Hur du kan ta kontroll över din tid. Hur mycket kalendern kan påverka ditt liv och ett smidigt verktyg för att planera din tid. merstruktur.se

Det är dags för det femte och sista blogginlägget i serien Prioriteringar men jag är säker på att jag kommer att fortsätta skriva om prioriteringar framöver eftersom konsten att prioritera är grundläggande för ett mer strukturerat liv. I dag kommer jag att prata mycket konkret om hur du kan ta kontroll över din tid genom att schemalägga dina önskade aktiviteter. Först en kort sammanfattning av bloggserien:

  1. Vad prioriterar du just nu? I det här inlägget pratade jag om tid i form av olika kategorier som arbete, hushållsarbete, resor m.m. och bad dig att fylla i en mall på hur din tid i verkligheten fördelade sig på dessa olika kategorier.
  2. Du har mer tid än du tror Veckan därpå handlade det om att tänka på hur mycket tid en vecka innehåller, ta vara på den dolda tiden och medvetet fördela sin tid på de aktiviteter som känns viktiga.
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna Efter att ha pratat om prioritering av tid övergick jag i det här inlägget till att fokusera på individuella uppgifter. Jag gav tips och råd för att identifiera de viktigaste uppgifterna och motiveringar till att ta itu med de viktigaste först. Jag gav också en steg-för-steg-instruktion på hur du kan planera din tid.
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Förra veckan delade jag Stephen Coveys matris för att sortera olika typer av aktiviteter enligt kategorierna viktigt/inte viktigt och brådskande/inte brådskande. Målet var att fokusera på de viktiga men inte brådskande aktiviteterna, de som måste planeras in. Det är vad vi ska prata om i dag.

Vikten av att schemalägga aktiviteter

Jag kommer att börja med att förklara och ge exempel på varför det är viktigt att schemalägga aktiviteter och hur mycket din almanacka påverkar och skulle kunna påverka ditt liv till det bättre. Därefter kommer jag att ge några tips på hur du kan ta kontroll över din almanacka.

1. De viktigaste aktiviteterna får inte tid automatiskt

Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid? Klicka dig vidare till inlägget för att ta del av den fullständiga mallen! merstruktur.seFörra veckan berättade jag om Stephen Coveys matris för att bedöma olika typer av aktiviteter och nämnde att ruta 2 är den vi ska fokusera på, dvs. aktiviteter som är viktiga men inte brådskande. Det kan handla om träning, planering, tid med familj och vänner osv. Det svåra med den här rutan är just att den inte är brådskande.

Många av oss lever våra liv efter deadlines som andra sätter upp för oss och utan dessa deadlines blir ingenting gjort. Hur ska då de här aktiviteterna som inte är brådskande bli gjorda? Du måste planera in dem! De här måste stå på ditt schema eller din kalender för att du ska ta dem på allvar.

Testa att skriva in träning i din kalender på samma sätt som du lägger in ett möte och behandla det på samma sätt. Skriv "Hemma" i kalendern några kvällar eller helger per vecka om du har ett arbete med oregelbundna arbetstider så att du ser till att du tillbringar tid med de som gör dig glad.

Kom ihåg: De viktigaste aktiviteterna görs inte automatiskt. De måste planeras in!

2. Genom almanackan kan vi skriva om manuset för våra liv

Hur du kan ta kontroll över din tid. Hur mycket kalendern kan påverka ditt liv och ett smidigt verktyg för att planera din tid. merstruktur.se

Återigen vill jag ta upp en klok idé från Bill Hybels. Han har studerat olika människors scheman och insett att många framgångsrika människor har annorlunda men genomtänkta scheman.

Winston Churchill vaknade till exempel vid sju varje morgon men arbetade i sängen fram till elva eller tolv innan han steg upp. Leonardo da Vinci tog tupplurar på två timmar när han blev trött i stället för att "slösa bort" ett helt block av sömn med åtta timmar varje natt.

Vad ditt schema kan betyda

Det Hybels kom fram till var att de här framgångsrika människorna hade experimenterat med sina scheman tills de hittade en lösning som fungerade för dem och han bestämde sig för att det måste fungera för honom också. Det han insåg när han började arbeta med sin almanacka var detta:

Att rita upp ett nytt schema för veckan eller månaden är likvärdigt med att skriva ett helt nytt framtida manus för nästa del av ditt liv.
Bill Hybels

Genom att göra och följa ett schema väljer du hur ditt framtida liv ska se ut. Du skriver ett manus för vad du ska göra och vem du ska bli.

