Gå till innehåll

Hur du kan få bättre ordning på filer och mappar i datorn. Gästinlägg Klas Johansson. merstruktur.se

I dag får vi tips från en man som har använt en dator både på jobbet och privat längre än de flesta. Den nu femtionioårige Klas Johansson köpte tidigt en dator när nästan ingen annan hade en. Det innebär också att han har eller har haft fler datafiler än de flesta andra och då gäller det att ha en bra struktur för att hålla ordning.

Hur du kan använda Trello för att samla idéer och organisera projekt. Gästinlägg Klas Johansson. merstruktur.seI detta blogginlägg lämnar jag över ordet till honom så att han får berätta sina tankar och lösningar för att hitta bland alla filer och mappar. Över till Klas Johansson:

Jag mötte för rätt många år sedan en föreläsare som berättade att han var hopplös på administration, inte minst när det gällde att hålla ordning på papper och pärmar. Det låg inte alls naturligt för honom. Just därför, berättade han, hade han rigorös ordning på sina papper och pärmar. Det var det enda sättet för honom att få det att funka.

Jag kan känna igen mig i det. Även om jag tror att jag är rätt bra på att skapa en struktur och ordning så har jag aldrig riktigt kommit överens med papper och pärmar. Datorn med sina mappar och filer, med mer eller mindre obegränsat med plats, passar mig däremot oerhört mycket bättre.

Viktigast är att vara konsekvent och ALLTID spara dina filer i rätt mapp med rätt namn från början.

Eftersom jag har ett rätt strukturerat grundtänk så hittar jag relativt lätt igen det jag söker på datorn eftersom jag sparar det på rätt plats från början. Och är det ändå svårt att hitta så går det alltid att använda sökfunktionen. Och arkiveringen blir betydligt enklare.

Viktigast är att vara konsekvent och ALLTID spara dina filer i rätt mapp med rätt namn från början.

Så här (försöker) jag tänka, steg för steg. Och alla mina exempel går givetvis att skala upp eller ned beroende på hur dina behov ser ut.

Huvudmappar (nivå 1 och 2)

Försök att skapa så få övergripande huvudmappar (nivå 1) som möjligt. T.ex. ”Jobbet” och ”Privat”.

Redan här kan man behöva undantag för filer som inte riktigt passar in, är tillfälliga, eller behöver sorteras senare. De lägger jag i en mapp jag kallar för ”Slask”. Denna skall helst inte fyllas men är bra att ha om du inte direkt vet var du skall spara något eller håller på och skriver på ett preliminärt dokument. Då får du lite senare sortera in det på rätt plats eller slänga bort det.

Sedan fortsätter du och skapar nästa steg av huvudmappar (nivå 2), se exempel nedan.

Mer struktur på dina filer på datorn. Gästinlägg Klas Johansson. merstruktur.se

Man kan också tänka att ”Bilen” och ”Huset” skall hamna under ”Ekonomi”. Det väljer du själv.

Blir det många mappar kan det också vara en poäng att ge dem en siffra först för att de alltid skall sorteras i samma ordning i stället för i bokstavsordning. Lägger du till nya huvudmappar kan du då se till att de alltid hamnar sist eller också numrerar du om mapparna som du vill ha dem. För mig som tänker visuellt är det en fördel om mapparna alltid har samma ordning. Se alternativ nedan.

Mer struktur på dina filer på datorn. Gästinlägg Klas Johansson. merstruktur.se

Undermappar (nivå 3, 4, 5...)

Under dina huvudmappar skapar du det antal undermappar som är relevant. Det är en balansgång mellan att ha för få eller för många mappar. Det finns alltid en risk att man överarbetar detta och till slut skapar en djungel av undermappar vilket inte är så effektivt. En riktlinje kan vara att om du har fler än 20-30 filer i en mapp så är det en poäng att sortera upp dem i en eller flera undermappar. Antingen efter ämnesområden eller årtal (se exemplet med protokoll eller bilder nedan).

En riktlinje kan vara att om du har fler än 20-30 filer i en mapp så är det en poäng att sortera upp dem i en eller flera undermappar.

