Gå till innehåll

Julkalender med strukturtips - dag 23. Prioritera det viktigaste.

Dag 23 i julkalendern med strukturtips: Prioritera det viktigaste.

Vad säger du är din högsta prioritet och vad är det som du faktiskt lägger mest tid på? Är det samma sak? Fundera på vad som egentligen är viktigast i ditt liv och se över ditt schema för att se om det överensstämmer.

På första sidan i Strukturkalendern finns det en särskild plats för att skriva in vad de tre saker du vill prioritera högst i ditt liv. Vad är det för dig? En särskild person? Familj? Vänner? Jobb? Hälsa?

Sträva efter att planera in de viktigaste sakerna i din almanacka först och bara fylla på med det andra om det finns tid. Det kan innebära att du skriver in "ledig kväll", "träning", "datenight" eller "umgås med barnen" i almanackan som om det vore ett jobbmöte.

Skriv in det först och ta det på allvar!

Bloggtips:

Schemalägg dina värderingar

Prioriteringar – Hur du kan ta kontroll över din tid

Säg nej till många små saker för att säga ja till några få stora saker

Sätt upp egna deadlines för ökad effektivitet

Bemyndiga andra som om din framtid hänger på det - för den gör det

Prioriteringar - 5 blogginlägg för att prioritera din tid bättre inkl. 8+ hjälpmedel. merstruktur.se

Tidigare i år skrev jag en serie om Prioriteringar efter önskemål från er läsare. Nu har jag uppdaterat vissa av inläggen, lagt till fler och bättre hjälpmedel och vill här ge en sammanfattning av de bästa bitarna ur varje blogginlägg.

Den här serien är lite speciell eftersom jag i varje blogginlägg ger ett uppdrag. Jag rekommenderar att du gör uppdragen i varje blogginlägg för att få ut så mycket som möjligt av det du läser. Ta det hela i din egen takt men om du vill lära dig att prioritera din tid och dina uppgifter bättre tjänar du mycket på att följa de här stegen.

Skriv in i din almanacka eller på din att-göra-lista när du ska göra respektive uppdrag och se hur du närmar dig ett liv där det du säger att du prioriterar faktiskt är det du prioriterar.

Vad prioriterar du just nu?

Till att börja med är det viktigt att ta reda på hur din tid ser ut just nu. Vad prioriterar du? Vad lägger du mest tid på? Vad hinns inte med?

Det första inlägget är därför kortfattat och syftar till att du ska fylla i en (eller flera) av tre mallar för att få en översiktlig bild av hur din tid fördelas i nuläget.

Uppdrag: Fyll i minst en av mallarna om hur din tid ser ut just nu.

Hjälpmedel:

Du har mer tid än du tror

Du har mer tid än du tror. Hur du kan dra nytta av tiden du har och prioritera smartare! Klicka dig vidare för 3 smarta tips! merstruktur.se

Del 2 handlar om att tänka på hur mycket tid en vecka innehåller, ta vara på den dolda tiden och medvetet fördela sin tid på de aktiviteter som känns viktiga. Här ger jag tips på hur du kan få ut mer av din tid genom att göra något produktivt medan du väntar på något annat, förbereda dig mentalt när du duschar och gruppera liknande aktiviteter för ökad effektivitet.

Dessutom ger jag några exempel på vad du skulle kunna lägga din tid på och hur många timmar du då skulle ha kvar på en vecka.

Uppdrag: Välj hur mycket tid varje aktivitet ska få i ditt liv. Avsätt tid för ledighet och för måluppfyllelse.

Hjälpmedel:

Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Efter att ha pratat om prioritering av tid övergår jag i del 3 till att fokusera på specifika uppgifter. Jag ger tips och råd för att identifiera de viktigaste uppgifterna och motiveringar till att ta itu med de viktigaste först. Jag ger också en steg-för-steg-instruktion på hur du kan planera din tid.

Uppdrag: Skriv en att-göra-lista med allt du vill och/eller behöver göra. Använd sedan guiden för att schemalägga den kommande veckan.

Hjälpmedel:

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid?

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

I del 4 berättar jag om Stephen Coveys matris för att sortera olika typer av aktiviteter enligt kategorierna viktigt/inte viktigt och brådskande/inte brådskande. Ofta får det brådskande ta tid från det som vi egentligen tycker är viktigast.

Sammanfattningsvis finns de här kategorierna:

  1. Viktigt och brådskande: bör hanteras snabbt.
  2. Viktigt men inte brådskande: det du borde fokusera på.
  3. Inte viktigt men brådskande: bör undvikas.
  4. Inte viktigt och inte brådskande: bör undvikas.

Exempel på vad varje kategori representeras finns i blogginlägget men det viktiga att lära sig från den här matrisen är att det allra viktigaste (kategori 2) är det som vi borde fokusera på. Det kan t.ex. handla om träning, tid med familj och vänner, måluppfyllelse m.m. men eftersom det inte är brådskande glömmer vi ofta bort det. De här sakerna måste planeras in för att de ska bli av.

Uppdrag: Svara på de fyra frågorna i mallen om vad de olika delarna av matrisen kan representera för dig.

Hjälpmedel:

  • Prioriteringsmatrisen (ny!) med frågor att svara på för att identifiera vad de olika kategorierna representerar för dig.

Prioriteringar – Hur du kan ta kontroll över din tid

Hur du kan ta kontroll över din tid. Hur mycket kalendern kan påverka ditt liv och ett smidigt verktyg för att planera din tid. merstruktur.se

I del 5 bygger jag vidare på att det som är viktigast måste planeras in och jag ger flera exempel från Bill Hybels som har undersökt hur framgångsrika personer hanterar sin tid. Det han har upptäckt är att våra scheman och rutiner är otroligt inflytelserika på alla aspekter i våra liv.

Genom att ta kontroll över ditt schema kan du därför också ta kontroll över din tid.

I det här blogginlägget går vi in på den andra fliken i schemamallen i Excel och gör ett standardschema att ha som grund när vi planerar vår tid framöver.

Uppdrag: Gör ett exempelschema för en standardvecka och använd det när du planerar dina veckor framöver.

Hjälpmedel:

Sammanfattning

Oavsett om du läser alla blogginläggen i sin helhet eller nöjer dig med den här sammanfattningen vill jag avsluta med några av de viktigaste punkterna för att du ska få ordning på dina prioriteringar och din tid:

  1. Var riktigt ärlig med dig själv om vad du lägger din tid på just nu, dvs. vad du faktiskt prioriterar. (Se del 1)
  2. Bestäm hur mycket tid varje område i ditt liv ska få. (Se del 2)
  3. Lägg lite tid på att ta kontroll över dina uppgifter så att du vet vad du ska göra och när du ska göra det. (Se del 3)
  4. Identifiera (och skriv ned!) vad som är viktigast i ditt liv. (Se del 4)
  5. Använd en almanacka och se till att det som du har sagt är viktigast också får högst prioritet i din almanacka. (Se del 5)

Vad ska du prioritera högre framöver? Skriv gärna i kommentarsfältet!

Prioriteringar - 5 blogginlägg för att prioritera din tid bättre inkl. 8+ hjälpmedel. merstruktur.se

Hur ser det ut att ha koll på livet och hur kan jag nå dit? merstruktur.seDu kanske, liksom jag, har känt att du inte har koll på ditt liv, att du saknar kontrollen eller makten över din vardag. Hemmet blir stökigt direkt efter att du har städat, du har ont om tid och får ingenting gjort av det du hade tänkt.

Jag har nog alltid haft ett ganska stort kontrollbehov och vill verkligen vara den som styr över mitt liv. Ofta har jag sett till att min faktiska tid och det jag har planerat stämmer överens men ibland kommer något annat emellan eller så har orken helt enkelt tagit slut.