Din almanacka spelar en fullkomligt kritisk roll i att avgöra vem du kommer att bli som person [...], som familjemedlem, som vän.
Bill Hybels

Du kanske tycker att jag och Hybels överdriver vikten av en kalender men jag tror verkligen inte det. Det är vad vi väljer att göra som bestämmer vilka personer vi blir, vilka egenskaper vi utvecklar, hur mycket tid våra familjer får med oss och hur mycket våra vänner är delaktiga i våra liv. Det du väljer att skriva i din almanacka kan därför, om du ser till att följa den, förändra och förvandla ditt liv. Det är kraften av prioriteringar, planering och medvetenhet.

Kvällskurs på schemat

Hybels berättar till exempel om en man som var otroligt less på sitt tråkiga och lågbetalda jobb. Han tittade på den närmsta högskolans schema och såg att det fanns en kvällskurs inom det område han drömde om att arbeta så han bestämde sig för att ta en kvällskurs varje tisdag i två år. Han skrev in det i sin kalender, berättade för sin familj och 104 tisdagar senare fick han sin examen, bytte jobb, hade en givande karriär och är nu en glad pensionär. Hela hans liv ändrades för att han skrev "kvällskurs" i sin kalender.

Skriva på schemat

Författaren John Grisham var jurist, hatade sitt jobb och ville bli författare. Han visste inte hur han skulle gå tillväga men han bestämde sig för att komma till jobbet 60 minuter tidigare varje dag och tvinga sig själv att skriva en sida om dagen. Han började och han fortsatte. Nu är han en av de mest uppskattade författarna i vår tid.

Det är bara två av alla exempel. För mig har det till exempel handlat om att skriva "Blogg" på schemat för att starta och hålla igång den här bloggen, att boka in telefonsamtal med mina närmsta vänner varje vecka eller att skriva "Träning" i kalendern tre gånger per vecka. Nu har jag en blogg som jag tror hjälper människor, jag har en bättre relation med mina vänner och jag är piggare. Små saker som vi väljer att planera in gör skillnad.

Hur kan jag schemalägga mina aktiviteter?

Nu hoppas jag att du förstår hur mycket din kalender kan påverka ditt liv och att du inte bara lägger in saker i almanackan utan också tar den på allvar. Några andra inlägg som du gärna kan läsa för fler detaljer är:

Du har mer tid än du tror. Hur du kan dra nytta av tiden du har och prioritera smartare! Klicka dig vidare för 3 smarta tips! merstruktur.se
Mall från del 2 i denna bloggserie.

I dag vill jag att du fokuserar på att göra en mall som du kan utgå ifrån när du sedan planerar varje vecka. Du har förhoppningsvis redan lagt en grund för detta när du fyllde i mallen från del 2 i den här serien (om inte är det bara att följa den här länken för en mall i Google Drive).

Där kan du fylla i hur många timmar du vill lägga på respektive aktivitet varje vecka. Den här veckan är utmaningen att placera in de timmarna i ett faktiskt schema.

Uppdrag för veckan: Gör ett exempelschema för en standardvecka och använd det när du planerar dina veckor framöver.

Till din hjälp har jag tagit fram en mall som är rätt genialisk (om jag får säga det själv). Den delar in veckan i halvtimmar som du kan fylla med de aktiviteter du vill. Ett tips är att börja med sömn, arbete och måltider. Den färgkodar automatiskt och räknar ut hur många timmar du har fördelat av respektive aktivitet på hela veckan och i genomsnitt per dag. Den visar också ett diagram över de fördelade timmarna.

Mallen är i Excel och finns att köpa här för 50 kr.

Om du använde mall 3 i första delen av den här prioriteringsserien har du redan fyllt i den första fliken. Dagens utmaning är att fylla i den andra fliken och sedan följa det schemat framöver.

Om du inte har Excel eller 50 kr över kan du använda mall 1 från första delen men jag rekommenderar verkligen att köpa Excel-mallen. Den gör allt mycket smidigare.

>> Här kan du köpa Excelmallen för 50 kr.