Även undermappar kan du välja att numrera för att de skall sorteras i den ordning du vill och inte i bokstavsordning men är det bara några få så är det inte nödvändigt. Då har du översikten ganska snabbt ändå. Förändras organisationen så kan du enkelt ändra namnet eller flytta hela mappen till en annan plats och/eller en annan nivå i ett senare skede.

Filer och dokument

När det gäller dina dokument eller filer så är det viktigt att komma ihåg att datorn alltid sorterar efter de första tecknen i filnamnet (gäller förstås även mappar), och siffror före bokstäver etc. Därför är det viktigt att du är så konsekvent som möjligt.

Se mitt exempel nedan där samma protokoll har sparats med flera olika namn och därför sorteras olika. Det är inte så viktigt om det är få protokoll, men om du har många protokoll under flera år blir det till slut väldigt rörigt om du sparar dem på olika sätt.

Mer struktur på dina filer på datorn. Gästinlägg Klas Johansson. merstruktur.se

Protokoll (vilka jag har flera av) sparar jag alltid konsekvent med datum först och sedan namn, så här: ”2018-11-02 Protokoll Andelsföreningen”. Eftersom det kan vara fler som skriver protokoll är det bra att komma överens om att det är så här ni vill ha det och rätta till namnet direkt om någon sparat dem på annat sätt.

Ofta tycker jag det är bra att spara filer med datum först, men det gäller självklart inte alla. Men t.ex. anteckningar från diverse möten och samtal har jag alltid i datumordning. Det gör det också enkelt att flytta bort dem till ett ”arkiv” när jag inte längre tycker de är aktuella. Det är också ofta smidigt att skapa undermappar med årtal för att förenkla översikten och göra det lättare att hitta.

Oavsett om du har datum först eller ej så rekommenderar jag att du väljer ett filnamn som väl beskriver vad som står i dokumentet. Inte minst på jobbet är det nödvändigt att även andra begriper vad du menar 😊

Ibland arbetar man med flera versioner av samma fil. Då kan filen t.ex. heta: ”Skrivelse till x-föreningen 2018”. Då kan det vara lämpligt att lägga till antingen ”… - version 1a” eller ”… version 2018-11-02” för att hålla isär dem. När du är klar så tar du bort eller arkiverar alla versioner förutom den slutliga.

Bilder

Eftersom jag fotar mycket har jag väldigt många bilder. Dessa ligger på en separat hårddisk eftersom de inte ryms på datorn. Bilderna får ha kvar det filnamn som de får från kameran men jag sparar dem konsekvent i undermappar efter datum; årtal och månad. När jag vid vissa tillfällen tar väldigt mycket bilder under några speciella dagar så har jag även en undermapp för varje dag.

Mer struktur på dina filer på datorn. Gästinlägg Klas Johansson. merstruktur.se

Beroende på antal bilder, och vilket ev. bildhanteringsprogram du sedan använder, så är det bra att ”tagga” bilderna med plats och innehåll för att kunna göra dem sökbara. Men det är ett helt eget kapitel eller blogginlägg.

Hämtade filer

När du hämtar filer på Internet eller får bifogade filer från någon så försök att spara dem i rätt mapp på en gång. Om du arbetar i Windows så hamnar filer du hämtar från Internet i en huvudmapp som heter ”Hämtade filer”. Bilder du sparar från Internet hamnar i en huvudmapp som heter just ”Bilder”. Det bästa är självklart att direkt flytta/sortera in filer och bilder på rätt plats, eller skapa undermappar i Hämtade filer- eller Bilder-mappen.

Bifogade filer som du får via e-post finns det ingen ursäkt för att inte spara på rätt plats direkt. Du sparar så mycket tid längre fram då.

Städa/arkivera

Det tråkiga är att även på datorn så behöver man städa bort gamla filer. För även om datorn har närmast obegränsat med plats så blir de annars svåra att hitta. Orkar du inte gå genom alla filer så flytta dem i alla fall till mappen ”Arkiv”. Då finns de kvar om du någon gång behöver gå tillbaka till dem, utan att störa översikten.

Pärmar v/s dator

För dig som varit, eller är, mest van vid pärmar och papper så kan det vara en hjälp att tänka att varje fil är som ett papper som skall sättas in under rätt flik i rätt pärm. Fliken är som en undermapp på datorn och pärmen en huvudmapp. Och har du flera hårddiskar där du sparar dina pärmar är de som olika hyllor.

