Det är dags för det femte och sista blogginlägget i serien Prioriteringar men jag är säker på att jag kommer att fortsätta skriva om prioriteringar framöver eftersom konsten att prioritera är grundläggande för ett mer strukturerat liv. I dag kommer jag att prata mycket konkret om hur du kan ta kontroll över din tid genom att schemalägga dina önskade aktiviteter. Först en kort sammanfattning av bloggserien:
- Vad prioriterar du just nu? I det här inlägget pratade jag om tid i form av olika kategorier som arbete, hushållsarbete, resor m.m. och bad dig att fylla i en mall på hur din tid i verkligheten fördelade sig på dessa olika kategorier.
- Du har mer tid än du tror Veckan därpå handlade det om att tänka på hur mycket tid en vecka innehåller, ta vara på den dolda tiden och medvetet fördela sin tid på de aktiviteter som känns viktiga.
- Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna Efter att ha pratat om prioritering av tid övergick jag i det här inlägget till att fokusera på individuella uppgifter. Jag gav tips och råd för att identifiera de viktigaste uppgifterna och motiveringar till att ta itu med de viktigaste först. Jag gav också en steg-för-steg-instruktion på hur du kan planera din tid.
- Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Förra veckan delade jag Stephen Coveys matris för att sortera olika typer av aktiviteter enligt kategorierna viktigt/inte viktigt och brådskande/inte brådskande. Målet var att fokusera på de viktiga men inte brådskande aktiviteterna, de som måste planeras in. Det är vad vi ska prata om i dag.
Vikten av att schemalägga aktiviteter
Jag kommer att börja med att förklara och ge exempel på varför det är viktigt att schemalägga aktiviteter och hur mycket din almanacka påverkar och skulle kunna påverka ditt liv till det bättre. Därefter kommer jag att ge några tips på hur du kan ta kontroll över din almanacka.
1. De viktigaste aktiviteterna får inte tid automatiskt
Förra veckan berättade jag om Stephen Coveys matris för att bedöma olika typer av aktiviteter och nämnde att ruta 2 är den vi ska fokusera på, dvs. aktiviteter som är viktiga men inte brådskande. Det kan handla om träning, planering, tid med familj och vänner osv. Det svåra med den här rutan är just att den inte är brådskande.
Många av oss lever våra liv efter deadlines som andra sätter upp för oss och utan dessa deadlines blir ingenting gjort. Hur ska då de här aktiviteterna som inte är brådskande bli gjorda? Du måste planera in dem! De här måste stå på ditt schema eller din kalender för att du ska ta dem på allvar.
Testa att skriva in träning i din kalender på samma sätt som du lägger in ett möte och behandla det på samma sätt. Skriv "Hemma" i kalendern några kvällar eller helger per vecka om du har ett arbete med oregelbundna arbetstider så att du ser till att du tillbringar tid med de som gör dig glad.
Kom ihåg: De viktigaste aktiviteterna görs inte automatiskt. De måste planeras in!
2. Genom almanackan kan vi skriva om manuset för våra liv
Återigen vill jag ta upp en klok idé från Bill Hybels. Han har studerat olika människors scheman och insett att många framgångsrika människor har annorlunda men genomtänkta scheman.
Winston Churchill vaknade till exempel vid sju varje morgon men arbetade i sängen fram till elva eller tolv innan han steg upp. Leonardo da Vinci tog tupplurar på två timmar när han blev trött i stället för att "slösa bort" ett helt block av sömn med åtta timmar varje natt.
Vad ditt schema kan betyda
Det Hybels kom fram till var att de här framgångsrika människorna hade experimenterat med sina scheman tills de hittade en lösning som fungerade för dem och han bestämde sig för att det måste fungera för honom också. Det han insåg när han började arbeta med sin almanacka var detta:
Att rita upp ett nytt schema för veckan eller månaden är likvärdigt med att skriva ett helt nytt framtida manus för nästa del av ditt liv.
Bill Hybels
Genom att göra och följa ett schema väljer du hur ditt framtida liv ska se ut. Du skriver ett manus för vad du ska göra och vem du ska bli.
Din almanacka spelar en fullkomligt kritisk roll i att avgöra vem du kommer att bli som person [...], som familjemedlem, som vän.
Bill Hybels
Du kanske tycker att jag och Hybels överdriver vikten av en kalender men jag tror verkligen inte det. Det är vad vi väljer att göra som bestämmer vilka personer vi blir, vilka egenskaper vi utvecklar, hur mycket tid våra familjer får med oss och hur mycket våra vänner är delaktiga i våra liv. Det du väljer att skriva i din almanacka kan därför, om du ser till att följa den, förändra och förvandla ditt liv. Det är kraften av prioriteringar, planering och medvetenhet.
