Gå till innehåll

Att göra att-göra-listor | Tips för att skriva bättre listor och få mer gjort! | merstruktur.se

Oavsett om du är en människa som brukar göra listor eller inte tror jag att jag kan hjälpa dig att få mer gjort genom att göra mer strukturerade och genomtänkta att-göra-listor. I den här serien kommer jag att berätta varför det är en bra idé att göra listor, vad du borde ha på dina listor, hur du kan strukturera upp dina listor så att de är lätta att hitta och användbara och slutligen när bästa tiden är för att ta itu med dina punkter och hur du kan prioritera rätt.

Om du har missat det första inlägget kan du läsa det här:
Del 1: Varför du borde skriva att-göra-listor

Att göra att-göra listor | Två tips för att skriva bättre och mer effektiva att-göra-listor! merstruktur.se

Vad?

Vad ska vi då skriva ned? Det korta svaret är: allt. När du kommer på en idé - skriv upp den. (Är det inte konstigt att vi använder både skriva upp och skriva ned? I det här fallet verkar skriva upp vara det bättre alternativet, enligt den här artikeln.) När du har en fråga - skriv upp den. När du kommer på något du ska komma ihåg att göra - skriv upp det. När du inser att någon matvara kommer att ta slut - skriv upp det! Ja, du förstår.

För att tömma hjärnan på det som snurrar där när jag försöker sova har jag nu en genväg på telefonen till ett googledokument där jag skriver upp blandade tankar som jag inte vill glömma. Längst ned i det här inlägget finns bildinstruktioner för hur du kan lägga till en egen.

När du sedan samlar dina tankar till faktiska att-göra-listor, vilket jag tycker att du borde göra då och då (mer om det i inlägget Hur?), finns det egentligen två saker som jag tycker är viktiga att tänka på:

1. Skriv uppgifter som kan slutföras på 15 minuter eller mindre.
I stället för att ha stora projekt på att-göra-listan som kan ta timmar/dagar/månader att utföra, dela upp projektet i mindre delar som du kan utföra på 15 minuter eller mindre. På så sätt ser du framsteg hela tiden och punkterna känns inte lika överväldigande.

2. Skriv punkter som passar in på dina övergripande mål med livet.
Det är troligare att en punkt på att-göra-listan blir gjord om du förstår poängen med att utföra uppgiften. Därför tycker jag att det är viktigt att på något sätt koppla ihop punkterna med det du faktiskt vill utveckla i ditt liv. Några exempel på övergripande mål som jag har är:

    • att ha ett hem som är välkomnande
      (med vänliga människor i och gärna städat)
    • att må bra (t.ex. genom att äta bra, träna, ta tid för hobbyer och vänner)
    • att prioritera mina relationer
    • att bli en bättre lärare

Det kan vara enklast att skriva upp allt du kommer på i en osorterad huvudlista när du börjar. Sedan kan du färgkoda, markera med symboler eller helt enkelt skriva av/kopiera punkterna till nya listor, exempelvis att göra den här veckan, den här månaden, inför jul, på jobbet, långsiktigt, fixa i hemmet osv. Det är verkligen inte fel att göra listor med drömmar heller. Nedan finns två pdf-filer (en i färg och en svartvit) som du kan ladda hem och fylla i på datorn eller skriva ut och fylla i för hand. Dessa finns också på sidan Material.

Ifyllnadsbar att-göra-lista för att samla det du vill komma ihåg. merstruktur.se
En ifyllnadsbar att-göra-lista att ladda hem för att samla alla dina att-göra-punkter.
Ifyllnadsbar att-göra-lista för att samla det du vill komma ihåg. merstruktur.se
Svartvit ifyllnadsbar att-göra-lista att ladda hem för att samla det du vill komma ihåg.

 

 

 

 

 

 

 

Uppdrag: Välj en metod där du skriver ned alla dina tankar, uppgifter och projekt utan att behöva sortera. Det kan vara lösa post-it-lappar, mitt exempelpapper ovan, ett vanligt kollegieblock eller kanske ett googledokument som du länkar till från telefonen (se nedan). Det här blir listan som du utgår ifrån när du sedan gör dina mer specifika listor, t.ex. för varje vecka eller varje dag. Mer om det längre fram i serien.

Har du några andra tips på hur man kan göra bra listor? Vilka är dina mål?

Kom tillbaka i morgon för förslag på hur du kan samla dina listor på ett sätt som fungerar för dig. Då berättar jag också vilken metod jag använder för mina att-göra-listor.


Att lägga till en genväg på telefonen

På första bilden nedan kan du se hur det ser ut för mig så att jag direkt kan hoppa in i det dokument jag vill använda för att skriva av mig innan jag ska sova. Bilderna som följer visar hur du kan lägga till en egen genväg. Först behöver du dock se till att du har ett googlekonto och att du har en fil att länka till. Gå till drive.google.com, registrera en ny användare eller logga in, klicka på Nytt (högt upp till vänster) och välj den typ av fil du vill ha. Högst upp till vänster i dokumentet kan du ändra filnamnet. Följ sedan instruktionerna nedan på din mobiltelefon.

