Läs mer om Strukturkalendern och beställ här.
Förra veckan berättade jag i detalj vad den innehåller och varför jag gillar den så mycket men i dag vill jag konkret beskriva hur jag kommer att använda veckoöversikten i strukturkalendern.
På slutet av inlägget delar jag med mig av mina översiktskalendrar som passar perfekt för långsiktig planering av mål och projekt. Om du inte kan vänta går det fint att klicka på knappen här för att få dem skickade till dig.
Veckolistan
Till höger i varje veckouppslag finns det en lista med plats för 25 att-göra-punkter. Där skriver jag det jag skulle vilja hinna med under veckan allteftersom det dyker upp. Vissa veckor blir det många punkter och andra bara några få.
Här skriver jag in
- det som andra ber mig att göra
- det som jag kommer på att jag borde göra
- det som jag vill göra
- det som inte är särskilt akut men som det skulle vara trevligt om det blev gjort
- det som MÅSTE göras
Det finns inget krav att jag ska hinna alla punkterna under veckan. Det viktiga här är att alla punkter kommer med.
Daglistan
Till vänster finns det korta att-göra-listor för varje dag med plats för åtta punkter per dag. I de listorna skriver jag in
- det som jag ska göra den dagen
- det som jag vill hinna med den dagen
Planering
På fredagar brukar jag lägga en stund på att planera nästa vecka. Det gör att jag känner mig trygg med att hinna med det som är viktigast att hinna med och det gör också att jag sparar tid nästa vecka.
"För varje minut du lägger på att planera,
sparar du tio minuter i genomförande."
Brian Tracy
En del tycker att det passar bättre att göra det här på söndagar då du är helt säker på vad du har hunnit med under veckan och jag kanske kommer att övergå till det under hösten när mitt schema blir annorlunda. Huvudsaken är att du har en dag under veckan då du planerar några dagar framåt. Då brukar jag göra så här:
1. Avklara snabba uppgifter
Om jag inte har superont om tid för planering, slut uppgifter eller bara stora uppgifter kvar brukar jag se till att göra bort några av de kvarvarande uppgifterna innan jag sätter igång med planeringen. Om en uppgift tar mindre än 5 minuter att genomföra kräver det inte så mycket energi.
Om du har stora uppgifter kvar kan du fundera på vad första steget är och hjälpa ditt framtida jag genom att göra de första förberedelserna.
2. För över oavklarade uppgifter
Om det sedan finns punkter kvar på veckans lista eller någon daglista behöver de föras över till nästa veckas lista så att de inte glöms bort. Om du får rutin på att göra det här kommer ingenting att falla mellan stolarna!
För att inte smita ifrån att föra över uppgifterna till nästa vecka har jag en regel för mig själv: På den aktuella veckan har jag en flyttbar klisterpil så att jag snabbt ska hitta dit. Innan jag får flytta den till nästa vecka måste jag föra över de oavklarade uppgifterna till nästa vecka.
När en punkt är uppskriven på nästa vecka ritar jag en pil i checkrutan. Färdiga punkter får en bock. Om jag kommer fram till att något inte behöver göras eller om det är för sent att göra det stryker jag över hela raden.
3. Planera in det viktigaste
Fundera på vad du behöver göra under veckan för att komma närmare dina mål. T.ex. träning, tid med familj eller vänner, läsa på om någonting, nå ett delmål osv. Skriv in det på nästa veckas planering och skriv helst in det på en av dagarna.
Vad behöver bli gjort under veckan? Har du någon deadline som går ut under veckan eller något annat som behöver bli gjort under veckan för att du nästa vecka ska kunna gå vidare? Skriv in det på en eller flera av dagarna. Är det en lite större punkt brukar jag skriva in den på veckolistan och skriva delpunkter på daglistorna.
Vad skulle jag må bra av att ha gjort? Är det något som stressar dig för att det inte är gjort eller som du oroar dig över att ta itu med? Är det något som känns tungt att göra men också tungt att inte göra? Planera om möjligt in det tidigt under veckan. Gör bort det så att det inte kan plåga dig resten av veckan!
4. Skriv in planeringstid
Skriv Planera nästa vecka på någon dag under veckan så att du vet att det blir gjort (eller tydligt ser om det inte har blivit gjort).
5. Planera in det som du rymmer
Titta på veckolistan och fråga dig: Om jag bara hann med en sak till, vilken skulle då vara viktigast att hinna med? Skriv in den punkten på någon av dagarna där du tror att du hinner med den.
Ställ sedan frågan igen: Om jag bara hann med en sak till, vilken skulle då vara viktigast att hinna med? Skriv in den punkten på någon av dagarna.
Fyll på daglistorna så mycket som du tror att det är rimligt att hinna. Ta hänsyn till eventuella möten och inplanerade aktiviteter så att du inte skriver in för mycket på en dag där du är upptagen.
Kontinuerligt användande
Några råd för att det här systemet ska fungera som bäst:
- Ha alltid Strukturkalendern med dig
- Skriv upp punkter på veckolistan (och/eller daglistan) direkt när du kommer på det eller när någon ber dig att göra något
- Titta på den varje morgon och följ det du har skrivit
- Titta på den varje kväll så att du är redo för morgondagen
- Fyll på, ändra och flytta allteftersom du bockar av punkter eller inser att du behöver mer tid till något (suddbara bläckpennor är bäst!)
- Glöm inte att regelbundet planera och föra över oavklarade uppgifter
Läs mer om Strukturkalendern och beställ här.
Översiktskalender
För att göra en översiktsplanering om vad du ska skriva in på vilken plats i din strukturkalender eller planera in långsiktiga mål vill jag dela med mig av de här översiktskalendrarna.
- Kvartalet juli-september 2017
- Kvartalet oktober-december 2017
- Halvåret juli-december 2017
Klicka på knappen och skriv in dina uppgifter för att få översiktskalendrarna skickade till dig.
Vad tycker du verkar mest intressant med Strukturkalendern?