Hur ser det ut att ha koll på livet och hur kan jag nå dit? merstruktur.se

Under en period av väldigt låg energinivå där det kändes som jag skulle drunkna i alla uppdrag, kom återigen det där utropet inom mig: Jag vill ha koll på mitt liv! Jag längtade efter att det som jag drömde om faktiskt skulle bli det som jag gjorde i praktiken.

Efter mycket kämpande tror jag att jag har kommit långt till att knäcka koden för att ha koll på livet och det är precis det jag vill dela med dig.

Hur kan jag få koll på mitt liv?

Hur ser det ut att ha koll på livet och hur kan jag nå dit? merstruktur.se

Jag ska vara ärlig med dig: Du kommer inte att få koll på alla delar i ditt liv OCH den du kan kontrollera är dig själv, ingen annan.

Det är också så att det här tar tid. De senaste två åren har jag gjort stora framsteg men det är fortfarande mycket som jag jobbar på så var beredd att lägga ner tid på det här. Det är värt det!

Egentligen handlar hela min blogg om det här så i dagens inlägg kommer jag bara att ta upp två saker:

  1. För att få en hållbar förändring behöver du balansera det energislukande och det energigivande så att du aldrig blir helt tömd på energi.
  2. För att veta hur du ska nå målet måste du först veta vad målet är.

Hur ser det ut att ha koll på livet och hur kan jag nå dit? merstruktur.seArbetsbok: Koll på livet
Till din hjälp har jag tagit fram en arbetsbok som du kan få skickad till dig genom att klicka på knappen nedan:

Energibalans

Hur ser det ut att ha koll på livet och hur kan jag nå dit? merstruktur.se

Det finns vissa aktiviteter, personer och uppgifter som gör dig superglad, taggad och inspirerad. Det här är energigivare som får dig att orka mer, se framemot att stiga upp på morgonen och gör dig mer produktiv.

Sedan finns det aktiviteter, personer och uppgifter som får dig att må dåligt, känns som onödiga tidsslukare eller som inte alls passar ihop med dina talanger och din personlighet. Det här är energislukare som gör dig trött, får dig att oroa dig eller tar bort all tid och energi som du egentligen borde lägga på viktigare uppgifter.

För att må bra och orka mer behöver du ta in mer energi än du gör av med. På webinarierna i morgon och på onsdag kommer jag att berätta mer om det här. Du får också en arbetsbok som vi går igenom tillsammans för att göra en handlingsplan för framtiden. Klicka på bilden nedan för att läsa mer eller klicka på respektive länk under bilden för att ta dig till anmälningsformuläret för den dag som passar dig bäst.

Hållbart liv - 3 steg till mer energi. Webinarium med Erika Norberg. merstruktur.se

Uppdatering: Webinarierna har nu passerat och är inte längre öppna för registrering. Om du vill vara säker på att inte missa nästa chans kan du skriva upp dig på nyhetsbrevet

En del av innehållet i webinarierna kan du också läsa i det här inlägget.

Vad är det att ha koll på mitt liv?

Hur ser det ut att ha koll på livet och hur kan jag nå dit? merstruktur.seFör att veta hur du ska nå målet måste du först ha koll på vad målet är. Hur ser det egentligen ut att ha koll på livet? Som vanligt har jag givetvis tagit fram ett material som ska hjälpa dig att formulera det! I dag kommer jag att fokusera på s. 2 i materialet och på torsdag kommer jag att ta fortsättningen. Ladda hem genom att klicka på knappen:

Jag påminner ofta om hur viktigt det är att skriva ner vad våra mål är för att öka sannolikheten att faktiskt nå dit. Du kanske går runt med några lösa tankar som "Så där skulle jag vilja att mitt hem såg ut" eller "Den där personen tränar regelbundet OCH har barn OCH har ett städat hem. Tänk om jag också kunde ha det så." men om de här tankarna inte skrivs ner är det mycket troligt att ingenting kommer att hända. Du kanske blir avundsjuk på hur andra har det men gör ingenting för att nå dit själv.

Förebilder

Jag tror att det är ganska vanligt att titta på hur andras liv ser ut och undra hur de kan ha så bra koll på livet som de har. Om du skulle veta allt om dem skulle du kanske inse att de själva inte tycker att de har koll. Det kanske till och med är så att de beundrar något i ditt liv som de inte är lika bra på.

Om du beundrar någon för någon aspekt i deras liv, finns det två vägar att gå:

  1. Bli avundsjuk, missunnsam och bitter
  2. Beundra, fråga och lär dig

Jag röstar starkt på alternativ 2! Fråga gärna vad han eller hon gör för att lyckas så bra och sträva efter att komma till den nivån du med.

Är det någon särskild person du har som förebild? Vad är det hos den personen som du beundrar?

Säg det gärna till honom eller henne och fråga hur du kan göra för att bli bättre på just den aspekten. Några exempel:

  • Du har alltid ett städat hem. Hur ser dina rutiner ut för städning?
  • Du lagar alltid mat själv och den blir alltid bra. Hur får du tid och har du några recepttips?
  • Du är så duktig på att prata med dina barn. Kan du ge mig något råd om hur jag ska prata med mina?
  • Du kommer alltid i tid. Hur förbereder du dig för att hinna?
  • Jag kan alltid lita på att du gör det du har sagt att du ska göra. Har du något råd för att jag ska kunna bli likadan?
  • Du är en så bra lyssnare. Vad är hemligheten?
  • Du är så disciplinerad med din träning. Hur motiverar du dig?
  • Du tar alltid tid för dina vänner. Hur får du den tiden?
  • Du och din man/fru har en så bra relation. Hur gör ni för att hålla den så bra?
  • Du har alltid snygga kläder. Hur tänker du när du köper kläder och när du väljer vad du ska ha på dig?
  • Du är så beläst. Har du några boktips till mig och några tips på hur jag kan fokusera länge nog för att komma in i en bok?
  • Vad bra koll du har på... Har du något råd till mig om...?

Uppdraget:

  1. Fyll i s. 2 i arbetsboken.
  2. Fråga någon du beundrar om råd.
  3. Anmäl dig till något av webinarierna och kom dit!

Hur ser det ut att ha koll på livet och hur kan jag nå dit? merstruktur.sePå torsdag kommer jag tillbaka för att berätta om resten av arbetsboken, som handlar om att tydligt formulera hur det ser ut för dig om du har koll på ditt liv.

Arbetsboken kan du ladda hem genom att klicka på knappen:

Skriv gärna i kommentarsfältet vad du beundrar hos andra!

 

Hur ser det ut att ha koll på livet och hur kan jag nå dit? merstruktur.se

Bemyndiga andra som om din framtid hänger på det - för den gör det! Den fjärde principen för effektiv tidshantering. merstruktur.se

Det här är den fjärde och sista delen i bloggserien om Craig Groeschels fyra principer för bättre tidshantering. De tidigare inläggen hittar du här:

Princip 1: Schemalägg dina värderingar

Princip 2: Säg nej till många små saker för att säga ja till några få stora saker

Princip 3: Sätt upp egna deadlines för ökad effektivitet

Förra veckan handlade till viss del om att delegera eftersom deadlines bl.a. leder till att du blir bättre på att delegera det du inte behöver göra själv.

Den här gången är det sida 4 i arbetsboken som är mest aktuell. Du kan ladda hem den genom att klicka på den gröna knappen nedan.

I dag ska jag gå djupare in på det här med att delegera och för många tror jag att det här är ett nytt sätt att se på saken. Det vanliga är nog att delegera ut specifika uppgifter och säga "Det här ska göras och på det här sättet". Craig Groeschel rekommenderar en annan metod och jag håller med om att den är mycket bättre!