Pärmar                 -        Datorn

Hyllan                   =       Hårddisken (bokstav C:\, D:\ eller E:\ etc)

Pärmen                =       En huvudmapp på datorn

Pärmfliken          =       En undermapp på datorn

Dokumentet      =       En fil på datorn

Sammanfattning

  • Hitta ett system som funkar för dig och dem du arbetar med. Det är värt att lägga lite tid på detta från början.
  • Var konsekvent i hur du namnger dina filer, med datum eller namn.
  • Spara alltid saker på rätt ställe direkt. Det tar dig möjligen 5-10 sekunder extra initialt men spar oändligt med tid när du sedan skall hitta igen dem.
  • Numrera dina mappar för att få dem i rätt ordning
  • ”Städa” ibland och släng eller flytta filer till arkivet

 

Vad gör du för att hålla ordning på dina filer på datorn? Skriv en kommentar för att tipsa andra!

Hur du kan få bättre ordning på filer och mappar i datorn. Gästinlägg Klas Johansson. merstruktur.se

4

Om du är som jag har du fått en lägre mängd papper i ditt liv men en större mängd filer på din dator de senaste åren. Kanske har du haft kontroll på papperna så länge de har varit fysiska och varit duktig på att sätta in dem i pärmar. Med datorn blir systemet annorlunda men kanske inte så annorlunda som du tror.

I dag vill jag dela med mig av mina bästa tips för att hålla ordning på dina digitala filer så att du direkt kan hitta det du söker.

3 steg till mer struktur på datorfiler. merstruktur.se
Mina föräldrar var tidiga med att skaffa dator så jag har alltid varit ganska bekväm med den digitala världen. En naturlig följd av det är dock att jag nu har mååånga filer att hålla ordning på.

Sökfunktionen i all ära men liksom dina fysiska saker borde alla digitala filer ha sin egen plats, du borde veta var den är och samla alla liknande saker på samma ställe.

Börja nu! Du kanske tänker att det är ett oöverstigligt berg eller att du ska ta det "senare någon gång" men du och jag vet båda två att det troligtvis inte blir gjort om du inte sätter igång nu eller skriver in det på almanackan direkt. Börja nu! Jag ska berätta hur.

Först och främst kommer jag med mina tre tips för att hålla ordning på filerna på dator sedan kommer jag att ge dig tre överkomliga steg för att få struktur på dina filer om de är i kaos nu.

3 steg till struktur på datorfiler. merstruktur.se
En snäppet nyare bild där pappa hjälper mig med något på datorn. Han kanske lär mig en smart mappstruktur?

1. Använd mappar och undermappar

Måste jag säga det här? Ja! Du måste använda mappar för att hålla ordning på dina filer. Om du har alla filer lösa i Dokument-mappen eller, ännu värre, på Skrivbordet kommer du inte att hitta någonting utan sökfunktionen och då måste du veta vad du ska söka på och kanske ändå inte hittar.

Släng inte allt på golvet!

I många år har jag försökt få min mamma att använda mappar. Hon använder datorn mycket och har många filer att hålla reda på men hon har sparat alltDokument-mappen utan några undermappar.

Pappa har också försökt och han kom på den bra jämförelsen att se mappar som pärmar. På pärmryggen skriver du den överordnade kategorin och inuti har du ett register med underkategorier. Pärmryggen är mappnamnet och registret innehåller undermapparna.

Det hjälpte ganska bra och mamma, som är duktig på att sätta in fysiska papper i pärmar, förstod jämförelsen. Det var dock många dokument och det tog tid att komma framåt.

En dag när hon förgäves sökte någon fil utropade jag:

Att ha alla filer lösa i Dokument är som att ha alla papper utslängda på golvet i stället för att sätta in dem i pärmar!

Då förstod hon varför jag och pappa tyckte att det var så jobbigt att hon inte använde mappar och nu är hon mycket bättre på det. Så, släng inte dina dokument "på golvet" utan sätt in dem i digitala "pärmar".

Överordnade kategorier

3 steg till struktur på datorfiler. merstruktur.seOm du har Windows kommer du automatiskt att ha de här fyra kategorierna:

  • Dokument
  • Bilder
  • Filmer
  • Musik

Dokument är den vi kommer att fokusera på mest i dag och där rekommenderar jag att du förvarar alla filer som inte är bilder, filmer eller musik.

