Gå till innehåll

Hur du kan använda Trello för att samla idéer och organisera projekt. merstruktur.se

Ibland får jag frågor om vilka verktyg jag använder och ett digitalt verktyg som jag använder rätt ofta är Trello. Det är ett gratis webbläsarprogram som man kan använda på en dator eller en mobil enhet och det finns också som app. I dag tänkte jag berätta om hur Trello är uppbyggt och vad det kan användas till.

Jag använder framförallt Trello för att samla mina bloggidéer på ett ställe men också för att få ordning på och överblick över olika projekt.

Det här är inte ett sponsrat inlägg utan jag berättar bara mina egna åsikter om varför jag använder Trello och på vilket sätt. Ett liknande verktyg är Asana, som jag har testat lite grann och egentligen tycker är snyggare, men som jag inte använder av den enkla anledningen att jag redan hade börjat använda Trello. Jag tror att du kan göra ungefär samma saker i Asana men det har jag använt mycket mindre så jag kan inte säga det säkert.

För det mesta planerar jag allt i mitt liv i Strukturkalendern och Google Calendar men jag tycker om att ha Trello för de där sakerna som jag inte är redo att schemalägga direkt utan vill spåna på först.

 

Hur Trello är uppbyggt

Trello är uppbyggt av tavlor, listor och kort.

Hur du kan använda Trello för att samla idéer och organisera projekt. merstruktur.se

Det du ser här ovanför är en tavla med tre listor som har några kort på sig.

Tavlor

Du kan t.ex. ha en tavla för ett specifikt projekt som Husrenovering eller Min bok eller ett specifikt område som Blogginlägg, Undervisningsidéer, Recept osv.

På en tavla kan du välja en bakgrundsbild eller en färg som bakgrund. Jag har hittills använt färger för att inte bakgrunden ska ta över för mycket.

På bilden här nedanför ser du en tavla för recept:

Hur du kan använda Trello för att samla idéer och organisera projekt. merstruktur.se

Exempel på tavlor

  • Att göra
  • Böcker att läsa
  • Recept
  • Filmer att se
  • Serier att testa
  • Semesterplanering
  • Hemsida/blogg/sociala medier
  • Jobbsökande
  • Viktiga/hjälpsamma dokument/länkar
  • Husrenovering
  • Bokskrivande
  • Lektionsidéer
  • Bröllopsplanering / Planera 50-årsfest / Planera annan stor tillställning
  • Hushållsarbete / Vårstädning
  • Söka utbildningar

Listor

Hur du kan använda Trello för att samla idéer och organisera projekt. merstruktur.se

Varje tavla är sedan uppbyggd av listor (lodräta spalter) som du kan använda som kategorier eller för att visa dina framsteg.

Här kommer några exempel på vad du kan använda listorna till där rubriken står för namnet på tavlan och punkterna för namnet på listorna:

Att göra

  • Att göra
  • Påbörjat
  • Delegerat
  • Färdigt

Uppgifter

  • Osorterat
  • Mindre än 10 minuter
  • Mindre än 30 minuter
  • Mindre än en timme
  • En timme eller mer

Böcker att läsa

  • Klassiker
  • Faktaböcker
  • Biografier
  • Fantasy

Recept

  • Snabblagat
  • Vegetariskt
  • Kyckling
  • Kött
  • Fisk
  • Efterrätter

Husrenovering

  • Prioritet 1 / Steg 1 / Etapp 1
  • Prioritet 2 / Steg 2 / Etapp 2
  • Prioritet 3 / Steg 3 / Etapp 3

Kort

Varje tavla kan ha en obegränsad mängd kort och du kan, om du vill, flytta korten från en lista till en annan genom att klicka och dra. Korten är själva innehållet på din Trellotavla och de kan du göra mycket med.

Ibland räcker det med att skriva en rubrik men du kan dessutom:

  • Skriva en beskrivning
  • Färgkoda utifrån olika kategorier som du väljer själv
  • Välja ett förfallodatum då du ska ha gjort klart det som står på kortet
  • Lägga in en eller flera checklistor (kan kopieras från andra kort om du vill återanvända en checklista)
  • Skriva kommentarer
  • Bifoga filer och lägga till bilder
  • Lägga till länkar (i beskrivning, checklista eller kommentar)

Exempel

Hur du kan använda Trello för att samla idéer och organisera projekt. merstruktur.sePå bilden här till höger kan du se några olika kort och deras innehåll.

  1. Bygga altan: Färgkodning grön och orange samt en checklista där 0 av 5 punkter är gjorda
  2. Köpa en hund: Färgkodning orange samt en bilaga i form av en bild.
  3. Plocka ur diskmaskinen: Med ett förfallodatum som har passerat och därför är rött.
  4. Vika tvätt: Färgkodning blå, ett förfallodatum som är gult för att det närmar sig, en kommentar och delat med en person (EN).
  5. Handla: Som har ett förfallodatum och är ibockat som färdigställt och därför är grönt.

