Oavsett om du är en människa som brukar göra listor eller inte tror jag att jag kan hjälpa dig att få mer gjort genom att göra mer strukturerade och genomtänkta att-göra-listor. I den här serien kommer jag att berätta varför det är en bra idé att göra listor, vad du borde ha på dina listor, hur du kan strukturera upp dina listor så att de är lätta att hitta och användbara och slutligen när bästa tiden är för att ta itu med dina punkter och hur du kan prioritera rätt.

Länkar till de tidigare inläggen i serien hittar du här:
Del 1: Varför du borde skriva att-göra-listor
Del 2: Vad du borde skriva upp

Hur?

Tänk dig att du har en massa post-it-lappar, listor i mobiltelefonen, anteckningar på baksidan av gamla kuvert osv. Om det är lätt att glömma bort saker som snurrar runt i hjärnan så är det kanske lika lätt att tappa bort små papperslappar som ser ut som skräp. Därför rekommenderar jag att du då och då samlar ihop alla fysiska papper med att-göra-punkter, räkningar och andra aktuella papper som du behöver ta itu med på ett ställe och väljer ut en dag per vecka då du går igenom den högen med papper. Den dagen är också ett bra tillfälle att samla dina att-göra-listor till en samlad lista eller möjligen några olika listor. Glöm inte bort eventuella digitala anteckningar du har gjort i mobilen eller på andra ställen!

Olika typer av listor

Det finns många olika typer av listor och olika metoder passar bäst för olika listor och olika personer. (Hur många gånger kan man skriva olika i en mening?) Jag kommer att fokusera på veckovisa och dagliga att-göra-listor men samma metoder går att använda till alla möjliga typer av listor. Det här är några förslag på listor du kan ha:

Att göra i dag
Att göra i veckan
Att göra denna månad
Att göra i år
Att göra i sommar
Böcker jag vill läsa
Filmer jag vill se
Saker jag vill göra
Platser att besöka

Samla listor

För själva samlandet (där du sammanfattar listorna till punkter som kan göras på 15 minuter och stämmer in på dina övergripande mål) finns det en mängd olika alternativ och jag tänkte ta upp några som jag har testat och berätta vad jag själv använder:

Mobilappar anpassade för att-göra-listor

att-gora-lista-i-mobil — Exempel på att-göra-lista som är synlig utan att du behöver öppna en app.

Om du har en smartphone finns det en uppsjö av appar som är gjorda för att hålla reda på dina att-göra-listor och jag har flera på min telefon: Todoist, Tasks Free, Trello och den som följer med kalendern jag använder (Business Calendar). I perioder har jag använt de här mycket men ofta slutar det i att jag antingen har för många punkter för att det ska kännas smidigt att ha på en så liten skärm eller att jag helt enkelt trivs bättre med penna och papper.

Jag har en lista med Tasks Free som jag fortfarande använder och har som en widget på hemskärmen eftersom jag behöver ha listan synlig för att komma ihåg att den finns (se bild). I den listan lägger jag in punkter som är långsiktiga och inte behöver göras på länge men som ändå är bra att komma ihåg.

Jag använder Trello för ett projekt där jag samarbetar med andra och kan tänka mig att använda det även för egna projekt men inte för dagliga att-göra-listor.

Det händer att jag lägger in uppgifter i mobilkalendern för att antingen ställa in en påminnelse eller schemalägga så att uppgiften dyker upp i kalendern som t.ex. inplanerade möten men med en liten checkruta (se bild).

Fördelar:

Mobiltelefonen följer alltid med så listan är lättillgänglig
Det går att schemalägga punkter i din kalender och lägga in påminnelser
Du kan lägga in återkommande att-göra-punkter och bli påmind om att t.ex. städa ur kylskåpet en viss tid efter att du bockade av att du gjorde det senast
Du kan ha widgets som gör att du kan se listan direkt när du låser upp telefonen

Nackdelar:

Skärmen är liten så det är svårt att få en översikt av hela listan.

Googledokument och Evernote

Jag använder googledokument (och Google Drive) jämt och önskar att alla gjorde det så att jag kunde dela dokument, kalkylark m.m. med personer jag samarbetar med på olika sätt. Det är ett användbart verktyg eftersom det är lätt att dela filer med andra och lätt att komma åt från en mobiltelefon, dator eller vilken enhet som helst med internetuppkoppling. Det är i ett googledokument jag samlar mina tankar på kvällen när jag inte har något fysiskt papper i närheten (se gårdagens inlägg). Det är dock inte vad jag använder till att göra min “renskrivna” lista utan bara något jag använder för att komma ihåg, dela saker med andra och för att skriva längre texter.

Evernote har jag inte använt jättemycket men där kan man få kryssrutor för sina listor, samla artiklar från internet och skriva stora (eller små) mängder text. Liksom med Google Drive finns det en app till telefonen som gör det enkelt att komma åt vad du har skrivit eller sparat både på en mobiltelefon och en dator. Om du inte ser något hinder med att ha din lista digitalt är Evernote helt klart något att testa.