OBS! Bilderna är från en Android-mobil (Sony Xperia Z5 Compact) och detaljer skiljer sig mellan olika modeller men konceptet med Widgets finns på majoriteten av smartphones. Googla på hur du lägger till Widgets på just din telefon om du inte hittar det.

Att göra att-göra-listor | Tips för att skriva bättre listor och få mer gjort! | merstruktur.se
Genväg till dokument för blandade idéer.
Att göra att-göra-listor | Tips för att skriva bättre listor och få mer gjort! | merstruktur.se
Om du vill lägga till en egen genväg - tryck och håll in på skärmen. Klicka sedan på Widgets.
Att göra att-göra-listor | Tips för att skriva bättre listor och få mer gjort! | merstruktur.se
Hitta Google Drive och klicka och håll in på Genväg för Drive för att placera på hemskärmen.
Att göra att-göra-listor | Tips för att skriva bättre listor och få mer gjort! | merstruktur.se
Välj vilket Google-konto du vill använda och klicka på OK.
Att göra att-göra-listor | Tips för att skriva bättre listor och få mer gjort! | merstruktur.se
Hitta den mapp eller fil du vill länka till på Google Drive. Klicka på Välj. Klart!

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Att göra att-göra-listor | Tips för att skriva bättre listor och få mer gjort! | merstruktur.se

Oavsett om du är en människa som brukar göra listor eller inte tror jag att jag kan hjälpa dig att få mer gjort genom att göra mer strukturerade och genomtänkta att-göra-listor. I den här serien kommer jag att berätta varför det är en bra idé att göra listor, vad du borde ha på dina listor, hur du kan strukturera upp dina listor så att de är lätta att hitta och användbara och slutligen när bästa tiden är för att ta itu med dina punkter och hur du kan prioritera rätt.

Varför?

Varför förespråkar jag listor? Det är helt enkelt för att låta hjärnan slappna av. Neurologen Daniel J. Levitin¹ skriver bland annat att vår hjärna repeterar det som vi är rädda att glömma bort ända tills vi tar itu med det. En ständig slinga av att-göra-punkter virvlar alltså omkring där i huvudet hela dagarna (och kanske nätterna). Om vi i stället skriver ned att-göra-punkterna på papper ger vi hjärnan tillåtelse att slappna av så att vi kan fokusera på annat, t.ex. det som händer just nu.

Writing them down gives both implicit and explicit permission to the rehearsal loop to let them go, to relax its neural circuits so that we can focus on something else.

Det här gäller inte bara det som redan är formulerat som att-göra-punkter utan också annat som vi oroar oss för eller funderar på. För att släppa oron hjälper det att få ned tankarna på papper (eller i ett digitalt dokument) och sedan skriva en plan för att ta itu med det du tänker på. Mer om det längre fram i serien.

Ett annat citat som jag gillar är från Lisa Woodruff, en professionell organisatör i USA, som har sagt:

Lita inte på din hjärna.

Hon berättar att hjärnan inte kan komma ihåg mer än fyra saker på en och samma gång. Antalet kan variera utifrån ens ålder men något jag tror stämmer för alla är att vi inte kommer ihåg allting just i den stund vi vill komma ihåg det. Eftersom hjärnan inte är pålitlig är det alltså bäst att skriva ned allt så att det inte försvinner.

Slutligen vill jag citera författaren och föreläsaren Brian Tracy som berättar att varje minut som du lägger på att planera sparar dig tio minuter i själva utförandet. Det innebär alltså att om du lägger 12 minuter på att planera din dag sparar du två timmar under dagen.

Every minute you spend in planning saves 10 minutes in execution; this gives you a 1,000 percent Return on Energy!

Grunden till planering ligger, enligt mig, i att börja skriva upp vad du faktiskt vill genomföra och därför är det första steget i att spara de där timmarna att börja skriva upp allt som snurrar där i hjärnan. Mer om hur du tar itu med det nedskrivna längre fram i serien.

Listor är alltså bra för att

  1. hjärnan ska få slappna av för att bättre kunna
    fokusera på det som händer just nu, 
  2. för att hjärnan inte är pålitlig nog att komma ihåg
    hur många saker som helst samtidigt och
  3. för att spara tid.

Att göra att-göra-listor | Här får du tre anledningar till att skriva listor för att få ett trevligare liv. merstruktur.se

Har du upplevt att du har blivit mer avslappnad eller fokuserad av att skriva ned dina tankar? Är du redo att ge tid för att spara tid? Är det något särskilt du hoppas att få hjälp med i den här serien?


¹ I ett bra blogginlägg om att fokusera citerar Eric Barker neurologen Daniel J. Levitin som tar upp det här med listor i sin bok The Organized Mind: Thinking Straight in the Age of Information Overload.