pomodoro-arkiv | Mer struktur

Kalenderblad och effektivt planeringsverktyg i Resursbiblioteket

Erika Norberg2018-11-052018-11-05Lämna en kommentar

Har du hört talas om Resursbiblioteket? Där finns en mängd gratismaterial som kan hjälpa dig att få mer struktur på ditt liv. Om du redan är uppskriven på nyhetsbrevet kan du logga in här med ett lösenord som finns långt ner i det senaste mailutskicket.

Om du inte är det kan du klicka på knappen här nedanför för att skriva upp dig på nyhetsbrevet och få lösenordet till Resursbiblioteket. Då får du regelbundna uppdateringar när det har hänt något nytt här på bloggen eller i Resursbiblioteket.

Planeringsverktyg

Resursbiblioteket uppdateras kontinuerligt med nytt och gammalt material. I dag har två nygamla material tillkommit i kategorin Planering & listor. Andra kategorier är Mål & måluppfyllelse och Hemorganisation där du kan hitta många andra fina hjälpmedel.

Under varje material finns det en kort beskrivning, en länk att klicka på för att läsa mer om hur du kan använda materialet och en knapp för att ladda hem materialet.

Produktiv vecka med pomodorometoden

Ett av dagens tillägg är planeringsverktyget som består av fem dagar indelade i halvtimmar som du kan använda för att planera exempelvis din arbetsvecka i detalj. Det är mycket svårare att smita från sin planering om den är inskriven på en viss tid i kalendern!

Här kan du läsa mer om bakgrunden till det materialet.

Än så länge finns inget likadant material där hela veckan är indelade i halvtimmar men det finns andra material på samma sida i Resursbiblioteket där alla sju dagar är indelade i fyra delar.

Däremot kan du ta en titt på Standardvecka i Excel som har hela veckan indelad i halvtimmar och som dessutom räknar ut mycket automatiskt.

Kalenderblad för 2019

Om du vill ha månadskalendrar att sätta upp på väggen eller att kombinera med middagsplaneraren så hittar du nu kalendrar för 2019 i Resursbiblioteket. Där finns också kalenderblad från tidigare år.

3 snabba tips för att fokusera

Erika Norberg2018-07-232018-07-20Lämna en kommentar

En sak som jag tror att nutidsmänniskan är sämre på än tidigare generationer är att fokusera på en enskild sak under en längre tidsperiod. Vi får så mycket stimulans från olika håll med ljud, plinganden, ringanden, kontakter, osv. att det är svårt att lägga sin uppmärksamhet på en enda sak.

Därför vill jag ge tre tips för att hålla fokus uppe. Det första handlar om förberedelse, som jag tror är viktig för att inte distraheras under tiden och för att komma tillbaka till uppgiften om någon eller något avbryter dig. De andra två handlar om själva fokussituationen.

Att stänga av notifikationer eller ljud på telefon och dator tror jag inte att jag behöver säga men ta det som ett bonustips i alla fall. Allt som du kan stänga av och ändå göra ditt jobb, bör stängas av.

1. Gör en plan

Mitt första tips för att fokusera är att göra en plan. Gör en plan på vad du ska prioritera och i vilken ordning samt när du ska ta itu med vad. Det här sparar dig mycket tid längre fram eftersom du slipper fundera på vad du ska göra och du kan släppa tankarna på det som du inte gör just nu eftersom du har planerat in när det ska göras.

Det här är väldigt bra att göra om du tänker på massvis med saker samtidigt och har svårt att välja vad du ska börja med.

Eftersom det här är min favoritdel kommer jag att ge lite extra råd på den här punkten. Först kommer några tips på hur du kan gå till väga för att prioritera dina att-göra-punkter steg för steg och sedan tips på hur du kan planera in det i en kalender eller ett tidsschema.

Prioriteringsordning

A. Vad är det du har att göra?
Jag tycker att det är smidigt att skriva upp ALLT som jag vill/behöver göra först för att sedan prioritera punkterna. Skriv både sådant du känner att du måste göra och sådant du vill göra. Allt du kommer på som skulle vara trevligt att göra eller trevligt att ha gjort.