Princip 4: Bemyndiga andra som om din framtid hänger på det  för den gör det

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

Craigs podcast riktar sig till ledare av olika slag men jag tycker att den här principen är viktig oavsett i vilken position du är, särskilt om du är stressad över allt du har att göra.

Bemyndiga andra genom att inte bara delegera uppgifter utan också befogenheter. Låt andra ta ansvar för det som du har brukat göra själv. Låt andra bestämma ett eget sätt att lösa problem på.

På arbetsplatsen

Det kan till exempel handla om kollegor eller underordnade på arbetsplatsen som du låter få mer ansvar inom olika områden. Ge dem inte bara uppgifter att genomföra. Då blir de personer som bara gör som de är tillsagda utan att tänka själva. Ge dem i stället ansvar och rätt att ta beslut så att de får utvecklas och utveckla det område de har ansvar för.

Hemma

Det kan också handla om din familj. Kan dina barn ta ansvar för att det finns middag på torsdagar? Ge dem en budget och låt dem (om de är stora nog) planera, handla och tillaga den rätt som de själva väljer.

Kan de ta ansvar för att tvätta sina egna kläder när de själva inser att de börjar ha slut rena kläder? Kan de vika tvätten och få tillåtelse att göra det på sina sätt?

RelateratMer struktur för barn - hushållssysslor.

Kan du ta hjälp av din man eller fru med något som du alltid har brukat göra men som tar för mycket tid för dig? Det kanske handlar om att släppa ansvaret för disken under en viss period, dela på matlagningen eller turas om att klippa gräset.

Finns det något du gör som en vän skulle kunna göra minst lika bra? Fråga om du får överlämna ansvaret för det och kanske byta det mot en uppgift som du hellre skulle göra. Det finns säkert olika saker som ni trivs med att göra och som ni är bäst på.

Du kanske avskyr att tvätta men älskar att laga mat och har en vän som tycker tvärtom. Då kan du förbereda en veckas måltider åt din väns familj medan vännen tvättar och viker din familjs tvätt.

Sammanfattning

Ge andra rättighet att ansvara för något och ta sina egna beslut. inte in och peta i onödan utan låt dem lösa uppgiften på sitt sätt. Det kommer att frigöra så mycket tid för dig och de kan till och med tycka att det är roligt att göra det där som du bävar för!

Steg för steg

  1. Skriv upp allt du har att göra
  2. Markera det som du älskar att göra
  3. Delegera resten

Det kommer troligtvis inte fungera att delegera bort allt direkt. En del personer kan behöva vägledning i början och vissa saker måste du göra själv även om det inte är det roligaste du vet. (Jag har t.ex. accepterat att jag måste duscha minst varannan dag och inte kan delegera bort det även om jag tycker att det är jättetråkigt.)

Sträva efter att alltid lägga din tid på det som har högt värde för dig, det du bryr dig om och är bra på. Då kommer du att vara gladare, effektivare och mer avslappnad.

Tid för handling!

Nu har du läst om de fyra principerna:

  1. Schemalägg dina värderingar
  2. Säg nej till många små saker för att säga ja till några få stora saker
  3. Sätt upp egna deadlines för ökad effektivitet
  4. Bemyndiga andra som om din framtid hänger på det - för den gör det

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.seFör att du inte bara ska glömma den här informationen har jag tagit fram ett material som utgår ifrån de frågor som Craig nämner i slutet av sin podcast. Klicka på knappen nedan för att få materialet skickat till dig, svara på frågorna och konkretisera vad du ska göra för att använda det du har lärt dig!

Bemyndiga andra som om din framtid hänger på det - för den gör det! Den fjärde principen för effektiv tidshantering. merstruktur.se

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

Det här är den tredje delen i bloggserien om Craig Groeschels fyra principer för bättre tidshantering. De två föregående inläggen hittar du här:

Princip 1: Schemalägg dina värderingar

Princip 2: Säg nej till många små saker för att säga ja till några få stora saker

Innan jag går in på dagens tidsprincip skulle jag vilja berätta om en lärdom jag fick häromveckan:

För några veckor sedan gjorde jag min vanliga planering inför kommande vecka och insåg snabbt att veckan efter påsk skulle bli tuff. Det var extremt mycket att läsa samtidigt som jag skulle börja skriva den här bloggserien och hinna med några andra tidsbundna åtaganden.

Veckan började med att min man blev sjuk så att vi inte kunde resa hem den dag vi hade tänkt efter att ha hälsat på släkten under påskhelgen. Jag som hade lämnat min dator hemma.

Tack vare att min familj inte har en brist på datorer kunde jag låna en och kom åt det mesta jag behövde eftersom alla mina filer sparas i en molntjänst. Måndagen var räddad och jag hann med en hel del.

På tisdagen kunde vi åka hem och när vi kommit hem vid 14-tiden satte jag mig för att komma igång med arbetet igen men jag klarade inte av att jobba. Jag hade också blivit sjuk. Därpå följde tre orkeslösa dagar då jag inte klarade av att jobba alls.

När orken sakta kom tillbaka var det dags för en hård prioritering. Vissa saker släppte jag helt och hållet, andra fick justeras, några skjutas på framtiden och slutligen var det några viktiga uppgifter kvar som fick den tid de behövde. Det blev plötsligt tydligt för mig att allt inte var sådär superviktigt som jag hade tänkt och att det fanns saker som det gick bra att släppa eller ta tag i senare.

När livet inte blir som du har tänkt dig blir du tvungen att prioritera. Dagens princip för tidshantering handlar om hur du kan förmå dig att prioritera även utan att yttre omständigheter tvingar dig till det. Principen är: Sätt upp egna deadlines för ökad effektivitet.

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.seSom tidigare kan du gärna använda dig av frågorna i det här arbetsmaterialet för att konkretisera dina tankar om det du lär dig. Klicka på knappen nedan.

Sida 3 handlar om dagens tidsprincip.

 

Princip 3: Sätt upp egna deadlines för ökad effektivitet

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

Även om du inte har en fast deadline från en överordnad kan du skapa egna deadlines som ökar din effektivitet. Det kan handla om delmål som du sätter upp eller en tidigare deadline då ett visst projekt ska vara färdigt eftersom du sedan behöver påbörja ett annat.

Vad är en egen deadline?

Det är helt enkelt en deadline som inte är äkta eller fast uppsatt av någon annan men som du behandlar som om den vore det.

Craig tar exemplet att han predikar varje lördag kväll så deadline är egentligen lördag då han ska gå upp och hålla sin predikan men han ser till att alltid ha den klar till onsdag eftersom det har en hög prioritet och han är inte hjälpsam förrän han har fått den klar.

Relaterat: Ät din groda från Prioriteringar - Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna 

Det här gör jag hela tiden, särskilt när jag gör min veckoplanering. När jag har skrivit in de saker jag har valt att prioritera först, t.ex. träning och tid med vänner, fördelar jag ut mina uppgifter på dagar under veckan och då blir det tydligt att jag måste vara klar med en viss uppgift en viss dag för att hinna med det övriga jag har att göra den veckan.

Om jag exempelvis har en fast deadline om att något ska vara klart på fredag och något annat på tisdag veckan därpå, kan jag behöva bli klar med fredagsuppgiften redan på onsdag för att hinna med alla steg som krävs för att tisdagsjobbet ska bli klart.

Jag försöker se till att vara ledig på helgerna (även från arbete med bloggen), vilket kräver en del förberedelser veckan före för måndags- och tisdagsdeadlines.

Vad tjänar du på att sätta upp egna deadlines?