Personligen tycker jag att de här två alternativen passar bäst för långsiktiga listor som du inte behöver titta på dagligen, t.ex. mål för året, att fixa i hemmet när jag får tid över osv.

Fördelar:

Du kan komma åt listan från olika enheter och alltid ha den med dig
Du kan öppna listan på en dator och få en bra översikt
Du kan enkelt färgkoda och kopiera över punkter till andra listor
Om du ändå använder Google Drive eller Evernote är det smidigt att ha sina dokument samlade på samma ställe som att-göra-listorna

Nackdelar:

Du måste öppna ett program för att se listan, vilket kan göra att du glömmer bort att göra det

Bullet journal

Själv använder jag en variant av Bullet Journal när jag skriver mina listor för veckan. Kortfattat kan man säga att en Bullet Journal är en kombination av kalender, dagbok och anteckningsbok utifrån vad man själv vill använda den till, i valfri typ av anteckningsbok eller block. För min del är det numera självklart att min kalender är digital eftersom jag då kan komma åt den från alla olika enheter och att jag kan dela kalendrar med andra, t.ex. min man så att vi vet var vi har varandra. Jag kanske borde vara sponsrad av Google för det är såklart deras kalender jag använder. Det innebär alltså att jag inte använder min Bullet Journal som en traditionell kalender men däremot har jag mina att-göra-listor där.

Inför varje vecka gör jag ett uppslag som ser ut ungefär så här:

Till höger skriver jag upp allt som jag vill ha gjort under veckan och till vänster planerar jag in vilka uppgifter som är viktiga att prioritera vilken dag. Jag brukar se till att ha dagens uppgifter inskrivna kvällen före så att jag kan komma igång direkt nästa dag och vet vad jag har att vakna upp till utan att behöva planera i huvudet när jag egentligen borde sova.

Här är ett exempel på de symboler jag använder:

En ruta betyder att det är något som ska göras. Om jag sätter ett utropstecken före betyder det att den punkten är extra viktig. En båge till vänster om rutan betyder att den har låg prioritet och görs om jag har tid över. En pil till höger betyder att jag har hänskjutit den punkten till nästa vecka. OBS! Gör inte pilen förrän du faktiskt har skrivit in den på nästa veckas lista. Om punkten inte längre behöver göras stryker jag hela raden. Jag gör punkter på samma rad med en pil emellan om en punkt behöver göras före en annan och slutligen markerar jag avklarade punkter med en bock. Du kan självklart använda vilka symboler du vill och färgkodning rekommenderas varmt.

På den dagliga översikten brukar jag ofta skriva in möten från min kalender och då markerar jag med en liten cirkel, tiden och vad det är för möte:

Fördelar:

Du kan utforma sidor och listor precis som du vill
Boken kan ligga öppen bredvid dig när du arbetar så att du lätt kan få en översikt över veckans uppgifter och skriva in nya
Det finns något särskilt med att skriva för hand som åtminstone jag verkligen gillar och det är tillfredsställande att få bocka av en ruta på papper
Om du alltid har med boken har du alltid med en anteckningsbok för tillfällen då du vill skriva upp någonting

Nackdelar:

Du behöver skriva in punkterna för hand och behöver skriva dem på nytt ifall du kopierar över en punkt till en ny lista
Du kommer inte åt listorna digitalt

Utskrivna blad

Om du inte vill rita upp en ny veckoplanering varje vecka i en anteckningsbok men föredrar att skriva för hand går det också att skriva ut blad med samma innehåll. Du kan klistra in dem i en bok, häfta ihop dem eller sätta in dem i en pärm om du vill hålla reda på dem eller slänga/återvinna gamla papper när du hoppar in på ett nytt. Jag har förberett några för att hjälpa dig på traven:

De första två bladen är likadana förutom att den ena är i färg och den andra är svartvit. De utgår ifrån min Bullet Journals veckovy och du kan fylla i dem digitalt om du skulle vilja. Där det står "Vecka" kan du redigera rubriken till vad du vill och t.ex. skriva "Vecka 38 - 19-25/9 2016" innan du skriver ut.

När jag har extra mycket att göra tycker jag om att planera min dag mer i detalj och skriva in hur lång tid jag har att använda till varje uppgift och vad jag ska göra när. Om du vill göra det för hela veckan eller vill göra en mall för vad du borde arbeta med en viss tid och en viss dag under en standardvecka kan filen nedan vara till god hjälp. Den påminner dig också om att ta paus för att äta och sova ibland. Rubriken är tom i original men det finns en ruta där du kan skriva in vilken vecka det är eller annan valfri rubrik innan du skriver ut.

Det viktiga är att du har listan på ett ställe där du kommer att titta på den och att du väljer ett (eller flera) system som fungerar för dig. Jag har testat mig fram och jag tror att det behövs. Var inte rädd för att ändra dina system men se till att hitta något som fungerar så att du avlastar din hjärna!

Vad använder du för att hålla reda på dina att-göra-listor? Har du testat en Bullet Journal?