Prioriteringar – Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Känner du igen dig i något av följande påståenden?

  • Jag har tid men jag använder den dåligt.
  • Jag får saker gjorda men det är alltid i sista minuten.
  • Jag har tusen saker att göra men glömmer att göra det viktigaste först.

Om något av detta känns bekant hoppas jag kunna hjälpa dig med dagens inlägg!

Få hjälp med att prioritera din tid och dina uppgifter i denna bloggserie!

Det här är den tredje delen i bloggserien Prioriteringar. Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Tidigare i bloggserien har vi funderat på hur din tid egentligen ser ut och hur du kan få ut mer av varje del av dagen. Dagens inlägg handlar inte så mycket om tid som att prioritera olika uppgifter så att det viktigaste blir gjort först. Till att börja med vill jag berätta varför jag anser att du borde skriva upp allt du har att göra. Sedan kommer jag att ge några olika tips på hur du kan tänka för att identifiera det viktigaste och sedan få det viktigaste gjort först. Vi kör igång!

Skriv upp allt du har att göra

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Det är inte första gången jag skriver om att-göra-listor och hur viktiga de är. Du kan till exempel hoppa tillbaka till det första inlägget i min serie Att göra att-göra-listor där jag berättar att du låter din hjärna slappna av och fokusera om du skriver ner alla uppgifter i stället för att hålla dem i huvudet. Jag tar också upp att hjärnan inte är pålitlig nog att hålla kvar allt så om du inte får ner punkterna på papper är risken stor att något glöms bort.

För mig är det superviktigt att skriva upp allting för att inte glömma någonting och för att få en översikt över vad jag behöver få in i mitt schema. Det är först när jag har skrivit upp allting som jag känner mig redo att göra en plan. Sedan lägger jag till saker hela tiden allteftersom jag kommer på något nytt eller ett nytt uppdrag dyker upp.

Om jag ska sammanfatta varför du borde skriva upp allt, blir det detta:

  1. Du låter hjärnan slappna av eftersom den inte behöver repetera alla uppgifter.
  2. Risken att glömma något blir avsevärt mindre.
  3. Du har all information framför dig när du ska gå vidare till att göra en plan.
  4. Det blir konkret och du kan inte blunda för det (även om det är något som känns jobbigt eller krångligt).

Relaterat: Produktivitet och listor - mallar att använda på dator eller skriva ut och Vad du borde skriva upp på dina listor.

Ät din groda!

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Jag har sagt det förut och jag säger det igen: Ät din groda! Med det menar jag att du ska göra bort det som känns jobbigast först. Uttrycket kommer från en man som sa att om du äter en groda det första du gör på morgonen kan du vara rätt säker på att ingenting av det du möter senare under dagen kommer att vara värre.

För egen del inser jag ofta att det inte alls var så jobbigt som jag hade trott så huvudanledningen för mig att göra bort det värsta (eller det som känns värst) först är att slippa gruva mig. När vi skjuter på någonting är det lätt att föreställa sig det som något värre och värre ju längre tiden går. Det blir alltså bara svårare att ta sig an problemet eller uppgiften för att du har gruvat dig och tänkt att det kommer att bli så hemskt. Gör bort det direkt i stället! Skriv in det i schemat och var orubblig!

Förra veckan hade jag många grodor att äta. Jag skrev in dem i schemat och beslutade när jag skulle ta itu med varje. När den tiden kom gruvade jag mig och försökte komma med ursäkter för mig själv som "det måste inte vara klart i dag" eller "ingen bryr sig ändå om huruvida jag gör det i dag eller inte".

Men, jag visste att om jag inte skulle göra det då skulle plågan finnas kvar till i morgon och jag skulle inte vara sugen på att göra det då heller. Sagt och gjort, jag åt min groda och som vanligt var det inte alls så hemskt som förväntat och det var sååå skönt att ha det gjort!

Relaterat: När ska jag ta itu med mina att-göra-punkter.

Användbara frågor

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

När du har skrivit upp alla saker du har att göra är det dags att prioritera och schemalägga. Använd följande frågor för att identifiera vad som är viktigast. Sätt siffror, stjärnor eller utropstecken bredvid de viktigaste.

  1. Vilken uppgift skulle jag helst slippa göra i morgon? Det här är kanske grodan du bör äta i dag för att ditt framtida jag ska slippa. (Markera med en stjärna.)
  2. Vilken/vilka uppgift/er/ måste göras i veckan? (Markera med utropstecken.)
  3. Om jag bara hann med en sak från min lista i dag, vilken av dessa punkter skulle vara av störst vikt att hinna med? (Markera med siffran 1)
  4. Om jag bara hann med en sak till från min lista i dag, vilken skulle vara viktigast? (Markera med siffran 2 och ställ sedan fler gånger för 3, 4 osv.)