Craig säger att deadlines ger bättre resultat med mindre ansträngning eftersom de hjälper dig med tre saker:

  1. Att ta beslut snabbare
  2. Att delegera vad andra kan göra
  3. Att ta bort det du ändå inte borde göra

För att illustrera detta använder Craig "semesterprincipen". Tänk dig att du ska åka på semester på onsdag men har en hel veckas arbete att hinna klart. Du ska alltså hinna med fem dagars arbete på tre dagar. Vad gör du då? Jo, du tar beslut snabbare, du delegerar det som någon annan kan göra lika bra och du struntar i att göra det som du ändå inte borde göra.

Om du inte har en deadline är det lätt att skjuta upp att ta beslut dagar, veckor eller månader även om du egentligen vet vad du kommer att besluta eller vad du ska göra. Om du har bestämt dig för en deadline måste du komma igång och ta de besluten nu.

Ett beslut kanske är att du borde delegera en viss uppgift men om du väntar för länge med att sätta igång innebär det kanske att du dröjer för länge med att delegera uppgiften så att den personen inte längre har tid nog att utföra den. Då blir du tvungen att göra det själv, helt i onödan.

Om du har en deadline kan du också inse det jag insåg när jag var sjuk, att vissa saker inte måste göras alls, att en del saker kan göras på ett mer effektivt sätt eller att det går att delegera vissa uppdrag.

Craig lämnar kontoret 15:45 varje dag för att åka till gymmet. Han skulle kunna säga att han stannar kvar tills allt jobb är gjort men har märkt att han är mycket mer effektiv om han har en fast tid att passa. Då tar han beslut, får sitt jobb gjort, delegerar och lägger inte tid på onödiga saker.

Utan en deadline är det lätt att överarbeta något och ständigt peta i detaljer så att uppgiften aldrig blir klar. Sätt i stället en egen deadline så att du kan göra uppgiften och gå vidare. Många gånger blir resultatet till och med bättre än om du lägger alltför mycket fokus på små detaljer. Du får alltså ett bättre resultat med mindre ansträngning.

Nästa vecka kommer jag att prata om att delegera och ett bättre sätt att göra det på än vad du kanske är van. Med den metoden blir det trevligare både för dig och den som tar emot uppgiften.

Men först och främst, vilken egen deadline ska du sätta upp för dig själv i dag?

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.seSkriv gärna en kommentar så att du blir tvingad att ta den på allvar och använd materialet som du får tag på genom att klicka på knappen nedan.

Sida 3 handlar om dagens tidsprincip!

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

Förra veckan påbörjade jag bloggserien Fyra viktiga principer för tidshantering som bygger på Craig Groeschels undervisning i de två podcastavsnitt han har spelat in om tid.

Den första tidsprincipen (länk nedan) handlar om att schemalägga dina värderingar, dvs. att först planera in det som är viktigast, det som inte är förhandlingsbart, och sedan fylla på med andra punkter. Om du inte har läst det tidigare rekommenderar jag att läsa det inlägget först.

Tidsprincip 1: Schemalägg dina värderingar

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.seSamma arbetsbok gäller för det här inlägget men nu är det frågorna på s. 2 som står i fokus. Jag rekommenderar dock att du har fyllt i s. 1 först. Klicka på knappen nedan för att ladda hem den.

Dagens princip har du nog hört förut i någon form. Den handlar om att säga nej. Men observera att det inte är fokus på att säga nej till allt utan på att säga nej för att kunna säga ja.

Princip 2: Säg nej till många små saker för att säga ja till några få stora saker

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

Om du tänker på att principen är att säga nej för att kunna säga ja blir syftet positivt och jag tycker att det bemöter människor i två diken. Som jag ser det finns det nämligen två diken att hamna i:

  • Dike 1: Du säger nej till allt pga. lathet, trötthet, överarbetning, negativ inställning e. dyl.
  • Dike 2: Du säger ja till allt pga. att du inte vill göra någon annan besviken, arg, överarbetad e. dyl.

Det är inte säkert att du är i något av dikena och det är bra men jag vill att du ska vara medveten om att båda de här dikena är lätta att hamna i så att du undviker dem.

För att hålla oss uppe på vägen och undvika dikeskörning behöver vi därför fundera på vad vi säger nej till och vad vi säger ja till: Säg nej till många små saker för att säga ja till några få stora saker.

Vad händer när jag säger ja?

Din tid är begränsad och det är lätt att säga ja till en massa saker för att du vill finnas till hands och inte krångla till något i onödan. Problemet med att säga ja till allt är att du, för varje ja, får mindre tid till varje sak du har sagt ja till. Om du har för många uppgifter blir jobbet du gör på varje uppgift därför inte gjort lika bra eftersom uppgiften inte har din odelade uppmärksamhet och kanske heller inte tillräckligt med tid.

Närhelst du säger ja till någonting, finns det mindre kvar av dig för någonting annat. Se till att ditt ja är värt minskningen.
Louie Giglio

Du känner säkert själv hur du sträcks ut och sträcks ut tills du till slut har så lite ork och tid till varje uppgift att allt får nöja sig med minsta möjliga i stället för det där perfekta som du hade i ditt huvud.

Eller sa du förra veckan att tid med familj eller vänner är det du värderar högst men tar på dig så många andra uppdrag att du inte kan vara fullständigt närvarande när du träffar dina nära och kära?

Se till att det du säger ja till förtjänar din tid och faktiskt ryms i din tidsplan.

Vad ska jag säga nej till?

Träna dig i att vänligt säga nej när kalendern är full för att du har prioriterat de få stora viktiga sakerna först.

Om du har bestämt att du ska träna tre kvällar i veckan eller vara hemma med familjen fyra kvällar i veckan, då är det okej att säga nej till att planera in något där. Ta de sakerna på lika stort allvar som om det var möten med jobbet.

Bara för att du kan göra något
betyder det inte att du borde göra det.
Craig Groeschel

Craig säger att vi inte ska fråga oss om vi kan göra något utan om vi borde göra något. Bara för att det är möjligt för dig att göra en viss sak betyder det inte att du borde göra det. Din tid och din koncentration kanske kommer till bättre användning om du gör något annat.

Säg därför nej till

  • det du inte har tid för
  • det du inte är bra på
  • det som inte står högt på din lista av värderingar

Det kan vara en bra idé att göra en att-inte-göra-lista för att komma ihåg vad det är du har lagt alldeles för mycket tid på som bara tar din energi.

Vad ska jag säga ja till?

Du har nu (förhoppningsvis) sagt nej till en mängd små saker som är ett slöseri med tid, antingen för att det finns någon annan som gör det bättre, att det inte behöver göras alls eller för att du har något som är bättre att lägga din värdefulla tid och expertis på.

Vad du ska säga ja till är egentligen enkelt:

Investera ditt bästa i det som betyder mest.
Craig Groeschel

Det du förra veckan skrev ner som de viktigaste sakerna för dig, det ska du lägga tid på. Du ska lägga tid på det du brinner för, det du är bra på och det som ingen annan kan göra lika bra som du kan.

Säg ja till

  • det du brinner för
  • det du är bra på
  • det som ingen annan kan göra lika bra som du kan

Några exempel:

Du kanske är en (rätt unik) person som tycker om att ta hand om reklamationer på jobbet för att du då kan hjälpa människor att bli nöjda efter att ha varit besvikna. Se då till att du får göra det du brinner för. Andra kanske avskyr den uppgiften och låter bli att ge den till dig för att de inte vill att du ska behöva lida.

Du kanske är lärare och har hört att det är dåligt att ha föreläsningar så du försöker ändra din undervisning så att det inte är någon föreläsning alls men om du är riktigt bra på att föreläsa och har hört andra bekräfta det - gör det du är bra på!

Du kanske jobbar långa dagar för att din familj inte ska sakna något ekonomiskt men det är ingen annan som är lika bra som du på att vara mamma eller pappa till ditt barn.