Hur du kan ta kontroll över din tid. Hur mycket kalendern kan påverka ditt liv och ett smidigt verktyg för att planera din tid. merstruktur.se

Här finns instruktioner om hur du kan använda mallen, med bilder och steg-för-steg-anvisningar.

Gör ett standardschema, testa, experimentera och justera. Försök hitta en rytm som fungerar för dig. Du kanske inte kan ha samma exempelschema varje vecka utan vill ha ett schema för jämna veckor och ett för udda veckor eller kanske olika var tredje vecka. Det är du som bestämmer. Kom ihåg vad jag sa i början av den här bloggserien:

Du får göra vad du vill med din tid så länge du är medveten om vad du väljer och vad du väljer bort.

Det är vad prioriteringar handlar om!

Vad ska du prioritera in i din almanacka den här veckan?

Hur du kan ta kontroll över din tid. Hur mycket kalendern kan påverka ditt liv och ett smidigt verktyg för att planera din tid. merstruktur.se

Mer i prioriteringsserien:

  1. Vad prioriterar du just nu?
  2. Du har mer tid än du tror
  3. Identifiera och tackla de viktigaste uppgifterna
  4. Vad är värdefullt och vad är slöseri med tid
  5. Hur du kan ta kontroll över din tid

Det finns ett uråldrigt och grundläggande verktyg för struktur. Det kallas kalender eller almanacka. Om du läser en blogg som heter Mer struktur kan jag tänka mig att du redan använder någon form av almanacka men om du inte gör det är jag glad att du har hittat hit för det är dags att börja! Om du redan använder en almanacka hoppas jag kunna inspirera dig till att tycka om den mer och jag vill dessutom slå ett slag för Google Calendar. I dag tänker jag ge mina argument för två saker:

  1. Du borde använda en almanacka.
  2. Det borde vara Google Calendar (om du har en smartphone eller surfplatta).

Varför borde jag ha och använda en almanacka?

5 skäl till att använda Google Calendar och varför du borde ha en almanacka överhuvudtaget! merstruktur.seDet är både viktigt att ha en almanacka och att titta i den. Skaffa en rutin att alltid titta på morgondagens schema på kvällen innan du går och lägger dig så att du vet vad som väntar. Mina fem argument för att ha och använda en almanacka är följande:

  1. För att komma ihåg möten, träffar och aktiviteter: Om du har en almanacka och regelbundet håller koll på den glömmer du inte bort möten, träffar och aktiviteter som du har skrivit in.
  2. För att inte dubbelboka dig: Du tar också bort risken för att dubbelboka dig om du alltid tar en titt i almanackan innan du bokar någonting nytt och alltid lägger in det du har planerat.
  3. För att minska frustration för dig själv och andra: Frustrationen kommer vanligtvis på grund av punkt 1 och 2, dvs. att du glömmer något eller dubbelbokar dig. För mig som alltid har haft en almanacka (eller längtat efter att bli stor nog för att få en) är det frustrerande när jag har planerat in något och anpassat mitt schema efter det bara för att inse att den jag bokade in något med inte använder en almanacka och har glömt bort det. Gör dina vänner en tjänst - använd en almanacka!
  4. För att vara förberedd: När du har en almanacka kan du snabbt få en översikt över vad som väntar nästa dag, vecka eller månad och förbereda dig mentalt inför det som kommer samt göra eventuella praktiska förberedelser. Du kommer att vara mycket lugnare och ha mer kontroll över livet.
  5. För att ta dina planer på allvar: När du har lärt dig att använda almanackan tar du det som står i den på allvar. Därför är den ett superbra verktyg för att förverkliga dina drömmar och planer. Skriv in i almanackan att du ska träna, umgås med dina barn eller städa  så att du lägger lika stor vikt vid det som andra inplanerade möten. Då kan du snabbt se ditt liv förändras! (Bill Hybels pratar om kalenderns makt här.)

Varför ska jag välja Google Calendar?

5 skäl till att använda Google Calendar och varför du borde ha en almanacka överhuvudtaget! merstruktur.seJag tycker om att skriva för hand, jag tycker om friheten med en papperskalender och jag trodde inte att en digital kalender skulle fungera för mig. Nu vill jag inte gå tillbaka. Under ett par månader, kanske ett halvår, använde jag papperskalender och Google Calendar parallellt men efter det har jag inte känt behovet av det. Google är inte en sponsor men jag kan gärna sprida detta vidare ändå.