Det här är vad du kan se när du har hela tavlan framför dig. Om du klickar in på ett kort kan du t.ex. läsa beskrivningen, se kommentarer och använda checklistan.

 

I ditt husrenoveringsprojekt kanske du har kort som:

  • Välja färg till väggarna i sovrummet
  • Måla väggar i sovrummet
  • Välja kakel till det stora badrummet
  • Anlita rörmokare för det stora badrummet
  • Anlita golvläggare i det stora badrummet

Men du kan också ha mer övergripande kort:

  • Sovrummet
  • Det stora badrummet
  • Köket

och skriva checklistor inuti dessa kort:

  • Sovrummet
    • Välja färg till väggarna
    • Måla väggarna
  • Det stora badrummet
    • Välja kakel
    • Anlita rörmokare
    • Anlita golvläggare
  • Köket
    • Välja köksluckor
    • Välja spis och ugn
    • Välja kyl och frys
    • Anlita hantverkare

Koppla ihop med andra appar och program (power-ups)

Hur du kan använda Trello för att samla idéer och organisera projekt. merstruktur.se

Trello kan dessutom kopplas ihop med en mängd andra appar och program men jag har bara testat att koppla till Google Calendar än så länge. Kopplingarna kallas power-ups. Du kan ha en power-up per tavla gratis. Om du vill ha fler behöver du ha betalversionen av Trello.

Kopplingen till Google Calender fungerar i alla fall bra och gör att jag kan se vilket blogginlägg som ska publiceras när genom att titta i min vanliga kalender. I kalendertillägget i Trello gillar jag också att jag kan dra kort till det datum jag vill om jag vill ändra ordning eller byta datum för något blogginlägg eller någon uppgift. Observera att du måste ha ställt in ett förfallodatum för att kunna se kortet i kalendern.

Hur du kan använda Trello för att samla idéer och organisera projekt. merstruktur.se

För dig kanske det handlar om att lägga in att du ska vara klar med sovrumsrenoveringen den 31 januari, badrummet 28 februari och köket 30 april.

Kom ihåg att det som schemaläggs är det som faktiskt blir gjort!

Samla idéer

Som sagt använder jag oftast Trello för att samla idéer till blogginlägg och där använder jag listorna för att sortera efter kategori (t.ex. planering, hemorganisation, mål). Jag har också en lista dit jag drar alla färdiga blogginlägg.

Så fort jag kommer på en idé till ett blogginlägg eller får in ett önskemål om att skriva något som jag tycker låter intressant skriver jag in det i Trello. Oftast gör jag ett nytt kort för den idén.

Ibland får jag också en idé till att blogginlägg som jag redan har gjort ett kort för och då skriver jag den idén som kommentar på det kortet. Det kan handla om en länk till en bra sida, en bra sak någon har sagt på det temat, något jag har läst eller något annat jag har kommit på som jag tror är viktigt att ta upp i det blogginlägget.

Till det är det väldigt smidigt att ha Trello som en app i telefonen så att jag snabbt kan skriva in det när jag kommer på det i stället för att skriva det på en post-it-lapp som jag lätt tappar bort.

Andra saker att skriva upp i Trello:

  • Bokidéer
  • Artiklar att skriva
  • Böcker du vill läsa
  • Filmer/serier du vill se
  • Undervisningsidéer och undervisningsmaterial

Organisera projekt

När jag organiserar ett projekt tycker jag oftast att det passar bättre att använda listorna för att visa hur långt jag har kommit med varje kort.

Då kan listorna heta:

  • Att göra
  • Pågående
  • (Delegerat)
  • Färdigt

Hur du kan använda Trello för att samla idéer och organisera projekt. merstruktur.se

Ibland delar jag också in ett projekt i områden:

  • Etapp 1: Kök
  • Etapp 2: Badrum nere
  • Etapp 3: Golvläggning
  • Etapp 4: Sovrum

Eller så här:

  • Nedervåning
  • Övervåning
  • Utomhus

Eller så här:

  • Sovrum 1, 2 och 3
  • Kök
  • Badrum uppe och nere
  • Ytskikt

Här brukar korten representera olika delmål som behöver bli gjorda för att projektet ska bli klart. På varje kort kan jag ha en checklista om det är flera steg som behöver göras för att ett delmål ska nås.

När jag har gjort checklistan för ett kort kan jag återanvända den på ett annat, t.ex. om jag har flera rum som ska genomgå samma process.

 

Hur du kan använda Trello för att samla idéer och organisera projekt. merstruktur.se
Exempel på hur det ser ut när du har klickat på ett kort och påbörjat en checklista. Då kan du t.ex. se hur många procent av listan som är klar.

 

Använder du Trello eller något annat verktyg för att samla idéer och/eller organisera projekt? Skriv en kommentar för att tipsa andra om hur du jobbar!

Du kan också skriva en kommentar om du undrar hur man gör en viss sak i Trello så ska jag försöka hjälpa till.

Hur du kan använda Trello för att samla idéer och organisera projekt. merstruktur.se

error