När det gäller den tredje punkten har vi två diken igen. Du kanske står tryggt i mitten uppe på vägen eller så känner du något av följande:

  • Dike 1: Det finns inget som jag gör bättre än någon annan. Det finns alltid någon som är bättre än mig.
  • Dike 2: Jag kan inte delegera eller säga nej till något för det finns ingen som gör det här lika bra. Jag kan bara lita på att det blir ordentligt gjort om jag gör det själv.

Till dig som känner igen dig i dike 1: Jag är övertygad om att det finns något som du är riktigt bra på men om den tredje punkten skrämmer dig kan du fokusera på den första. Säg ja till det du brinner för, tycker är roligt och givande. Hjälp andra om du har tid till det och kan göra det med glädje men börja med det du värderar högst och ta inte på dig för mycket (men inte heller för lite så att du blir sysslolös).

Till dig som känner igen dig i dike 2: Jag vet hur läskigt det är att släppa ifrån sig något som du vet att du skulle göra bra men om du känner så här har du troligen fullt upp hela tiden. Det är inte värt det. Titta tillbaka på vad du har skrivit att du har värderat högst, planera in det först och våga släppa ifrån dig det andra. Skriv upp allt du brukar göra, markera vad du älskar att göra av det och delegera eller släpp resten.

Jag vet att det inte alltid är upp till dig att välja vilka uppgifter du har att göra på exempelvis jobbet men då har Craig ännu ett tips: att du känner efter vilken tid på dagen du är som mest effektiv och lägger de uppgifter du tycker är viktigast under den tiden och de mindre viktiga uppgifterna under den tid då du är lite mindre effektiv eller kanske oftare blir avbruten.

Låt inte det brådskande ersätta det viktiga

Jag trodde att det här skulle bli ett kort inlägg men jag hade visst mycket att säga. Som slutkläm skulle jag bara vilja påminna om att schemalägga dina värderingar först. I annat fall riskerar du att bli fast i att bara ta hand om brådskande eller akuta ärenden i stället för att prioritera det viktiga.

Fundera på om de där akuta sakerna verkligen är viktigare än de som du har högst på din värderingslista.

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

Jag vill starkt uppmana dig att fylla i svar på de korta frågorna i den här arbetsboken för att få ner på pränt vad du tänker, känner och ska göra framöver. Sida 2 hör ihop med dagens tidsprincip.

 

Har du några tips på hur man kan göra det lättare att säga nej? Skriv gärna en kommentar!

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

I dag skulle jag vilja presentera en ny klok person för dig, nämligen Craig Groeschel från Texas, USA. Han har en podcast om ledarskap (Craig Groeschel Leadership Podcast) som jag tycker är otroligt bra. Det finns mycket jag skulle kunna skriva om den men det som känns mest relevant för dig och den här bloggen är de två avsnitten om tid: It's About Time. Ordvitsen gör sig inte lika bra på svenska men i översättning betyder titeln både Det handlar om tid och Det är på tiden.

I de två avsnitten tar Craig upp fyra superviktiga principer för att hantera din tid väl och jag håller med honom om att det är på tiden att ta kontroll över din tid. Allt du gör handlar om det och ditt liv påverkas helt och hållet av vad du lägger din tid på.

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.seFör att hjälpa dig att göra något konkret av de här fyra principerna har jag gjort ett material utifrån de frågor Craig ställer i sin podcast. I materialet finns också sammanfattningar av de fyra principerna. Klicka på knappen nedan för att få materialet skickat till dig. (Det kommer en till knapp i slutet av inlägget om du vill läsa först.)

Eftersom varje tidsprincip är så viktig och innehållsrik har jag valt att dela upp detta till en serie på fyra delar, dvs. en tidshanteringsprincip i varje inlägg. Materialet behandlar alla fyra delar men du kan gärna börja med att fylla i den första sidan efter att ha läst detta!

Utan mer babblande från min sida ska jag nu ge mig in på den första principen:

Princip 1: Schemalägg dina värderingar

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

Det här handlar om att prioritera det som är viktigast för dig. Du kanske säger att familjen eller att göra ett bra jobb är det viktigaste för dig men när du faktiskt tittar på vad du har lagt din tid på är det inte så det ser ut.

Om jag säger att det är min högsta prioritet att vara duktig på mitt jobb men lägger två timmar av min dagliga arbetstid på att slösurfa på internet, är det dags att se över mina prioriteringar.

Om jag säger att familjen är min högsta prioritet men arbetar sent varje kväll, borde jag se över mina prioriteringar.

Bra tidshantering betyder inte att du gör mer; det betyder att du gör mer av det som betyder mest.
Craig Groeschel

Om du hela tiden känner dig frustrerad är det troligt att du gör mycket av det som inte är viktigt för dig. Därför är det viktigt att schemalägga det som är viktigast för dig först.

Det är lätt att tänka att du inte har tid för det finns så mycket som ska hinnas med under en dag men som jag redan har skrivit har du mer tid än du tror. Craig håller med om mig om det här och säger:

Vi har alla tid för det vi väljer att ha tid för.
Craig Groeschel

Det är du som bestämmer. Hur mycket tid lägger du på att titta på Instagram? Se TV? Om ditt jobb tar för mycket tid kan du faktiskt hitta ett annat jobb eller förhandla om dina arbetstider.

Steg 1: Identifiera vad som inte är förhandlingsbart

Bli tydlig med dig själv om vad som är viktigast, dina non-negotiables = det som inte är förhandlingsbart. De sakerna ska skrivas in på kalendern först!

För Craig är några av de icke-förhandlingsbara aktiviteterna predikoförberedelser, träning och familjetid. Det innebär att han inte gör någonting annat på jobbet, inte tar några möten, förrän han har skrivit sin predikan, att han lämnar kontoret samma tid varje dag för att träna och att han mycket sällan har möten på kvällen eftersom det är hans familjetid.

Steg 2: Skriv in de sakerna i kalendern först

Jag hade länge tänkt att jag skulle börja träna regelbundet men det var inte förrän jag började göra så här att jag skrev in träningen i almanackan först som det faktiskt hände. Om jag börjar med allt det andra tänker jag att jag inte har tid med träning men nu står träningen där först och då måste det andra anpassa sig efter det.

För att det som du nu har bestämt inte är förhandlingsbart ska få tid, måste det skrivas in i kalendern först. De aktiviteterna är oftast inte brådskande så de får automatiskt en låg prioritet när det handlar om att skriva in dem i kalendern. Skriv in dem först och låt det övriga anpassa sig så ska du se att du blir mycket nöjdare med ditt liv.

Om du planerar in de saker som du har bestämt är viktigast först kommer du att lägga mest tid på det som du bryr dig mest om och bli mindre frustrerad. Frustrationen minskar eftersom du inte längre behöver gräma dig för att så mycket av det du vet är viktigast faller mellan stolarna.

 

Dags att bli konkret!

För att det här inte bara ska vara något som du glömmer direkt har jag tagit fram ett material som utgår ifrån de frågor som Craig nämner i slutet av sin podcast. Klicka på knappen nedan för att få materialet skickat till dig, svara på frågorna och konkretisera vad du ska göra för att använda dig av det du har lärt dig!

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

I materialet och i bilden längst ned i detta inlägg kan du få en förhandstitt på de tre resterande tidsprinciperna om du är nyfiken. Den första sidan i materialet handlar om det jag har tagit upp i dagens blogginlägg och de övriga handlar om de kommande veckornas tidsprinciper.

Relaterade inlägg:

Prioriteringar – Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid?

Om att identifiera det viktigaste genom att sortera in aktiviteter i kategorierna viktigt/inte viktigt och brådskande/inte brådskande.