Google Calendar är en gratis kalendertjänst som du kan skaffa genom att skaffa ett googlekonto. Om du har en androidmobil har du troligen redan ett och den inbyggda kalendern i din telefon är en googlekalender som du också kan komma åt genom att gå in på http://calendar.google.com. De flesta (om inte alla) kalenderappar kan synkroniseras med din googlekalender så att du kommer åt informationen från vilken dator som helst och på alla dina mobila enheter, om du vill.

OBS! Om du inte har en smartphone eller en surfplatta vet jag inte om jag rekommenderar att ha Google Calendar som din enda kalender eftersom det blir svårare att ha den med sig. Det var också efter att jag hade skaffat detta som jag helt gick över till en digital kalender. 
5 skäl till att använda Google Calendar och varför du borde ha en almanacka överhuvudtaget! merstruktur.se
Jag använder appen Business Calendar för att visa min googlekalender och deras widget för att kunna se en veckoöversikt direkt på hemskärmen på mobilen så att jag snabbt kan se vad jag har på gång.

Mina argument för att använda Google Calendar är:

  1. Du kan synkronisera informationen mellan enheter så att du når den överallt: Ta fram kalendern som en flik på datorn eller som en app på mobilen och få fram samma information. Lägg in något möte i mobilen och se det när du sitter vid datorn. Perfekt!
  2. Du kan dela de kalendrar du vill med andra: Håll koll på varandra i familjen genom att dela kalendrar med varandra så att du inte planerar in en familjeaktivitet när någon redan är upptagen! Du kan också välja att inte dela alla dina kalendrar utan bara de du vill att andra ska kunna se! Du kanske vill att din man ska veta vilka arbetstider du har men vill slippa överväldiga honom genom att visa alla möten och påminnelser.
  3. Du kan färgkoda för en snabb översikt: Välj t.ex. en färg för jobb, en för träning, en för resor, en för din respektive och få en snabb översikt över vilka typer av aktiviteter du har i kalendern. Det är också praktiskt att ha en särskild färg för andras kalendrar så att du vet vad som inte nödvändigtvis är möten för dig.
  4. Det är superlätt att använda: På datorn kan du klicka och dra på en viss tid för att bestämma när en aktivitet börjar och slutar. Du kan lägga in påminnelser, upprepningar, långa beskrivningar och platsinformation eller bara en rubrik och tid.
  5. Lätt att få en långsiktig översikt: Du kan enkelt välja att bara se en dag, en vecka, en månad eller fyra dagar beroende på vad du är ute efter för tillfället. Räcker det med att se en dag för att inte se för mycket information på en gång kan du välja det. Om du vill ha en snabb översikt över hur månaden ser ut väljer du det. Jag har nästan alltid på veckovy.

Det här blev ett långt inlägg men jag är rätt passionerad över ämnet almanacka. Det är nödvändigt att ha en! Min rekommendation är att skaffa Google Calendar och använda i mobilen. Lägg in påminnelser på allt till en början så att du inte missar något. När du sedan har vanan inne att titta där kan du förhoppningsvis ha färre påminnelser och ett mer strukturerat liv.

Vilken typ av almanacka använder du?

5 skäl till att använda Google Calendar och varför du borde ha en almanacka överhuvudtaget! merstruktur.se

Utmattning - hur vi kan ta oss ut och undvika att hamna där igen. Vad ger mig energi och vad tömmer mig på energi? merstruktur.seDet finns en mycket klok pastor i USA som heter Bill Hybels. Varje gång jag lyssnar på något föredrag eller någon predikan han har hållit eller läser något han har skrivit får jag en tankeställare. I dag ska jag berätta om en av hans återkommande (och enkla) illustrationer av utmattning som också visar hur vi kan arbeta för att ta oss upp från utmattning och hur vi kan se till att inte hamna där igen.

OBS! Varken mitt eller Hybels fokus ligger på utmattningsdepression eller utbrändhet så om du är i det läget, har varit eller tror att du är där vill jag först och främst rekommendera att du söker professionell läkarhjälp. Råden jag kommer att ta upp kan också vara till hjälp men jag är ingen läkare och har ingen utbildning på utmattningsdepression.