B. Vad är viktigast?
Tänk på att du inte bara ska tänka på det andra säger är akut och viktigt utan att du ska tänka på vad som är viktigt för dig. Det kan t.ex. innebära återhämtning, tid med familj och vänner eller träning. Skriv ett utropstecken eller en siffra bredvid de viktigaste punkterna (1 = viktigast, 2 = näst viktigast osv.).

Våga sätta utropstecken på det som är roligt och avslappnande, särskilt om du har semester eller är ledig! Återhämtning är viktigt.

C. Vad är det du helst vill slippa göra senare i veckan?
Det här är vad jag kallar grodan. Det kommer från ett gammalt uttryck som lyder ungefär så här: "Om du äter en levande groda det första du gör på morgonen, kan du vara rätt säker på att ingenting annat av vad du möter senare under dagen kommer att vara värre."

Vad är det som du gruvar dig för och förutsätter är jättejobbigt? Planera in det tidigt. Gör det nu direkt om du kan! Du kommer förmodligen att inse att det inte var så jobbigt som du trodde och oavsett kan du njuta resten av veckan av att det där är gjort.

Markera grodan eller grodorna med en stjärna och planera in tidigt.

D. Vad skulle vara trevligt att ha gjort om du hinner?
Markera sakerna som inte är särskilt viktiga på listan men som det skulle vara trevligt att göra om du har tid över. De här punkterna brukar jag markera med ett upp-och-nedvänt U.

Tidsplanering

Nu har du en prioriteringsordning så tidsplaneringen borde vara rätt lätt att göra! Planera in det viktigaste (inklusive återhämtning) och grodan först och fyll sedan på med övriga punkter.

Jag tycker att Strukturkalendern är ett väldigt bra verktyg för det här. Där kan du fördela ut punkter på olika månader, veckor och dagar. Tänk på att det som är viktigast bör stå på en daglista eftersom det är högst sannolikhet att det blir gjort då.

För att planera upp tiden ännu tydligare tycker jag om de här två gratisverktygen:

Veckoöversikt

Här är finns veckans sju dagar med och varje dag är indelad i fyra delar:

Förmiddag: frukost-lunch
Eftermiddag: lunch-mellanmål
Sen eftermiddag: mellanmål-middag
Kväll: middag-sömn.

Om du fördelar ut varje arbetsområde eller varje att-göra-punkt på den här listan så är det mycket svårare att smita ifrån någon jobbig groda eftersom du vet att den ska vara klar t.ex. innan du får äta lunch.

Om du dessutom fyller upp de andra rutorna, även om det är med saker som kan räknas till ledighet, så känns det inte lika lätt att skjuta på det där jobbiga för det är fullt i de andra rutorna.

Superproduktiv vecka

Den här mallen har fem dagar och är indelad i halvtimmar så att du kan dela upp dagen ännu mer i detalj. Ju mer detaljerad planering, desto svårare att smita undan och tänka "jag gör det senare".

Som du ser på bilden brukar jag färgkoda i min mall och markera hur många halvtimmar jag kan lägga på ett visst projekt.

Det kan vara lättast att börja med att markera när du ska gå och lägga dig, när du ska stiga upp och när du ska äta för att sedan fördela ut att-göra-punkterna där det finns plats.

2. Ha något att skriva på i närheten för nya idéer som kommer upp medan du arbetar

Mitt andra tips för att fokusera gäller under arbetets gång. Se till att du har någonting att skriva på i närheten, som inte är din mobiltelefon, för idéer eller tankar som du kommer på medan du jobbar på det du ska göra just nu.

Skriv upp det snabbt och släpp det sedan för att återgå till den nuvarande uppgiften!

I nödfall kan du skriva upp det i mobiltelefonen men det är farligt för det finns så många saker som kan distrahera på den. Innan du har skrivit upp vad du tänkte kan du ha glömt det eftersom reflexen är så stark att hoppa in på Facebook eller Instagram eller titta på alla notiser som har dykt upp sedan du senast höll i den.

Använd i stället: ett tomt papper, en skrivbok, en post-it-lapp, Strukturkalendern eller ett digitalt dokument på datorn om du ändå sitter och jobbar på den.