Planera och schemalägg

Att-göra-lista för veckan samt dag för dagNär du har skrivit upp alla punkter och svarat på frågorna har du ett bra utgångsläge för att göra en tydlig plan. På fredagar brukar jag se över nästa vecka och skriva upp vad som ska göras när. Jag använder den här veckolistan för att samla alla punkter (till höger) och sedan fördela ut dem på respektive dag (till vänster). Här kommer en steg-för-steg-instruktion om hur du kan tänka när du gör dina listor:

1. Skriv upp allt du har att göra i den långa att-göra-listan till höger (även det som inte behöver göras den här veckan).

2. Markera eventuella grodor med en stjärna och uppgifter som måste göras i veckan med ett utropstecken (se ovan).

3. Titta i din kalender och skriv upp vilka dagar du har fasta möten, träningspass osv.

4. Schemalägg grodan/grodorna (stjärnmarkerad) tidigt under veckan, om möjligt måndag eller tisdag.

5. Se till att alla uppgifter som du har markerat med utropstecken (fråga 2) schemaläggs på någon dag under veckan (eller flera dagar om det är stora uppgifter).

6. Använd fråga 3 och 4 när du planerar varje dag för att välja ut de absolut viktigaste uppgifterna och gör dem först: Om jag bara hann med en sak från min lista i dag, vilken av dessa punkter skulle vara av störst vikt att hinna med? Välj max 5-7 uppgifter per dag, färre om de är stora.

Veckoöversikt med avbrott för mat och sömn7. Schemalägg i mer detalj genom att bestämma vad du ska arbeta med före lunch, efter lunch, efter mellanmål/eftermiddagsrast och på kvällen. Till det här använder jag den här mallen. Förra veckan var det nödvändigt att lägga in grodorna i ett mer detaljerat schema så att jag inte skulle kunna smita och det fungerade! Jag tycker om att använda den här parallellt med veckolistan så att jag är realistisk med vad jag kan hinna med på en dag. Om jag inte känner att jag rymmer det i veckoöversikten behöver jag minska mängden punkter på den dagen.

8. Följ planen!

9. I slutet av veckan: För över punkter som inte är färdiga från denna veckas lista till nästa, om de fortfarande är aktuella. Fundera på om de är viktiga att få gjorda över huvud taget, om du kan delegera uppgifterna eller om du ska göra dem själv nästa vecka. Planera sedan nästa vecka.

Relaterat: Hur jag planerar min vecka.

Uppdrag för veckan: Skriv en att-göra-lista med allt du vill eller behöver göra. Använd sedan guiden ovan för att schemalägga den kommande veckan.

Var stenhård med dig själv om att följa ditt schema och se hur det fungerar! Ät dina grodor så snart som möjligt och känn hur mycket lättare du blir! Glöm inte att planera in ledig tid också.

Jämför gärna din plan med förra veckans plan över hur många timmar du skulle lägga på respektive aktivitet. (Mallen finns längst ned i det inlägget.) Stämmer de överens? Om inte, vilken av planerna borde justeras?

Hjälpmedel:

Huvudlista för att samla många att-göra-punkter

En ifyllnadsbar att-göra-lista, svartvit eller i färg, för att samla alla dina att-göra-punkter. Den passar bra som en långsiktig lista att utgå ifrån när du gör en lista för veckan eller din dagliga lista.

Huvudlista - färg
Huvudlista - svartvit

Läs mer om huvudlistan här.


Att-göra-lista för veckan samt dag för dag

Den här använder jag varje vecka för att samla allt som behöver göras under veckan samt skriva upp de viktigaste uppgifterna för respektive dag. Den finns både i färg och i svartvitt. Rubriken till vänster går att redigera före utskrift.

Att-göra-lista dag & vecka - svartvit
Att-göra-lista dag & vecka - färg

Ladda hem och läs mer här.


Veckoöversikt med avbrott för mat och sömnEn veckoöversikt med avbrott för mat och sömn som jag använder varje vecka! Rubrik kan läggas till före utskrift. Rutorna är också ifyllnadsbara digitalt. Välj versionen med att-göra-lista eller utan.

Veckoöversikt
Veckoöversikt med att-göra-lista

Läs mer och ladda hem här.

Vilken groda ska du äta den här veckan? Berätta hur det har gått!

Prioriteringar - Hur du kan identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna i stället för att spendera tid på det oviktiga. merstruktur.se

Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid