Det här är den tredje delen i bloggserien om Craig Groeschels fyra principer för bättre tidshantering. De två föregående inläggen hittar du här:
Princip 1: Schemalägg dina värderingar
Princip 2: Säg nej till många små saker för att säga ja till några få stora saker
Innan jag går in på dagens tidsprincip skulle jag vilja berätta om en lärdom jag fick häromveckan:
För några veckor sedan gjorde jag min vanliga planering inför kommande vecka och insåg snabbt att veckan efter påsk skulle bli tuff. Det var extremt mycket att läsa samtidigt som jag skulle börja skriva den här bloggserien och hinna med några andra tidsbundna åtaganden.
Veckan började med att min man blev sjuk så att vi inte kunde resa hem den dag vi hade tänkt efter att ha hälsat på släkten under påskhelgen. Jag som hade lämnat min dator hemma.
Tack vare att min familj inte har en brist på datorer kunde jag låna en och kom åt det mesta jag behövde eftersom alla mina filer sparas i en molntjänst. Måndagen var räddad och jag hann med en hel del.
På tisdagen kunde vi åka hem och när vi kommit hem vid 14-tiden satte jag mig för att komma igång med arbetet igen men jag klarade inte av att jobba. Jag hade också blivit sjuk. Därpå följde tre orkeslösa dagar då jag inte klarade av att jobba alls.
När orken sakta kom tillbaka var det dags för en hård prioritering. Vissa saker släppte jag helt och hållet, andra fick justeras, några skjutas på framtiden och slutligen var det några viktiga uppgifter kvar som fick den tid de behövde. Det blev plötsligt tydligt för mig att allt inte var sådär superviktigt som jag hade tänkt och att det fanns saker som det gick bra att släppa eller ta tag i senare.
När livet inte blir som du har tänkt dig blir du tvungen att prioritera. Dagens princip för tidshantering handlar om hur du kan förmå dig att prioritera även utan att yttre omständigheter tvingar dig till det. Principen är: Sätt upp egna deadlines för ökad effektivitet.
Som tidigare kan du gärna använda dig av frågorna i det här arbetsmaterialet för att konkretisera dina tankar om det du lär dig. Klicka på knappen nedan.
Sida 3 handlar om dagens tidsprincip.
Princip 3: Sätt upp egna deadlines för ökad effektivitet
Även om du inte har en fast deadline från en överordnad kan du skapa egna deadlines som ökar din effektivitet. Det kan handla om delmål som du sätter upp eller en tidigare deadline då ett visst projekt ska vara färdigt eftersom du sedan behöver påbörja ett annat.
Vad är en egen deadline?
Det är helt enkelt en deadline som inte är äkta eller fast uppsatt av någon annan men som du behandlar som om den vore det.
Craig tar exemplet att han predikar varje lördag kväll så deadline är egentligen lördag då han ska gå upp och hålla sin predikan men han ser till att alltid ha den klar till onsdag eftersom det har en hög prioritet och han är inte hjälpsam förrän han har fått den klar.
Relaterat: Ät din groda från Prioriteringar - Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
Det här gör jag hela tiden, särskilt när jag gör min veckoplanering. När jag har skrivit in de saker jag har valt att prioritera först, t.ex. träning och tid med vänner, fördelar jag ut mina uppgifter på dagar under veckan och då blir det tydligt att jag måste vara klar med en viss uppgift en viss dag för att hinna med det övriga jag har att göra den veckan.
Om jag exempelvis har en fast deadline om att något ska vara klart på fredag och något annat på tisdag veckan därpå, kan jag behöva bli klar med fredagsuppgiften redan på onsdag för att hinna med alla steg som krävs för att tisdagsjobbet ska bli klart.
Jag försöker se till att vara ledig på helgerna (även från arbete med bloggen), vilket kräver en del förberedelser veckan före för måndags- och tisdagsdeadlines.
Vad tjänar du på att sätta upp egna deadlines?
Craig säger att deadlines ger bättre resultat med mindre ansträngning eftersom de hjälper dig med tre saker:
- Att ta beslut snabbare
- Att delegera vad andra kan göra
- Att ta bort det du ändå inte borde göra
För att illustrera detta använder Craig "semesterprincipen". Tänk dig att du ska åka på semester på onsdag men har en hel veckas arbete att hinna klart. Du ska alltså hinna med fem dagars arbete på tre dagar. Vad gör du då? Jo, du tar beslut snabbare, du delegerar det som någon annan kan göra lika bra och du struntar i att göra det som du ändå inte borde göra.
Om du inte har en deadline är det lätt att skjuta upp att ta beslut dagar, veckor eller månader även om du egentligen vet vad du kommer att besluta eller vad du ska göra. Om du har bestämt dig för en deadline måste du komma igång och ta de besluten nu.
Ett beslut kanske är att du borde delegera en viss uppgift men om du väntar för länge med att sätta igång innebär det kanske att du dröjer för länge med att delegera uppgiften så att den personen inte längre har tid nog att utföra den. Då blir du tvungen att göra det själv, helt i onödan.
Om du har en deadline kan du också inse det jag insåg när jag var sjuk, att vissa saker inte måste göras alls, att en del saker kan göras på ett mer effektivt sätt eller att det går att delegera vissa uppdrag.
Craig lämnar kontoret 15:45 varje dag för att åka till gymmet. Han skulle kunna säga att han stannar kvar tills allt jobb är gjort men har märkt att han är mycket mer effektiv om han har en fast tid att passa. Då tar han beslut, får sitt jobb gjort, delegerar och lägger inte tid på onödiga saker.
Utan en deadline är det lätt att överarbeta något och ständigt peta i detaljer så att uppgiften aldrig blir klar. Sätt i stället en egen deadline så att du kan göra uppgiften och gå vidare. Många gånger blir resultatet till och med bättre än om du lägger alltför mycket fokus på små detaljer. Du får alltså ett bättre resultat med mindre ansträngning.
Nästa vecka kommer jag att prata om att delegera och ett bättre sätt att göra det på än vad du kanske är van. Med den metoden blir det trevligare både för dig och den som tar emot uppgiften.
Men först och främst, vilken egen deadline ska du sätta upp för dig själv i dag?
Skriv gärna en kommentar så att du blir tvingad att ta den på allvar och använd materialet som du får tag på genom att klicka på knappen nedan.
Sida 3 handlar om dagens tidsprincip!