Prioriteringar – Hur du kan ta kontroll över din tid

Om varför de viktigaste aktiviteterna inte görs automatiskt, varför din almanacka är ditt viktigaste verktyg för att få kontroll över ditt liv och hur du kan få en översikt över din tid.

Prioriteringar – Du har mer tid än du tror

Om hur du kan hitta den dolda tiden i vardagen och hur du kan få en översikt över hur mycket tid du faktiskt har.

4 viktiga principer för tidshantering från Craig Groeschel som kan underlätta ditt liv på alla plan! merstruktur.se

Hur du kan ta kontroll över din tid. Hur mycket kalendern kan påverka ditt liv och ett smidigt verktyg för att planera din tid. merstruktur.se

Det är dags för det femte och sista blogginlägget i serien Prioriteringar men jag är säker på att jag kommer att fortsätta skriva om prioriteringar framöver eftersom konsten att prioritera är grundläggande för ett mer strukturerat liv. I dag kommer jag att prata mycket konkret om hur du kan ta kontroll över din tid genom att schemalägga dina önskade aktiviteter. Först en kort sammanfattning av bloggserien:

  1. Vad prioriterar du just nu? I det här inlägget pratade jag om tid i form av olika kategorier som arbete, hushållsarbete, resor m.m. och bad dig att fylla i en mall på hur din tid i verkligheten fördelade sig på dessa olika kategorier.
  2. Du har mer tid än du tror Veckan därpå handlade det om att tänka på hur mycket tid en vecka innehåller, ta vara på den dolda tiden och medvetet fördela sin tid på de aktiviteter som känns viktiga.
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna Efter att ha pratat om prioritering av tid övergick jag i det här inlägget till att fokusera på individuella uppgifter. Jag gav tips och råd för att identifiera de viktigaste uppgifterna och motiveringar till att ta itu med de viktigaste först. Jag gav också en steg-för-steg-instruktion på hur du kan planera din tid.
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Förra veckan delade jag Stephen Coveys matris för att sortera olika typer av aktiviteter enligt kategorierna viktigt/inte viktigt och brådskande/inte brådskande. Målet var att fokusera på de viktiga men inte brådskande aktiviteterna, de som måste planeras in. Det är vad vi ska prata om i dag.

Vikten av att schemalägga aktiviteter

Jag kommer att börja med att förklara och ge exempel på varför det är viktigt att schemalägga aktiviteter och hur mycket din almanacka påverkar och skulle kunna påverka ditt liv till det bättre. Därefter kommer jag att ge några tips på hur du kan ta kontroll över din almanacka.

1. De viktigaste aktiviteterna får inte tid automatiskt

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.seFörra veckan berättade jag om Stephen Coveys matris för att bedöma olika typer av aktiviteter och nämnde att ruta 2 är den vi ska fokusera på, dvs. aktiviteter som är viktiga men inte brådskande. Det kan handla om träning, planering, tid med familj och vänner osv. Det svåra med den här rutan är just att den inte är brådskande.

Många av oss lever våra liv efter deadlines som andra sätter upp för oss och utan dessa deadlines blir ingenting gjort. Hur ska då de här aktiviteterna som inte är brådskande bli gjorda? Du måste planera in dem! De här måste stå på ditt schema eller din kalender för att du ska ta dem på allvar.

Testa att skriva in träning i din kalender på samma sätt som du lägger in ett möte och behandla det på samma sätt. Skriv "Hemma" i kalendern några kvällar eller helger per vecka om du har ett arbete med oregelbundna arbetstider så att du ser till att du tillbringar tid med de som gör dig glad.

Kom ihåg: De viktigaste aktiviteterna görs inte automatiskt. De måste planeras in!

2. Genom almanackan kan vi skriva om manuset för våra liv

Hur du kan ta kontroll över din tid. Hur mycket kalendern kan påverka ditt liv och ett smidigt verktyg för att planera din tid. merstruktur.se

Återigen vill jag ta upp en klok idé från Bill Hybels. Han har studerat olika människors scheman och insett att många framgångsrika människor har annorlunda men genomtänkta scheman.

Winston Churchill vaknade till exempel vid sju varje morgon men arbetade i sängen fram till elva eller tolv innan han steg upp. Leonardo da Vinci tog tupplurar på två timmar när han blev trött i stället för att "slösa bort" ett helt block av sömn med åtta timmar varje natt.

Vad ditt schema kan betyda

Det Hybels kom fram till var att de här framgångsrika människorna hade experimenterat med sina scheman tills de hittade en lösning som fungerade för dem och han bestämde sig för att det måste fungera för honom också. Det han insåg när han började arbeta med sin almanacka var detta:

Att rita upp ett nytt schema för veckan eller månaden är likvärdigt med att skriva ett helt nytt framtida manus för nästa del av ditt liv.
Bill Hybels

Genom att göra och följa ett schema väljer du hur ditt framtida liv ska se ut. Du skriver ett manus för vad du ska göra och vem du ska bli.

Din almanacka spelar en fullkomligt kritisk roll i att avgöra vem du kommer att bli som person [...], som familjemedlem, som vän.
Bill Hybels

Du kanske tycker att jag och Hybels överdriver vikten av en kalender men jag tror verkligen inte det. Det är vad vi väljer att göra som bestämmer vilka personer vi blir, vilka egenskaper vi utvecklar, hur mycket tid våra familjer får med oss och hur mycket våra vänner är delaktiga i våra liv. Det du väljer att skriva i din almanacka kan därför, om du ser till att följa den, förändra och förvandla ditt liv. Det är kraften av prioriteringar, planering och medvetenhet.

Kvällskurs på schemat

Hybels berättar till exempel om en man som var otroligt less på sitt tråkiga och lågbetalda jobb. Han tittade på den närmsta högskolans schema och såg att det fanns en kvällskurs inom det område han drömde om att arbeta så han bestämde sig för att ta en kvällskurs varje tisdag i två år. Han skrev in det i sin kalender, berättade för sin familj och 104 tisdagar senare fick han sin examen, bytte jobb, hade en givande karriär och är nu en glad pensionär. Hela hans liv ändrades för att han skrev "kvällskurs" i sin kalender.

Skriva på schemat

Författaren John Grisham var jurist, hatade sitt jobb och ville bli författare. Han visste inte hur han skulle gå tillväga men han bestämde sig för att komma till jobbet 60 minuter tidigare varje dag och tvinga sig själv att skriva en sida om dagen. Han började och han fortsatte. Nu är han en av de mest uppskattade författarna i vår tid.

Det är bara två av alla exempel. För mig har det till exempel handlat om att skriva "Blogg" på schemat för att starta och hålla igång den här bloggen, att boka in telefonsamtal med mina närmsta vänner varje vecka eller att skriva "Träning" i kalendern tre gånger per vecka. Nu har jag en blogg som jag tror hjälper människor, jag har en bättre relation med mina vänner och jag är piggare. Små saker som vi väljer att planera in gör skillnad.

Hur kan jag schemalägga mina aktiviteter?

Nu hoppas jag att du förstår hur mycket din kalender kan påverka ditt liv och att du inte bara lägger in saker i almanackan utan också tar den på allvar. Några andra inlägg som du gärna kan läsa för fler detaljer är:

Du har mer tid än du tror. Hur du kan dra nytta av tiden du har och prioritera smartare! Klicka dig vidare för 3 smarta tips! merstruktur.se
Mall från del 2 i denna bloggserie.

I dag vill jag att du fokuserar på att göra en mall som du kan utgå ifrån när du sedan planerar varje vecka. Du har förhoppningsvis redan lagt en grund för detta när du fyllde i mallen från del 2 i den här serien (om inte är det bara att följa den här länken för en mall i Google Drive).