Se till att du tittar på de här idéerna efteråt och skriver upp dem på ett bra ställe så att du kommer ihåg idén när det är dags att ta itu med den. Om det är en ny att-göra-punkt passar det bra att skriva in den i Strukturkalendern. Om det är något som hör till en viss punkt kanske du kan skriva in det i detaljtidsplaneringen du gjorde tidigare. Om det är något du behöver komma ihåg en viss tid kan du lägga in en påminnelse i telefonen.

Om du ofta kommer på idéer, rekommenderar jag att använda Trello eller en fysisk plastmapp för att spara idéerna. Skriv upp i kalendern att titta där då och då.

OBS! Tänk på att skriva tydligt så att du förstår vad du menade även om du läser det en vecka senare.

3. Ställ en timer

Det tredje fokustipset jag tänkte ta upp i dag är att ställa en timer. Sätt en tidsgräns och säg till dig själv "Jag ska arbeta fokuserat med det här X minuter och sedan vila en stund eller gå vidare till något annat."

Det fascinerar mig ständigt hur mycket lättare det är att göra någonting om det finns en deadline eller begränsad tid. Jag får mycket mer gjort då och jag tror att detsamma gäller för dig.

Pomodorometoden är väldigt bra för detta. Den innebär 25 minuters fokuserat arbete och sedan 5 minuters paus. Efter fyra sådana omgångar tar du en längre paus på 15-30 minuter.

Om du sitter ner när du arbetar med uppgiften, tänk på att ställa dig upp och röra dig lite i pausen. Den lilla skillnaden har gjort underverk för min rygg.

Vilka är dina bästa tips för att fokusera? Skriv en kommentar!

Hållbar effektivitet med pomodoro-metoden 1

Erika Norberg2017-03-202017-03-201 kommentar

Du kanske har hört talas om pomodorometoden för ökad produktivitet. Jag har vetat om den i flera år och hört andra rekommendera den men det var inte förrän jag hade pratat med min sjukgymnast som jag beslutade mig för att ge den en ordentlig chans.

Hur fungerar pomodorometoden?

Konceptet innebär att arbeta fokuserat på en uppgift i 25 minuter utan distraktioner, sedan ta en paus på 3-5 minuter för att därefter upprepa. Varje period av fokuserat arbete kallas för en pomodoro, dvs. det italienska ordet för tomat efter den tomatformade äggklockan som Francesco Cirillo använde på 1980-talet när han var universitetsstudent och utvecklade den här metoden.

Efter fyra pomodoros bör du ta en längre paus på minst 15–30 minuter innan du återgår till arbetet igen.

Tidigare har jag testat detta lite halvhjärtat och tyckt att det har fungerat rätt bra för att komma igång med en uppgift. Om jag tvingar mig själv att jobba fokuserat i 25 minuter utan att låta något distrahera mig är jag igång och det är lättare att fortsätta.

Sedan har jag inte brytt mig så mycket om att ta pauser var tjugofemte minut och ofta har jag heller inte varit särskilt duktig på att stänga av e-postprogram och telefonljud under arbetstiden.

Nu har jag dock bestämt mig för att återuppta det här igen, dels för att jag har otroligt mycket att göra nu när jag går en litteraturkurs på distans samtidigt som jag jobbar på med bloggande och andra projekt, dels för att metoden passar väldigt bra ihop med det som min sjukgymnast har ordinerat.

Hur min sjukgymnast fick mig att börja med pomodoro (utan att veta om det)

I januari i år hade jag riktigt jobbiga problem med nacke, axlar och rygg och jag insåg, med vissa påtryckningar från familjen, att det var dags att söka hjälp. Därför bokade jag tid hos en sjukgymnast för att få veta vad jag kunde göra åt problemen.

Jag var medveten om att min stillasittande vardag med läsning och kontorsarbete mest troligt var orsaken till mina problem och ville därför få veta vad jag kunde göra för att fortsätta få saker gjorda men inte felbelasta min kropp lika mycket.