Kvällskurs på schemat
Hybels berättar till exempel om en man som var otroligt less på sitt tråkiga och lågbetalda jobb. Han tittade på den närmsta högskolans schema och såg att det fanns en kvällskurs inom det område han drömde om att arbeta så han bestämde sig för att ta en kvällskurs varje tisdag i två år. Han skrev in det i sin kalender, berättade för sin familj och 104 tisdagar senare fick han sin examen, bytte jobb, hade en givande karriär och är nu en glad pensionär. Hela hans liv ändrades för att han skrev "kvällskurs" i sin kalender.
Skriva på schemat
Författaren John Grisham var jurist, hatade sitt jobb och ville bli författare. Han visste inte hur han skulle gå tillväga men han bestämde sig för att komma till jobbet 60 minuter tidigare varje dag och tvinga sig själv att skriva en sida om dagen. Han började och han fortsatte. Nu är han en av de mest uppskattade författarna i vår tid.
Det är bara två av alla exempel. För mig har det till exempel handlat om att skriva "Blogg" på schemat för att starta och hålla igång den här bloggen, att boka in telefonsamtal med mina närmsta vänner varje vecka eller att skriva "Träning" i kalendern tre gånger per vecka. Nu har jag en blogg som jag tror hjälper människor, jag har en bättre relation med mina vänner och jag är piggare. Små saker som vi väljer att planera in gör skillnad.
Hur kan jag schemalägga mina aktiviteter?
Nu hoppas jag att du förstår hur mycket din kalender kan påverka ditt liv och att du inte bara lägger in saker i almanackan utan också tar den på allvar. Några andra inlägg som du gärna kan läsa för fler detaljer är:
- Hur jag planerar min vecka som steg för steg tar dig igenom hur jag gör för att planera min tid + mallar som du kan använda för att göra likadant.
- Varför du borde använda Google Calendar som ger 5 skäl till att ha en almanacka och 5 anledningar till varför du borde använda Google Calendar som din almanacka.
I dag vill jag att du fokuserar på att göra en mall som du kan utgå ifrån när du sedan planerar varje vecka. Du har förhoppningsvis redan lagt en grund för detta när du fyllde i mallen från del 2 i den här serien (om inte är det bara att följa den här länken för en mall i Google Drive).
Där kan du fylla i hur många timmar du vill lägga på respektive aktivitet varje vecka. Den här veckan är utmaningen att placera in de timmarna i ett faktiskt schema.
Uppdrag för veckan: Gör ett exempelschema för en standardvecka och använd det när du planerar dina veckor framöver.
Till din hjälp har jag tagit fram en mall som är rätt genialisk (om jag får säga det själv). Den delar in veckan i halvtimmar som du kan fylla med de aktiviteter du vill. Ett tips är att börja med sömn, arbete och måltider. Den färgkodar automatiskt och räknar ut hur många timmar du har fördelat av respektive aktivitet på hela veckan och i genomsnitt per dag. Den visar också ett diagram över de fördelade timmarna.
Mallen är i Excel och finns att köpa här för 50 kr.
Om du använde mall 3 i första delen av den här prioriteringsserien har du redan fyllt i den första fliken. Dagens utmaning är att fylla i den andra fliken och sedan följa det schemat framöver.
Om du inte har Excel eller 50 kr över kan du använda mall 1 från första delen men jag rekommenderar verkligen att köpa Excel-mallen. Den gör allt mycket smidigare.
>> Här kan du köpa Excelmallen för 50 kr.
Här finns instruktioner om hur du kan använda mallen, med bilder och steg-för-steg-anvisningar.
Gör ett standardschema, testa, experimentera och justera. Försök hitta en rytm som fungerar för dig. Du kanske inte kan ha samma exempelschema varje vecka utan vill ha ett schema för jämna veckor och ett för udda veckor eller kanske olika var tredje vecka. Det är du som bestämmer. Kom ihåg vad jag sa i början av den här bloggserien:
Du får göra vad du vill med din tid så länge du är medveten om vad du väljer och vad du väljer bort.
Det är vad prioriteringar handlar om!
Vad ska du prioritera in i din almanacka den här veckan?
Mer i prioriteringsserien:
- Vad prioriterar du just nu?
- Du har mer tid än du tror
- Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
- Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
- Hur du kan ta kontroll över din tid
Jag pratar om och om igen om vikten av att skriva ned allting. Det får en särskild tyngd av att det finns formulerat och på papper. Därför har jag tagit fram denna enkla pdf där du har plats för att skriva tre saker som ger dig energi (= fyller din hink) och tre saker som tömmer dig på energi. Markera också på hinken var du skulle säga att din nivå är just nu och skriv datum.