Något kort om de andra tre: Bilder och Filmer rekommenderar jag att ha datum på mapparna och en kort men tydlig rubrik som säger vad den mappen innehåller. Musik brukar jag kategorisera efter artist och inuti artistmapparna ha separata mappar för varje album.

Överordnade mappar i Dokument

Tänk på Dokument som bokhyllan där du förvarar dina pärmar. Här tycker jag om att ha mappar som täcker in ganska stora områden och om jag ska jämföra med pärmar är det här snarare färgen på pärmen. I min fysiska bokhylla har jag t.ex. en färg för ekonomipärmar, en färg för franska och en för svenska (franska och svenska är de ämnen jag är lärare i). Varje kategori/färg har i sin tur flera pärmar beroende på område eller år.

Några av mina överordnade mappar på datorn är:

  • Arbete
  • Blogg
  • Certifikat och intyg
  • Design
  • E-böcker
  • Ekonomi
  • Hem
  • Presenter och projekt
  • Studier
  • Översättningar

Undermappar

Här börjar det bli svårare att ge exempel eftersom det är så individuellt. Här kan du antingen tänka på vad du skulle skriva på pärmryggen eller i pärmregistret. Akta dig för att dela in i för många nivåer av undermappar så att det tar lång tid att hitta vad du söker men var inte rädd för att göra undermappar om det hjälper dig att hitta bättre.

Några exempel på undermappar:

  • Arbete: Jobbansökningar, Anställningsavtal, Lönespecifikationer. (Lägg till mer specifika mappar ifall du har samma dator hemma och på arbetet.)
  • Ekonomi: Fakturor, Kvitton/garantier, Kontoutdrag, Budget och resultat.
  • Hem: Planering, Städning, Husinformation/Lägenhetsinformation (kan namnges med adressen på hemmet ifall du vill spara information från flera ställen där ni har bott). Här passar många av materialen från Mer struktur in.

I vissa fall kan det passa bra att ha undermappar baserade på datum medan det i andra fall blir helt förvirrande. Inom överkategorin Bilder brukar jag alltid inleda mappnamnet med det datum då jag laddade upp bilderna i datorn ÅÅÅÅ-MM-DD och sedan en kort rubrik som säger vad mappen innehåller, t.ex. Sommar i stugan, Bröllop, Vinterutflykt osv.

2. Skriv smarta filnamn

För att hitta dina filer är det en bra idé att ha ett fungerande mappsystem och att ha smarta namn på filerna. Dokument 220 är inte ett särskilt hjälpsamt filnamn.

På bilden kan du se ett exempel på hur jag har sorterat anteckningar från litteraturkursen som jag har gått den här terminen.

3 steg till struktur på datorfiler. merstruktur.se

På bilden är vi inne i överkategorin Dokument med huvudmappen Studier. Där har jag en särskild mapp som heter Litteratur VT17 där jag lägger allt som är kopplat till kursen i Litteraturvetenskap som jag går den här terminen, dvs. vårterminen 2017.

I den mappen har jag t.ex. mapparna Diskussionsfrågor och instuderingsfrågor, Examination, Föreläsningar, Kursinformation och Litteratur och texter.

Bilden är från mappen Föreläsningar där jag sparar alla mina föreläsningsanteckningar och eventuella filer som lärarna ger ut i anslutning till föreläsningen. Anteckningarna får alltid namnet:

ÅÅÅÅ-MM-DD Namnet på föreläsningen.docx.

Genom att börja med datum blir anteckningarna automatiskt sorterade efter när jag lyssnade på föreläsningen och eftersom jag har rubriken på föreläsningen i filnamnet är det lätt att veta vad det handlar om.

Att tänka på när du väljer filnamn:

  • Välj tydliga namn så att du förstår även om det har gått flera år sedan du skrev det.
  • Skriv datum i början av filnamnet om det är lämpligt att filerna sorteras efter datum.
  • Var konsekvent med stora och små bokstäver. Jag har i regel alltid stor bokstav (versal) i början på både mappar och filer om det inte är så att det är något som ska laddas upp på internet. Då använder jag bara små bokstäver i filnamnet (gemener), bindestreck i stället för mellanslag och inga å, ä, ö för att minska risken för problem vid upp- och nedladdning.
  • Undvik specialtecken. Specialtecken går oftast inte att använda i filnamn så det är lika bra att undvika. Du klarar dig långt med bindestrecket.