Sjukgymnasten gav mig fyra saker att jobba på:

Genomföra ett träningsprogram med specialutformade övningar 2-3 gånger per vecka.
Fokusera på att ha bra hållning när jag arbetar.
Röra på mig minst en timme varje dag, t.ex. två halvtimmespromenader eller en timme på gymmet.
Ta pauser efter 20-25 minuter av arbete för att göra benböj, tåhävningar, gå omkring inomhus eller röra på mig på något annat sätt för att bryta den statiska arbetsställningen.

När jag hörde den fjärde punkten tänkte jag direkt att det var dags att ge pomodoro en chans igen. Det har jag sedan gjort och använder den både för att öka min produktivitet och för att komma ihåg att ta pauser.

Jag använder en app (Clockwork Tomato men det finns fler) i telefonen som ringer efter 25 minuter och sedan igen efter 5 minuter. Just den appen varnar också en minut före varje byte.

I 25 minuter arbetar jag alltså fokuserat med den uppgift jag har bestämt och när den ringer ställer jag mig upp, gör några övningar och sedan ser jag till att fortsätta vara stående åtminstone tills de fem minuterna är över.

Ibland tillåter jag mig själv att titta på mobilen i pausen men måste fortsätta vara stående. Jag sätter mobilen i flygplansläge (ljudlöst gör att jag inte hör pomodoro-appen), stänger e-postprogrammet och stänger Facebook-fliken i webbläsaren medan jag arbetar.

Hjälpmedel

För att öka min effektivitet har jag tagit fram ett nytt planeringsblad för mig själv och vill såklart dela det med er så att ni också kan få superproduktiva veckor! Klicka på knappen för att få det skickat till dig.

Eftersom jag försöker vara ledig på helgen sträcker sig det här bladet från måndag till fredag och är indelat i halvtimmar. I varje halvtimme ingår 25 minuter effektivt arbete samt 5 minuter paus då jag rör på mig.

Schemat börjar 06:00 och slutar 00:00 varje dag. Om du ska få dina åtta timmar av sömn, vilket jag starkt rekommenderar, bör minst två timmar (dvs. fyra rutor) vara markerade för sömn.

Relaterat: Mina 5 bästa råd för livet.

Det är en ifyllnadsbar pdf så du kan använda den digitalt eller skriva ut och använda (som jag gör).

Det går att lägga till en rubrik där du exempelvis kan skriva vilken vecka den gäller och du kan redigera dagarna för att t.ex. lägga till datum, som Måndag 20/3 i stället för Måndag eller välja vilka fem dagar du vill ha med i schemat.

Om du arbetar oregelbundna dagar kanske det passar bättre för dig att ha andra dagar än just måndag till fredag.

Om det är saker du alltid gör vissa tider, t.ex. äter middag kan du skriva in det i schemat innan du skriver ut så att du inte behöver skriva samma sak för hand hela tiden och spara schemat så att du enkelt kan skriva ut ett nytt schema för nästa vecka.

Som vanligt börjar jag med att lägga in det jag vill prioritera som träning och pauser för måltider. Sedan fyller jag på med mer specifika uppgifter. Vissa gånger vet jag att en uppgift kommer att ta tre pomodoros och då markerar jag tre rutor i schemat. Ibland räcker en halvtimme och då får den uppgiften rymmas i en ruta.

Relaterat: Hur jag planerar min vecka.

I kursen jag går är det extremt mycket läsning så att dela upp läsningen på olika dagar och tider hjälper mig att hinna med och inte känna mig så överbelamrad med saker att göra att jag aldrig känner att jag har gjort tillräckligt.

Det finns alltid mer att läsa men om jag läser det jag har skrivit upp på den dagen kan jag känna mig ganska nöjd.

Jag har haft svårt för att stänga av mobiltelefonen och inte läsa mail direkt de ramlar in för jag vill inte att människor ska behöva vänta i onödan på att få svar av mig men med den här metoden fungerar det att stänga av notifikationer och sedan se om det har kommit in något när 25 minuter har gått. I stort sett allt kan vänta i 25 minuter.

Skriv gärna en kommentar om hur det går för dig att använda pomodoro-metoden!