra på din planeringstid för att underlätta hela arbetsveckan

Jag har tagit fram ett gratismaterial till dig som kan underlätta och effektivisera din planering varje vecka. Det har tre rubriker: Möten, Planering och Eget arbete. Du kan ladda hem det genom att fylla i formuläret här nedanför.

Under varje rubrik har jag skrivit förslag på punkter du kan ha med men jag vill att du går igenom varje punkt och funderar på om det är något du vill ha på din lista, hur ofta du vill planera in det och om det finns andra saker du vill lägga till.

Det är en ifyllnadsbar pdf så du kan redigera texten som står på raderna, ta bort det som inte passar dig och lägga till egen text på de tomma raderna innan du skriver ut checklistan eller använder den på datorn.

Om texten inte syns i filen, testa att öppna den i Adobe Acrobat Reader. Du kan hämta det gratis här om du inte har det.

På bilden nedan kan du se hur checklistan ser ut och jag ska nu gå igenom mina tankar med varje del.

Ladda hem materialet här:

Möten

För att möten på arbetsplatsen ska vara effektiva krävs det att alla inblandade förbereder det de borde förbereda inför mötet, planerar in nästa möte i sina personliga kalendrar så att mötet inte glöms bort och gör det efterarbete de har lovat eller blivit tilldelade.

Den här checklistan kan göra dig till den bästa anställda på jobbet för att du alltid kommer ihåg det du har lovat och alltid kommer förberedd till möten.

Exempel från möteslistan:

Uppföljning från tidigare möten
Planera in kommande möten
Skriva dagordning
Skicka ut kallelse
Planera in mötesförberedelse

Fundera på vad som brukar vara din uppgift när det kommer till möten. Uppföljning och mötesförberedelse tycker jag att alla bör ha på sin checklista för att inte glömma sina uppdrag. Vissa veckor kanske du inte har något att planera in här men om du har det på checklistan får du en anledning att fundera på om det var något du skulle göra.

Om du är den som kallar till möten och/eller skriver dagordning kan det vara bra att ha kvar de punkterna. Du skulle också kunna ha en punkt om att skicka ut en fråga till andra om de har något de vill ta upp på mötet.

Ladda hem materialet här:

Planering

Den här delen av checklistan är nästan exakt likadan som checklistan för hemmaplanering men med ett tillägg: Fortbildning/utveckling.

Fortbildning och utveckling

På samma sätt som att jag rekommenderar att du planerar in dina mål först i ditt hemmaliv har jag satt in fortbildning och utveckling först på planeringschecklistan. Det här är för att du regelbundet ska tänka till på vad du vill eller behöver göra för att bli bättre på ditt jobb.

Vad skulle jag vara hjälpt av att veta mer om för att utföra mitt jobb eller utföra mitt jobb bättre?
Vilken kompetens saknar jag som jag behöver?
Vilken kompetens skulle jag vilja utvecka?
Vilka kurser skulle jag vilja gå?
Vad har hänt under veckan som har visat mig att jag har brister inom vissa områden? Är det något jag kan lämna över till någon som gör det bättre eller är det något jag kan utveckla på något sätt? Vilken hjälp behöver jag för att utveckla det?
Vilken position vill jag ha på det här företaget i framtiden, vad behöver jag utveckla för att nå dit och hur kan jag göra det?

Det kan vara alltifrån att lägga 15 minuter på att läsa på om någonting på Google till att fråga din chef om du får åka på en dyr fortbildning.

När du har planerat in eventuell fortbildning eller utveckling (eller bestämt att du inte gör något åt det den här veckan) är det dags för den övriga planeringen. Här utgår jag ifrån att du redan har en att-göra-lista. Om du inte har det kan du börja med att skriva upp allt du skulle vilja eller behöva göra inom ramen för ditt arbete.

Jag använder Strukturkalendern och jag rekommenderar verkligen den för att hålla ordning på dina att-göra-punkter utan att bli distraherad av att gå in i datorn eller mobilen för att hitta din planering.

Exempel från planeringslistan:

I det här blogginlägget har jag en tydlig genomgång över hur du kan identifiera och planera in de viktigaste uppgifterna på din att-göra-lista. Den föreslår jag att du läser men här kommer en snabbgenomgång av det som står i checklistan som du kan ladda hem. OBS! Innan du gör det här hoppas jag att du har planerat in din fortbildning/utveckling så att du inte tränger ut den med detta!