3. Spara på rätt ställe och med rätt namn direkt

Om du sparar filer på rätt ställe och med rätt namn direkt sparar du en massa tid och kommer att ha mycket lättare att hitta dina filer i framtiden. Det här gäller både när du skapar en ny fil och när du laddar hem en fil eller tar emot en fil från någon annan.

Nytt dokument

När jag gör ett nytt dokument tycker jag om att spara det på sin plats direkt, även innan jag har börjat skriva. Då kan jag sedan snabbklicka på Ctrl+S för att spara under tiden och inte gå miste om några ändringar ifall datorn skulle krångla.

Klicka på Arkiv och sedan Spara som för att välja var du vill spara filen. Spara den direkt i den mapp där den hör hemma och om det inte finns en naturlig plats för den, skapa en ny mapp!

Tänk också på att ha ett tydligt filnamn direkt och att följa det system du har bestämt!

Hämtade filer

När du laddar hem någonting från internet, från ett e-postmeddelande eller från en chatt hamnar det ofta i mappen Hämtade filer eller på Skrivbordet automatiskt. Då brukar jag direkt klicka på Visa i mapp om jag får det alternativet eller gå till Hämtade filer och flytta filen till den mapp där den hör hemma.

Det gör det mycket lättare att hitta den igen!

Något jag är sämre på är att byta namn på filen om filnamnet inte är särskilt tydligt eller inte passar in i mitt system men det är enkelt att göra det samtidigt. Högerklicka på filen och välj Byt namn eller markera filen och klicka på F2 för att byta till ett bättre filnamn.

Var ska jag börja?

Om du känner att det här är överväldigande för att du har alla dina filer "utslängda på golvet" rekommenderar jag följande:

1. Gör ett grundläggande mappsystem

Börja med att göra ett grundläggande mappsystem. Titta på exemplen jag har skrivit ovan och fundera på vad du behöver av det. Det här kommer du sedan att kunna utveckla allteftersom men det underlättar att ha en grund påbörjad.

Om det hjälper dig kan du göra en "mappkarta" i ett separat dokument som visar vilka mappar och undermappar du har och eventuellt specificerar vad som ska vara i vilken mapp. Mappkartan är den enda filen som får ligga utanför mapparna i Dokument när du är klar. Det kan också gå att spara den på Skrivbordet.

2. Var noggrann med alla nya filer

Alla nya filer som du skapar eller laddar hem från och med nu bör få rätt namn och placeras i rätt mapp direkt. Bestäm dig för att hålla dig till det och tänk på hur mycket tid du sparar ditt framtida jag. Om du lägger filerna på rätt ställe med rätt namn direkt kommer du att

  • hitta dina filer mycket snabbare
  • veta vad som finns i varje fil
  • slippa "städa" upp senare när du har en mängd filer på fel ställe

3. Sortera 10-20 filer om dagen

Sätt upp ett mål som är rimligt för dig om 10-20 filer om dagen eller 50 filer per vecka. Gå igenom din osorterade digitala hög med filer och lägg filerna i rätt mapp. Under tiden kommer du att upptäcka att du behöver nya mappar för filer som inte har någon plats än. Skapa då den mappen eller undermappen och lägg filen där.

Det kommer att variera hur lång tid det här tar. En del filer har du redan ett bra namn på så att du direkt vet var den hör hemma medan andra måste öppnas och kanske få ett nytt namn för att du ska veta var den ska placeras och lätt hitta den igen.

Om du har haft ett system för filnamn kanske det går bra att söka efter ett visst sökord och hitta alla filer som ska till samma mapp. När du har gjort detta med alla som är enkla behöver du förmodligen gå igenom de som är kvar uppifrån och ner. Ta filerna en och en och lägg dem rätt.

Du kommer att upptäcka dubbletter och filer som du inte behöver spara, som kanske bara har en mening i sig, och då kan du rensa.

Vilka namn brukar du ge dina filer?

3 steg till struktur på datorfiler. merstruktur.se