Där kan du fylla i hur många timmar du vill lägga på respektive aktivitet varje vecka. Den här veckan är utmaningen att placera in de timmarna i ett faktiskt schema.

Uppdrag för veckan: Gör ett exempelschema för en standardvecka och använd det när du planerar dina veckor framöver.

Till din hjälp har jag tagit fram en mall som är rätt genialisk (om jag får säga det själv). Den delar in veckan i halvtimmar som du kan fylla med de aktiviteter du vill. Ett tips är att börja med sömn, arbete och måltider. Den färgkodar automatiskt och räknar ut hur många timmar du har fördelat av respektive aktivitet på hela veckan och i genomsnitt per dag. Den visar också ett diagram över de fördelade timmarna.

Mallen är i Excel och finns att köpa här för 50 kr.

Om du använde mall 3 i första delen av den här prioriteringsserien har du redan fyllt i den första fliken. Dagens utmaning är att fylla i den andra fliken och sedan följa det schemat framöver.

Om du inte har Excel eller 50 kr över kan du använda mall 1 från första delen men jag rekommenderar verkligen att köpa Excel-mallen. Den gör allt mycket smidigare.

>> Här kan du köpa Excelmallen för 50 kr.

Hur du kan ta kontroll över din tid. Hur mycket kalendern kan påverka ditt liv och ett smidigt verktyg för att planera din tid. merstruktur.se

Här finns instruktioner om hur du kan använda mallen, med bilder och steg-för-steg-anvisningar.

Gör ett standardschema, testa, experimentera och justera. Försök hitta en rytm som fungerar för dig. Du kanske inte kan ha samma exempelschema varje vecka utan vill ha ett schema för jämna veckor och ett för udda veckor eller kanske olika var tredje vecka. Det är du som bestämmer. Kom ihåg vad jag sa i början av den här bloggserien:

Du får göra vad du vill med din tid så länge du är medveten om vad du väljer och vad du väljer bort.

Det är vad prioriteringar handlar om!

Vad ska du prioritera in i din almanacka den här veckan?

Hur du kan ta kontroll över din tid. Hur mycket kalendern kan påverka ditt liv och ett smidigt verktyg för att planera din tid. merstruktur.se

Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

Välkommen till den fjärde delen i bloggserien Prioriteringar. Om du har missat någon del finns länkar till de övriga här:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Seriens första del handlade om att undersöka nuläget: vad du lägger tid på just nu. Den andra delen handlade om sätt att få ut mer av din tid och konkreta tidsexempel på hur mycket tid du har på en vecka. Det förra inlägget lämnade till viss del tidsaspekten för att gå in mer konkret på uppgifter och hur du kan identifiera vilka som är viktigast och vad du bör tänka på för att tackla dem i rätt prioriteringsordning.

I dag vill jag ge dig ett annat verktyg som du kan använda för att prioritera både uppgifter och aktiviteter. Jag tycker att det är ett bra sätt att få sig en tankeställare om vilka aktiviteter som är givande och värdefulla och vilka som bara tar upp onödig tid.

Verktyget jag rekommenderar är Stephen Coveys modell med fyra olika rutor (se bild nedan). De två rutorna på den övre raden inbegriper viktiga aktiviteter medan de på den nedre raden representerar de aktiviteter som inte är viktiga. Innehållet i rutorna till vänster är brådskande medan rutorna till höger inte är det. Se över de olika aktiviteter du ägnar dig åt och fundera på i vilken kategori de passar in. Nedanför bilden berättar jag mer om varje kategori och ger exempel.

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

1. Viktigt och brådskande (HANTERA SNABBT)

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

När du tar kontroll över din tid kommer du att få färre punkter i den här rutan men se alltid till att ha lite tid över för att kunna hantera brådskande ärenden som uppstår. Det här är uppgifter som har en deadline snart så att du måste ta itu med dem omedelbart eller akuta krissituationer.

Exempel: Krissituationer, skrikande bäbisar, möten, sista-minuten-förberedelser, fasta deadlines och saker du har skjutit upp för att du har haft för mycket att göra (eller prioriterat annat). 

2. Viktigt men inte brådskande (FOKUSERA PÅ)

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.seAktiviteter och uppgifter i den här rutan bör vara det som du fokuserar på i ditt liv. Det är saker som du tycker är viktiga men som inte behöver göras omedelbart, så de är (förhoppningsvis) inte stressande (men skulle kunna bli om du ignorerar dem för länge). Sträva efter att fylla din tid med mer av det som passar i den här kategorin. Eftersom det inte är brådskande måste du välja att prioritera de här sakerna. Tänk på vad du skulle vilja lägga tid på om det inte fanns något du var tvungen att göra.

Exempel: Planering, förberedelser, träning, familj, relationer, arbete, återhämtning m.m.

3. Brådskande men inte viktigt (UNDVIK)

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.seDet här är uppgifter som är eller känns brådskande men inte viktiga. Det är ofta sådant som avbryter dig i det viktigare du håller på med. Försök undvika de här punkterna. Du kanske kan delegera vissa av dem eller sätta upp en telefontid då du kan ta emot samtal för att slippa vara kontaktbar hela tiden.

Exempel: Vissa telefonsamtal eller mail, vissa möten, vissa aktiviteter m.m.

4. Inte brådskande och inte viktigt (UNDVIK)

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.seDet här är sådant som helt enkelt slösar din tid. Det är varken brådskande eller viktigt och bör inte få fokus i ditt liv. Troligen har du inte skrivit upp det på din att-göra-lista men om du fyllde i mall 2 i den här bloggseriens första inlägg är det mycket möjligt att den visade att du använde tid till detta. Den här tiden kan ibland se ut som avslappnande återhämtningstid men är i stället slöseri med tid eftersom du snarare känner dig mer stressad efteråt för att en massa tid har gått utan att du har tänkt på det och utan att du har presterat något produktivt. Att slösurfa på internet under arbetstid är ett typiskt exempel.

Exempel: Skräppost, tanklöst surfande eller TV-tittande, vissa samtal eller meddelanden m.m.

Uppdrag för veckan: Svara på de fyra frågorna i mallen om vad de olika delarna av matrisen kan representera för dig.

Ladda hem mallen genom att högerklicka på länken nedan och välja "Spara som..."

Fundera särskilt på skillnaden mellan givande återhämtning (2) och slöseri med tid (4).

Vilka aktiviteter kan du lägga mindre tid på framöver och vilka förtjänar mer tid?

Relaterat: Utmattning – hur vi hamnar där och hur vi kan ta oss upp igen

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.se

Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Känner du igen dig i något av följande påståenden?

  • Jag har tid men jag använder den dåligt.
  • Jag får saker gjorda men det är alltid i sista minuten.
  • Jag har tusen saker att göra men glömmer att göra det viktigaste först.

Om något av detta känns bekant hoppas jag kunna hjälpa dig med dagens inlägg!

Få hjälp med att prioritera din tid och dina uppgifter i denna bloggserie!

Det här är den tredje delen i bloggserien Prioriteringar. Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Tidigare i bloggserien har vi funderat på hur din tid egentligen ser ut och hur du kan få ut mer av varje del av dagen. Dagens inlägg handlar inte så mycket om tid som att prioritera olika uppgifter så att det viktigaste blir gjort först. Till att börja med vill jag berätta varför jag anser att du borde skriva upp allt du har att göra. Sedan kommer jag att ge några olika tips på hur du kan tänka för att identifiera det viktigaste och sedan få det viktigaste gjort först. Vi kör igång!

Skriv upp allt du har att göra

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Det är inte första gången jag skriver om att-göra-listor och hur viktiga de är. Du kan till exempel hoppa tillbaka till det första inlägget i min serie Att göra att-göra-listor där jag berättar att du låter din hjärna slappna av och fokusera om du skriver ner alla uppgifter i stället för att hålla dem i huvudet. Jag tar också upp att hjärnan inte är pålitlig nog att hålla kvar allt så om du inte får ner punkterna på papper är risken stor att något glöms bort.