Utmattning - hur vi kan ta oss ut och undvika att hamna där igen. Vad ger mig energi och vad tömmer mig på energi? merstruktur.seDen enkla bilden är av en hink. När hinken är full är vi på topp. Vi är på bra humör, trivs med livet, har gott om energi och bidrar med det bästa vi har i allt vi gör. Det är där vi vill vara. För att fortsätta vara där på topp måste vi fylla på med sådant som ger oss energi och gör oss glada för det finns nämligen hål i hinken så att det alltid rinner ut lite (eller mycket).

Hålen i hinken representerar det som tömmer oss på energi, dränerar oss, gör oss utmattade och frustrerade. Det kan handla om sysslor som vi gör som tar all ork, personer som vi träffar som är påfrestande eller uppgifter som vi inte ser något syfte med.

När vi är i botten på hinken, helt slutkörda, utmattade, nedstämda och frustrerade är vi helt enkelt inte våra bästa jag. Det är då sårande kommentarer tenderar att slinka ut, det är då vi bara klagar när vi samtalar med andra och det är då andra flyr från att vara i vår närhet.

Till och med hunden vet att jag är farlig!

Bill Hybels berättar i den här videon om en gång när han var i botten och hans familj aktade sig när han kom och undvek att säga något som kunde göra honom (mer) irriterad. Det mest talande var dock när hunden, som brukade tycka om att hälsa på honom innan han skulle gå till jobbet, genast flydde in i tvättstugan så fort den fick syn på honom.

Vad kan vi då göra?

För att se till att vi inte hamnar på botten av hinken igen och så att vi tar oss upp ifall vi har hamnat där måste vi fylla på med kraft, energi och glädje. Det är helt individuellt vad som fyller dig och vad som dränerar dig. Många tycker att det är supertrevligt att gå och fika med några bekanta medan andra tycker att det är jättejobbigt att fika med personer de inte har känt länge. En del avskyr att prata i telefon medan andra inte tycker att det är några problem alls, kanske till och med energigivande.

Vad ger dig energi?

Vilka personer blir du mer upplyft av att umgås med? Vad tycker du om att göra som ger dig mer energi? Vilka uppgifter inspirerar dig och ger dig motivation att göra mer? Hur kan du få mer av de här sakerna? Hur kan du umgås mer med personer som gör dig glad?

Vad tömmer dig på energi?

Vilka uppgifter avskyr du att göra? Vad tror du att det beror på att just den uppgiften är så tung? Vilka gemensamma nämnare finns det för uppdrag som ger dig en klump i magen? Finns det personer i ditt liv som tar mer energi än vad de ger? Hur kan du ta bort eller minska uppgifter som tömmer dig på energi? Hur kan du tillbringa mindre tid med människor som tar din energi? Kan du säga något till den personen (utan att låta arg) för att göra situationen lättare?

Skriv!

Utmattning - hur vi kan ta oss ut och undvika att hamna där igen. Vad ger mig energi och vad tömmer mig på energi? merstruktur.seJag pratar om och om igen om vikten av att skriva ned allting. Det får en särskild tyngd av att det finns formulerat och på papper. Därför har jag tagit fram denna enkla pdf där du har plats för att skriva tre saker som ger dig energi (= fyller din hink) och tre saker som tömmer dig på energi. Markera också på hinken var du skulle säga att din nivå är just nu och skriv datum.

Om du tänker "inte en chans att jag ska göra den där värdelösa övningen" är det mycket möjligt att du är på botten av din hink. 😉

Använd sedan det här när du planerar din tid och se till att du lägger in mycket som ger dig energi under hela veckan. Det fungerar inte att bara leva för semestern, helgen eller julledigheten. Du behöver något som ger energi kontinuerligt i vardagen.

Nedan finns länkar så att du kan ladda hem din egen pdf och fylla i på dator och/eller för hand. Det är lättast att markera din hinknivå på en utskriven version men det går också att göra med markeringsverktyget i Adobe Reader. Skriv gärna ut och sätt upp den någonstans så att du kommer ihåg vad som är viktigt att prioritera och vad du borde ha mindre av i ditt liv.

Hinken - i färg
Hinken - svartvit

Utmattning - hur vi kan ta oss ut och undvika att hamna där igen. Vad ger mig energi och vad tömmer mig på energi? merstruktur.se

Vad ger dig energi? Det kanske kan inspirera andra att göra samma sak för att fylla på sina batterier (eller sina hinkar)!