Slutföra snabba punkter: De punkter du hinner slutföra på 1-5 minuter rekommenderar jag att du slutför nu på din planeringstid.
Flytta eller stryka punkter som inte blev gjorda föregående vecka: I Strukturkalendern har du en veckolista varje vecka. Titta i den och i dina daglistor för veckan som gått och se vad som inte har hunnits med. Flytta över det till nästa veckas veckolista.
Jämföra med kalendern: Se vilka möten och andra aktiviteter du har inplanerade nästa vecka. Skriv gärna in det i listan i Strukturkalendern så att du har allt på ett ställe och kan förbereda dig mentalt. Fundera också på om det är något du behöver göra inför de aktiviteterna som du borde planera in.
Prioritera på veckolistan: Markera grodan, dvs. det som känns jobbigast att göra (läs mer här), med en stjärna och viktiga punkter med siffror efter prioritering eller utropstecken om de är viktiga. Du behöver inte numrera alla punkter men gör en markering på de allra viktigaste punkterna så att du inte missar dem.
Planera in grodan: Det där som du måste göra men som du skjuter upp för att det känns jättejobbigt (förmodligen jobbigare än vad det är) kallas grodan. Genom att planera in (och göra det) tidigt under veckan slipper du gå och tänka på det och göra det ännu värre i huvudet än vad det skulle vara att göra det. Du kan läsa mer om grodan och varför den kallas just så här.
Planera in högprioriterade punkter: Se till att de punkter du har skrivit som viktigast skrivs in på en specifik dag.
Planera in övriga punkter: Om du tror att du hinner mer under veckan, planera in fler av veckans punkter på olika dagar under veckan.

Tänk på att det alltid händer oväntade saker så du kan inte planera in för mycket varje dag. Jag brukar planera måndag och tisdag extra noggrant och sedan uppdatera daglistorna allteftersom jag ser vad jag har hunnit och vad som finns kvar.

Ladda hem materialet genom att fylla i formuläret:

Fler tips om planering:

Vad jag planerar varje dag, vecka och månad

Hur jag planerar min vecka

Eget arbete

Den tredje och sista delen kallar jag eget arbete och det här handlar mer om saker att göra på själva planeringstiden än saker att planera in. Fundera på vad du vill ha gjort innan du lämnar kontoret på fredag eftermiddag (eller när din arbetsvecka tar slut).

Exempel från Eget arbete-listan

E-postkontroll: Läs igenom och svara på alla e-postmeddelanden du kan så att du kan starta en ny vecka med rensad inkorg. Om det är något du inte kan svara på nu, skicka ett svar om när du återkommer och planera in din kalender att ta reda på svaret. (Fler tips om e-postkommunikation här.)

Arkivera/strimla/återvinn papper: Sätt in papper i pärmar om de ska vara kvar, strimla det som inte ska vara kvar men som innehåller personuppgifter eller andra känsliga uppgifter och lägg andra oviktiga papper i pappersåtervinningen.
Städa skrivbordet: Ta en liten stund till att ordna upp på skrivbordet så att det ser fint ut när du kommer tillbaka till jobbet igen. Det här gör jag varje dag och det är värt det lilla besväret!

Är det något mer du har behov av att göra varje vecka som inte tar så lång tid? Fylla i tidrapporter, signera dokument, plocka fram material till måndag osv.

Du kan också skriva upp saker som tar längre tid förutsatt att du planerar in en längre tid till denna planeringsstund, t.ex. fyra timmar efter lunch eller hela fredagen. Det beror på vad du har för arbete och vilken typ av uppgifter du har.

Tänk helt enkelt på vad du inte vill glömma att göra varje vecka (eller åtminstone tänka över varje vecka) och skriv in det på checklistan.

Checklista för att planera din arbetsvecka

Nu har du läst mina tankar bakom checklistan så det är bara att ladda hem den, titta igenom den, testa att använda den, skriva in dina egna punkter och göra den till din egen. Lycka till med att få mer struktur på dina arbetsveckor!

Du laddar hem materialet genom att klicka på den gröna knappen och fylla i dina uppgifter. Då skriver du också upp dig på nyhetsbrevslistan om du inte redan har gjort det.

Vad ska du skriva in på din checklista? Skriv en kommentar för att inspirera andra!