För mig är det superviktigt att skriva upp allting för att inte glömma någonting och för att få en översikt över vad jag behöver få in i mitt schema. Det är först när jag har skrivit upp allting som jag känner mig redo att göra en plan. Sedan lägger jag till saker hela tiden allteftersom jag kommer på något nytt eller ett nytt uppdrag dyker upp.

Om jag ska sammanfatta varför du borde skriva upp allt, blir det detta:

  1. Du låter hjärnan slappna av eftersom den inte behöver repetera alla uppgifter.
  2. Risken att glömma något blir avsevärt mindre.
  3. Du har all information framför dig när du ska gå vidare till att göra en plan.
  4. Det blir konkret och du kan inte blunda för det (även om det är något som känns jobbigt eller krångligt).

Relaterat: Produktivitet och listor - mallar att använda på dator eller skriva ut och Vad du borde skriva upp på dina listor.

Ät din groda!

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Jag har sagt det förut och jag säger det igen: Ät din groda! Med det menar jag att du ska göra bort det som känns jobbigast först. Uttrycket kommer från en man som sa att om du äter en groda det första du gör på morgonen kan du vara rätt säker på att ingenting av det du möter senare under dagen kommer att vara värre.

För egen del inser jag ofta att det inte alls var så jobbigt som jag hade trott så huvudanledningen för mig att göra bort det värsta (eller det som känns värst) först är att slippa gruva mig. När vi skjuter på någonting är det lätt att föreställa sig det som något värre och värre ju längre tiden går. Det blir alltså bara svårare att ta sig an problemet eller uppgiften för att du har gruvat dig och tänkt att det kommer att bli så hemskt. Gör bort det direkt i stället! Skriv in det i schemat och var orubblig!

Förra veckan hade jag många grodor att äta. Jag skrev in dem i schemat och beslutade när jag skulle ta itu med varje. När den tiden kom gruvade jag mig och försökte komma med ursäkter för mig själv som "det måste inte vara klart i dag" eller "ingen bryr sig ändå om huruvida jag gör det i dag eller inte".

Men, jag visste att om jag inte skulle göra det då skulle plågan finnas kvar till i morgon och jag skulle inte vara sugen på att göra det då heller. Sagt och gjort, jag åt min groda och som vanligt var det inte alls så hemskt som förväntat och det var sååå skönt att ha det gjort!

Relaterat: När ska jag ta itu med mina att-göra-punkter.

Användbara frågor

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

När du har skrivit upp alla saker du har att göra är det dags att prioritera och schemalägga. Använd följande frågor för att identifiera vad som är viktigast. Sätt siffror, stjärnor eller utropstecken bredvid de viktigaste.

  1. Vilken uppgift skulle jag helst slippa göra i morgon? Det här är kanske grodan du bör äta i dag för att ditt framtida jag ska slippa. (Markera med en stjärna.)
  2. Vilken/vilka uppgift/er/ måste göras i veckan? (Markera med utropstecken.)
  3. Om jag bara hann med en sak från min lista i dag, vilken av dessa punkter skulle vara av störst vikt att hinna med? (Markera med siffran 1)
  4. Om jag bara hann med en sak till från min lista i dag, vilken skulle vara viktigast? (Markera med siffran 2 och ställ sedan fler gånger för 3, 4 osv.)

Planera och schemalägg

Att-göra-lista för veckan samt dag för dagNär du har skrivit upp alla punkter och svarat på frågorna har du ett bra utgångsläge för att göra en tydlig plan. På fredagar brukar jag se över nästa vecka och skriva upp vad som ska göras när. Jag använder den här veckolistan för att samla alla punkter (till höger) och sedan fördela ut dem på respektive dag (till vänster). Här kommer en steg-för-steg-instruktion om hur du kan tänka när du gör dina listor:

1. Skriv upp allt du har att göra i den långa att-göra-listan till höger (även det som inte behöver göras den här veckan).

2. Markera eventuella grodor med en stjärna och uppgifter som måste göras i veckan med ett utropstecken (se ovan).

3. Titta i din kalender och skriv upp vilka dagar du har fasta möten, träningspass osv.

4. Schemalägg grodan/grodorna (stjärnmarkerad) tidigt under veckan, om möjligt måndag eller tisdag.

5. Se till att alla uppgifter som du har markerat med utropstecken (fråga 2) schemaläggs på någon dag under veckan (eller flera dagar om det är stora uppgifter).

6. Använd fråga 3 och 4 när du planerar varje dag för att välja ut de absolut viktigaste uppgifterna och gör dem först: Om jag bara hann med en sak från min lista i dag, vilken av dessa punkter skulle vara av störst vikt att hinna med? Välj max 5-7 uppgifter per dag, färre om de är stora.

Veckoöversikt med avbrott för mat och sömn7. Schemalägg i mer detalj genom att bestämma vad du ska arbeta med före lunch, efter lunch, efter mellanmål/eftermiddagsrast och på kvällen. Till det här använder jag den här mallen. Förra veckan var det nödvändigt att lägga in grodorna i ett mer detaljerat schema så att jag inte skulle kunna smita och det fungerade! Jag tycker om att använda den här parallellt med veckolistan så att jag är realistisk med vad jag kan hinna med på en dag. Om jag inte känner att jag rymmer det i veckoöversikten behöver jag minska mängden punkter på den dagen.

8. Följ planen!

9. I slutet av veckan: För över punkter som inte är färdiga från denna veckas lista till nästa, om de fortfarande är aktuella. Fundera på om de är viktiga att få gjorda över huvud taget, om du kan delegera uppgifterna eller om du ska göra dem själv nästa vecka. Planera sedan nästa vecka.

Relaterat: Hur jag planerar min vecka.

Uppdrag för veckan: Skriv en att-göra-lista med allt du vill eller behöver göra. Använd sedan guiden ovan för att schemalägga den kommande veckan.

Var stenhård med dig själv om att följa ditt schema och se hur det fungerar! Ät dina grodor så snart som möjligt och känn hur mycket lättare du blir! Glöm inte att planera in ledig tid också.

Jämför gärna din plan med förra veckans plan över hur många timmar du skulle lägga på respektive aktivitet. (Mallen finns längst ned i det inlägget.) Stämmer de överens? Om inte, vilken av planerna borde justeras?

Hjälpmedel:

Huvudlista för att samla många att-göra-punkter

En ifyllnadsbar att-göra-lista, svartvit eller i färg, för att samla alla dina att-göra-punkter. Den passar bra som en långsiktig lista att utgå ifrån när du gör en lista för veckan eller din dagliga lista.

Huvudlista - färg
Huvudlista - svartvit

Läs mer om huvudlistan här.


Att-göra-lista för veckan samt dag för dag

Den här använder jag varje vecka för att samla allt som behöver göras under veckan samt skriva upp de viktigaste uppgifterna för respektive dag. Den finns både i färg och i svartvitt. Rubriken till vänster går att redigera före utskrift.

Att-göra-lista dag & vecka - svartvit
Att-göra-lista dag & vecka - färg

Ladda hem och läs mer här.


Veckoöversikt med avbrott för mat och sömnEn veckoöversikt med avbrott för mat och sömn som jag använder varje vecka! Rubrik kan läggas till före utskrift. Rutorna är också ifyllnadsbara digitalt. Välj versionen med att-göra-lista eller utan.

Veckoöversikt
Veckoöversikt med att-göra-lista

Läs mer och ladda hem här.

Vilken groda ska du äta den här veckan? Berätta hur det har gått!

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid